紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合探討

袁瑋澤

摘 要：社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化階段，而檔案管理是信息發(fā)展的核心內(nèi)容，要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的方向?qū)ζ溥M(jìn)行優(yōu)化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅會(huì)占用很多的空間，而且不利于管理人員進(jìn)行保存。于是人們結(jié)合了現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，開(kāi)發(fā)出電子檔案的形式來(lái)提高管理的效率。紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理兩者之間是能夠相互促進(jìn)和融合的，本文正是對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)的分析，并提出了非常有效的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案管理;電子檔案管理;融合討論

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，我國(guó)的檔案信息管理工作方式發(fā)生了巨大的變化。但是其發(fā)展的過(guò)程也不是一帆風(fēng)順的，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文檔已經(jīng)使用了很久，想要直接被電子檔案替代是不現(xiàn)實(shí)的。工作人員應(yīng)該改變自己的思路，試圖將兩者合理地結(jié)合到一起，只有完成了這兩者之間的融合，互相取長(zhǎng)補(bǔ)短，才能夠?qū)δ壳暗臋n案管理工作進(jìn)行優(yōu)化。而且這種新型的管理模式更加高效，能夠切實(shí)保證需要儲(chǔ)存信息的安全性，通過(guò)與現(xiàn)代化管理模式的結(jié)合，使檔案管理工作朝著更加規(guī)范的方向發(fā)展。

一、對(duì)于紙質(zhì)檔案管理工作的概述

（一）信息一覽無(wú)余

紙質(zhì)檔案是當(dāng)前儲(chǔ)存和檢索的主要形式，它能夠直觀地反映出需要處理的信息，更加便于工作人員進(jìn)行管理和查找。而且紙質(zhì)檔案管理不需要現(xiàn)代化的科技，只需要進(jìn)行翻閱就能夠找到自己所需要的信息。大部分的工作單位仍舊使用這種檔案管理形式，它對(duì)于檔案管理者的要求比較低，并且受到的外在因素影響也比較低。

（二）存放時(shí)間長(zhǎng)

紙質(zhì)檔案能夠存儲(chǔ)的時(shí)間是非常長(zhǎng)的，這也是一種非常顯著的優(yōu)勢(shì)。造紙術(shù)是我國(guó)的四大發(fā)明之一，自從其出現(xiàn)就被作為文字的載體。它的出現(xiàn)替代了傳統(tǒng)的存儲(chǔ)形式，文字不再被記錄在石壁或者竹簡(jiǎn)上，寫在紙上更易于人們保存和閱讀。并且紙張的耐久度是非常強(qiáng)的，盡管會(huì)受到一些特殊情況的影響，但是只要做好相關(guān)的保護(hù)工作，就能夠保存非常久。

（三） 同步歸檔

例如，當(dāng)一線的城市吸引了國(guó)內(nèi)外投資，就會(huì)使用資本不動(dòng)產(chǎn)進(jìn)行資金翻倍。產(chǎn)權(quán)在利用資金進(jìn)行運(yùn)作時(shí)，就會(huì)發(fā)生上次買賣還未完成就繼續(xù)下次交易的情況。這種趨勢(shì)滋生了同步歸檔的誕生，它在一定程度上能夠提升檔案管理的效率。同步歸檔能夠反映出一個(gè)城市的發(fā)展程度，也是其向著國(guó)際化發(fā)展的必經(jīng)之路。

二、對(duì)于電子檔案管理的工作概述

（一）可以進(jìn)行多樣化管理

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了信息的交匯，也使得存儲(chǔ)內(nèi)容變得更加多樣化。而且電子檔案不只是對(duì)文字進(jìn)行處理，它還涵蓋了圖片、聲音等信息內(nèi)容。這種存儲(chǔ)形式是紙質(zhì)檔案無(wú)法完成的，是對(duì)檔案管理工作的大膽改革，也使檔案管理的方式變得更加多樣化。

（二）載體小、存儲(chǔ)量大

電子檔案管理能夠通過(guò)先進(jìn)的信息技術(shù)，把相關(guān)的材料儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)中，然后在需要的時(shí)候調(diào)用出來(lái)。這種形式突破了傳統(tǒng)的檔案保存限制，不再使用紙張作為信息儲(chǔ)存的載體。同時(shí)電子檔案不像紙質(zhì)檔案那樣占用空間，一個(gè)小小的U盤都能儲(chǔ)存非常大的信息量。這是紙質(zhì)檔案無(wú)法做到的，也是電子檔案的優(yōu)勢(shì)所在。

三、如何把紙質(zhì)檔案和電子檔案有效地融合到一起

（一）二者之間的共存

紙質(zhì)檔案和電子檔案的融合是一種必然的趨勢(shì)，這也是時(shí)代發(fā)展所需。電子檔案都是以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)進(jìn)行的，可以說(shuō)是另一種形式的紙質(zhì)檔案。而相關(guān)的管理部門在收到請(qǐng)求之后，再把這些紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，真正實(shí)現(xiàn)這兩者的共存。另外，電子文檔也能夠轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)檔案。但是由于我國(guó)信息化發(fā)展的速度不斷加快，人們需要高效的檔案管理形式，顯然傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)難以滿足這種需求。而電子檔案能夠快速地對(duì)一些數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，尤其是查閱一些紙質(zhì)檔案難以找到的數(shù)據(jù)。并且它把科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到文件的密保工作上，通過(guò)設(shè)置密碼來(lái)保證文件不被泄露。不過(guò)這種方式也不是十全十美的，很容易在使用的過(guò)程中損壞。因此很多工作單位把這些電子檔案都轉(zhuǎn)變?yōu)榱思堎|(zhì)檔案。目前主要存在的情況有兩者，電子檔案和紙質(zhì)檔案之間的相互轉(zhuǎn)化，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)兩者的共存。

（二） 紙質(zhì)檔案管理和紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系

紙質(zhì)檔案和電子檔案的工作是非常復(fù)雜的，需要平衡這兩種形式的存儲(chǔ)特點(diǎn)，以實(shí)現(xiàn)相互之間共同發(fā)展的作用。所以如果想要把這兩種形式充分融合到一起，就必須發(fā)揮其各自的特點(diǎn)，在其工作的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)共贏。例如，在開(kāi)展相關(guān)的查閱工作時(shí)，先對(duì)這兩種形式進(jìn)行徹底的分析，以此來(lái)形成一種更加高效的檔案管理模式。這樣能使兩種形式在工作期間完美互補(bǔ)，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化目標(biāo)。例如，紙質(zhì)檔案吸收電子檔案的查閱特點(diǎn)，通過(guò)更高效的檢索功能查閱信息。打破了傳統(tǒng)檔案管理模式的限制，避免了翻閱大量書籍才能找到信息的情況。而且電子檔案信息能夠支持移動(dòng)端設(shè)備的使用，減少了管理過(guò)程中所產(chǎn)生的消耗。

四、結(jié)語(yǔ)

由于大數(shù)據(jù)時(shí)代的全面到來(lái)，需要使檔案管理工作更加地高效和便捷，這樣才能提高相關(guān)工作的查找效率，有效地利用信息化、電子化管理模式，以此來(lái)代替之前的傳統(tǒng)檔案管理模式。與此同時(shí)，要打破傳統(tǒng)檔案管理工作的限制，把紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理有效地結(jié)合到一起，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案資料的迅速搜索、下載和使用，進(jìn)一步提升檔案的資料價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]蔡威娜.紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合[J].科技視界，2017（15）：198—201.