企業(yè)第二方審核的現(xiàn)狀分析及對策

路 光

(武漢鋼鐵有限公司采購中心 湖北 武漢：430080)

第二方審核，又稱供應(yīng)商審核，是指由組織的相關(guān)方(如顧客)或由其他人員以相關(guān)方的名義對供應(yīng)商進(jìn)行的審核。審核結(jié)果通常作為顧客購買的決策依據(jù)。其審核員往往來自實(shí)施審核的一方(顧客)，也可以由用戶聘請外部人員或委托某個審核機(jī)構(gòu)來實(shí)施。第二方審核的主要目的是為了選擇優(yōu)秀的供應(yīng)商，提高供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性，幫助供應(yīng)商發(fā)現(xiàn)、解決問題，降低采購成本，提升供應(yīng)商質(zhì)量管理水平，強(qiáng)化供需雙方的交流與合作，從而實(shí)現(xiàn)共贏?，F(xiàn)在第二方審核被越來越多的供應(yīng)商接受，它能幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量管理中的薄弱環(huán)節(jié)，通過糾正措施加以整改，提升企業(yè)質(zhì)量管理水平。企業(yè)接受下游用戶對其進(jìn)行第二方審核，同時開展對上游供應(yīng)商的第二方審核，審查自身存在的問題，通過共同改進(jìn)，達(dá)到共同提升管理質(zhì)量的目的。本文以某大型企業(yè)開展供應(yīng)商第二方審核為研究對象，分析其審核原則、審核依據(jù)及存在的問題，并對未來發(fā)展提出建議。

1 第二方審核原則及審核依據(jù)

某大型企業(yè)現(xiàn)有供應(yīng)商數(shù)量很大，對全部供應(yīng)商進(jìn)行第二方審核是不切合實(shí)際的，抓住審核重點(diǎn)，有針對性地管控好供應(yīng)重要物料的供應(yīng)商，才能提高供應(yīng)商第二方審核的效率、質(zhì)量。通常，企業(yè)遵循如下原則開展對供應(yīng)商的第二方審核：

(1)對企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量有重大影響的重點(diǎn)供應(yīng)商；

(2)上一年度出現(xiàn)質(zhì)量重復(fù)性或較大質(zhì)量異議的供應(yīng)商；

(3)生產(chǎn)場地或生產(chǎn)工藝等發(fā)生重大變更的供應(yīng)商；

(4)未取得質(zhì)量管理體系認(rèn)證的供應(yīng)商；

(5)采購物資使用單位、質(zhì)量管理部門以及主管領(lǐng)導(dǎo)提出的審核需求的供應(yīng)商。

當(dāng)前，企業(yè)開展第二方審核主要依據(jù)現(xiàn)行的最新標(biāo)準(zhǔn)，主要包括質(zhì)量管理體系ISO9001:2015、環(huán)境管理體系ISO14001:2015、汽車行業(yè)質(zhì)量管理體系IATF16949：2016、職業(yè)健康安全管理體系ISO45001：2018、QCDDS(Quality Cost Development Delivery Service)、供貨協(xié)議以及其他臨時方案等。

企業(yè)通常采用結(jié)構(gòu)化審核評價標(biāo)準(zhǔn)，該標(biāo)準(zhǔn)共分三級過程模塊結(jié)構(gòu)，第一級共8個過程模塊，主要明確了供應(yīng)商評審的總體維度；第二級共分28個過程模塊，主要明確了各個審核維度重點(diǎn)的審核關(guān)注過程；第三級共分148個過程模塊，是對二級過程重點(diǎn)管理環(huán)節(jié)的審核提示。

2 第二方審核結(jié)果使用

通常，供應(yīng)商第二方審核的結(jié)果作為供應(yīng)商年度績效評估的一部分。對于審核結(jié)果合格的供應(yīng)商，企業(yè)可提升其供應(yīng)商等級，適當(dāng)增加其供應(yīng)份額，同時給予付款優(yōu)惠政策；對于審核結(jié)果低于合格標(biāo)準(zhǔn)、拒絕整改或整改不符合要求的供應(yīng)商，企業(yè)可暫停其相關(guān)業(yè)務(wù)，列入潛在供應(yīng)商，直至終止合作關(guān)系。

