關(guān)于基層檔案管理工作的分析

郭建東

（河北省淶源縣烏龍溝鄉(xiāng)人民政府，河北 淶源 074300）

檔案信息的管理工作正面臨體制改革和創(chuàng)新的諸多關(guān)鍵問(wèn)題，從中也發(fā)現(xiàn)了以往容易忽視的缺陷和不足，歸檔工作中出現(xiàn)的問(wèn)題就很明顯的體現(xiàn)出當(dāng)前檔案管理工作的制度和體系并不完善。現(xiàn)階段歸檔工作出現(xiàn)了很多亟待解決的問(wèn)題，如果不能及時(shí)彌補(bǔ)制度性缺陷，歸檔后的檔案信息的應(yīng)用價(jià)值就會(huì)大大下降，進(jìn)而造成檔案管理類(lèi)的工作效率和水平降低，因此提升歸檔工作和檔案信息應(yīng)用水平至關(guān)重要。

一、當(dāng)前基層檔案室管理工作中存在的問(wèn)題

（一）保護(hù)意識(shí)薄弱

當(dāng)前管理人員在處理和整合檔案信息，進(jìn)而開(kāi)展歸檔工作過(guò)程中，由于保護(hù)和安全意識(shí)較為薄弱，歸檔后的檔案并沒(méi)有得到妥善的保管和保存，以至于經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料丟失，使檔案資料缺乏完整性。還有一些管理人員并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，在工作中顯得極為懶散和懈怠，不重視保護(hù)寶貴的檔案資料。

（二）制度不夠完善

之所以在歸檔工作中出現(xiàn)的不足和缺陷，歸根結(jié)底是因?yàn)槿狈ν晟坪徒∪臋n案信息管理制度和運(yùn)行機(jī)制，這是根本性的原因，也是目前檔案管理體制創(chuàng)新發(fā)展所必須要解決的問(wèn)題。如果這個(gè)問(wèn)題長(zhǎng)期存在又得不到有效解決，那么就會(huì)造成各項(xiàng)工作缺乏必要的依據(jù)和參考，導(dǎo)致更多新問(wèn)題和新矛盾出現(xiàn)，進(jìn)而阻礙管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（三）歸檔不及時(shí)

在基層的檔案管理工作中，很多檔案被借閱和使用后并沒(méi)有及時(shí)歸還歸檔，這就是我們常說(shuō)的歸檔不夠及時(shí)的問(wèn)題。究其原因，一方面在于借走檔案的工作人員可能是粗心大意，抑或是還有其他工作要做，就沒(méi)有及時(shí)歸還檔案。而另一方面是檔案的管理人員沒(méi)有盡職盡責(zé)的保護(hù)檔案的完整性，認(rèn)為不及時(shí)的歸檔行為并不會(huì)產(chǎn)生什么危害。

（四）管理人員業(yè)務(wù)能力欠缺

從事檔案信息管理的工作人員，從其日常管理工作的表現(xiàn)來(lái)看，其業(yè)務(wù)水平和工作能力并不能完全勝任這個(gè)工作崗位，也不具備檔案管理所需要的信心和耐心。這是由于檔案信息的種類(lèi)類(lèi)型有很多種，管理人員要對(duì)其進(jìn)行整理和分門(mén)別類(lèi)，此時(shí)需要良好的工作心態(tài)和強(qiáng)大的思辨和邏輯思維能力。但是實(shí)際上具備這種工作能力和形態(tài)的工作人員還比較缺乏，工作人員對(duì)待工作不認(rèn)真，也不愿負(fù)起應(yīng)有的工作職責(zé)。

二、加強(qiáng)檔案管理工作的對(duì)應(yīng)策略

（一）加強(qiáng)重視，為檔案管理工作提供發(fā)展環(huán)境

管理人員首先要轉(zhuǎn)變以往的工作態(tài)度，培養(yǎng)正確的管理理念，樹(shù)立良好的工作心態(tài)。在歸檔工作中要做好認(rèn)真負(fù)責(zé)，并且要積極改善工作的環(huán)境和氛圍，提高對(duì)檔案管理的責(zé)任心和管理意識(shí)水平。

