事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)問題探析

鄭立英

（中國康復(fù)研究中心，北京 100068）

前言

事業(yè)單位不同于其他類型的單位，其屬于社會(huì)服務(wù)性機(jī)構(gòu)，目的是提高社會(huì)效益。隨著財(cái)政體制改革，事業(yè)單位要加強(qiáng)內(nèi)部控制工作，不斷強(qiáng)化管理，適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求。近年來信息化建設(shè)不斷推進(jìn)，在事業(yè)單位內(nèi)部控制方面采用信息化措施進(jìn)行管理，成為了相關(guān)工作者需要關(guān)注的重點(diǎn)。

一、事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化的意義

（一）提高事業(yè)單位管理效率

事業(yè)單位復(fù)雜的資金流和業(yè)務(wù)流可以轉(zhuǎn)化為信息流，通過信息系統(tǒng)識別與處理，按照一定規(guī)則對信息進(jìn)行加工，從而提升了管理效率。信息系統(tǒng)充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，擴(kuò)大了內(nèi)部控制數(shù)據(jù)的深度與范圍，通過信息化系統(tǒng)跟蹤事業(yè)單位業(yè)務(wù)流和資金流，從而使整個(gè)單位的活動(dòng)都在監(jiān)控之下進(jìn)行，提升了內(nèi)部控制的效率。

（二）有助于事業(yè)單位建立內(nèi)部控制長效機(jī)制

內(nèi)部控制從建設(shè)到執(zhí)行到評價(jià)是人參與的過程，參與者對于內(nèi)部控制的認(rèn)識不同，容易導(dǎo)致對違規(guī)行為的容忍，因此約束力在一定程度上缺失。內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)能夠形成“硬約束”，利用信息系統(tǒng)執(zhí)行的強(qiáng)制力排除人為的干擾，一旦有違規(guī)規(guī)則信息系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行識別與判斷，使得內(nèi)部控制能夠發(fā)揮穩(wěn)定的效力。

（三）優(yōu)化內(nèi)部管理模式

信息系統(tǒng)根據(jù)一定的規(guī)則將事件信息錄入，將信息及時(shí)傳遞給涉及事件的相關(guān)人員，并進(jìn)一步傳達(dá)至各管理環(huán)節(jié)，打破原有單向管理的審批模式，促使相關(guān)人員能夠及時(shí)獲取信息。通過信息化建設(shè)，某個(gè)環(huán)節(jié)觸發(fā)了預(yù)警機(jī)制可立即作出反映，從而實(shí)現(xiàn)對事件的實(shí)時(shí)控制，優(yōu)化了內(nèi)部管理模式。

二、事業(yè)單位內(nèi)部控制的突出性問題

（一）業(yè)務(wù)審批流程不清晰

隨著信息化的發(fā)展，企業(yè)無紙化審批流程已較為成熟。事業(yè)單位與企業(yè)不同，管理方法存在一定的滯后性，還沒有全面實(shí)行無紙化辦公。部分單位甚至沒有建立健全的審批制度，某些事項(xiàng)審批過程中沒有明確規(guī)定相對應(yīng)的審批人員。部分單位雖然有審批制度，但是審批流程不清晰，沒有嚴(yán)格按照流程進(jìn)行審批，導(dǎo)致了單位辦公效率的下降。

（二）制定的業(yè)務(wù)流程執(zhí)行不到位

部分事業(yè)單位對業(yè)務(wù)流程執(zhí)行沒有實(shí)行信息化監(jiān)督，導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程執(zhí)行過程中的責(zé)任人散漫，領(lǐng)導(dǎo)對于相關(guān)人員的執(zhí)行情況也不了解，導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程執(zhí)行不到位。

（三）會(huì)計(jì)處理缺乏時(shí)效性

大部分事業(yè)單位會(huì)計(jì)處理缺乏時(shí)效性，盡管新政府會(huì)計(jì)制度已在今年開始實(shí)施，但會(huì)計(jì)人員沒有擺脫傳統(tǒng)的思維，專業(yè)素養(yǎng)較差，影響了內(nèi)部控制工作的落實(shí)。事業(yè)單位財(cái)務(wù)人員權(quán)責(zé)劃分不清晰，沒有明確的崗位職責(zé)，導(dǎo)致工作效率不高，會(huì)計(jì)事項(xiàng)難以得到及時(shí)處理。除此之外，缺乏對財(cái)務(wù)人員的監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員工作散漫，部分賬務(wù)處理工作嚴(yán)重滯后，影響了會(huì)計(jì)的監(jiān)督功能，導(dǎo)致內(nèi)部控制效力的下降，甚至對于出現(xiàn)的問題難以及時(shí)察覺。

