中小民營企業(yè)存貨管理存在的問題及改進(jìn)

鄭向東

摘 要 中小民營企業(yè)一般規(guī)模小，資金不充裕，人員素質(zhì)偏低，整體管理水平不高，忽視內(nèi)部管理，把大量的精力放在生產(chǎn)和銷售上，沒有建立完善的內(nèi)部控制制度，造成存貨浪費(fèi)、積壓、貶值，減少企業(yè)利潤，更能夠誘發(fā)舞弊行為的發(fā)生。對中小企業(yè)而言，必須進(jìn)行有效的存貨管理，加強(qiáng)存貨的會計(jì)核算才能使企業(yè)獲得較大的收益。本文結(jié)合了甲公司（從事外保溫材料生產(chǎn)的民營企業(yè)）的工作實(shí)踐，具體分析了甲公司在存貨管理方面的缺陷，包括：銷售目標(biāo)激進(jìn)，存貨預(yù)算不合理，造成存貨積壓; 采購入庫環(huán)節(jié)內(nèi)部控制混亂; 銷售出庫環(huán)節(jié)職責(zé)不清，執(zhí)行流于形式;會計(jì)系統(tǒng)控制失靈;未實(shí)施有效的財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制。本文提出了改善企業(yè)存貨管理的措施，包括制訂科學(xué)的銷售計(jì)劃，并遵守執(zhí)行;管理層全力支持，制訂全新的流程制度，并嚴(yán)格執(zhí)行;制訂《存貨核算與結(jié)賬流程制度》，實(shí)施會計(jì)系統(tǒng)控制;制訂《存貨盤點(diǎn)流程制度》，強(qiáng)化財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制。

關(guān)鍵詞 中小民營企業(yè) 存貨管理 問題 對策

一、中小民營企業(yè)存貨管理中存在的主要問題及原因分析

（一）銷售目標(biāo)激進(jìn)，存貨預(yù)算不合理，造成存貨積壓

很多中小民營企業(yè)未對市場進(jìn)行深入科學(xué)的調(diào)查分析、盲目樂觀、制訂了較為激進(jìn)的銷售目標(biāo)，采購大批原料，全力生產(chǎn)，成品準(zhǔn)備充足。但市場是變化，生產(chǎn)出來的存貨不能滿足市場的需要，只能積壓，導(dǎo)致大量資金占壓在存貨上。市場所需的產(chǎn)品，由于缺少資金，不能正常生產(chǎn)，失去了客戶，失去了市場。

2011年4月，市場上對“燃燒性能達(dá)到A級的外保溫材料”需求量突然暴增，甲公司接到的銷售訂單遠(yuǎn)超生產(chǎn)能力，全天24小時組織生產(chǎn)保溫材料。但到了2011年9月保溫材料市場開始降溫，訂單開始減少，庫存逐漸增大。甲公司管理層認(rèn)為未來三年外保溫材料市場仍會火爆，僅憑現(xiàn)有生產(chǎn)能力不能滿足需求，于是在2012年1月新增4條生產(chǎn)線，生產(chǎn)能力比去年增加了3倍。2012年3月起開始全力生產(chǎn)，由于在2011年大量銷售了5厘米的外保溫材料，因此在2012年大批量生產(chǎn)了5厘米的材料，但市場卻不如人意，需求量大幅度降低，用戶需求也開始多樣化，對6厘米和7厘米的材料需求量增大，最終導(dǎo)致所生產(chǎn)5厘米材料積壓，占壓的存貨資金比2011年底增加了2.3倍，嚴(yán)重影響公司正常經(jīng)營，必須通過融資，才能保證2013年正常生產(chǎn)經(jīng)營。

