生態(tài)環(huán)境保護工作中的環(huán)境監(jiān)測檔案管理

馬榮生

環(huán)境監(jiān)測檔案管理能否與新形勢下生態(tài)環(huán)境保護工作相適應(yīng)，是一個與環(huán)境監(jiān)測工作質(zhì)量密切相關(guān)的問題，也對環(huán)境管理、區(qū)域經(jīng)濟建設(shè)具有一定影響。在現(xiàn)階段生態(tài)環(huán)境保護工作開展過程中，由于缺乏完善的組織機制及規(guī)范的分類管理方法，導(dǎo)致環(huán)境監(jiān)測立卷不夠規(guī)范，綜合利用率不高，嚴重影響了生態(tài)環(huán)境保護中環(huán)境監(jiān)測工作的順利開展。因此，對生態(tài)環(huán)境保護工作中環(huán)境監(jiān)測檔案管理優(yōu)化策略進行適當分析具有非常重要的意義。

一、生態(tài)環(huán)境保護工作中的環(huán)境監(jiān)測檔案管理概念及作用

生態(tài)環(huán)境保護工作中環(huán)境監(jiān)測檔案主要指在環(huán)境監(jiān)測活動中直接形成、依據(jù)一定歸檔制度記錄、具有保存價值，且可以反映生態(tài)環(huán)境監(jiān)測管理活動真實情況的文件材料。生態(tài)環(huán)境保護工作中環(huán)境監(jiān)測檔案主要包括基本建設(shè)、會計檔案、業(yè)務(wù)管理、科研管理、儀器設(shè)備、榮譽實物、黨群工作、人事檔案及其他類型檔案。其中科技檔案可以反映、記錄環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)技術(shù)活動整個過程，其是環(huán)境監(jiān)測檔案價值中心。涵蓋了業(yè)務(wù)培訓(xùn)檔案、監(jiān)測數(shù)據(jù)及報告檔案、標準及計量檔案、專業(yè)技術(shù)人員檔案、儀器設(shè)備檔案等模塊。

生態(tài)環(huán)境保護工作中環(huán)境監(jiān)測檔案尤其是技術(shù)檔案可以客觀、科學、全面、真實地反應(yīng)某一地區(qū)生態(tài)環(huán)境質(zhì)量變化，同時記載環(huán)境監(jiān)測技術(shù)人員工作經(jīng)驗及技術(shù)思想，為生態(tài)環(huán)境保護工作規(guī)劃、科學探究提供有效的參考。進而為環(huán)境監(jiān)測工作、整體生態(tài)環(huán)境保護工作穩(wěn)步發(fā)展提供充足驅(qū)動力，促使環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)水平得到不斷提升。

二、生態(tài)環(huán)境保護工作中的環(huán)境監(jiān)測檔案管理現(xiàn)狀

1.缺乏完善的組織機制。由于在生態(tài)環(huán)境保護工作中環(huán)境監(jiān)測任務(wù)分工差別較大，導(dǎo)致多數(shù)環(huán)境監(jiān)測工作者將精力放在監(jiān)測任務(wù)完成、監(jiān)測水平提升方面，不注重監(jiān)測檔案歸檔。也沒有針對監(jiān)測檔案歸檔工作需要設(shè)置完善的組織機制，導(dǎo)致重要文件資料遺漏風險較大，阻礙了監(jiān)測檔案開發(fā)利用工作順利開展。

2.分類管理不規(guī)范。由于生態(tài)環(huán)境監(jiān)測項目類型較多，所采用儀器、實驗試劑、標準樣品、標準物質(zhì)有效期限、應(yīng)用范圍差距較大。再加上分類管理規(guī)范的缺失，導(dǎo)致其儀器、樣品應(yīng)用失誤率較高。而一旦應(yīng)用失誤，就會產(chǎn)生錯誤的數(shù)據(jù)，對環(huán)境監(jiān)測質(zhì)量判斷真實性造成較大影響。

3.檔案利用率較低。由于現(xiàn)階段生態(tài)環(huán)境監(jiān)測站內(nèi)部缺乏完善的現(xiàn)代化檔案開發(fā)利用設(shè)備，也沒有構(gòu)建詳細的環(huán)境監(jiān)測檔案專題匯編、文件索引、案卷目錄及全引目錄。再加上工作人員對檔案利用率不夠重視，導(dǎo)致整體環(huán)境監(jiān)測檔案開發(fā)利用率較低，影響了環(huán)境監(jiān)測檔案實際價值的有效發(fā)揮。

