物業(yè)專項維修資金的管理與使用探討

夏菲

（中航物業(yè)管理有限公司廈門分公司，福建 廈門 361000）

住房商品化帶來了房地產(chǎn)市場的繁榮發(fā)展，隨著我國城市化進(jìn)程的快速進(jìn)步，住房質(zhì)量的高低成為城鎮(zhèn)居民生活滿意度的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)，特別是居民對居住環(huán)境的差異化要求，客觀推動了物業(yè)管理的完善和進(jìn)步，作為“房屋養(yǎng)老金”之稱的物業(yè)專項資金的管理和使用是近幾年物業(yè)管理和城市建設(shè)領(lǐng)域探討較多的問題。作為物業(yè)管理中的有效工具，專項資金在報維護(hù)更新共用設(shè)施、保障業(yè)主生活環(huán)境、促進(jìn)物業(yè)保值升值等方面有著重要意義。

一、建立維修資金應(yīng)急使用制度的必要性

作為物業(yè)公共設(shè)施維護(hù)升級的重要資金來源，我國由政府房管部門代管的專項資金一直以來為人所詬病，存在申請流程難、使用難、增值難的三大問題，向來有“沉睡的資金”的稱號，近幾年來這三大問題更為突出，甚至“兩會”都有過相關(guān)議題。現(xiàn)實中，部分物業(yè)需要應(yīng)急使用資金進(jìn)行設(shè)施維護(hù)，一旦物業(yè)重要設(shè)施比如電梯、道路、墻體等出現(xiàn)緊急問題，如果不能及時處理，不僅會影響業(yè)主的日常生活，甚至?xí)砦飿I(yè)緊急安全問題，威脅人身健康。如果不能解決應(yīng)急使用的根源問題，必然會造成惡劣影響。作為代管物業(yè)維修資金的主管部門，有責(zé)任謹(jǐn)慎履行代管職能，確保資金的規(guī)范有效使用，煩瑣的審批流程有利于規(guī)避資金濫用的風(fēng)險，但是當(dāng)遇到緊急情況時，如果繼續(xù)按照既定審批流程，應(yīng)急維修所需資金不能及時到位，可能會喪失緊急情況的優(yōu)先處理時機(jī)，造成后續(xù)無法挽回的結(jié)果，甚至影響業(yè)主生命健康。目前應(yīng)急維修和資金使用之間的難題，是大多數(shù)城市物業(yè)管理中存在的矛盾現(xiàn)象，而實地調(diào)查發(fā)現(xiàn)我國大多數(shù)城市的應(yīng)急維修沒有很好的解決方案，僅僅是通過壓縮審批流程，減少審批手續(xù)，對后續(xù)維修過程和資金使用管控缺少跟蹤，市區(qū)級物業(yè)主管單位將權(quán)力下放到物業(yè)公司，雖然整體過程比較簡單，但是因為信息溝通滯后，維修質(zhì)量在工程前期無法得到評價，造成資金使用的糾紛問題，因此建立完善的應(yīng)急維修管理體系才是物業(yè)應(yīng)急維修資金使用的關(guān)鍵點所在。

隨著我國城市建設(shè)的不斷發(fā)展，物業(yè)新老現(xiàn)象并存，部分老齡化物業(yè)對更新改造的需求極為迫切，但現(xiàn)實中的維修資金調(diào)度量確實很好，對于物業(yè)公共部分的維修很難通過全體業(yè)主三分之二通過的投票要求，再加上申請、公示、招標(biāo)等環(huán)節(jié)，短時間內(nèi)資金無法到位，應(yīng)急維修難以快速進(jìn)行。因此建立完善的應(yīng)急維修管理體系，特別是補(bǔ)充便捷可行的統(tǒng)籌應(yīng)急資金運(yùn)作，成為可探索的有效方式。應(yīng)急維修資金納入到物業(yè)管理體系中，不僅保證了專項資金發(fā)揮應(yīng)急保障功能，保障公共設(shè)施的緊急維修需求，而且是對行政部門代管專項服務(wù)的有效補(bǔ)充，對于盤活“沉睡的資金”，建立長效物業(yè)維修管理機(jī)制，物業(yè)“養(yǎng)老錢”最大化使用具有積極意義。

