提升婦幼保健院檔案管理的對策及建議

張靈

（重慶市涪陵區(qū)婦幼保健院，重慶 404000）

檔案管理是婦幼保健院行政管理中非常重要的基礎工作之一，是對醫(yī)院發(fā)展過程的真實歷史記錄，在發(fā)展中能夠起到參考性價值，便于各項婦幼保健院管理工作以及婦幼保健院所開展的實際業(yè)務，對于各項建設性活動結果進行全面記錄，這能夠便于院管理部門對院整體發(fā)展情況進行全面總結，深刻探究各項工作開展以及發(fā)展的基本規(guī)律，更好地把握醫(yī)院發(fā)展中存在的不足之處，從而提出應對措施來提升婦幼保健院整體發(fā)展水平。

一、婦幼保健院檔案管理存在的問題探析

（一）收集檔案意識不強。

職能科室如設備、基建、人事、黨務、宣傳、保健、醫(yī)療、科研等原始檔案發(fā)生科室負責人責任心不強，對收集檔案意識不足，對檔案是單位重要信息的認知程度不高，忽略檔案資料的收集。對單位重大活動、階段性工作、學術活動、保健、醫(yī)務活動中形成的各種資料等留于工作人員個人手中，隨著時間的推移、科室和人員的調(diào)整或者人員的調(diào)離、退休、辭職，相關資料就會 “人去樓空”，工作交接時也未將檔案資料作為重要交接內(nèi)容之一，寶貴的檔案資料將白白流失，有些檔案資料收集也零星不全，不能真實準確地反映歷史。

（二）檔案收集范圍不清。

婦幼保健院的檔案范圍由文書檔案、病歷檔案、照片檔案、實物檔案發(fā)展到今天的人事（非編）檔案、專項工作檔案、醫(yī)學出生證明檔案、執(zhí)業(yè)許可證書檔案、榮譽檔案、實物檔案、資料電子檔案等，由于對檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求，使許多應該納入檔案管理的檔案沒有納入管理，出現(xiàn)漏存。

（三）檔案管理人員專業(yè)不強。

當前大多數(shù)婦幼保健院的檔案管理人員基本來自于非專業(yè)，對檔案管理工作不重視，對檔案管理的重要性并不了解，專業(yè)知識不強，導致出現(xiàn)了一系列文書檔案的分類和保存重點錯誤，極大地影響了單位內(nèi)部管理程序的有效運行，給醫(yī)院領導、相關科室查閱需求的相關資料造成了極大的不便[1]。

（四）檔案管理制度不全，檢查督促考核不落實。檔案管理制度的建立不健全，未將管理人員的檔案管理分類涵蓋在績效考核當中，對檔案管理的考核機制不嚴格，出現(xiàn)監(jiān)督管理的“灰色”地帶，導致檔案歸檔不及時、不完整、借閱檔案不及時歸還、保管檔案不嚴謹?shù)痊F(xiàn)象，也是檔案管理整個效率不高的原因之一[2]。

二、淺析婦幼保健院檔案管理工作的要點

（一）法制建設方面的增強

在未來婦幼保健院檔案管理的建設中，十分有必要進一步按照《中華人民共和國檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》、《檔案管理工作標準與檔案分類法》等有關法律、法規(guī)，加強檔案管理工作的合法化，從法律法規(guī)層面確定和保證檔案管理的實施，單位應根據(jù)自身情況，制定合理合法的檔案管理制度，使得檔案管理制度有法可依，有章可循。對檔案管理人員進行約束和提高。

（二）標準化建設方面的提高

除了系統(tǒng)地規(guī)范婦幼保健院的檔案管理行為以外，對檔案管理實施更加標準化的流程也十分重要。對檔案管理流程實行標準化操作，檔案管理最主要的目的是對資料進行翻閱和利用，建立標準完善的編排如類別、永久、長期、短期、時間、名稱等規(guī)范設置，確保檔案信息準確完整可靠，一目了然，一查到位，制定更加標準化的檔案管理流程更能提高檔案管理人員的責任意識，形成標準、規(guī)范的檔案管理模式。

（三）改革力度方面擴大

根據(jù)現(xiàn)有的這種情況，如果只是簡單的進行強調(diào)檔案管理必定收效甚微，所以就需要下大力氣進行改革?；诂F(xiàn)婦幼保健院檔案管理水平的基礎上，深化現(xiàn)代檔案管理改革，加大投資，對婦幼保健院的部分基礎設施進行更新，對一些硬件設備能夠及時更新?lián)Q代，并且增加現(xiàn)代基礎設施，如購置檔案管理軟件、添置一體化多功能掃描機、電子自助移動查閱機、二微碼掃描借閱、歸還機等，將原始紙質檔案完全轉化為現(xiàn)代化信息電子檔案，提高婦幼保健院的檔案先進管理水平。

三、提高婦幼保健院檔案管理工作水平的具體策略分析

（一）加強領導，增強管理意識

檔案記載了一個單位歷史發(fā)展的過程，它從不同的角度客觀地、全面地反映各個不同歷史時期、不同背景條件下的各項活動、重大事件、重要人物、重要工作等，是歷史的見證。院領導要加強對檔案工作的領導，把它納入重要的議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展、同步考核。同時還要加大對檔案管理的宣傳，使干部、職工從思想上認識檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性和必要性，重視檔案資料的收集、保存與歸檔。

（二）加強培訓，提高業(yè)務水平

對檔案管理工作者要進行系統(tǒng)的業(yè)務知識培訓、定期組織檔案管理培訓班或派出去參加檔案管理專業(yè)知識繼續(xù)教育學習，培養(yǎng)檔案管理實踐能力，要讓檔案管理人員具備檔案管理的專業(yè)知識、專業(yè)技能、現(xiàn)代科學知識機文化素養(yǎng)，熟練掌握檔案的收集要素、形成過程、規(guī)范整理、科學鑒定檔案的保存價值，做好檔案的保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研、指導等工作。

（三）加強監(jiān)督，保障檔案管理落到實處

加強婦幼保健院的檔案管理監(jiān)督制度，將檔案管理人員的行為做到一定的限制，明確婦幼保健院檔案管理改革的最終方向，將現(xiàn)代化檔案管理工作改革落到實處，做好檔案管理的日常監(jiān)督檢查工作，對資料收集及時、制度落實到位的科室或個人，應給予一定的獎勵，對疏忽大意、履職不力的科室或個人應給予嚴厲的批評，并要求其盡快整改，避免對檔案工作造成影響，確保檔案管理項項落到實處[3]。

四、結語

綜上所述，要提升單位檔案管理工作水平，一是要增強認識、規(guī)范管理；二是加大專業(yè)技術人才的培養(yǎng)，做到業(yè)務精湛、知識全面；三是要加大檔案管理投資，運用現(xiàn)代化信息技術，實現(xiàn)智慧檔案管理，在現(xiàn)有的基礎上實施現(xiàn)代化的管理模式，制定合理的改進策略，讓婦幼保健院的檔案管理工作緊跟時代潮流，使檔案管理工作更加規(guī)范、高效、便捷。