（二）采購入庫環(huán)節(jié)內(nèi)部控制混亂

甲公司成立于2009年，設(shè)立了采購部、財(cái)務(wù)部、商務(wù)部、銷售部、生產(chǎn)部、倉庫等部門，規(guī)定采購部負(fù)責(zé)公司的材料采購業(yè)務(wù)，包括與供應(yīng)商談判、簽訂合同、請款、采購報(bào)賬等工作;材料倉庫負(fù)責(zé)驗(yàn)收材料入庫，并在ERP系統(tǒng)上填寫《采購入庫單》、成品倉庫負(fù)責(zé)成品的入庫、出庫;財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)存貨的核算工作;商務(wù)部負(fù)責(zé)與客戶談判、簽訂合同、制訂銷售訂單、監(jiān)督發(fā)貨、運(yùn)輸、銷售統(tǒng)計(jì)、應(yīng)收賬催收等工作。采用ERP系統(tǒng)進(jìn)行管理，包括采購管理、銷售管理、存貨核算、總賬核算、固定資產(chǎn)核算等模塊。自2011年1月起未進(jìn)行會計(jì)核算工作，2011年1月至9月份的會計(jì)資料與稅務(wù)資料（包括抵扣聯(lián)）堆放在紙盒里;采購請購、付款、入庫、銷售訂單、發(fā)貨等業(yè)務(wù)：2011年5月底前還有個別錄入ERP系統(tǒng)中，2011年6月起停止錄入。ERP系統(tǒng)只有出納員堅(jiān)持登記流水賬。

1.采購入庫流程制度設(shè)計(jì)不合理。甲公司規(guī)定“貨物到達(dá)公司后，由倉庫保管員驗(yàn)收入庫，并在ERP系統(tǒng)中錄入《采購入庫單》，且倉庫保管員對其錄入的《采購入庫單》進(jìn)行復(fù)核?！恫少徣霂靻巍钒ü?yīng)商名稱、品種、數(shù)量、單價、金額等項(xiàng)內(nèi)容”。由于倉庫管理員不掌握供應(yīng)商名稱、材料單價與金額等信息，無法保證《采購入庫單》錄入正確。這個流程制度設(shè)計(jì)存在兩個方面的問題：一是倉庫保管員不應(yīng)對存貨單價和金額負(fù)責(zé);二是《采購入庫單》填制和復(fù)核為同一人，給作弊創(chuàng)造了條件。導(dǎo)致的結(jié)果是倉庫保管員錄入的《采購入庫單》是錯誤的，錯誤不斷發(fā)生，ERP系統(tǒng)中《采購入庫單》的信息不能被采用，《采購入庫單》最終在2011年5月停止了錄入，ERP系統(tǒng)中再也沒有存貨入庫的信息了。存貨沒有了管理，處于混亂狀態(tài)。

2.采購入庫環(huán)節(jié)未明確內(nèi)部相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，不相容崗位未相互分離、制約和監(jiān)督。甲公司規(guī)定：采購部負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)，但沒有明確職責(zé)范圍。甲公司采購入庫業(yè)務(wù)存在：甲公司倉庫保管員直接與供應(yīng)商聯(lián)系要求供貨，并確定了采購數(shù)量和金額，供應(yīng)商按倉庫保管員的要求發(fā)貨，并通知采購部付款。甲公司規(guī)定采購付款必須取得機(jī)打《采購入庫單》，于是倉庫保管員在電腦上自編了一個《采購入庫單》（未在ERP系統(tǒng)上填制《采購入庫單》）打印出來交給采購部，且未在《采購入庫單》上簽字。貨物到達(dá)，倉庫保管員驗(yàn)收入庫后仍未在ERP系統(tǒng)中填制《采購入庫單》。倉庫保管員履行了除“付款”職能外全部采購職能。采購與入庫業(yè)務(wù)屬于不相容崗位，倉庫保管員包辦了采購與入庫業(yè)務(wù)，且未辦理入庫手續(xù)（在ERP填制《采購入庫單》），也未通過ERP系統(tǒng)打印《采購入庫單》，無法判斷采購業(yè)務(wù)是否真實(shí)？無法判斷入庫是否真實(shí)？極可能導(dǎo)致舞弊事件的發(fā)生。

采購部持《采購入庫單》和《采購發(fā)票》到財(cái)務(wù)部報(bào)賬，財(cái)務(wù)部未在ERP系統(tǒng)中檢查該《采購入庫單》是否存在，且未在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行采購結(jié)算。財(cái)務(wù)部在這個環(huán)節(jié)上沒有利用信息系統(tǒng)進(jìn)行會計(jì)記錄，會計(jì)系統(tǒng)控制和監(jiān)督失效。

