外貿(mào)信息化與外貿(mào)會(huì)計(jì)工作初探

陳朝玉

摘 要：外貿(mào)信息化建設(shè)有利于外貿(mào)會(huì)計(jì)工作的進(jìn)行，能夠?qū)?shù)據(jù)、員工和流程3個(gè)方面起到規(guī)范作用。探究了企業(yè)信息化和會(huì)計(jì)工作的目標(biāo)，分析了外貿(mào)信息化建設(shè)和外貿(mào)會(huì)計(jì)工作中存在的問題，并提出了發(fā)展對(duì)策，希望能夠?yàn)橛嘘P(guān)機(jī)構(gòu)和人士提供一些參考。

關(guān)鍵詞：外貿(mào)信息化;會(huì)計(jì)工作;財(cái)務(wù)管理

文章編號(hào)：1004-7026（2019）19-0160-02? ? ? ? ?中國圖書分類號(hào)：F230? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

21世紀(jì)以來，隨著全球貿(mào)易不斷發(fā)展，企業(yè)之間的競爭也越來越激烈。越來越多的外企進(jìn)駐我國，對(duì)本土的企業(yè)造成了較大沖擊。在信息化時(shí)代，對(duì)企業(yè)的管理和建設(shè)也需要運(yùn)用信息化手段，這是目前有效增強(qiáng)企業(yè)競爭力以及提高企業(yè)管理效率的重要手段。財(cái)務(wù)對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說是十分重要的，在企業(yè)實(shí)行信息化建設(shè)后，可以在很大程度上提升企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作效率[1]。

1? 企業(yè)信息化建設(shè)存在的問題及對(duì)策

縱觀近年企業(yè)的發(fā)展趨勢，已經(jīng)明確認(rèn)識(shí)到信息化對(duì)于企業(yè)建設(shè)和發(fā)展的重要意義。進(jìn)行信息化建設(shè)，不僅是企業(yè)未來發(fā)展的必然要求，同時(shí)也是國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要手段和方式。

1.1? 存在的主要問題

目前，在我國企業(yè)化建設(shè)進(jìn)程中，還存在許多問題，其中最嚴(yán)重、最主要的問題是在整體建設(shè)中缺乏完善和先進(jìn)的發(fā)展方案。從企業(yè)內(nèi)部來看整體規(guī)劃，規(guī)劃應(yīng)與企業(yè)中長期發(fā)展戰(zhàn)略相結(jié)合，在企業(yè)的每個(gè)層面上識(shí)別信息資源和獲利機(jī)會(huì)，并借此構(gòu)建新的競爭優(yōu)勢。

但是，在落實(shí)到具體規(guī)劃工作中，由于涉及到的范圍非常廣，所以要從整體上進(jìn)行規(guī)劃，不要過于糾結(jié)其中的細(xì)節(jié)問題。遠(yuǎn)期規(guī)劃要確定企業(yè)管理系統(tǒng)建設(shè)的大方向，近期目標(biāo)可操作性要強(qiáng)，遠(yuǎn)期規(guī)劃和近期目標(biāo)要有機(jī)結(jié)合。由于我國大多數(shù)企業(yè)正處在工業(yè)化進(jìn)程中，尚未掌握完善的現(xiàn)代企業(yè)管理方法，企業(yè)缺乏對(duì)自身發(fā)展戰(zhàn)略的考慮，因此很難在推進(jìn)本企業(yè)信息化建設(shè)方面做好總體規(guī)劃，會(huì)直接影響到企業(yè)信息化建設(shè)的成功實(shí)施。

1.2? 解決對(duì)策

企業(yè)信息化總體規(guī)劃在戰(zhàn)略層面上應(yīng)當(dāng)與城市發(fā)展戰(zhàn)略相結(jié)合，與城市的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)相適應(yīng)。在戰(zhàn)術(shù)層面應(yīng)考慮整個(gè)城市企業(yè)運(yùn)作的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，考慮建立高效、低耗的企業(yè)信息交換平臺(tái)。在實(shí)施層面，要科學(xué)合理地構(gòu)建為企業(yè)服務(wù)的公共基礎(chǔ)信息資源庫。

