基于知識服務的檔案管理模式探究

孫恒久

（黑龍江省齊齊哈爾市依安縣富饒鄉(xiāng)政府，黑龍江 依安 161523）

基于知識服務的檔案管理模式具有較高的應用價值，其可以提升單位的核心競爭力、將檔案管理工作的作用體現(xiàn)出來，同時也可以促進檔案管理工作水平的提升。要想更好的適應當前的發(fā)展形勢，則需要知識服務發(fā)揮更大的作用，確保可以為用戶提供有效的信息服務，促進檔案資料的功能發(fā)揮，以此推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

一、基于知識服務的檔案管理模式實施問題

隨著我國經(jīng)濟逐漸市場化，單位作為市場的主體，發(fā)展的好壞對于市場的影響是巨大的，作為單位管理工作的重點，檔案管理更應該受到重視和關(guān)注。改革開放以來，我國社會對于知識經(jīng)濟的依賴性明顯增強，知識經(jīng)濟通過對信息進行分配和加工，從而推動社會的進步，所以這種大環(huán)境下，檔案管理需要進行大刀闊斧的改革，尤其是管理模式上，爭取做到全面提升管理水平。加上信息技術(shù)的發(fā)展，使得檔案存儲的形式有了明顯的變化，以往都是紙質(zhì)的檔案，現(xiàn)在已經(jīng)開始普及和流行電子檔案。另外，檔案的安全性更需要值得注意，網(wǎng)絡(luò)黑客隨處可見，所以需要保護檔案不被盜取和利用，而且檔案管理的作用是發(fā)掘檔案包含信息的價值，并加以利用，所以需要融合知識服務，滿足市場的需求。需要說明的是，基于知識服務的檔案管理模式，不僅為檔案管理工作指明了新的發(fā)展方向，更提供了發(fā)展過程中的必要保障。

雖然我國檔案管理不斷調(diào)整和創(chuàng)新，但是收效甚微，在管理過程中還存在不小的問題。尤其是事業(yè)單位的檔案管理，更需要徹底改革，因為事業(yè)單位在檔案搜集和整理方面一直處于被動地位，缺乏相關(guān)的監(jiān)管機制，另外由于人事變動較大，檔案管理不能及時更新，以及檔案管理責任劃分不明，使得檔案管理的效果很差。雖然有電子檔案，但是一些人因循守舊，墨守成規(guī)，不知變通，對電子檔案心存抵觸，使得事業(yè)單位的檔案管理一盤散沙。

二、基于知識服務的檔案管理模式的實施策略

（一）建立新型的檔案工作模式

要想實現(xiàn)檔案管理模式的合理應用，則需要對以往的工作模式進行創(chuàng)新。首先，要對檔案工作有一個正確的認知，以往在開展檔案管理工作的過程中，只是進行單純的記錄和管理，而基于知識服務的檔案管理模式是將檔案資源的知識價值體現(xiàn)出來，通過對檔案知識的深入挖掘，可以更好的為人們提供服務。其次，要從用戶的角度出發(fā)，基于知識服務的檔案管理模式主要就是為用戶提供服務，要了解用戶的實際需求，多聽取用戶的意見，提高檔案管理工作的人性化服務水平，確保可以滿足人們的多方面需求。再次，加強信息化建設(shè)，新型工作模式的建立離不開現(xiàn)代化信息技術(shù)，在對檔案信息知識進行管理的過程中，也一定要將信息技術(shù)的作用充分發(fā)揮出來，提升整體的管理水平，實現(xiàn)對檔案信息知識的系統(tǒng)化管理，方便用戶對檔案資料的查閱。最后，加強檔案工作的一體化建設(shè)，從檔案收集到檔案資料的開發(fā)利用，需要進行全過程的監(jiān)督管理，明確檔案資料的生成到歸檔路徑，從而對其進行一體化管理。

（二）制定規(guī)范的檔案服務制度

擴大檔案資料的收集范圍，拓展檔案工作的服務領(lǐng)域，在一定程度上沖破了傳統(tǒng)管理模式的束縛，許多文件和材料被錄入到檔案數(shù)據(jù)庫中，檔案信息知識增加，豐富了檔案內(nèi)容。在對檔案信息知識進行分類管理的過程中，基于知識服務的檔案管理模式在實施的過程中，也具有良好的效果，整體的工作效率得到了提升。這種新型的檔案管理模式在應用過程中，可以根據(jù)活動類型來實現(xiàn)檔案信息知識的劃分，也可以根據(jù)不同的需求來進行針對性分類，分類方式有所增加。檔案信息知識的鑒定制度具有良好的應用效果，會給予用戶足夠的尊重，檔案信息知識的使用者也可以參與到檔案鑒定中，實現(xiàn)對檔案價值的深入發(fā)展，有利于檔案價值的充分體現(xiàn)。

（三）對檔案管理方法進行創(chuàng)新和完善

檔案管理工作在開展的過程中，要順應時代的發(fā)展，對檔案管理系統(tǒng)功能進行優(yōu)化和完善?；谥R服務的檔案管理模式與以往的工作模式存在著較大的差異，以往的檔案管理方法較為單一，功能性不強，而這種新型的檔案管理模式主要是以用戶為中心，管理方法比較多，可以滿足用戶的多種需求，具有較強的功能性?；谥R服務的檔案管理模式，是將收集到的信息數(shù)據(jù)錄入到檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，可以直接通過輸入關(guān)鍵字進行搜索。在實際開展管理工作的過程中，實現(xiàn)了現(xiàn)代化科學技術(shù)的有效應用，可以對檔案信息知識進行智能化管理，整體的管理水平得到了提升。對知識門戶和電子文件的數(shù)據(jù)技術(shù)不斷完善，符合時代發(fā)展的要求，所以只有完善檔案管理的方法，發(fā)揮智能技術(shù)的作用，才能最大程度上彰顯基于知識服務的檔案管理模式的優(yōu)勢。

（四）實現(xiàn)對資源的有效整合

在進行資源整合時，檔案部門不僅需要對檔案進行有序化管理，還需要對檔案資源進行整合。這就需要檔案部門以“大檔案”的思維去進行資源管理。檔案部門從檔案的生成、流通到歸檔的全過程注重檔案的整合，需要各個部門的支持、指導和監(jiān)控，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的創(chuàng)新和轉(zhuǎn)化，有利于單位核心競爭力的形成。要通過對檔案進行收集、整理、檢索以及服務，從而找到檔案之間存在的聯(lián)系和層次。在遇到困難和矛盾時，單位檔案部門需要對管理系統(tǒng)進行相應的調(diào)整和組合，從而有效地化解矛盾，為單位的發(fā)展帶來良好的經(jīng)濟效益，再反過來促進整個單位檔案管理過程的優(yōu)化和檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

綜上所述，目前的檔案管理模式雖然在一定程度上能夠滿足資料的存儲工作，但是比較缺乏利用價值，更不可能有效地提供經(jīng)濟支撐。有鑒于此，檔案管理模式需要創(chuàng)新，通過轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，提高服務意識和服務水平，滿足用戶多樣化的需求，從而推動檔案管理工作更好地發(fā)展。