二、國內(nèi)、外關(guān)于維修資金使用的現(xiàn)狀及可吸取的先進(jìn)經(jīng)驗

為了更好地探討物業(yè)維修管理體系中應(yīng)急資金的使用，本文分析了國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗，為后續(xù)提供可參考意見。國外城市化進(jìn)程較早，相關(guān)的物業(yè)管理也比較成熟，其在維修資金的使用方面有著不少值得借鑒的地方。美國有專業(yè)的基金管理公司來運(yùn)作物業(yè)專項維修資金，政府不負(fù)責(zé)資金管控，如果物業(yè)設(shè)施需要應(yīng)急維修，只需要物業(yè)上報基金公司，由基金公司尋找維修公司總負(fù)責(zé)維修事宜。日本的房地產(chǎn)公司對物業(yè)的責(zé)任范圍不僅包括建設(shè)環(huán)節(jié)，還包括后續(xù)維修關(guān)節(jié)，責(zé)任貫穿整個物業(yè)的使用終身，業(yè)主購買物業(yè)時的金額已經(jīng)包含維修資金，這倒逼建設(shè)公司在項目設(shè)計之初追求施工質(zhì)量建設(shè)，這種模式從源頭上減少了很多環(huán)節(jié)，對于應(yīng)急維修能夠快速反應(yīng)，省去了業(yè)主和政府管理的環(huán)節(jié)。雖然國外對于應(yīng)急維修有諸多可借鑒之處，但是并不一定適合我國國情。隨著我國在城市管理和物業(yè)管理領(lǐng)域不斷探索，國內(nèi)也出現(xiàn)了許多可借鑒、可推廣的案例。成都市在物業(yè)管理方面進(jìn)行了有益探索，物業(yè)在業(yè)主委員會的授權(quán)下制定了專門的應(yīng)急維修預(yù)案，應(yīng)急預(yù)案的細(xì)節(jié)制定和后續(xù)完善必須由三分之二及以上業(yè)主提前審核通過。如果物業(yè)公共部分或設(shè)施發(fā)生應(yīng)急情況，威脅業(yè)主健康或影響生活秩序時，物業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)作為授權(quán)責(zé)任主體需啟動應(yīng)急預(yù)案，組織搶修工程，資金審批通過房管部門網(wǎng)上服務(wù)即可辦理綠色通道，24小之內(nèi)專項資金可以到達(dá)物業(yè)賬戶，物業(yè)要及時發(fā)布緊急情況施工公告、緊急維修承諾書等通知。在應(yīng)急資金使用過程中需要引入第三方審價和第三方工程監(jiān)理，保障資金使用合規(guī)和工程質(zhì)量達(dá)標(biāo)。

三、重構(gòu)專項資金管理使用的路徑

健全的物業(yè)維修資金管理機(jī)制是保障專項資金應(yīng)急使用的有效措施，我國在機(jī)制建設(shè)中尚存參與主體權(quán)責(zé)不清，資金監(jiān)管權(quán)責(zé)集中，物業(yè)業(yè)主及第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)參與度不高或缺位等現(xiàn)象，這都為應(yīng)急維修的開展帶來了不便。為改變上述局面，結(jié)合國內(nèi)外先進(jìn)的物業(yè)管理經(jīng)驗，本文在綜合分析的基礎(chǔ)上提出了重構(gòu)專項資金使用的路徑，作為現(xiàn)行物業(yè)管理資金使用的補(bǔ)充和完善。

（一）明確維修資金使用的原則

結(jié)合本國城市開發(fā)和物業(yè)管理的現(xiàn)實情況，本文建議在今后一段時間內(nèi)，我國物業(yè)維修資金的大方向保持不變，即仍需要在政府主管部門的監(jiān)督管理下規(guī)范使用，同時需要社會多方面的共同參與。借鑒我國目前公積金的管理模式，在物業(yè)維修資金的使用方面構(gòu)建資金委員會、資金監(jiān)管中心、區(qū)級房產(chǎn)主管部門、基層政府組織、物業(yè)企業(yè)、業(yè)主委員會、第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)組成的分層管理機(jī)構(gòu)，實現(xiàn)在資金的決策、使用、管理、監(jiān)管等方面的分離，最大程度保障業(yè)主的利益。除此之外，還需建立資金應(yīng)急使用的補(bǔ)充條款作為完善。結(jié)合大多數(shù)城市的實際情況，本著集中管理和節(jié)約行政資源的原則，設(shè)立專門的維修資金管理委員會并配備專職人力，委員會負(fù)責(zé)本市范圍內(nèi)維修資金的重大政策制定和決策，監(jiān)管部門負(fù)責(zé)資金收取、使用、增值等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的執(zhí)行，對于資金委員會的管理費(fèi)用應(yīng)該由財政承擔(dān)，同時政府應(yīng)從城市管理的角度出臺相應(yīng)政策，明確監(jiān)管機(jī)構(gòu)的職責(zé)，如資金使用備案審查、維修工程質(zhì)量審查等內(nèi)容，保證維修資金的使用和管理納入到專業(yè)化公共服務(wù)體系中來。

