淺談如何提高流動人員檔案的利用

江婷婷

（中國海峽人才市場，福建 福州 350000）

隨著社會的發(fā)展，知識經(jīng)濟時代的到來，經(jīng)濟全球化的進程不斷加快，人才流動也愈發(fā)頻繁，衍生的問題日益顯現(xiàn)：人才流動性的加強，對檔案的不重視，人走檔案留，棄檔和死檔現(xiàn)象愈發(fā)嚴重。如何進一步盤活流動人員檔案，提高流動人員檔案使用率，更好地服務人才，就對流動人員檔案管理機構(gòu)的人才市場也提出了新的要求。

一、造成檔案利用率低的原因

（一）檔案作用被日益邊緣化。首先檔案不再作為各類單位考察個人的唯一手段。一部分私營，民營等沒有人事主管權(quán)的企業(yè)，不重視員工檔案，沒有安排專門人員去落實和跟蹤員工的檔案。其次，不合時宜的檔案接收制度，地區(qū)間檔案轉(zhuǎn)接手續(xù)的差異性，以及煩瑣的接轉(zhuǎn)過程嚴重影響檔案與人才間的雙向流動。

（二）流動人員自身缺乏觀念重視。流動人員經(jīng)過頻繁的工作調(diào)動，往往并不知悉檔案歸屬。即使了解檔案存放場所，因不涉及使用，忽視檔案流向。同時，存在部分流動人員出國或留學后對原有的檔案任意丟棄，無形中降低檔案的利用率。

（三）辦公環(huán)境程序化，檔案工作人員被動工作，制約發(fā)展。檔案工作人員每日固守一畝三分地，重復工作，常年面對的都是相同檔案管理，容易產(chǎn)生倦怠感，特別是在被動的工作狀態(tài)下，對工作缺乏激情，對創(chuàng)新性發(fā)展產(chǎn)生制約。

（四）檔案管理方式與時代脫軌。在提倡信息化、普及數(shù)字化的今天，檔案的管理還沿用傳統(tǒng)的對紙質(zhì)材料的管理模式上，大部分人才機構(gòu)依然習慣于手工操作，人工進行檔案調(diào)卷、信息查詢，既耗時、煩瑣，降低工作效率，也不利于對紙質(zhì)檔案的保護。同時服務模式上多停留在被動等待上門的方式，不利于檔案信息的收集，使得檔案內(nèi)容不能體現(xiàn)個人的經(jīng)歷，檔案信息的局限性日益明顯。

二、解決方法及對策

（一）加強宣傳力度，增強檔案意識，強化檔案的作用。大部存檔人員對檔案的作用、檔案的社會功能一知半解，造成其原因就是檔案宣傳的不深入。所以一是依托新媒介平臺，如報紙書刊、電視廣播等媒體的宣傳，特別是依靠網(wǎng)絡(luò)這種新傳播媒介上的宣傳。二是不定期深入學校、企業(yè)開展講座、培訓等宣傳形式，普及檔案的作用，占領(lǐng)思想陣地。三是要強化檔案對職稱評定、工齡計算及身份的認定；向大眾普及常識，關(guān)于檔案不全影響到升學、出國及國有、事業(yè)單位、公務員等體制內(nèi)單位的招考錄用，影響到退休的確認以及養(yǎng)老金的領(lǐng)取等等，以喚起社會對檔案的重視，讓檔案真正為個人所需發(fā)揮積極作用。

（二）摒棄被動等待，主動提供服務，了解受眾的需求?，F(xiàn)在存放在人才機構(gòu)的檔案主要都是非公單位或單位聘用制人員的檔案及離職，退休人員的檔案。這就造成實際工作單位與檔案保管單位分屬兩地，不同于編制內(nèi)人員檔案，因檔案由單位管理而在使用上更為便捷。傳統(tǒng)檔案管理機構(gòu)，被動提供檔案利用，僅依靠流動人員自行上門來添加或更改檔案信息，致使檔案信息更新慢，內(nèi)容反映的情況的滯后性凸顯。茲于此，更應該主動走出去，通過積極走訪代理企事業(yè)單位，了解檔案需求，定期上門收集新簽訂的勞動合同、新學歷的學籍材料、考取或評審通過的職稱材料、年度考核表等各類檔案材料，更好豐富流動人員的檔案經(jīng)歷。

