簡析項(xiàng)目工程檔案整理存在的問題與策略

文/姜紅敏，濟(jì)寧市建筑設(shè)計(jì)研究院

項(xiàng)目工程檔案是指工程項(xiàng)目建設(shè)和管理的相關(guān)資料，其資料形式主要包括文件、圖紙、表格、影音等。為了充分發(fā)揮其作用，以下就項(xiàng)目工程檔案整理存在的主要問題及其策略進(jìn)行了探討分析。

1 項(xiàng)目工程檔案的重要性

項(xiàng)目工程檔案記錄了工程項(xiàng)目開展的相關(guān)信息，為后期工程開展提供了重要參考信息。其是在項(xiàng)目工程建設(shè)管理活動(dòng)之中形成的一種原始、圖物符合的資料。也是國家和社會(huì)發(fā)展歷程中有著一定要求的文獻(xiàn)載體，同時(shí)也是建筑工程在建設(shè)過程中的精確記錄，作為十分珍貴的信息資源，在城市發(fā)展中意義重大。在建設(shè)項(xiàng)目管理過程中形成的各種文檔和材料，其范圍一般包括有土建、文件、水電設(shè)備安裝工程等等文件資料。也記載著構(gòu)筑物、地下管線建設(shè)等活動(dòng)，也是建設(shè)項(xiàng)目管理過程中（比如投資、施工、維修、改擴(kuò)建等等活動(dòng)）而形成的一些檔案資料，這些檔案資料可以將建筑工程的建設(shè)全貌反映出來，對于工程質(zhì)量評定和竣工后的管理維護(hù)具有重要意義。

2 項(xiàng)目工程檔案整理存在的主要問題分析

項(xiàng)目工程檔案整理存在的問題主要體現(xiàn)在：

2.1 收集困難。很多建設(shè)單位對工程檔案重視不夠，沒有落實(shí)專人負(fù)責(zé)，以工程緊、任務(wù)重為借口，不及時(shí)形成、提供檔案材料，不注重收集具有保存價(jià)值的文字、圖片、音像等檔案資料，甚至工程項(xiàng)目竣工很久也沒有提供相關(guān)檔案。

2.2 內(nèi)容不全。由于項(xiàng)目工程檔案工作的特殊性，很多建設(shè)單位存在重工程、輕檔案的問題，沒有形成完善的檔案整理工作機(jī)制，工程檔案不全等現(xiàn)象普遍存在，甚至有假檔案、假資料等問題。

3 項(xiàng)目工程檔案整理工作的策略分析

3.1 全面收集項(xiàng)目工程檔案資料。項(xiàng)目工程由于時(shí)間較長、室外工作多、涉及面廣、單位分散，檔案收集存在諸多困難，很容易造成資料積累殘缺不全。要健全檔案收集機(jī)制，充分發(fā)揮各方面的工作積極性，形成共同關(guān)心檔案、共同收集檔案的工作合力，從源頭上保證文件材料無遺漏、無差錯(cuò)。一方面，要強(qiáng)化跟蹤。檔案工作人員要積極、主動(dòng)、全面掌握工程進(jìn)度，根據(jù)工程進(jìn)度，及時(shí)督促有關(guān)科室或項(xiàng)目部收集檔案，并做出相應(yīng)的技術(shù)指導(dǎo)。另一方面，要強(qiáng)化協(xié)調(diào)。對一些規(guī)模較大的項(xiàng)目工程，項(xiàng)目建設(shè)單位和檔案整理部門，應(yīng)高度重視檔案收集工作，加強(qiáng)與施工單位檔案員及監(jiān)理等單位的聯(lián)系，避免檔案原始材料的散失。

3.2 建立健全項(xiàng)目工程檔案整理機(jī)制。項(xiàng)目工程涉及面廣，檔案工作從文件的形成、收集、整理、審核到歸檔、移交等，需要參與工程項(xiàng)目的建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等多個(gè)單位的共同努力。做好項(xiàng)目工程檔案工作，首先必須健全管理機(jī)制，明確各相關(guān)單位的檔案整理責(zé)任和工作要求，每個(gè)項(xiàng)目的每個(gè)參與單位都要設(shè)立專職檔案員，負(fù)責(zé)本單位的檔案工作，實(shí)行檔案整理與工程項(xiàng)目的建設(shè)同步進(jìn)行、同步督導(dǎo)、同步檢查。在各單位內(nèi)部，要健全檔案聯(lián)動(dòng)機(jī)制，做到普通檔案資料定期上報(bào)，重要資料隨時(shí)上報(bào)，切實(shí)保證檔案資料的時(shí)效性和完整性。