（四）缺乏對內(nèi)部控制信息化建設(shè)的重視

事業(yè)單位沒有較大的競爭壓力，大部分單位沒有認(rèn)識到會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的重要程度。實(shí)際上，事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)不僅能夠提高工作效率，還能實(shí)現(xiàn)單位財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的有效結(jié)合，使復(fù)雜的流程通過信息化系統(tǒng)簡化。

（五）事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作人員信息化水平較差

部分事業(yè)單位的會(huì)計(jì)人員認(rèn)為信息化建設(shè)就是對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，實(shí)際上這是信息化建設(shè)的一大誤區(qū)。內(nèi)部控制信息化建設(shè)不僅是對計(jì)算機(jī)軟硬件的應(yīng)用，同時(shí)還需要合理應(yīng)用統(tǒng)計(jì)學(xué)、會(huì)計(jì)學(xué)、管理學(xué)的相關(guān)知識，使之形成統(tǒng)一的整體。通過對單位信息的全面了解，實(shí)現(xiàn)全過程全方位內(nèi)部控制體系，從而加強(qiáng)內(nèi)部控制監(jiān)督效力。對于大部分事業(yè)單位而言，要將會(huì)計(jì)人員培養(yǎng)成復(fù)合型人才難度較大。同時(shí)，單位會(huì)計(jì)人員與軟件開發(fā)商之間難以進(jìn)行順暢的溝通，會(huì)計(jì)人員缺乏對新知識的學(xué)習(xí)熱情，導(dǎo)致會(huì)計(jì)人員信息化素質(zhì)普遍較差。

三、事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)的策略

（一）完善業(yè)務(wù)流程審批

事業(yè)單位應(yīng)借鑒大型企業(yè)的無紙化審批流程，嚴(yán)格按照審批流程設(shè)計(jì)信息化審批系統(tǒng)，在信息化審批過程中明確對應(yīng)的責(zé)任人，在相關(guān)人員提交流程后，計(jì)算機(jī)自動(dòng)提交給對應(yīng)審批人，只有相應(yīng)審批人員都確認(rèn)審批后，業(yè)務(wù)流程才能完成。通過信息化平臺明確了業(yè)務(wù)審批的責(zé)任人，加強(qiáng)內(nèi)部控制。

（二）實(shí)行業(yè)務(wù)流程信息化監(jiān)督

在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中設(shè)定業(yè)務(wù)流程執(zhí)行過程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，當(dāng)執(zhí)行人接到流程后開始執(zhí)行，將執(zhí)行完成的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上傳至信息化系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)通過分析節(jié)點(diǎn)進(jìn)度分析執(zhí)行效果，執(zhí)行人員通過與計(jì)算機(jī)的節(jié)點(diǎn)的對比了解流程完成情況，領(lǐng)導(dǎo)通過信息系統(tǒng)對執(zhí)行人員的執(zhí)行力度加以監(jiān)督。

（三）建立大數(shù)據(jù)平臺

事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理通常以集中控制為主，難以滿足大數(shù)據(jù)背景下的發(fā)展需求。事業(yè)單位應(yīng)適當(dāng)弱化中心權(quán)力，也就是常說的“去中心化”。去中心化不是要減輕管控力度，而是將管理重點(diǎn)放在如何獲取有價(jià)值的數(shù)據(jù)上。大數(shù)據(jù)平臺能有效發(fā)揮數(shù)據(jù)處理能力，實(shí)現(xiàn)對信息的有效處理，同時(shí)大數(shù)據(jù)平臺有較強(qiáng)的兼容性，能在同一框架中分析對比各種數(shù)據(jù)。大部分事業(yè)單位在大數(shù)據(jù)平臺上取得了一定的建設(shè)成績，例如通過云計(jì)算技術(shù)，將數(shù)據(jù)上傳云端來分享數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程監(jiān)控。大數(shù)據(jù)的運(yùn)用有效提升了事業(yè)單位的管理水平，通過大數(shù)據(jù)預(yù)測事業(yè)單位的風(fēng)險(xiǎn)，從而進(jìn)行合理防范，增強(qiáng)事業(yè)單位對風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對能力，提高了內(nèi)部控制效力。

