分析疾控中心文書(shū)檔案的規(guī)范化管理

王韻茗

摘 要：為了促進(jìn)疾控中心提高其發(fā)展水平，開(kāi)展疾控中心文書(shū)檔案管理是非常必要的。加強(qiáng)疾控中心文書(shū)檔案管理，可以使疾控中心的工作朝著規(guī)范化、制度化的方向發(fā)展。本文分析了疾控中心文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀，以及針對(duì)當(dāng)前疾控中心文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題提出了幾點(diǎn)參考意見(jiàn)。使其能夠?yàn)橄嚓P(guān)單位提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：疾控中心;文書(shū)檔案;規(guī)范化管理

1 規(guī)范化管理的疾控中心文書(shū)檔案管理特點(diǎn)

1）隱私性。在疾控中心的檔案管理中包括內(nèi)部員工的人事檔案、疾控中心的購(gòu)銷合同等多種切合疾控中心內(nèi)外利益的檔案。加強(qiáng)疾控中心文書(shū)檔案的規(guī)范化管理，必須要保證檔案具備隱私性，并嚴(yán)格按照《檔案法》、《保密法》等相關(guān)法律規(guī)定，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。

2）綜合性。疾控中心的文書(shū)檔案內(nèi)容包羅萬(wàn)象，包括種類涵蓋黨務(wù)、設(shè)備、人事等多個(gè)方面。有價(jià)值的檔案，一般價(jià)值的文案全都具備。綜合性指數(shù)比較高，這也就意味著在開(kāi)展規(guī)范化管理中，勢(shì)必要對(duì)這些材料作出挑選，對(duì)具有保存價(jià)值的文件材料細(xì)心保存。

3）專業(yè)性。雖然疾控中心的檔案具備綜合性，但也只限于種類來(lái)說(shuō)，而根據(jù)檔案的屬性來(lái)說(shuō)，突出表現(xiàn)為醫(yī)療性，具備了明顯的醫(yī)療行業(yè)才具有的特點(diǎn)，與醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展緊密相連。

2 疾控中心文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀

1）缺乏完善的基礎(chǔ)設(shè)施。疾控中心過(guò)于重視其傳統(tǒng)職能，忽視對(duì)文書(shū)檔案管理工作，造成了當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施落后的現(xiàn)象。疾控中心將建設(shè)資金大部分用在了辦公條件的改善和相關(guān)業(yè)務(wù)工作建設(shè)上，分配到檔案室建設(shè)的資金微乎其微，嚴(yán)重阻礙了疾控中心的文書(shū)檔案管理工作發(fā)展。很多疾控中心現(xiàn)在仍然采用了鐵皮檔案柜的管理方式，保存方式落后，不利于檔案的保存與查閱，很容易出現(xiàn)檔案遺失、遺漏的現(xiàn)象，難以發(fā)揮檔案管理的作用。由于缺乏完善的基礎(chǔ)設(shè)施，在查閱檔案時(shí)，大部分只能人工操作，人工查閱，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還不能將檔案全部找全，檔案管理工作嚴(yán)重滯后。

2）缺乏專業(yè)的檔案管理人員。我國(guó)大部分疾控中心對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知程度不高，認(rèn)為檔案管理工作只是一個(gè)輔助工作，所起到的作用有限，所以在檔案管理工作人員的安排上，并不像其他崗位那樣嚴(yán)格篩選，隨意安排，甚至采取兼任的方式。在疾控中心文書(shū)檔案管理工作中，嚴(yán)重缺乏專業(yè)的檔案管理人員，無(wú)法進(jìn)行科學(xué)有效的檔案管理，使檔案管理工作發(fā)揮不了其實(shí)際價(jià)值。當(dāng)前的檔案管理工作，只將其簡(jiǎn)單地等同于檔案的收集與歸檔，有時(shí)會(huì)造成檔案處理不及時(shí)，阻礙了疾控中心的管理工作發(fā)展。

3）缺乏完善的文書(shū)檔案管理制度。由于對(duì)文書(shū)檔案管理工作的不重視，不僅缺乏專業(yè)的檔案管理人員，還缺乏完善的文書(shū)檔案管理制度。文書(shū)檔案管理制度應(yīng)單獨(dú)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行編制，但在疾控中心內(nèi)，文書(shū)檔案管理制度只在管理制度內(nèi)部占了很小一部分說(shuō)明，根本不足以對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行全面說(shuō)明，這也就使得文書(shū)檔案管理工作無(wú)章可循、無(wú)章可依，難以實(shí)現(xiàn)管理工作的規(guī)范化與制度化，長(zhǎng)此以往，管理工作形同虛設(shè)。文書(shū)檔案管理難度增加，很容易會(huì)出現(xiàn)資料損壞、丟失等現(xiàn)象，無(wú)法為疾控中心的發(fā)展和人力資源的配置做出有效參考。

3 疾控中心開(kāi)展文書(shū)檔案規(guī)范化管理的意義

1）可以提高疾控中心的文書(shū)檔案管理效率。規(guī)范化的文書(shū)檔案管理工作可以提高疾控中心的文書(shū)檔案管理效率。通過(guò)完善的規(guī)章制度，科學(xué)有效的管理方法，優(yōu)化疾控中心的文書(shū)檔案管理，進(jìn)一步對(duì)疾控中心文書(shū)檔案管理提出規(guī)范性要求。疾控中心文書(shū)檔案管理的效率提高，促進(jìn)文書(shū)檔案管理水平提高，間接推動(dòng)疾控中心的發(fā)展。