（三）銷售出庫環(huán)節(jié)職責(zé)不清，執(zhí)行流于形式

2011年10月8日，甲公司倉庫現(xiàn)場銷售出庫情況：商務(wù)部打電話通知發(fā)貨，倉庫保管員組織人員裝車，裝車完畢后，在電腦上自制《銷售出庫單》（未在ERP系統(tǒng)上通過《銷售訂單》生成《銷售出庫單》），打印出來后直接交給送貨司機(jī)。銷售出庫環(huán)節(jié)存在嚴(yán)重的漏洞：一是商務(wù)部接到客戶的訂單后，未履行在ERP系統(tǒng)上填制《銷售訂單》，相關(guān)部門（如財(cái)務(wù)部）也未履行對《銷售訂單》的審核，商務(wù)部直接電話通知倉庫發(fā)貨;更為糟糕的是商務(wù)部沒有履行對客戶的訂單進(jìn)行登記，也未及時收回客戶簽收的《銷售出庫單》，導(dǎo)致無法確定應(yīng)收賬款的金額，造成資金的直接損失。二是倉庫保管員將貨物發(fā)出后，未履行在ERP系統(tǒng)上進(jìn)行銷售出庫處理，也未進(jìn)行任何手工登記，導(dǎo)致銷售出庫無據(jù)可查，無法計(jì)算存貨的發(fā)出成本，更無法核算存貨的結(jié)存成本，直接影響《資產(chǎn)負(fù)債表》和《利潤表》的真實(shí)性。更誘導(dǎo)舞弊行為的發(fā)生。

（四）會計(jì)系統(tǒng)控制失靈

主要表現(xiàn)在：第一，會計(jì)核算錯誤：查看甲公司2010年11月至12月所做采購入庫業(yè)務(wù)的記賬憑證時發(fā)現(xiàn)，同一筆采購入庫業(yè)務(wù)做了二次，第一次依據(jù)ERP系統(tǒng)中的《采購入庫單》自動生成記賬憑證，借記“原材料”，貸記“應(yīng)付賬款”，記賬憑證后面未附任何單據(jù)。第二次依據(jù)《采購發(fā)票》，又編制了借記“原材料”，貸記“應(yīng)付賬款”。這樣“原材料”和“應(yīng)付賬款”同時增加了一倍，加之《采購入庫單》錄入的金額又存在問題，這樣財(cái)務(wù)記載的“原材料”和“應(yīng)付賬款”數(shù)據(jù)已無任何意義。第二，未進(jìn)行會計(jì)核算：2011年1月至9月甲公司未進(jìn)行任何會計(jì)核算，財(cái)務(wù)部只完成了將報(bào)賬的采購單據(jù)進(jìn)行保管;采購業(yè)務(wù)、入庫業(yè)務(wù)、銷售業(yè)務(wù)和出庫業(yè)務(wù)沒有進(jìn)行會計(jì)記錄;會計(jì)控制完全失效;財(cái)務(wù)上沒有任何存貨收發(fā)、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、銷售收入、成本、費(fèi)用等信息。

（五）未實(shí)施有效的財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制

主要表現(xiàn)在：第一，無財(cái)產(chǎn)記錄：甲公司在2011年6月以后，對存貨的收入和支出未進(jìn)行任何登記;第二，未進(jìn)行定期盤點(diǎn)：2011年1月至9月，未對存貨進(jìn)行過盤點(diǎn)，倉庫和車間也不能提供存貨的結(jié)存情況。第三，未進(jìn)行賬實(shí)核對：甲公司2011年1月起未進(jìn)行任何會計(jì)核算，根本不可能進(jìn)行賬實(shí)核對。第四，未限制接近存貨：工廠員工可以隨意進(jìn)出倉庫;員工可以直接領(lǐng)料，不需填寫任何單據(jù)，倉庫保管員填寫《材料出庫單》。這種方式掩蓋了偷盜和舞弊行為，倉庫保管員只需填寫一張《材料出庫單》就搞定了。