3 供應(yīng)商第二方審核中存在的問題

企業(yè)在進(jìn)行供應(yīng)商第二方審核過程中，存在的問題集中表現(xiàn)在如下幾個方面：

3.1 第二方審核策劃不周詳

第二方審核策劃不周詳表現(xiàn)在：(1)審核計劃不具體全面，沒有覆蓋質(zhì)量體系涉及的相關(guān)部門及相關(guān)要求；(2)審核人員過少，審核時間不充分，對關(guān)鍵部門和工藝過程的審核時間偏少；(3)未編制供應(yīng)商質(zhì)量管理體系開發(fā)計劃。

3.2 第二方審核準(zhǔn)備不充分

第二方審核準(zhǔn)備不充分表現(xiàn)在：(1)審核員對企業(yè)的成文信息不熟悉，審核未體現(xiàn)受審方特點(diǎn)和審核重點(diǎn)，第二方審核流于形式，常常走過場；(2)檢查表未結(jié)合受審核方實(shí)際情況來編寫，沒有一定的深度，影響了審核效果。(3)當(dāng)質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)更新和審核人員發(fā)生變動時，企業(yè)未及時組織相應(yīng)審核人員進(jìn)行培訓(xùn)并取得上崗證書。

3.3 現(xiàn)場審核實(shí)施不利

現(xiàn)場審核實(shí)施不利表現(xiàn)在審核員缺乏審核經(jīng)驗(yàn)，不能熟練運(yùn)用一定的審核方法，審核敏感性差，對受審核方存在的問題沒有深入分析產(chǎn)生原因，不能發(fā)現(xiàn)實(shí)質(zhì)性問題。

3.4 不符合項(xiàng)描寫不清

不符合項(xiàng)描寫不清表現(xiàn)在審核組成員對不符合項(xiàng)事實(shí)描寫過于籠統(tǒng)、重點(diǎn)不突出，其與受審核方未進(jìn)行充分交換意見，致使不符合項(xiàng)整改工作難于實(shí)施。

3.5 審核報告不完整，審批時間較長

審核報告不完整，審批時間較長表現(xiàn)在：(1)審核報告過于簡單，不能突出重點(diǎn)，未對審核過程中獲取的信息進(jìn)行歸類分析，缺少改進(jìn)方面的意見，不利于領(lǐng)導(dǎo)決策。(2)審核報告線下審批時間長，一旦審批人外出，審批進(jìn)程不得不停止，審核報告到達(dá)受審核方的日期不得不推遲。

3.6 糾正措施驗(yàn)證沒有落到實(shí)處

糾正措施驗(yàn)證沒有落到實(shí)處表現(xiàn)在：(1)第二方審核報告中提出的不符合項(xiàng)和建議項(xiàng)沒有在規(guī)定的時間內(nèi)完成或缺少證明材料，跟蹤驗(yàn)證不得不滯后計劃；(2)糾正措施驗(yàn)證把關(guān)不嚴(yán)，沒有針對糾正措施驗(yàn)證。

3.7 有待進(jìn)一步提升監(jiān)督管理工作

企業(yè)的管理、監(jiān)控制度仍不完善，企業(yè)監(jiān)督管理部門行使職責(zé)不到位和監(jiān)督管理隊(duì)伍的工作能力和素養(yǎng)有時也會給第二方審核工作帶來不利影響。

4 主要對策

針對上述存在的問題，企業(yè)進(jìn)行供應(yīng)商第二方審核時主要采取下列對策。

4.1 完善第二方審核計劃

(1)第二方審核計劃要具體，審核組長在編制審核計劃前，要認(rèn)真研究受審核方的成文信息，充分識別各個過程在不同部門的活動及其相互關(guān)系，與審核人員磋商，就審核任務(wù)、具體審核過程、涉及的受審核部門、場所或區(qū)域向?qū)徍藛T說明，并考慮審核組成員中審核員的專業(yè)背景、能力、經(jīng)驗(yàn)等，合理地分配審核任務(wù)。對部門進(jìn)行審核時，要組織對過程目標(biāo)、過程資源、過程監(jiān)視和測量、過程效果評價等要素的審核，使編制的審核計劃全面覆蓋受審核方各部門；(2)根據(jù)企業(yè)規(guī)模、產(chǎn)品復(fù)雜程度、人員素質(zhì)及現(xiàn)場分散程度，審核組合理安排審核人數(shù)，配備有專業(yè)能力的審核人員來滿足審核深度的要求。審核組安排充足的時間來審核受審核方的重要部門，同時也要為其內(nèi)部溝通以及為審核組與受審核方領(lǐng)導(dǎo)交流預(yù)留時間；(3)審核組切實(shí)幫助受審核方提升其質(zhì)量管理水平，以期共同成長、共同進(jìn)步，對未取得質(zhì)量管理體系的供應(yīng)商給予必要的指導(dǎo)，協(xié)助其制定質(zhì)量管理體系開發(fā)推進(jìn)實(shí)施方案，盡快通過質(zhì)量管理體系認(rèn)證。

