中學(xué)學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)

繆芳

摘 要：中學(xué)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)校管理工作的重要組成部分。隨著教育信息化進(jìn)程的加快，如何依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及與應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化，通過資源共享與利用，使工作便捷、高效，是當(dāng)今中學(xué)檔案事業(yè)發(fā)展的重要任務(wù)。學(xué)籍檔案信息化建設(shè)將檔案管理的職能從以保管為主向以利用為主轉(zhuǎn)換。學(xué)籍檔案信息潛在價(jià)值的充分發(fā)揮，成為學(xué)校開展教學(xué)質(zhì)量評(píng)估、教學(xué)管理考核和教學(xué)決策的重要依據(jù)，為教育科研和教學(xué)管理提供了真實(shí)的第一手資料。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案;管理;信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)：G258.69 ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ? ? 文章編號(hào)：1673-291X（2019）32-0168-02

中學(xué)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)校管理工作的重要組成部分。隨著教育信息化進(jìn)程的加快，如何依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及與應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化，通過資源共享與利用，使工作便捷、高效，是當(dāng)今中學(xué)檔案事業(yè)發(fā)展的重要任務(wù)?；诖?，筆者根據(jù)多年的工作實(shí)踐，對(duì)中學(xué)學(xué)籍檔案管理信息化進(jìn)行初步探討。

一、學(xué)籍檔案信息化的必要性和意義

中學(xué)學(xué)籍檔案是指中學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)期間的成績、思想表現(xiàn)、綜合評(píng)價(jià)等的記錄，展現(xiàn)了學(xué)生在學(xué)校多方面的發(fā)展?fàn)顩r，是學(xué)校日常管理活動(dòng)中最具借鑒價(jià)值的記錄材料。由于教育事業(yè)的快速發(fā)展，學(xué)生的各種信息大幅增長，學(xué)籍檔案管理工作日趨復(fù)雜和煩瑣。學(xué)籍檔案信息分散在學(xué)校各部門（如學(xué)生成績歸教務(wù)處、評(píng)語和綜合素質(zhì)評(píng)定等歸政教處、黨團(tuán)關(guān)系歸校黨團(tuán)委、心理健康資料歸心理咨詢室），學(xué)校缺少具體的檔案管理?xiàng)l例，部門分工不明確。有些部門管理人員對(duì)學(xué)籍檔案管理知識(shí)知之甚少，造成管理混亂、效率低下、資源浪費(fèi)、利用率不高。面對(duì)日積月累的學(xué)生檔案，用傳統(tǒng)的手工方式去收集、整理、查詢、利用，顯然難以適應(yīng)高速發(fā)展的信息時(shí)代要求。譬如，學(xué)生的基本信息表、學(xué)籍卡、成績統(tǒng)計(jì)表、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)表等資料都是按班級(jí)整理的，隨著升級(jí)分班這些資料每年都需要按新班級(jí)重新整理和完善。如果以傳統(tǒng)的手工方式整理，面對(duì)成千上萬份的學(xué)生信息表，顯然費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還易出錯(cuò)，更別提利用了。

學(xué)籍檔案信息化使檔案管理的職能從以保管為主向以利用為主轉(zhuǎn)換。學(xué)籍檔案信息潛在價(jià)值的充分發(fā)揮，成為學(xué)校開展教學(xué)質(zhì)量評(píng)估、教學(xué)管理考核和教學(xué)決策的重要依據(jù)，為教育科研和教學(xué)管理提供真實(shí)的第一手資料。學(xué)籍檔案信息化管理做到學(xué)籍資源的優(yōu)化配置，為資源共享與利用創(chuàng)造了良好的手段和條件，減少了煩瑣、重復(fù)的手工操作，避免了檔案丟失、材料重復(fù)等諸多問題。實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息化的管理，順應(yīng)了建設(shè)數(shù)字化檔案室的時(shí)代要求，也是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

二、中學(xué)學(xué)籍檔案信息化管理的方法

時(shí)代的發(fā)展迫切要求我們實(shí)現(xiàn)檔案信息化，建立學(xué)籍檔案信息庫，利用計(jì)算機(jī)的信息整合優(yōu)勢，按工作需要實(shí)現(xiàn)資源重組與利用。