二、中小民營企業(yè)存貨管理的改善對策

（一）制訂科學(xué)的銷售預(yù)算，并遵守執(zhí)行

甲公司從2012年1月開始實(shí)施全面預(yù)算，在2011年12月對北京及周邊市場進(jìn)行調(diào)研，預(yù)計(jì)2012年保溫材料市場銷售情況，并結(jié)合公司所具有的資源，制訂了2012年全年的《銷售計(jì)劃》，先后編制了《銷售預(yù)算》《生產(chǎn)預(yù)算》《采購預(yù)算》《制造費(fèi)用預(yù)算》《制造成本預(yù)算》《利潤預(yù)算》《資產(chǎn)負(fù)債表預(yù)算》《現(xiàn)金流量預(yù)算》等，所編制的預(yù)算組織專人討論、修改，提交董事會同意后執(zhí)行。當(dāng)內(nèi)外環(huán)境發(fā)生較大變化時，及時地調(diào)整預(yù)算，并建立應(yīng)急機(jī)制。

（二）管理層全力支持，制訂全新的流程制度，并嚴(yán)格執(zhí)行

在甲公司管理層全力支持下，建立存貨管理崗位責(zé)任制，明確內(nèi)部相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，切實(shí)做到不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。2011年12月先后制訂了《采購業(yè)務(wù)流程制度》《銷售業(yè)務(wù)流程制度》《調(diào)撥業(yè)務(wù)流程制度》《退換貨業(yè)務(wù)流程制度》《施工項(xiàng)目流程制度》《成本管理制度》并經(jīng)經(jīng)理辦公會討論通過后，在2012年1月1日起正式執(zhí)行。這些制度編制原則是職責(zé)清晰、流程可操作性、不相容職務(wù)分離、加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督、強(qiáng)化會計(jì)系統(tǒng)控制、實(shí)施有效的財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制。

首先，甲公司針對“采購入庫環(huán)節(jié)內(nèi)部控制混亂”制訂了《采購業(yè)務(wù)流程制度》，該制度規(guī)定了生產(chǎn)部、采購部、倉庫、財(cái)務(wù)部各自的職能，制訂了采購入庫流程，明確了各部門和人員在采購入庫環(huán)節(jié)擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧?，特別強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)部兩個職能：一是監(jiān)督職能。財(cái)務(wù)部必須在ERP系統(tǒng)中對《采購入庫單》進(jìn)行檢查，檢查的內(nèi)容是《采購入庫單》是否通過《到料單》（由采購部填制）生成，而非倉庫保管員填制，《采購入庫單》是否由倉庫主管審核。二是核算職能。財(cái)務(wù)部必須依據(jù)《采購發(fā)票》（財(cái)務(wù)部將紙制發(fā)票數(shù)據(jù)錄入到ERP系統(tǒng)中）和《采購入庫單》進(jìn)行采購結(jié)算，進(jìn)行完采購結(jié)算再進(jìn)行賬務(wù)處理。

其次，甲公司針對“銷售出庫環(huán)節(jié)職責(zé)不清，執(zhí)行流于形式”制訂了《銷售出庫流程制度》，該制度規(guī)定：一是商務(wù)部接到客戶訂單后，在ERP系統(tǒng)中填寫《發(fā)貨單》;二是商務(wù)部持財(cái)務(wù)部簽字的《收款單》或《賒銷申請表》（附《銷售合同》）到財(cái)務(wù)部辦理審核手續(xù);三是財(cái)務(wù)部在ERP系統(tǒng)中審核《發(fā)貨單》;四是商務(wù)部通知工廠統(tǒng)計(jì)員打印〖發(fā)貨單〗;五是工廠統(tǒng)計(jì)員在ERP系統(tǒng)中打印《發(fā)貨單》，并在單據(jù)上簽字，將打印的《發(fā)貨單》交給客戶或送貨司機(jī);六是客戶或送貨司機(jī)持打印的《發(fā)貨單》到倉庫辦理出庫;七是倉庫保管員在ERP系統(tǒng)中審核《銷售出庫單》，并在機(jī)打《發(fā)貨單》上簽字，工廠統(tǒng)計(jì)員每周將《發(fā)貨單》其中一聯(lián)返還給商務(wù)部;八是商務(wù)部填寫《開具發(fā)票申請單》，《申請單》包括“客戶信息、所銷售商品的名稱、數(shù)量、單價、金額、發(fā)貨單號”;九是財(cái)務(wù)部收到《開具發(fā)票申請單》后，先在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行銷售結(jié)算（依據(jù)《申請單》所列發(fā)貨單號在ERP系統(tǒng)中生成《銷售發(fā)票》，并對《銷售發(fā)票》進(jìn)行審核，完成銷售結(jié)算），之后在開票系統(tǒng)上開具發(fā)票。