2）可以促進(jìn)疾控中心的文書(shū)檔案發(fā)展。將疾控中心文書(shū)檔案朝著規(guī)范化方向管理，是摒除傳統(tǒng)管理模式的必要路徑。通過(guò)規(guī)范疾控中心的文書(shū)檔案，優(yōu)化疾控中心的文書(shū)檔案管理方式，更好地保障文書(shū)檔案管理工作。

3）為建設(shè)信息化文書(shū)檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息化文書(shū)檔案建設(shè)管理工作勢(shì)在必行，若想加快推進(jìn)信息化文書(shū)檔案管理工作的進(jìn)行，在此之前必須實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案工作的規(guī)范化管理。只有檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，規(guī)范其流程，才能夠促進(jìn)疾控中心文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)開(kāi)展。

4 如何加強(qiáng)疾控中心的文書(shū)檔案的規(guī)范化管理

1）提高文書(shū)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)。為了加強(qiáng)疾控中心的文書(shū)檔案的規(guī)范化管理，必須要提升文書(shū)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。開(kāi)展文書(shū)檔案管理的核心關(guān)鍵是工作人員。只有工作人員的綜合素質(zhì)提高，才能使文書(shū)檔案管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。首先，在疾控中心舉辦相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，使具體工作人員接受專業(yè)的培訓(xùn)教育，提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識(shí)。其次，建立績(jī)效考評(píng)機(jī)制，選出優(yōu)秀管理人員，為其提供繼續(xù)教育或外出交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，積極鼓勵(lì)其提高自身綜合素質(zhì)，掌握更多檔案管理工作的核心知識(shí)，為文書(shū)檔案管理工作的順利開(kāi)展提供必要的人才支持。

2）加強(qiáng)疾控中心檔案管理信息化建設(shè)。開(kāi)展疾控中心檔案管理信息化建設(shè)，完善基礎(chǔ)設(shè)施，分配給檔案管理科室必要的資金，改善檔案管理保存條件，更新文書(shū)檔案管理軟硬件設(shè)備，配置先進(jìn)的電子管理軟件，將人工檢索改為電子信息檢索，提高檢索效率，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的建設(shè)，包括網(wǎng)絡(luò)防火墻等建設(shè)，配備自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案管理提供安全保障。

3）統(tǒng)一文書(shū)檔案標(biāo)準(zhǔn)。從檔案的收集到鑒定、分類、保管、利用過(guò)程中，都要建立統(tǒng)一的文書(shū)檔案標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格把控好文書(shū)檔案的質(zhì)量，通過(guò)一定的流程，達(dá)到一定的要求，使文書(shū)檔案達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化，從而形成規(guī)范化管理。檔案歸檔具有時(shí)效性和完整性，面對(duì)一些要求較高的檔案，要給予重視，保證檔案在規(guī)定的要求范圍內(nèi)利用，將檔案的全程管理編入規(guī)范化、流程化作業(yè)，以年度劃分周期，嚴(yán)格按照疾控中心的要求，編制目錄、標(biāo)引等，做好文書(shū)檔案的保存工作。

4）建立完善的檔案管理制度。若想使檔案管理工作朝著規(guī)范化的方向發(fā)展，需建立完善的檔案管理制度。將檔案管理與《檔案法》、《保密法》等各項(xiàng)法律法規(guī)結(jié)合起來(lái)，在此基礎(chǔ)上完善檔案管理制度，將檔案管理工作流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，做好檔案的收集與歸檔工作，對(duì)其進(jìn)行分類與編號(hào)，將檔案按照所屬范圍進(jìn)行編制，建立規(guī)范的檔案管理室。避免在檔案管理中有隨意處理的行為，保證檔案的完整性，避免檔案的遺漏與丟失，確保檔案信息更加廣泛。

5）明確文書(shū)檔案的利用范圍。疾控中心文書(shū)檔案管理工作中，為了保證文書(shū)檔案的規(guī)范化管理，要明確文書(shū)檔案的利用范圍。在疾控中心內(nèi)部制定嚴(yán)格的檔案利用制度，并將檔案利用制度落實(shí)到日常管理工作中，加強(qiáng)檔案查閱的權(quán)限性，確保文書(shū)檔案利用范圍，避免文書(shū)檔案在隨意查閱過(guò)程中遺漏、丟失，保全重要資料的保密性，使文書(shū)檔案的利用工作朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。

5 小結(jié)

提高文書(shū)檔案管理工作的重視程度，切實(shí)發(fā)揮文書(shū)檔案管理工作的重要作用，使文書(shū)檔案管理工作朝著規(guī)范化方向前進(jìn)，從而促進(jìn)疾控中心的發(fā)展。雖然當(dāng)前的疾控中心文書(shū)檔案管理工作仍然存在著一定的問(wèn)題，但通過(guò)建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理工作人員素質(zhì)，明確檔案管理工作范圍，最大程度的發(fā)揮檔案管理工作的作用，使其更好為疾控中心的發(fā)展服務(wù)。

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