三、生態(tài)環(huán)境保護工作中的環(huán)境監(jiān)測檔案管理優(yōu)化策略

1.完善環(huán)境監(jiān)測檔案管理組織機制。為了保證生態(tài)環(huán)境保護工作中重要文件資料復(fù)查時檔案資料有跡可尋，一方面，環(huán)境監(jiān)測工作者應(yīng)加強對環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作的重視，主動爭取上級部門及當?shù)貦n案部門關(guān)心指導(dǎo)。在加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的同時，注重檔案管理，不斷擴充檔案管理范圍，完善檔案管理組織機制。同時立足檔案規(guī)范化管理，依據(jù)規(guī)范化、制度化管理標準，將檔案管理工作納入全站工作整體規(guī)劃。與階段工作目標管理同步規(guī)劃、同步審查、同步驗收、同步落實。同時為了切實提升環(huán)境監(jiān)測檔案管理質(zhì)量，環(huán)境監(jiān)測工作者應(yīng)依據(jù)以人為本的理念，加強環(huán)境監(jiān)測檔案管理組織機制建設(shè)。綜合考慮組織、人員、責任、目標等因素，面對整個區(qū)域生態(tài)環(huán)境保護工作要求，組建專項環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作小組。并配置專門的檔案管理專職人員及環(huán)境監(jiān)測現(xiàn)場、儀器管理、辦公、分析等兼職檔案人員。通過專兼職人員協(xié)同配合的環(huán)境監(jiān)測檔案管理網(wǎng)絡(luò)的完善，可以為整個環(huán)境監(jiān)測站檔案管理工作穩(wěn)步開展奠定堅實的基礎(chǔ)。另一方面，在環(huán)境監(jiān)測檔案管理組織機制構(gòu)建完善之后，為了保證整體環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作規(guī)范開展，環(huán)境監(jiān)測工作者可根據(jù)自身工作情況，以科技檔案為核心，依據(jù)環(huán)境監(jiān)測檔案數(shù)量大、范圍廣、類型多的特點，逐步規(guī)范環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作制度。同時為了給生態(tài)環(huán)境保護工作提供更加真實、可靠、完整的環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)，環(huán)境監(jiān)測工作者可在分析梳理前期檔案管理經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，對現(xiàn)有立卷歸檔制度、檔案保密制度、檔案借閱制度及檔案保管制度、檔案移交制度、檔案鑒定制度、檔案統(tǒng)計制度進行逐步細化完善，最大程度提高環(huán)境監(jiān)測檔案管理的科學合理性。

2.細化環(huán)境監(jiān)測檔案文件分類規(guī)范。生態(tài)環(huán)境保護工作中，環(huán)境監(jiān)測部門是一個特殊的部門，其不僅需要對區(qū)域生態(tài)環(huán)境進行宏觀把控，而且需要根據(jù)大氣特征污染因子、地表水特征污染因子、地下水特征污染因子、放射性污染因子等各類監(jiān)測數(shù)據(jù)，確定生態(tài)環(huán)境保護工作策略。而為了保證在繁多的環(huán)境監(jiān)測項目中快速獲取所需信息，在檔案管理過程中，就需要將各類數(shù)據(jù)分類規(guī)范進行進一步細化，降低后期查找利用難度。

首先，環(huán)境監(jiān)測儀器檔案是非常重要的一個模塊，根據(jù)所應(yīng)用儀器類別的差異，可以將其劃分為國外進口、國產(chǎn)兩個欄目。隨后將其根據(jù)型號劃分為大、中、小三種類型。在這個基礎(chǔ)上，根據(jù)具體環(huán)境監(jiān)測項目所采用儀器安裝光盤、保修卡、使用說明書要求，結(jié)合站內(nèi)統(tǒng)一標準，可進行序列號編訂，便于后期計量檢定、核查作業(yè)順利開展。同時根據(jù)不同類型環(huán)境監(jiān)測儀器使用狀態(tài)，可以在檔案中合理記錄。如停用、待維修、正維修、正常使用等。

其次，對于實驗試劑、標準物質(zhì)、標展樣品分類規(guī)范，考慮到每一個生態(tài)環(huán)境監(jiān)測項目所對應(yīng)的標準樣品、實驗試劑、標準物質(zhì)及研制規(guī)范均具有較大差異。因此，可以利用縮微技術(shù)，在保持每一個監(jiān)測項目標準樣品、實驗試劑、標準物質(zhì)文件資料原始面貌的基礎(chǔ)上，縮小檔案體積，保證檔案原件完整性，降低標準樣品、實驗試劑、標準物質(zhì)文件資料管理空間占用率。

再其次，檔案人員檔案對于后期生態(tài)環(huán)境保護工作戰(zhàn)略制定也具有一定的影響。因此，應(yīng)對環(huán)境監(jiān)測人員檔案進行進一步細化。即在明確劃分本監(jiān)測站人員、外監(jiān)測站交換工作人員的基礎(chǔ)上，可以將各人員劃分為管理類、技術(shù)類。隨后對外出交流人員短期檔案內(nèi)容進一步豐富，準確注釋外出交流人員課題名稱及交流期限，保證后期環(huán)境監(jiān)測人員調(diào)配及績效考核工作順利進行。

