數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理模式的改變及優(yōu)化途徑探討

胡俊風(fēng)

摘 要：隨著科技的進(jìn)步，人類社會進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案數(shù)字資源具有數(shù)量大，增長快，多元異構(gòu)等特點，檔案利用需求與檔案結(jié)構(gòu)形態(tài)都發(fā)生了變化，給原有的檔案信息服務(wù)模式帶來了嚴(yán)重的沖擊。目前，檔案信息服務(wù)主要通過兩種方式：一種傳統(tǒng)的實體檔案服務(wù)，另一種是網(wǎng)站檔案服務(wù)模式。對于傳統(tǒng)實體檔案服務(wù)，服務(wù)理論和技術(shù)手段等急需進(jìn)行改進(jìn);對于網(wǎng)站檔案信息服務(wù)，該模式尚處于初級階段，還未形成較為完善的制度和系統(tǒng)的管理方法。因此，有必要改善檔案信息服務(wù)模式，以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理和利用需求。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)時代;事業(yè)單位檔案管理模式;改變;優(yōu)化途徑

大數(shù)據(jù)是當(dāng)前時代進(jìn)步發(fā)展的產(chǎn)物，大數(shù)據(jù)主要是指在一定的時間內(nèi)，通過軟件對數(shù)據(jù)的整合和處理所形成的一種信息資產(chǎn)，這種信息資產(chǎn)主要有高速、多樣和量多等特點，大數(shù)據(jù)在實踐領(lǐng)域中的應(yīng)用，大大提升了數(shù)據(jù)信息的發(fā)掘、處理以及應(yīng)用能力，有效滿足現(xiàn)階段的區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展訴求。因檔案是一種重要的媒介，記錄著人類在社會生活等各個方面的傳播與發(fā)展，對于社會的進(jìn)步和發(fā)展有著非常重要的影響，檔案管理工作存在內(nèi)容多，信息整理繁瑣等特點，而大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)對于檔案管理工作的高效發(fā)展有著非常重要的意義。

1 大數(shù)據(jù)時代背景下事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1 檔案數(shù)據(jù)方面發(fā)生了改變

在大數(shù)據(jù)時代的背景下，事業(yè)單位的檔案管理發(fā)生了很大的改變。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理大多數(shù)都是紙質(zhì)的，隨著時代的發(fā)展，逐漸演化為多元方式的檔案，例如視頻、音頻等電子化的數(shù)據(jù)。這樣的數(shù)據(jù)采集方式更多，數(shù)據(jù)量也更大，涉及的范圍也更廣。事業(yè)單位的檔案種類以及數(shù)量都有所增加，這也就加大事業(yè)單位對檔案的管理難度。尤其是在大數(shù)據(jù)的背景下，數(shù)據(jù)的收集發(fā)生了很大的變化，大多數(shù)來源于網(wǎng)絡(luò)，加上現(xiàn)階段網(wǎng)民爆發(fā)式增長，使檔案信息收集不斷平民化、廣泛化。

1.2 檔案管理理論方面的改變

在大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)源也發(fā)生了改變，在檔案的收集以及管理方面也發(fā)生了改變。這也就表示事業(yè)單位對檔案的管理也應(yīng)該創(chuàng)新，不能再沿用傳統(tǒng)的檔案管理方案。首先，事業(yè)單位的檔案管理員應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想觀念，應(yīng)該不斷的更新自己的知識體系，學(xué)習(xí)最先進(jìn)的理論知識，從而提高對事業(yè)單位檔案管理的效率和質(zhì)量。這是因為傳統(tǒng)的檔案管理方法，相關(guān)人員都是從所采集的數(shù)據(jù)資料中選取有價值的信息來進(jìn)行管理，那樣容易丟失一些有價值的信息，導(dǎo)致一些有潛在價值的信息被忽略，從而給事業(yè)單位造成一些不必要的損失。

2 數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理模式的改變及優(yōu)化途徑

2.1 從意識層面轉(zhuǎn)變服務(wù)觀點和服務(wù)方式

檔案工作長期以來不受重視，限制了檔案工作的進(jìn)展，針對大數(shù)據(jù)時代下檔案工作面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，要從思想上重視檔案工作。以往的檔案信息服務(wù)模式基本上都是被動服務(wù)，最常見的服務(wù)模式是用戶提出查檔要求，檔案館根據(jù)其需求查找相應(yīng)的檔案信息資源以提供利用，并且利用者還要辦理各種手續(xù)，程序復(fù)雜，給利用者帶來極大的不便。在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息服務(wù)除了保持原有的服務(wù)方式外，還應(yīng)利用各種技術(shù)擴(kuò)大服務(wù)范圍，提高服務(wù)質(zhì)量，同時積極主動的向社會發(fā)布一些檔案信息，進(jìn)行檔案推送，提高服務(wù)效率。同時，檔案信息服務(wù)也要完善為以用戶為中心，在滿足用戶個性化需求的同時也要提供更好的人性化服務(wù)。

