新形式下檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)方法

尹全斌

（尚志市史志檔案館，黑龍江 尚志 150600）

以往在開展檔案管理工作時，主要應(yīng)用的是人工操作方式，這種手工檢索方法已經(jīng)不再適用于當(dāng)前的發(fā)展形式，需要應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段和方式對檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)理念，改進(jìn)管理方式，創(chuàng)新服務(wù)手段，對檔案管理模式進(jìn)行深入研究和分析，加強(qiáng)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，以此提升檔案管理水平，為檔案管理工作的有序開展提供保障，提高整體的服務(wù)質(zhì)量。

一、創(chuàng)新服務(wù)手段

首先，可以根據(jù)檔案館發(fā)展期間的實際情況，建立完善檔案信息平臺，為用戶提供網(wǎng)上服務(wù)，讓人們可以在網(wǎng)絡(luò)平臺上根據(jù)自己的需求進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的檢索，操作簡單，為用戶提供便利。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平在不斷提升的過程中，檔案館可以設(shè)計和創(chuàng)建自己的網(wǎng)頁，在網(wǎng)頁上為用戶提供不同檔案資料內(nèi)容?？梢詫n案資料的目錄在網(wǎng)頁上展現(xiàn)出來，方便用戶進(jìn)行檔案資料查詢。還可以將活動內(nèi)容突出展示，提高宣傳效果，讓檔案館在發(fā)展期間可以為用戶提供高效、便捷的服務(wù)。網(wǎng)上服務(wù)是目前社會中的主要形式，是檔案館未來發(fā)展中的必然趨勢，建立完善的檔案信息網(wǎng)站，不但方便對檔案資料的管理，也可以為用戶提供更加便捷的服務(wù)，對檔案管理服務(wù)水平的提升有著積極影響。

其次，可以創(chuàng)建電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，將檔案館與各部門相連接，實現(xiàn)檔案信息的共享應(yīng)用，通過電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，可以對各部門的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合與應(yīng)用，為用戶提供在線查詢的服務(wù)，將各部門中的信息資源整合到一起，并實現(xiàn)高效運用，可以讓用戶享受到快速查詢的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，查詢內(nèi)容更加廣泛，應(yīng)用效率也會顯著提升。

最后，對傳統(tǒng)的檔案查閱方式進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)。信息技術(shù)的應(yīng)用改變?yōu)榱巳藗児ぷ鞣绞胶蜕瞽h(huán)境，在信息化的影響下，對各方面的需求也發(fā)生了變化。在當(dāng)前的發(fā)展環(huán)境中，人們對信息的準(zhǔn)確性和時效性要求比較高，希望可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺快速獲取所需要的數(shù)據(jù)。那么在開展檔案管理工作的過程中，需要創(chuàng)新服務(wù)方式，將現(xiàn)代化技術(shù)手段應(yīng)用到檔案管理工作中，以此替代傳統(tǒng)的服務(wù)方式。檔案館工作人員可以建立完善的檔案資源庫，通過多種途徑為人們提供檔案服務(wù)，讓利用者與檔案館利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。

二、拓展服務(wù)領(lǐng)域

信息服務(wù)的主體由為企業(yè)事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù)，檔案部門在日常工作中既要面對一切活動中可能出現(xiàn)以權(quán)謀私的個人或組織，又要為特殊的檔案利用者提供特定的服務(wù)，因而服務(wù)對象的多樣化成為檔案管理者彼此的共識。信息化社會里，人們對信息的有著不同的需求，人們在生產(chǎn)生活中也越來越離不開信息服務(wù)，對檔案、文件、圖書等檢索資料的綜合需求成為發(fā)展的必然。

創(chuàng)建信息服務(wù)實體行業(yè)，積極發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。信息化的社會資源是需要不斷開發(fā)利用的。在檔案館這個信息聚集中心，信息社會的檔案人員也應(yīng)當(dāng)成為信息財富的擁有者和提供者，通過信息技術(shù)的不斷交流為社會大眾群體提供廣泛的檔案信息服務(wù)，堅持走信息化現(xiàn)代化的道路，創(chuàng)建以搜集、加工、儲存等多功能于一體的檔案工作實體，綜合全面的處信息的采集和開發(fā)，并在這個過程中對服務(wù)意識和產(chǎn)業(yè)意識加以強(qiáng)化，主動出擊經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和經(jīng)驗，整體調(diào)整并優(yōu)化服務(wù)，多角度開發(fā)信息，實現(xiàn)信息資源共享。

加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的情報，任何一個文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。

建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館館藏的檔案目錄。實現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻(xiàn)部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯(lián)合目錄，形成，實現(xiàn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會多方面的需要。

三、創(chuàng)新服務(wù)方法的重要內(nèi)容

進(jìn)一步強(qiáng)化檔案資源建設(shè)在檔案服務(wù)創(chuàng)新中的基礎(chǔ)地位，把檔案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基礎(chǔ)。因此，立館之基在于檔案資源建設(shè)，檔案服務(wù)之基更在于檔案資源建設(shè)。正因為檔案資源建設(shè)在檔案服務(wù)創(chuàng)新工作中具有基礎(chǔ)性的地位，也就決定了要進(jìn)一步深化檔案資源建設(shè)抓源頭的監(jiān)管理念，聚焦重大活動、重大事件、重要會議、重點建設(shè)項目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面不同載體檔案的監(jiān)管工作，為歷史站好崗，為今天服好務(wù)，為明天積累好精神財富。

檔案服務(wù)創(chuàng)新需要創(chuàng)建一支由強(qiáng)有力的素質(zhì)過硬的人才組成的隊伍來進(jìn)行保障。檔案部門歷來的弱勢體現(xiàn)在人才的弱勢。強(qiáng)化人才隊伍，內(nèi)憂外患的形勢要求檔案管理人員要有強(qiáng)烈的斗志，接受新理念新思想，適應(yīng)環(huán)境的變化，勇于開拓和創(chuàng)新，善于發(fā)現(xiàn)檔案服務(wù)的創(chuàng)新之路，堅決不能得過且過。通常情況下逆境能夠崛起強(qiáng)大的人才，也能崛起一支服務(wù)創(chuàng)新的隊伍，促進(jìn)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。因此，培養(yǎng)并引進(jìn)高層次高質(zhì)量的檔案服務(wù)創(chuàng)新人才是當(dāng)前的首要任務(wù)。

結(jié)語：時代的發(fā)展賦予我們深刻的認(rèn)識，新形勢下檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)需要全體檔案管理人員彼此協(xié)作共同進(jìn)步，信息化的社會要求檔案管理的人員配置、專業(yè)設(shè)備和技術(shù)以及綜合素質(zhì)都要達(dá)到高層次水準(zhǔn)，才能更好的促進(jìn)檔案管理工作的有序發(fā)展。