（三）尋求融合發(fā)展，加快建立檔案信息聯(lián)網(wǎng)，建設(shè)大數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。服務模式由傳統(tǒng)向新型轉(zhuǎn)變。一是將收集、整理分類好的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為可利用的電子數(shù)據(jù)資料，網(wǎng)絡(luò)互連，形成大數(shù)據(jù)庫。提供存檔信息網(wǎng)上查詢服務，在普及無紙化查借閱的同時，檔案管理部門開放權(quán)限，在不觸及保密范圍內(nèi)，實現(xiàn)檔案內(nèi)容最大限度向社會開放，讓檔案查閱不受地域、時間、環(huán)境的限制，為流動人員和用人單位查詢檔案信息提供便利，同時積極推動跨地區(qū)網(wǎng)上遠程辦理模式，形成“一點存檔、多點服務”的服務格局。真正做到檔案信息資源的共享。這既是對紙質(zhì)檔案保護，也大大提高了檔案信息綜合利用率。二是在大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，有針對性建立專門的人才信息數(shù)據(jù)庫，將學歷、專業(yè)、專長等各類信息規(guī)范整合，進行專業(yè)化處理，將檔案數(shù)據(jù)資源與市場需求進行關(guān)聯(lián)分析、融合利用，把人才儲備的信息推向市場。信息資源共享能根據(jù)用人單位需求導向，匹配契合型人才，同時也為人才找到合適的崗位，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的增值，更好為經(jīng)濟發(fā)展提供人才保障。

（四）緊跟時代步伐，科學規(guī)范提升管理，實現(xiàn)檔案調(diào)整升級。檔案管理部門要緊跟時代變化，對現(xiàn)有流動人員的檔案管理進行調(diào)整與創(chuàng)新。通過“走出去，請進來”的方式，借鑒國內(nèi)外成功的管理模式，建立規(guī)范的規(guī)章制度，為檔案工作提供支撐。同時，學習先進的管理理念，從原先的紙質(zhì)檔案的管理，參與到現(xiàn)在利用信息技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)這些技術(shù)，創(chuàng)新檔案的管理模式，同時強化檔案管理方面的電子化、數(shù)字化和標準化。科學、規(guī)范地引導檔案的管理。

（五）適應角色轉(zhuǎn)變，提升素質(zhì)與業(yè)務能力，更好適應新形勢要去。檔案工作人員要適應角色的轉(zhuǎn)變，轉(zhuǎn)變理念，現(xiàn)在的檔案管理人員不僅要有扎實的檔案專業(yè)知識外，還應具備強化互聯(lián)網(wǎng)，計算機等學科知識與操作技巧，檔案單位應鼓勵檔案工作人員多參加業(yè)務交流、繼續(xù)教育的培訓，提升自身的業(yè)務素質(zhì)與綜合能力，同時強化在干中學，從而真正熟悉檔案的各個業(yè)務流程。

（六）強化服務意識、提升服務水平，保證窗口服務質(zhì)量。窗口人員要強化服務意識，優(yōu)化服務環(huán)境，改善服務態(tài)度，提高服務能力，提升服務水平。充分調(diào)動窗口員工工作的積極性，提高工作熱情。窗口工作人員要時刻要把辦事人員放心上，時刻站在服務對象的立場為其著想，將心比心，讓被服務對象感受到溫暖。同時提升處理突發(fā)問題的能力，開展微笑服務，提升語言的藝術(shù)，加強解答或回答問題的時候語言邏輯性，條理性，做到表示清晰明確，便于接受。同時在用語上多用肯定句，做到語氣委婉，讓受眾享受優(yōu)質(zhì)服務，提高雙向檔案的利用率。

綜上所述，筆者通過對檔案利用現(xiàn)狀的分析，總結(jié)原因，提出對策，歸根結(jié)底都是從提升檔案的社會價值為根本出發(fā)點。茲于此，提高檔案的利用率，一要加快檔案與時代的適應性，與社會的融合度，提高檔案信息資源的廣度和深度，二要增強檔案從業(yè)人員的素質(zhì)，強化技能培訓，提升檔案的管理水平，三要物盡其用，充分發(fā)揮出檔案的價值，讓檔案工作更好為民生服務。