2.2 從安全層面確保檔案安全保密

大數(shù)據(jù)時代為檔案信息服務(wù)帶來了新的機(jī)遇，但是也為檔案的安全保密工作帶來了新的挑戰(zhàn)。檔案信息資源的開放和共享，為檔案的利用提供了很多便利，但是同時也增加了檔案泄密風(fēng)險，尤其電子檔案容易被竊取和篡改，因此，要加強(qiáng)檔案安全保密工作。首先要從物理上做好檔案館的安全防護(hù)，嚴(yán)格按照“八防”的要求和標(biāo)準(zhǔn)來建設(shè)配套設(shè)施;其次在管理層面做好檔案的責(zé)任追究制;第三是做好檔案的信息保護(hù)措施，檔案機(jī)房建設(shè)應(yīng)符合計算機(jī)安全等級要求，配套相應(yīng)的防火墻、入侵檢測、網(wǎng)關(guān)、以及準(zhǔn)入機(jī)制等，同時，針對接收的電子檔案依據(jù)國家秘密的信息系統(tǒng)分級保護(hù)要求進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保檔案信息不被竊取。

2.3 加強(qiáng)檔案管理技術(shù)培訓(xùn)

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)的成熟應(yīng)用，這都進(jìn)一步推動了檔案管理技術(shù)的革新，雖然采用新的信息技術(shù)極大地提高了檔案管理工作質(zhì)量與效率，同樣的對于檔案管理的工作人員也提出了新的要求。對于檔案管理人員來說，其不僅要對信息技術(shù)能夠熟練的使用與操作，同時對于日常管理也要懂得維護(hù)。所以，為了進(jìn)一步提高檔案管理的工作效率與質(zhì)量，則必須要定期對工作人員開展技術(shù)培訓(xùn)，提高其專業(yè)技術(shù)與職業(yè)素質(zhì)。此外，加強(qiáng)工作人員素質(zhì)培養(yǎng)，提高其工作責(zé)任心與職業(yè)道德素養(yǎng)，這樣才能確保檔案管理順利進(jìn)行。

2.4 提升檔案管理信息化水平

無論事業(yè)單位處于哪個階段，檔案管理工作采用何種模式，“收得齊、管得好、用得活”始終是衡量事業(yè)單位檔案管理工作的基本標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位檔案管理工作本身是一個復(fù)雜的工作，在檔案工作的收集、鑒定、整理、保管、檢索、利用、統(tǒng)計、編研各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都有不同問題存在，且環(huán)環(huán)相扣，互相影響。要想更好地掌控整個業(yè)務(wù)流程，提高檔案管理工作效率，必然要使用檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行計算機(jī)輔助管理。檔案管理部門在實施檔案資源開發(fā)的過程中，應(yīng)強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，促進(jìn)檔案資源的多元發(fā)展，加快檔案館原始信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換進(jìn)程和電子文件的積累，保證可傳輸數(shù)字信息的數(shù)量，滿足事業(yè)單位運(yùn)營管理需求，為事業(yè)單位其他的內(nèi)部管理工作提供依據(jù)。與此同時，文檔管理系統(tǒng)還可以拓展到文件生成領(lǐng)域，使文件材料從編寫開始在系統(tǒng)平臺上規(guī)范化產(chǎn)生，以確保文件歸檔的完整性、格式規(guī)范和質(zhì)量。此外，對于事業(yè)單位其他業(yè)務(wù)中設(shè)計的信息化系統(tǒng)，也應(yīng)接入文檔管理信息化系統(tǒng)中，以實現(xiàn)電子文件和信息的順利歸檔。

3 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代檔案信息服務(wù)工作要與時俱進(jìn)，以信息化為方向，強(qiáng)化觀念更新與創(chuàng)新，改善檔案信息服務(wù)模式，推進(jìn)檔案信息化數(shù)字化建設(shè)，提升檔案工作效率，更好地發(fā)揮檔案利用價值。

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