（一）利用大數(shù)據(jù)分析、使用“全國學(xué)籍系統(tǒng)”管理學(xué)籍檔案

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，中學(xué)生檔案管理工作已向信息化、數(shù)字化方向發(fā)展。“全國中小學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)”功能較強(qiáng)大，收集了學(xué)生的基本信息、學(xué)習(xí)簡歷、獎(jiǎng)懲信息、學(xué)籍變動(dòng)軌跡等，信息存儲(chǔ)量大，傳遞快捷。系統(tǒng)為每名學(xué)生建立了全國唯一的、跟隨一生的學(xué)籍號(hào)。在系統(tǒng)的“全國學(xué)籍查詢”模塊中，只需輸入學(xué)生的姓名和身份證號(hào)碼或全國學(xué)籍號(hào)，即可在全國范圍內(nèi)查詢?cè)撋膶W(xué)校、年級(jí)等信息。對(duì)身份證號(hào)碼重復(fù)的“問題學(xué)籍學(xué)生”，系統(tǒng)通過與公安部門的對(duì)接，一一篩查，避免了重復(fù)學(xué)籍等問題，并在全國范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)了學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、升學(xué)等動(dòng)態(tài)跟蹤管理。學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)只需向轉(zhuǎn)入校提出書面申請(qǐng)，由轉(zhuǎn)入校學(xué)籍管理教師網(wǎng)上申請(qǐng)，上傳申請(qǐng)材料，雙方縣級(jí)教育主管部門領(lǐng)導(dǎo)及轉(zhuǎn)出校在網(wǎng)上審批即可。各級(jí)學(xué)校學(xué)生升學(xué)調(diào)檔也在網(wǎng)上，這樣大大地提高了工作效率。上級(jí)教育主管部門也能在宏觀上對(duì)學(xué)校教育情況進(jìn)行監(jiān)測、分析和研究，使學(xué)籍檔案管理上升到“信息化”的高度，信息資源得到充分的開發(fā)和利用。

電子學(xué)籍系統(tǒng)給學(xué)校管理工作帶來很大便利，但還有一些不足之處。譬如，系統(tǒng)沒有學(xué)生成績管理和綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)、學(xué)生評(píng)語系統(tǒng)等模塊;操作煩瑣，不夠便捷;系統(tǒng)導(dǎo)出的表格種類少;數(shù)據(jù)的導(dǎo)入功能也不夠強(qiáng)大。這些都需要我們?cè)谑褂脮r(shí)加以改進(jìn)和完善。

（二）利用Excel等軟件建立數(shù)據(jù)庫

為了更好進(jìn)行電子學(xué)籍的管理，我們用Excel設(shè)計(jì)了學(xué)生基本信息和成績?cè)u(píng)語數(shù)據(jù)庫。在兩個(gè)數(shù)據(jù)庫之間建立工作表鏈接，當(dāng)一個(gè)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，另一個(gè)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)也隨之變動(dòng)。

1.提供完善的學(xué)生成績、評(píng)語數(shù)據(jù)庫

學(xué)生的成績、評(píng)語是學(xué)生在校學(xué)習(xí)的主要成果，建立成績、評(píng)語系統(tǒng)是中學(xué)學(xué)籍檔案的重要內(nèi)容。學(xué)生成績、評(píng)語數(shù)據(jù)庫的主要內(nèi)容有6個(gè)學(xué)期的各科成績、學(xué)年成績、學(xué)年評(píng)語、綜合素質(zhì)評(píng)定等級(jí)等。Excel具有強(qiáng)大數(shù)據(jù)分析和計(jì)算功能，在新常態(tài)下，迫切需要采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫管理方式，以及流行的電子表格數(shù)據(jù)錄入方式，這是有效管理學(xué)籍檔案的得力助手。

2.獲取和解讀基本信息數(shù)據(jù)庫

學(xué)生的基本信息可以從全國學(xué)籍系統(tǒng)中導(dǎo)出。Excel提供了查找、篩選、排序、統(tǒng)計(jì)、分類匯總等許多功能，在對(duì)學(xué)生信息操作時(shí)，可以根據(jù)工作需要靈活運(yùn)用。例如，教育督導(dǎo)檢查工作中，需要查找某個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的12～14歲的女生，就可以通過Excel的篩選功能，進(jìn)行多重篩選，先按鄉(xiāng)鎮(zhèn)篩選，再按性別篩選，最后按年齡選12、13、14歲的即可得到。又如，要查找某班全體學(xué)生的身份證號(hào)碼，可以根據(jù)學(xué)生姓名用Vlookup等查找函數(shù)，到學(xué)生信息庫進(jìn)行精確批量查找，方便快捷且不會(huì)出錯(cuò)。由于數(shù)據(jù)庫包含的數(shù)據(jù)項(xiàng)目多，可以利用工作表的“凍結(jié)窗口功能”，讓暫時(shí)沒用到的一些數(shù)據(jù)隱藏起來，使工作界面清晰明了，操作方便。

