探討酒店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制管理

王 煒

引言

酒店多為多功能綜合體，涵蓋餐飲、住宿、娛樂等多項服務(wù)，資金周轉(zhuǎn)量大，經(jīng)營范圍廣，位置分布較為分散，是一種較為特殊的企業(yè)。酒店的高效運轉(zhuǎn)離不開后勤保障，本文結(jié)合北京市建國飯店公司（以下簡稱建國飯店）的實際情況，探討采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制措施。

一、采購環(huán)節(jié)存在的內(nèi)部控制管理風險

一般而言，采購是指為了使酒店設(shè)施及相關(guān)服務(wù)得到保障，借助別的單位購入物資或服務(wù)，在此過程中耗費一定款項的一種常見的經(jīng)營管理行為。酒店管理者應(yīng)當注意避免出現(xiàn)如下內(nèi)部控制管理風險。

（一）請購風險

當有采購需求的部門提出請購申請時，首先，采購部門需對此進行仔細的分析，如各經(jīng)營部門日常使用的物資:客房部使用的棉織品、客用洗浴用品；餐飲部使用的玻瓷銀、臺布、臺裙、其他客用品、各類食材；工程部使用的各類維修零配件；經(jīng)營及管理部門使用的日常辦公用品等等，采購部門應(yīng)分析上述物資購買頻次是否與淡、旺季賓客人數(shù)增減呈正相關(guān)，是否物資庫存不足確需補充， 采購部門應(yīng)聯(lián)系使用部門等對庫存物資進行盤查，杜絕重復(fù)采購、大量囤積等情況發(fā)生。此外，還應(yīng)注重對請購審批程序規(guī)范性的核查[1]。建國飯店的各部門、倉庫進行采購時，需填寫一式四聯(lián)的《采購申請表》，并經(jīng)申請部門、采購部主管、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理逐級審批后方可采購。

（二）審批風險

采購部門需依照使用部門的要求，安排合理的采購程序。如已有簽約供貨商能夠提供需求的相關(guān)物資，應(yīng)當優(yōu)先從該簽約供貨商中采購，嚴格按照采購審理流程繼續(xù)跟進。

建國飯店在采購審批環(huán)節(jié)，《采購申請表》后需必須提供同型號擬購物資不少于三家供應(yīng)商的價格進行比對。建國飯店隸屬北京首旅集團，該集團已經(jīng)建立了內(nèi)部“富基”采購平臺，提供多品種物資給下屬企業(yè)選擇，性價比較高，下屬企業(yè)須優(yōu)選集團供應(yīng)商名錄物資。集團對下屬企業(yè)設(shè)置了全年集采比列，作為企業(yè)負責人績效考核的一項指標。

（三）計劃程序風險

制定采購計劃的主要目的是使酒店的資金投入得到合理利用，并規(guī)范日常的成本開支。不過在現(xiàn)實工作中常常由于酒店部門負責人管理失位，造成計劃外采購或者超計劃采購行為[2]。建國飯店對此類計劃外采購從規(guī)范的流程上進行控制,不得常態(tài)化,同時,盡管獲得總經(jīng)理特批,但是必須追補所有采購流程的單據(jù)。

（四）合同風險

作為供需雙方的一項重要法律約束，采購合同本應(yīng)成為一種重要的執(zhí)行標準。然而采購者由于疏忽大意或主觀故意，與產(chǎn)品供貨商簽訂了權(quán)利義務(wù)不一致的合同。一些采購者還發(fā)生對不應(yīng)支付的款項申請請款審批，或者對需要暫時扣留的違約金等進行違規(guī)支付等情況。

（五）驗收風險

對物資或服務(wù)的相關(guān)驗收酒店通常會有一定的標準，但是在實際操作時經(jīng)常出現(xiàn)差錯。如實行倉管員與廚師一并驗貨的方式，會因為驗貨員缺乏責任心難以有效完成，或未見貨物虛開、補開驗收單，串通供應(yīng)商、廚師截留貨款。

（六）付款風險

該風險多表現(xiàn)為結(jié)算形式上存在不合理的選擇，必須采用轉(zhuǎn)賬匯款的卻使用現(xiàn)金結(jié)算；會計在經(jīng)手付款結(jié)算時對涉及到的單據(jù)未能及時核查其真實、完整性，簽字手續(xù)存在缺漏等情況[3]。

二、采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制管理的具體策略

（一）規(guī)范請購審批程序

財務(wù)部對部門采購計劃應(yīng)予以嚴格審核，集中關(guān)注數(shù)額較大或申請較為頻繁的物資，如有需要應(yīng)到倉庫或有關(guān)部門進行核驗，進行規(guī)?？刂?。審核完畢后財務(wù)部負責人需將采購計劃呈交總經(jīng)理室，由總經(jīng)理確立是否使用否定權(quán)。財務(wù)部依照審批的采購計劃確立資金規(guī)劃方案，由采購部報告采購計劃及執(zhí)行狀況，對其中出現(xiàn)的重要問題開展分析。