2? 企業(yè)信息化對(duì)規(guī)范財(cái)會(huì)工作的重要性

在一個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作中，通常比較注重以下方面。首先是企業(yè)的預(yù)算是多少，即預(yù)算清楚。其次要對(duì)企業(yè)相關(guān)的業(yè)務(wù)或工作進(jìn)行準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)核算，即核算準(zhǔn)確。再次是及時(shí)管理企業(yè)的相關(guān)財(cái)務(wù)工作。最后要決策有據(jù)。而要做到這4個(gè)方面，需要在企業(yè)內(nèi)部形成一套比較完善的工作流程和結(jié)構(gòu)。凡是企業(yè)中涉及到的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，都需要相關(guān)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行規(guī)范的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和管理，并實(shí)時(shí)對(duì)這些數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行分析，進(jìn)而優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的資金和財(cái)務(wù)結(jié)構(gòu)。而這些都是以信息化建設(shè)為核心[2]。

對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來說，要實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)信息化改造是不太容易的，因?yàn)樗呀?jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不同于以往財(cái)務(wù)部門使用的“電算化”財(cái)務(wù)軟件，要做好這方面的工作，需要注意3個(gè)方面，分別是數(shù)據(jù)、人員以及流程。

2.1? 數(shù)據(jù)的規(guī)范

在規(guī)范企業(yè)財(cái)務(wù)信息化管理工作中，要注意數(shù)據(jù)規(guī)范。在企業(yè)中各方面的信息在經(jīng)過相應(yīng)部門的操作后最終都會(huì)轉(zhuǎn)入財(cái)務(wù)部門，這些信息主要包括以下方面。第一，數(shù)據(jù)信息部分。這部分的信息主要是各種數(shù)據(jù)信息。在這部分信息當(dāng)中，數(shù)字占據(jù)了大部分，比如各種貨物的價(jià)格、生產(chǎn)的數(shù)量等，所以在規(guī)范方面比較困難，稍不注意就有可能出現(xiàn)差錯(cuò)，要格外注意[3]。第二，標(biāo)識(shí)信息部分。這部分的信息主要起標(biāo)識(shí)作用，包含訂單信息、合同信息等，而這部分信息十分重要，一旦出現(xiàn)差錯(cuò)就可能給企業(yè)帶來很大的困擾。第三，文字信息部分。主要是客戶的名稱、項(xiàng)目的名稱等。在這部分?jǐn)?shù)據(jù)中，幾乎包括了一個(gè)企業(yè)在各個(gè)方面的信息和數(shù)據(jù)，所以必須要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范，不僅能夠保證企業(yè)高效運(yùn)作，而且還能讓管理者更好地掌握企業(yè)信息，在企業(yè)做相關(guān)工作部署時(shí)能夠起到分析和幫助作用。

2.2? 人員的規(guī)范

對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范只是第一步，還需要相關(guān)人員操作這些數(shù)據(jù)。所以，還需要對(duì)企業(yè)人員進(jìn)行規(guī)范，不僅僅是財(cái)務(wù)相關(guān)工作人員，而且要對(duì)企業(yè)的所有員工進(jìn)行規(guī)范，讓員工接受信息化的培訓(xùn)，讓他們可以充分意識(shí)到在自己手中流動(dòng)或者輸入的數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)發(fā)展的影響[4]。

2.3? 流程的規(guī)范

在做好數(shù)據(jù)與人員方面的規(guī)范后，接下來就是流程方面的規(guī)范，在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，流程規(guī)范必不可少。如果流程上的規(guī)范工作不到位，那么前面兩個(gè)步驟的規(guī)范工作就很可能付之東流，降低了企業(yè)的工作效率。而在傳統(tǒng)的流程中，存在比較大的弊端。