3.調(diào)動(dòng)和使用數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)資源共享

學(xué)生的基本信息和成績批語等需要匯總到學(xué)生學(xué)籍卡上。我們用Word設(shè)計(jì)學(xué)生學(xué)籍卡，使用Word的郵件合并功能將Excel數(shù)據(jù)庫中的信息和學(xué)生照片，根據(jù)學(xué)籍卡的需要——合并到Word表格中，實(shí)現(xiàn)批量匯總，批量打印，生成學(xué)籍卡片。我們還用同樣方法，制作了初中學(xué)生綜合素質(zhì)登記表、學(xué)生胸卡、準(zhǔn)考證、借書證、畢業(yè)證等各種表格和證書，初步實(shí)現(xiàn)了學(xué)籍檔案管理信息化與共享，大大提高了工作效率，減輕了教師的負(fù)擔(dān)。

學(xué)生成績是學(xué)校教學(xué)的主要成果，也是衡量學(xué)校辦學(xué)效果的最重要的指標(biāo)之一。因此，我們常常利用成績數(shù)據(jù)庫做教學(xué)質(zhì)量分析。操作時(shí)只要設(shè)計(jì)好模板，通過共享工作簿，讓各科任課教師輸入成績、學(xué)生的總分、班級(jí)平均分、成績排名等各項(xiàng)信息就馬上生成。我們還可以利用Excel的圖表功能做某學(xué)生學(xué)期成績的折點(diǎn)線段圖。這樣，就能一目了然地體現(xiàn)某學(xué)生學(xué)期內(nèi)的成績波動(dòng)情況。教師以此了解學(xué)生，有效地對(duì)教育教學(xué)情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)的分析和研究，及時(shí)調(diào)整教學(xué)方案，做到有的放矢、因材施教。另外，每次考試各分?jǐn)?shù)段學(xué)生人數(shù)匯總，可以用柱狀圖、餅圖等圖表來表現(xiàn)，使成績分布比例直觀明了。為了方便教師使用學(xué)籍檔案信息，我們有選擇地將部分學(xué)籍檔案資源在校園網(wǎng)或教師QQ群中共享，大大地提高了檔案資源的利用率，也提高了學(xué)校整體的工作效率。

三、完善學(xué)籍管理系統(tǒng)，確保信息安全

中學(xué)電子學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)是一項(xiàng)長期而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和全體教師高度重視，增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立健全專門的電子學(xué)籍管理制度，完善“全國中小學(xué)學(xué)籍管理系統(tǒng)”功能。我們建議，在該系統(tǒng)中增設(shè)成績管理和評(píng)語管理等模塊，完善系統(tǒng)的導(dǎo)入（如分班情況、畢業(yè)證號(hào)碼等）和導(dǎo)出（如學(xué)籍卡、高中畢業(yè)生檔案等）功能。為了方便管理，我們還對(duì)修改、新增、刪除等功能設(shè)置時(shí)間限制。譬如，期末考試在7月5日結(jié)束，任課教師及班主任對(duì)學(xué)生成績的修改、新增、刪除等權(quán)限僅限制在7月10日前。這樣，通過對(duì)權(quán)限的限制，既能遏制某些人惡意修改信息、破壞信息，又能防止用戶誤用。

在推行學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)信息化的進(jìn)程中，電子學(xué)籍檔案因利用率高、使用方便，給學(xué)校管理帶來了極大的便利。但由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性，檔案信息的安全問題要給予充分重視。學(xué)籍檔案在相對(duì)范疇內(nèi)和一定程度上，依然存在隱私保護(hù)問題。學(xué)生的學(xué)籍信息絕不允許泄露給外人惡意使用，更不能被篡改或者刪除。我們的學(xué)生成績、評(píng)語數(shù)據(jù)庫是用Excel設(shè)計(jì)的，在日常使用過程中，極易被篡改或因不當(dāng)操作等原因造成數(shù)據(jù)的丟失。因此，我們的做法是設(shè)置Excel的安全性，用復(fù)雜的密碼鎖定工作表和部分單元格，將工作表包含的函數(shù)、公式等隱藏起來;并用優(yōu)質(zhì)的光盤、移動(dòng)硬盤等設(shè)備備份保存，也可以用其他電腦備份保存，確保數(shù)據(jù)的安全。

總之，學(xué)籍檔案信息化管理之路任重道遠(yuǎn)。為了更好實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，各級(jí)教育主管部門和學(xué)校必須共同努力、齊抓共管。還要加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理員的培訓(xùn)，提高學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)，建立高素質(zhì)的學(xué)籍檔案管理人才隊(duì)伍，這樣才能有效提高學(xué)籍檔案信息化管理的整體水平。

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