（三）制訂《存貨核算與結(jié)賬流程制度》，實(shí)施會計(jì)系統(tǒng)控制

針對“會計(jì)系統(tǒng)控制失靈”，甲公司制訂了《存貨核算與結(jié)賬流程制度》，并對“會計(jì)核算錯誤”和“未進(jìn)行會計(jì)核算”采取補(bǔ)救措施：一是組織會計(jì)人員對2011年1～9月會計(jì)憑證進(jìn)行補(bǔ)錄;二是對存貨進(jìn)行全面盤點(diǎn)，編制《存貨盤點(diǎn)表》，依據(jù)《存貨盤點(diǎn)表》、采購單價（或估計(jì)的成本單價）確定存貨結(jié)存金額;三是對原料出庫數(shù)量和金額采用“倒擠方式”確定;四是對于成品的入庫數(shù)量和金額采用生產(chǎn)部報(bào)產(chǎn)數(shù)量和估計(jì)成本確定;五是對于成品的出庫數(shù)量和金額采用“倒擠方式”確定;六是沖銷2010年11月至12月錯誤的記賬憑證;七是確定應(yīng)付賬款金額：盡管對2011年的會計(jì)憑證進(jìn)行了補(bǔ)錄，但也無法確定應(yīng)付賬款金額的正確性，只能依據(jù)采購部和總經(jīng)理存有的信息，確定了部分應(yīng)付賬款金額，將賬面上未確定的金額記入“應(yīng)付賬款-臨時戶”，待日后與供應(yīng)商對賬后再確定最終金額。八是確定應(yīng)收賬款金額：依據(jù)客戶訂單和回款記錄確定部分客戶應(yīng)收賬款金額，將賬面上未確定的金額記入“應(yīng)收賬款-臨時戶”，待日后與客戶對賬后再確定最終金額。

（四）制訂《存貨盤點(diǎn)流程制度》，強(qiáng)化財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制

針對“未實(shí)施有效的財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制”，甲公司制訂了《存貨盤點(diǎn)流程制度》，要求：“每月末工廠對存貨進(jìn)行盤點(diǎn)”，并與財(cái)務(wù)部進(jìn)行核對;每年的6月末和12月末進(jìn)行大盤點(diǎn)，由財(cái)務(wù)部牽頭，對公司的存貨進(jìn)行全面盤點(diǎn)，編制《存貨盤點(diǎn)報(bào)告》，并對盤盈盤虧存貨進(jìn)行賬務(wù)處理。甲公司還制訂了《材料出庫流程制度》要求：領(lǐng)料員必須在ERP系統(tǒng)填寫《材料出庫單》，車間主任對《材料出庫單》進(jìn)行審核后，并打印出《材料出庫單》，領(lǐng)料員持紙制《材料出庫單》到倉庫領(lǐng)料，倉庫保管員首先在ERP系統(tǒng)中對該《材料出庫單》進(jìn)行復(fù)核，然后領(lǐng)料員領(lǐng)取存貨。甲公司也制訂了《倉庫管理制度》要求：“非倉庫工作人員未經(jīng)允許，不能進(jìn)入倉庫”。

（作者單位為北京中岱會計(jì)師事務(wù)所有限責(zé)任公司）

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