4.2 注重第二方審核準(zhǔn)備工作

(1)部門定期組織對質(zhì)量管理體系要求相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的再學(xué)習(xí)和企業(yè)內(nèi)審實(shí)戰(zhàn)演練，理解新標(biāo)準(zhǔn)中每一條款要求。同時企業(yè)編制年度第二方審核計劃時需提前確定每次第二方審核重點(diǎn)，例如：供應(yīng)商的產(chǎn)品交付不及時；供應(yīng)商關(guān)鍵材料、備件、設(shè)備供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定；供應(yīng)商的重要原材料發(fā)生變化影響產(chǎn)品質(zhì)量；供應(yīng)商的生產(chǎn)場地或重要工藝發(fā)生變化影響產(chǎn)品質(zhì)量；供應(yīng)商未取得質(zhì)量管理體系認(rèn)證等。(2)審核員接到審核任務(wù)后，要提前熟悉企業(yè)的成文信息，熟悉文件要求和生產(chǎn)工藝流程，弄清各職能部門的接口關(guān)系，依據(jù)審核計劃，認(rèn)真編寫檢查表，擬定好對主要過程的審核內(nèi)容、審核要點(diǎn)、審核方法。(3)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)高度重視審核人員培養(yǎng)，這為第二方審核有效運(yùn)行提供基礎(chǔ)性保障。當(dāng)質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)更新及人員發(fā)生變動后，企業(yè)要選拔一批有工作經(jīng)驗(yàn)、懂技術(shù)的業(yè)務(wù)骨干充實(shí)到審核工作中，并及時聘請第三方機(jī)構(gòu)對審核員進(jìn)行必要的審核技能和審核技巧的集中培訓(xùn)、考試和取證，通過理論和現(xiàn)場審核培訓(xùn)豐富審核人員的專業(yè)技術(shù)知識，增強(qiáng)他們的審核技能，確保負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系審核人員開展第二方審核工作取得實(shí)效。

4.3 加強(qiáng)現(xiàn)場審核執(zhí)行力

(1)企業(yè)組織供應(yīng)商第二方審核時，選取經(jīng)驗(yàn)豐富有權(quán)威的取得內(nèi)審員證書的審核員擔(dān)任審核組長，采取以老帶新的做法，發(fā)揮傳幫帶的優(yōu)良傳統(tǒng)，多讓年輕同志得到實(shí)戰(zhàn)磨練。同時要考慮不同專業(yè)審核員的合理搭配，這有利于整體審核水平的提高和審核員相互學(xué)習(xí)，使得人盡其才；(2)結(jié)合重點(diǎn)產(chǎn)品，采取抽樣方式，利用烏龜圖審核方法，選取1-3項(xiàng)有代表性的樣本，進(jìn)行全面細(xì)致審核。審核遵循“文文相符、實(shí)文相符”的原則，例如：核查相關(guān)記錄中的某項(xiàng)活動和過程結(jié)果與文件要求是否一致；現(xiàn)場觀察相關(guān)活動和過程的實(shí)際操作與文件要求是否一致；(3)對在審核中尚未確定的問題，審核組成員需進(jìn)行內(nèi)部討論，進(jìn)一步查找證據(jù)，確保不符合項(xiàng)事實(shí)證據(jù)確鑿。