（二）明確維修資金使用的主體責(zé)任

應(yīng)急資金來源于物業(yè)維修資金，維修資金管理委員會在各地法律法規(guī)的基礎(chǔ)上制定具體資金使用的政策和措施：如資金管理專戶銀行的招標(biāo)、資金增值的具體操作規(guī)范、資金使用的審計主體等內(nèi)容；明確第三方參與機(jī)構(gòu)的進(jìn)入和退出機(jī)制；應(yīng)急維修資金的申請、預(yù)批復(fù)條件、資金批復(fù)、完工核算等；后續(xù)業(yè)主投訴處理方面。而資金監(jiān)管中心制定維修資金集中管理環(huán)節(jié)的資金增值和收益分配方案，監(jiān)管資金核算并執(zhí)行具體的資金使用環(huán)節(jié)，簡化資金使用申請流程，制定資金應(yīng)急使用綠色通道、實現(xiàn)資金申請網(wǎng)上辦公等內(nèi)容。各級房管部門負(fù)責(zé)維修資金的收集、備案，轉(zhuǎn)交資金給維修資金管理委員會。街道辦或鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府等基層政府單位應(yīng)負(fù)責(zé)組織業(yè)主委員會，指導(dǎo)業(yè)主大會制定維修資金使用章程，制定應(yīng)急維修預(yù)案，推廣多樣化表決規(guī)則，達(dá)成表決效率，同時對維修資金的使用做好宣傳指導(dǎo)工作，為第三方機(jī)構(gòu)對應(yīng)急資金的審計、應(yīng)急維修的認(rèn)定、應(yīng)急工程的監(jiān)理提供相應(yīng)幫助。物業(yè)管理企業(yè)作為物業(yè)的日常管理維護(hù)的責(zé)任主體，對于物業(yè)緊急維修事項須及時告知業(yè)主委員會，配合第三方機(jī)構(gòu)做好維修工作，代收業(yè)主的維修資金，并在業(yè)主委員會的授權(quán)下申請使用維修資金。

（三）建立應(yīng)急維修專項資金的資金管理

應(yīng)急維修專項資金來源于業(yè)主繳納的維修資金，對于數(shù)量巨大的維修資金的管理需要有完善的管理體系，維修資金管理委員會作為主體單位應(yīng)該推動建設(shè)專項維修資金管理系統(tǒng)，建立轄區(qū)內(nèi)物業(yè)建立維修資金檔案，對于維修資金的使用上，應(yīng)常年保持開戶銀行5%左右的規(guī)模以應(yīng)對緊急維修需求，10%左右的規(guī)模應(yīng)用于物業(yè)定期維護(hù)，這兩部分以活期和一年期存款的形式存放專用賬戶，剩余約85%的資金以定期存款的形式保存于專戶銀行，對于每年產(chǎn)生的利息收入按照比例存于各物業(yè)賬戶，同時嚴(yán)禁用維修資金從事高風(fēng)險金融投資活動。對于資金管理開通網(wǎng)上查詢系統(tǒng)或微信公眾號，讓業(yè)主隨時了解資金的使用、增值保值等情況，保證資金實現(xiàn)安全運(yùn)作。對于應(yīng)急資金的使用，應(yīng)該創(chuàng)新管理方法，可以在試點區(qū)域授權(quán)物業(yè)主管部門10萬元以下的應(yīng)急資金調(diào)度權(quán)，物業(yè)需要緊急維修時，這部分資金無須審批即可使用，但是后續(xù)必須補(bǔ)充相應(yīng)的資金使用說明。

應(yīng)急維修資金的管理涉及多主體、多部門的聯(lián)動，只有監(jiān)管有序的管理機(jī)構(gòu)、科學(xué)有效物業(yè)管理配套體系、專業(yè)第三方服務(wù)等共同參與，才能保障維修資金的管理智慧高效。