（四）建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺

事業(yè)單位傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)中，財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)處于平行狀態(tài)，兩者之間只有核算方面的信息溝通。建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺，能夠促進(jìn)事業(yè)單位將各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息和財(cái)務(wù)信息及時(shí)融合，使業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門的目標(biāo)趨于統(tǒng)一，促進(jìn)事業(yè)單位組織架構(gòu)朝著扁平化的方向發(fā)展，落實(shí)節(jié)點(diǎn)管理模式，發(fā)揮管理職能的效率。事業(yè)單位應(yīng)該制定合理的業(yè)務(wù)流程，將原有的財(cái)務(wù)管理模式加以創(chuàng)新，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，制定統(tǒng)一化的模式，將各項(xiàng)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)樨?cái)務(wù)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的優(yōu)化。

（五）加強(qiáng)信息化建設(shè)中的安全管理

內(nèi)部控制信息化建設(shè)在為事業(yè)單位內(nèi)部控制提供便利的同時(shí)，也存在安全隱患，單位應(yīng)將信息化建設(shè)控制在局域網(wǎng)范圍內(nèi)運(yùn)行，定期做好數(shù)據(jù)備份工作，安排專業(yè)人員做好技術(shù)支持，防范黑客攻擊。內(nèi)控信息化建設(shè)還需要與內(nèi)部審計(jì)相契合，通過信息化建設(shè)為內(nèi)部審計(jì)提供數(shù)據(jù)支持，并通過審計(jì)對內(nèi)部控制效果實(shí)施檢查。

（六）完善內(nèi)部控制制度

事業(yè)單位建立內(nèi)部控制制度是當(dāng)前單位在經(jīng)營過程中的重要任務(wù)。我國事業(yè)單位信息化建設(shè)起步較晚，很多事業(yè)單位在信息化建設(shè)的過程中照搬國外的經(jīng)驗(yàn)，使得信息化系統(tǒng)難以適應(yīng)單位的具體情況，這就需要事業(yè)單位根據(jù)自身的情況對相應(yīng)制度進(jìn)行完善，從而建立符合單位自身需求的內(nèi)部控制制度。同時(shí)，在利用信息化系統(tǒng)錄入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)時(shí)要保障數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，確保內(nèi)部控制效用的發(fā)揮。

（七）構(gòu)建高素質(zhì)的會(huì)計(jì)隊(duì)伍

事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作具有一定的特殊性，會(huì)計(jì)人員除了需要掌握今年起實(shí)施的新政府會(huì)計(jì)制度之外，還必須不斷提高自身道德素養(yǎng)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)核算技能。目前部分事業(yè)單位會(huì)計(jì)人員素質(zhì)參差不齊，重要的會(huì)計(jì)崗位卻由資歷較淺的會(huì)計(jì)人員擔(dān)任。對于這樣的情況，建議事業(yè)單位采用培訓(xùn)與招聘聯(lián)合的方式，首先安排會(huì)計(jì)人員參與專業(yè)的培訓(xùn)，不斷提高其自身素養(yǎng)，使其全面了解最新政策，加大獎(jiǎng)懲力度，提高會(huì)計(jì)人員的工作積極性；其次，單位在招聘會(huì)計(jì)人員的過程中應(yīng)注重其專業(yè)素養(yǎng)與會(huì)計(jì)知識，從而構(gòu)建高素質(zhì)的會(huì)計(jì)隊(duì)伍。

四、結(jié)語

內(nèi)部控制工作在事業(yè)單位中起著重要的作用，內(nèi)部控制的提升有助于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位管理的規(guī)范化。事業(yè)單位應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，將信息化系統(tǒng)引入內(nèi)部控制中，從而不斷推動(dòng)自身發(fā)展。目前事業(yè)單位內(nèi)部控制中還存在許多較為突出的問題，這些問題嚴(yán)重阻礙單位管理水平的提高。通過信息化系統(tǒng)的建設(shè)，解決事業(yè)單位內(nèi)部控制中的問題，全面提升管理效率，促使事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。