（二）完善計劃程序

酒店要完善物資儲備定額制度，根據(jù)此確立階段性采購計劃，科學規(guī)劃采購進程，防止物資需求部門或管理員單純憑自身經(jīng)驗確立采購的數(shù)量，促進周轉(zhuǎn)效率的提高，嚴格控制庫存成本[4]。具體由財務(wù)部門牽頭，組織各部門負責人共同協(xié)商制訂采購預(yù)算等。該計劃對酒店后續(xù)采購內(nèi)部控制管理有直接的作用。指定酒店有關(guān)部門按月確立月度的采購計劃，之后將各方面意見一并匯總，在充分利用現(xiàn)有物資的前提下采購部提出初步審核意見。

（三）規(guī)范購銷合同簽訂

建國飯店對大宗物資采購規(guī)定必須簽訂購銷合同,其內(nèi)容應(yīng)包括供、需企業(yè)全稱、法人代筆、電話等基本信息；采購物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等產(chǎn)品信息；質(zhì)量要求和驗收方法以及對不合格產(chǎn)品的處理方式；價格條款及交貨期限；交付方式和交貨地點；結(jié)算付款條款；違約責任；后續(xù)服務(wù)保障；財務(wù)部需審核合同雙方的開戶信息，采購部復(fù)核合同文本，確保有無語言、文字錯誤，外聘的律師審核合同的法律依據(jù)，確保在法律上的合規(guī)性。正式簽署時,須附律師意見函.將法律風險降到最低。

（四）加強驗貨環(huán)節(jié)控制

日常采購原則上由庫房人員驗收，食品類、專業(yè)類物品由申購部門一同驗收確認。對于需按重量、長度、體積等計量的物資，應(yīng)使用稱重儀器、檢測工具、容器等進行測試驗收、不得虛估。對于檢驗合格的貨物，庫房管理人員負責將合格品入庫定位，對于沒有對應(yīng)采購申請的貨物，一律不得簽收；驗收過程中如發(fā)現(xiàn)與訂購內(nèi)容不符、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況時，驗收人員應(yīng)及時聯(lián)系采購人員并通知供應(yīng)商；供應(yīng)商確認后，驗收人員記錄驗收異常情況，并送采購部門進行退、換貨處理；貨物交貨數(shù)量超過訂購量的部分應(yīng)退回供貨商；屬于自然溢余的，由庫房管理人員在收貨時注明自然溢余數(shù)量，經(jīng)使用部門負責人同意后進行收貨； 交貨數(shù)量未達到訂購數(shù)量時，以要求補足為原則，由驗收人員通知采購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商進行處理。

（五）規(guī)范付款流程

應(yīng)當對采購與付款業(yè)務(wù)建立嚴格的授權(quán)審批制度，明確審批人授權(quán)批準的方式、程序和相關(guān)控制措施。審批人應(yīng)當根據(jù)授權(quán)批準制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權(quán)限。否則經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，嚴禁未經(jīng)授權(quán)的機構(gòu)或人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。建國飯店，結(jié)算時需要申請付款的部門填制《付款申請表》，該表須申請部門經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理逐級簽批后,財務(wù)人員方可支付貨款，付款憑證后須附《采購申請表》、收貨單、對方出庫單、發(fā)票等原始資料、結(jié)算支付金額、采購金額、收貨金額、對方出庫金額、發(fā)票金額必須一致方可在銀行支付系統(tǒng)中進行操作，不得以現(xiàn)金進行結(jié)算。

（六）形成酒店集成供應(yīng)鏈體系

集成供應(yīng)鏈更加突出企業(yè)內(nèi)部控制的整體性概念。它要求供應(yīng)商廣泛參與到酒店產(chǎn)品和相關(guān)服務(wù)的開發(fā)、信息分享等過程中，實現(xiàn)酒店經(jīng)營中人、產(chǎn)品服務(wù)以及經(jīng)營管理三種要素的集成化運作，運用集成化管理的思路使供應(yīng)鏈獲得動態(tài)的最佳目標。該體系模式有助于酒店與供應(yīng)商間確立持久穩(wěn)定的合作關(guān)系，充分發(fā)掘雙方優(yōu)勢，減少采購中的管理成本，達到雙贏。要想實現(xiàn)該體系的平穩(wěn)發(fā)展，應(yīng)注重信息共享，本著互信的原則開展信息共享，才可實現(xiàn)雙方經(jīng)濟的共贏。

三、結(jié)束語

伴隨改革開放的深入推進，我國的酒店行業(yè)已日趨成熟，然而內(nèi)部管理及控制仍存在不少問題，尤其體現(xiàn)在采購環(huán)節(jié)中。該工作程序較為繁瑣、難度較高，探討內(nèi)部控制管理策略具有很大的現(xiàn)實意義：制定完善的采購計劃并予以落實是控制風險的前提。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)著力完善審批程序，規(guī)范合同簽訂，加強貨物驗收清理，規(guī)范付款流程，確保資金安全與審批高效。同時，集成供應(yīng)鏈體系的搭建也是確保酒店與相關(guān)供貨商形成長久合作機制的重要手段，對實現(xiàn)優(yōu)勢互補，獲得經(jīng)濟效益有積極作用。