3.加強環(huán)境監(jiān)測檔案文件開發(fā)利用。在規(guī)范的環(huán)境監(jiān)測檔案管理制度制定的基礎(chǔ)上，為最大程度提高立卷綜合利用率，一方面，考慮到以往環(huán)境監(jiān)測檔案資源無法大范圍利用與封閉式管理模式、服務(wù)意識不強、科技檔案開發(fā)利用工作進程過慢具有較大關(guān)系。因此，為了將環(huán)境監(jiān)測檔案中蘊含的科學技術(shù)成果轉(zhuǎn)化為切實可行的污染控制實用技術(shù)，為生態(tài)環(huán)境保護科學性的提升提供依據(jù)，環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作者應(yīng)開展面向社會、面向經(jīng)濟建設(shè)的有償服務(wù)。即依托現(xiàn)有環(huán)境監(jiān)測檔案，構(gòu)建環(huán)境監(jiān)測咨詢服務(wù)機構(gòu)。通過外部借閱、局部公開、內(nèi)部借閱、復(fù)制供應(yīng)等方式，通過計算機網(wǎng)絡(luò)渠道，有目的的為社會層面提供環(huán)境咨詢服務(wù)。環(huán)境監(jiān)測工作者可以規(guī)范立卷為重點，在環(huán)境監(jiān)測站內(nèi)檔案全宗介紹及立卷說明編寫的基礎(chǔ)上，對與環(huán)境監(jiān)測科技檔案相關(guān)的大事記、組織結(jié)構(gòu)沿革及分類檔案進行進一步細化。并根據(jù)階段工作內(nèi)容，進行專題匯編、文件索引、案卷目錄及全引目錄的進一步更新完善，為后續(xù)環(huán)境監(jiān)測檔案的開發(fā)利用提供依據(jù)。另一方面，加快環(huán)境監(jiān)測檔案信息化開發(fā)利用不僅是時代對環(huán)境監(jiān)測檔案管理提出的新要求，也是環(huán)境監(jiān)測檔案科學管理的必然趨勢。因此，為了給環(huán)境監(jiān)測檔案文件信息化開發(fā)利用提供充足硬件支持，環(huán)境監(jiān)測工作者可依據(jù)庫房、辦公、閱檔三公開的要求，在現(xiàn)有檔案管理辦公場所內(nèi)添置更加先進的檔案辦公設(shè)備及現(xiàn)代化檔案管理工具，如在全站開通局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上，進一步豐富網(wǎng)上檔案查詢內(nèi)容及分類條目，以便最大程度減輕檔案管理差錯率。同時針對現(xiàn)階段環(huán)境監(jiān)測站檔案信息資源開發(fā)少、手續(xù)繁雜、服務(wù)對象狹窄的情況，除部分因技術(shù)保密、或者涉及社會穩(wěn)定無法公開的檔案資料以外，針對其他一切可以推動社會經(jīng)濟建設(shè)、生態(tài)環(huán)境保護工作開展的檔案資料?？梢砸罁?jù)跨單位、跨學科的原則，結(jié)合現(xiàn)代化檔案管理思維。從尋覓、提煉、篩選、整理、加工等方面，對現(xiàn)有檔案資料進行計算機數(shù)字錄入、圖文保存介質(zhì)進行更新?lián)Q代，將“死檔案”轉(zhuǎn)變?yōu)榛顧n案。

此外，在檔案管理人員崗前培訓(xùn)工作開展的基礎(chǔ)上，為促使環(huán)境監(jiān)測檔案管理者工作能力與現(xiàn)階段生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作要求相符，可督促檔案管理者主動了解資料收集方向、資料分類標準、資料編目更新原則、資料整理歸檔要求。并要求其主動學習計算機檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用方法，全面貫徹落實勤收集、勤檢查、監(jiān)督促的工作原則，為環(huán)境監(jiān)測檔案文件開發(fā)利用提供充足文件支持。

綜上所述，生態(tài)環(huán)境保護工作中環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作的開展，不僅可以提高環(huán)境監(jiān)測工作效率，而且可以為整體生態(tài)環(huán)境保護工作質(zhì)量提高提供依據(jù)。因此，環(huán)境監(jiān)測工作者應(yīng)強化檔案意識，及時歸檔，將檔案工作、監(jiān)測工作結(jié)合起來，均衡發(fā)展。同時不斷提高自身業(yè)務(wù)能力，保證檔案資料的科學完整性，為檔案利用率及其社會價值的充分發(fā)揮提供依據(jù)，保障生態(tài)環(huán)境保護工作穩(wěn)步發(fā)展。

（作者單位：吉林市生態(tài)環(huán)境局龍?zhí)斗志郑?/p>