3.3 嚴(yán)格項(xiàng)目工程檔案編研。一是利用攝影、錄像等多種數(shù)碼處理和載體記錄城市發(fā)展，并將其編制成專題片、畫冊等，這種生動(dòng)、直觀、說服力強(qiáng)的編研成果更能適應(yīng)快節(jié)奏的社會(huì)，為處于“讀圖時(shí)代”的廣大群眾所接受。二是圍繞經(jīng)濟(jì)發(fā)展和建設(shè)做好編研。這應(yīng)始終是編研選題的重點(diǎn)。建設(shè)中，開展了專題資料匯編工作，先后匯編了道路改造工程、供熱供氣管理項(xiàng)目工程、“拆墻透綠”工程等專輯，為規(guī)劃建設(shè)管理部門以及專業(yè)技術(shù)人員提供極具價(jià)值的參考資料。三是體現(xiàn)出地方特色。項(xiàng)目工程檔案含有深厚的文化底蘊(yùn)，反映著不同時(shí)期的施工技術(shù)、基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)、建筑風(fēng)格等，對現(xiàn)代設(shè)計(jì)業(yè)、建造業(yè)有極高的參考借鑒價(jià)值。

3.4 保障項(xiàng)目工程檔案的延續(xù)性。項(xiàng)目工程為了適應(yīng)城市發(fā)展的速度，需要在原有發(fā)展的基礎(chǔ)上做出快速的更新與轉(zhuǎn)變，而項(xiàng)目工程檔案在建設(shè)過程中發(fā)揮著極其重要的作用，這就對項(xiàng)目工程檔案的質(zhì)量及管理水平提出了較高的要求，需要不斷提高檔案整理人員的業(yè)務(wù)技能和素質(zhì)水平，為項(xiàng)目工程水平的提高提供可靠的信息依據(jù)。項(xiàng)目工程檔案在管理過程中需要從城市發(fā)展的實(shí)際情況出發(fā)作出相應(yīng)的改變和創(chuàng)新，如城市的點(diǎn)、線以及面等方面發(fā)生了較大的變化，項(xiàng)目工程檔案整理人員也要在此基礎(chǔ)上有所創(chuàng)新，從而確保檔案的延續(xù)性。

3.5 加強(qiáng)項(xiàng)目工程檔案信息化建設(shè)。首先要加強(qiáng)項(xiàng)目工程檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)。一是加強(qiáng)信息資源建設(shè)工作。從文件目錄做起，將現(xiàn)有檔案數(shù)字化，并及時(shí)建立、逐步充實(shí)和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫。二是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)配備，并實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)連結(jié)上網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息快速傳輸檢索和利用。做好計(jì)算機(jī)軟件的選用和設(shè)計(jì)，從檔案整理的實(shí)際出發(fā)，綜合數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，以滿足檔案整理的要求。三是加強(qiáng)信息化管理人才。項(xiàng)目工程檔案信息化建設(shè)，要求檔案工作者既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論的檔案整理知識，還要掌握一些計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。

3.6 提升項(xiàng)目工程檔案的服務(wù)水平。項(xiàng)目工程檔案整理最終目的是服務(wù)工程建設(shè)、保障城市運(yùn)行、促進(jìn)城市發(fā)展。因此要健全檔案服務(wù)機(jī)制，拓展項(xiàng)目工程檔案服務(wù)范圍和領(lǐng)域，變檔案收集為檔案應(yīng)用，變管理為服務(wù)更好地發(fā)揮項(xiàng)目工程檔案的作用。在具體的城市規(guī)劃、建設(shè)和管理實(shí)踐中，要建立健全檔案審查機(jī)制，確保每個(gè)規(guī)劃、每個(gè)工程、每個(gè)改造都先經(jīng)過檔案對接和檔案審查；同時(shí)要依托信息技術(shù)，積極開發(fā)三維項(xiàng)目工程檔案整理系統(tǒng)，為各施工單位提供方便、快捷的查詢服務(wù)。

4 結(jié)束語

綜上所述，項(xiàng)目工程檔案整理工作對于工程建設(shè)非常重要，并且隨著項(xiàng)目工程竣工檔案的不斷增多，項(xiàng)目工程檔案整理工作亦發(fā)生了深刻變化。為了充分彰顯項(xiàng)目工程檔案整理的作用，必須加強(qiáng)對其存在的問題及其措施進(jìn)行分析。