（二）建立健全的檔案管理制度

正所謂，沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。想要促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)展，就必須要建立健全的檔案管理制度。除此之外，還要嚴(yán)格要求檔案管理工作人員按照相應(yīng)的規(guī)章制度辦事。合理的制度的存在能夠有效地避免一些錯(cuò)誤的發(fā)生，進(jìn)而提高檔案管理工作的效率。具體來(lái)說(shuō)，檔案工作管理制度要根據(jù)單位的實(shí)際情況來(lái)制定。一般可以分為檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)、歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、二級(jí)檔案管理要求等相關(guān)規(guī)章制度。只有明確確定這些制度，才能夠確定檔案管理人員的義務(wù)和職責(zé)，確定檔案歸檔及利用的相關(guān)流程，從而使檔案管理工作豁然開(kāi)朗，有條不紊。

（三）加大投入，保證檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展

隨著信息化管理體系的逐步完善，檔案歸檔的相關(guān)工作都開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和軟件來(lái)處理工作上的各種事務(wù)。為了有效解決歸檔工作中的問(wèn)題，應(yīng)加大資金和人力的投入，進(jìn)一步完善信息化和電子檔案的管理體系，依靠先進(jìn)的技術(shù)和控制系統(tǒng)來(lái)更好的保管檔案信息資料，督促其他工作人員及時(shí)歸還借出的檔案資料。

三、基層檔案工作很重要，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、支撐性工作，這就要求各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)首先要以系統(tǒng)性思維來(lái)認(rèn)識(shí)檔案工作，克服短期觀念、近視效應(yīng)。首先要對(duì)檔案工作的基礎(chǔ)性、支撐性作用有清醒認(rèn)識(shí)，檔案工作是整個(gè)社會(huì)秩序、社會(huì)治理的基石。黨的十九大報(bào)告中反復(fù)強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新發(fā)展，創(chuàng)新不是空中樓閣，而是在過(guò)去已有工作基礎(chǔ)上開(kāi)展的開(kāi)拓性行動(dòng)，檔案在創(chuàng)新發(fā)展中具有不可替代的作用。其次，要注重對(duì)檔案工作的規(guī)劃和頂層設(shè)計(jì)。檔案工作具有廣泛性和普遍性，有人的地方就會(huì)產(chǎn)生檔案，如果人們按照自己的理解來(lái)收集、處理和利用檔案，檔案工作就會(huì)呈現(xiàn)出無(wú)秩序、不協(xié)調(diào)、不平衡的狀態(tài)。因此，要認(rèn)真規(guī)劃好每一個(gè)階段檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，針對(duì)不同階段的矛盾采取有針對(duì)性的措施，重點(diǎn)推進(jìn)，才能整體提升檔案工作水平。還要做好頂層設(shè)計(jì)，除了制定出臺(tái)一系列檔案工作質(zhì)量技術(shù)規(guī)范外，還需要在統(tǒng)一的平臺(tái)、互通的標(biāo)準(zhǔn)、安全的管理等方面自上而下地進(jìn)行部署推進(jìn)。

總之，基層的檔案管理單位和部門(mén)要健全自身的培訓(xùn)制度，結(jié)合檔案歸檔工作要求和基本原則，定期對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)開(kāi)展檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的專(zhuān)題講座，逐步提高管理人員的管理意識(shí)和工作能力，全面提升管理部門(mén)員工們的綜合物質(zhì)，增強(qiáng)處理業(yè)務(wù)問(wèn)題的能力，并注重培養(yǎng)員工的責(zé)任心、耐心和良好的工作態(tài)度?；鶎訖n案管理工作是一項(xiàng)需要大量人力、物力和財(cái)力共同支持的工作，只有改善檔案管理室的環(huán)境，增強(qiáng)工作人員的工作素養(yǎng)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能夠保證檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展和檔案資源的可持續(xù)利用。