一方面，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)軟件在靈活性和智能性方面是不夠的，它需要相關(guān)財(cái)務(wù)人員手動(dòng)輸入相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，接下來的記賬、核對(duì)等工作都需要由相關(guān)的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行，這樣不僅工作效率比較低，而且容易出錯(cuò)，出現(xiàn)問題的概率較大。而信息化的財(cái)會(huì)系統(tǒng)更加智能，財(cái)務(wù)人員只需要把最基本的數(shù)據(jù)信息輸入進(jìn)去，不用對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和分析，接下來的工作就交給信息化財(cái)務(wù)系統(tǒng)就可以了。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，然后根據(jù)相關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定對(duì)這些信息生成規(guī)范的記賬憑證，顯然由機(jī)器來操作更高效且合理。另一方面，在傳統(tǒng)流程中，相應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件是由財(cái)務(wù)部門使用，其他部門沒有使用權(quán)限，可以說過去的財(cái)務(wù)部門主導(dǎo)了企業(yè)的財(cái)務(wù)流動(dòng)信息[5]。而在信息化背景下，這樣的情況得到了很大改善，通過信息化系統(tǒng)將財(cái)務(wù)信息和企業(yè)其他信息進(jìn)行整合和歸類，不僅僅是財(cái)務(wù)部門，其他的業(yè)務(wù)部門也能夠?qū)ω?cái)務(wù)信息進(jìn)行查詢和監(jiān)督，為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理目標(biāo)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3? 企業(yè)信息化與財(cái)務(wù)管理的目標(biāo)

首先，核算準(zhǔn)確。核算準(zhǔn)確是信息化系統(tǒng)比傳統(tǒng)電算化軟件最具優(yōu)勢的環(huán)節(jié)，因?yàn)樾畔⒒到y(tǒng)把數(shù)據(jù)信息的多次錄入變?yōu)橐淮武浫?，徹底改變了?shù)據(jù)重復(fù)錄入所造成的數(shù)據(jù)誤差，做到了數(shù)據(jù)信息全程共享，從這個(gè)意義上說信息化是核算準(zhǔn)確的基礎(chǔ)[6]。做好預(yù)算管理是企業(yè)事前管理的一個(gè)有效手段，而實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體信息化后，企業(yè)中每項(xiàng)業(yè)務(wù)支出或行政支出都要進(jìn)行預(yù)算，并經(jīng)過嚴(yán)格審核才能確定業(yè)務(wù)員是否可以進(jìn)行這單貿(mào)易。當(dāng)企業(yè)這樣的預(yù)算數(shù)據(jù)積累到一定程度，可以為管理者提供一份有價(jià)值的預(yù)算方案[7]。

其次，管理及時(shí)是指事中管理，企業(yè)實(shí)施了信息化建設(shè)后，企業(yè)的數(shù)據(jù)傳輸上有了新途徑和新方法，因而企業(yè)在數(shù)據(jù)的傳輸上變得更加快捷和方便，就更貼近地分析各種動(dòng)態(tài)報(bào)表，多角度進(jìn)行貿(mào)易情況分析[8-9]。

再次，決策有據(jù)。所謂決策有據(jù)，從字面意思來講就是決策或決定是要有依據(jù)的，從實(shí)質(zhì)上來講，就是企業(yè)的事務(wù)決定都要經(jīng)過信息化系統(tǒng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部的情況和數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)分析和判斷，然后將分析判斷過后的信息進(jìn)行整合，企業(yè)的相關(guān)人員根據(jù)信息化系統(tǒng)整理和分析出來的信息對(duì)相關(guān)事務(wù)作出科學(xué)決策。而正是由于這些科學(xué)、正確的信息，讓企業(yè)在發(fā)展建設(shè)中遇到的各種問題時(shí)可以迎刃而解，促使企業(yè)健康發(fā)展，同時(shí)為增強(qiáng)企業(yè)競爭力而不斷積累和創(chuàng)造有利因素和條件。