4.4 把握不符合項(xiàng)的認(rèn)定能力

審核組成員把握不符合項(xiàng)的認(rèn)定能力，對審核發(fā)現(xiàn)的問題要分清主次，重點(diǎn)圍繞對企業(yè)質(zhì)量管理改進(jìn)帶來增值的問題出具不符合項(xiàng)報告，對次要問題可以忽略。不符合項(xiàng)報告描述要事實(shí)準(zhǔn)確，證據(jù)充分，易于理解，文字簡練，有可追溯性，有發(fā)現(xiàn)問題的時間、地點(diǎn)、內(nèi)容等描述，遵循就近不就遠(yuǎn)的原則，應(yīng)根據(jù)具體、性質(zhì)、場合、時機(jī)、目的、范圍尋找相近的條款。審核組成員應(yīng)選取與不符合事實(shí)最為接近、最好改進(jìn)的條款來確定不符合項(xiàng)，避免不符合項(xiàng)內(nèi)容空洞抽象，條款判定不準(zhǔn)確，使受審核部門無法實(shí)施改進(jìn)。

4.5 完善審核報告內(nèi)容，提高報告審批效率

(1)現(xiàn)場審核完成后，審核組應(yīng)先內(nèi)部溝通，討論受審核方的不符合項(xiàng)和建議項(xiàng)，對不同審核成員發(fā)現(xiàn)的相同問題進(jìn)行歸并，使之盡可能地符合現(xiàn)場審核實(shí)際。撰寫審核報告時，報告內(nèi)容應(yīng)簡潔，對審核發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行分類統(tǒng)計分析，指出現(xiàn)階段受審核方存在的主要問題、薄弱環(huán)節(jié)和需企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的系統(tǒng)性問題，提出有針對性的改進(jìn)建議，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，對沒有納入不符合項(xiàng)中的有關(guān)成文信息和操作執(zhí)行方面的問題，從成文信息修訂和記錄的完整性等方面提出改進(jìn)建議。對于不符合項(xiàng)和建議項(xiàng)的整改計劃(方案)應(yīng)在審核報告中予以明確。審核報告由企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效，然后提交給受審核方；(2)為提高審核報告審批效率，企業(yè)開通了網(wǎng)上審批功能，負(fù)責(zé)審批的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行網(wǎng)上實(shí)時審批。

4.6 認(rèn)真落實(shí)糾正措施驗(yàn)證

(1)受審核方領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視審核報告中提到的不符合項(xiàng)和建議項(xiàng)的整改，將整改項(xiàng)次落實(shí)到責(zé)任人，明確整改完成時間，確保受審核方保質(zhì)保量完成整改任務(wù)。接到受審核方提供的整改資料后，必要時審核人員需深入現(xiàn)場，對審核報告中不符合項(xiàng)的整改情況逐條進(jìn)行驗(yàn)證并做好記錄。(2)對整改不到位或糾正措施采取不當(dāng)?shù)牟环享?xiàng)和建議項(xiàng)，審核組要重新提出改進(jìn)要求，促進(jìn)受審核方進(jìn)一步采取糾正措施，做到糾正措施驗(yàn)證求真務(wù)實(shí)，善始善終。此外，在對糾正措施驗(yàn)證的同時，審核組還可以協(xié)助受審核方將自查整改中存在的客觀問題反映給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和主管部門，讓其幫助解決，實(shí)現(xiàn)第二方審核工作的閉環(huán)管理。

4.7 建立健全監(jiān)督管理制度

企業(yè)建立與第二方審核相適應(yīng)的監(jiān)控、管理制度，企業(yè)內(nèi)控部門不斷提高監(jiān)督管理隊(duì)伍的工作能力和素養(yǎng)，加強(qiáng)對第二方審核實(shí)施前、實(shí)施中和實(shí)施后的監(jiān)督控制，對內(nèi)加大廉潔從業(yè)禁令宣傳力度，對外與供應(yīng)商簽訂廉潔協(xié)議，同時結(jié)合第二方審核特點(diǎn)，科學(xué)設(shè)置監(jiān)控點(diǎn)，借此規(guī)范第二方審核行為，避免廉政風(fēng)險。另外審核組對接受審核的供應(yīng)商承諾，對其提供的涉密資料僅查閱，不得拍照，并嚴(yán)格保密，不得對外泄密。

當(dāng)下，開展供應(yīng)商第二方審核工作對審核人員綜合素質(zhì)的要求越來越高，從事此項(xiàng)工作人員需要不斷深入的學(xué)習(xí)質(zhì)量管理體系和審核技巧，在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高第二方審核管理水平，最大限度的促進(jìn)供應(yīng)商質(zhì)量管理體系持續(xù)、有效運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)供需雙方共同發(fā)展、共同進(jìn)步的目的。