淺談電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的利弊

陳東

巴中市巴州區(qū)信訪局，四川巴中 636000

1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性

首先，無論是傳統(tǒng)檔案管理還是電子檔案管理，兩者的基本原理是共通的，電子檔案是傳統(tǒng)檔案發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。電子檔案管理在傳統(tǒng)檔案管理的基礎上，對其進行優(yōu)化和整合，并充分運用信息化技術(shù)。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案管理無論在管理方式上，還是在管理質(zhì)量以及技術(shù)水平上，都明顯優(yōu)于前者。但這一點并不否定兩者基本原理上的共通性。其次，電子檔案并不能孤立地存在，同傳統(tǒng)檔案之間有著密不可分的聯(lián)系。傳統(tǒng)檔案所管理的信息，具有很大的真實性，屬于社會實踐數(shù)據(jù)。電子檔案管理，由于受到網(wǎng)絡安全、計算機信息安全等潛在隱患的影響，其信息的真實性和可靠性，需要傳統(tǒng)的檔案資料來加以保證。最后，電子檔案的信息量，隨著傳統(tǒng)檔案的出現(xiàn)而逐漸擴大。電子檔案是基于信息技術(shù)而建立的，大容量正是其優(yōu)勢之一。各種各樣的檔案信息，都可以存儲為電子檔案，同時還使資源的共享成為可能。由于電子檔案是依托計算機技術(shù)而存在的，因此在調(diào)用所需資料時，十分便利。此外，利用電子檔案的記錄，在需要查看實體的傳統(tǒng)檔案時，可以很方便地調(diào)出，直接獲取所需的資料和信息。

2 兩種檔案管理的不同點

2.1 兩種檔案管理方式對檔案資料歸檔的時限要求有區(qū)別

傳統(tǒng)檔案管理在對檔案資料進行歸檔時，一般是先將檔案資料全部整理完畢后，由檔案管理人員按照檔案歸檔規(guī)范進行統(tǒng)一的歸檔；電子檔案管理在對檔案資料進行歸檔時，又因為其具有的易復制性和易調(diào)閱性的特點，對檔案資料的歸類是可以隨時進行的，只需要檔案管理人員對要求歸檔的檔案，進行接受登記和設定分類號及訪問權(quán)限就可以了。

2.2 兩種檔案管理方式對檔案的歸檔方式有所區(qū)別

傳統(tǒng)檔案管理方式在檔案資料歸檔時更注重檔案資料的完整性、系統(tǒng)性和有序性。檔案管理人員是在收到關于資料齊全的歸檔手續(xù)后按照一定的編排順序?qū)n案資料進行歸檔存放的；電子檔案管理方式對檔案資料的歸檔采用的是電子編碼技術(shù)，通過對檔案資料進行不同的電子編碼處理，就可以非常便捷地進行歸檔。

2.3 兩種檔案管理方式對檔案資料的保護措施有區(qū)別

傳統(tǒng)的檔案資料大部分是以紙質(zhì)的形式存在的，其對存儲的環(huán)境要求比較高，在存儲過程中要嚴防蟲蛀、受潮等現(xiàn)象的發(fā)生；紙質(zhì)檔案資料在借閱過程中容易丟失和損壞。因此，保證檔案資料的完整是重要的任務。另外，紙質(zhì)檔案資料不容易修改；電子檔案的存儲采用的是電子編碼器，這樣在電子的調(diào)閱中就不會發(fā)生丟失和損壞的現(xiàn)象，但其缺點是以電子編碼器存在的電子檔案資料容易被修改、涂抹和編輯，檔案資料的原始性容易被改變，所以為了電子檔案資料的安全性，需要對其設定分類號和訪問權(quán)限。此外，電子檔案在根據(jù)需要被修改時，其修改過程要比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案方便得多。

2.4 兩種檔案管理對檔案資料保存的方式與區(qū)別

傳統(tǒng)檔案管理是紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的保存存在很多的風險，比如受潮、蟲蛀、年頭長會有殘缺或者破損等，紙質(zhì)檔案的管理還需要很多的空間還有人力和財力，這樣對于檔案管理的工作造成了很多的不便，而電子檔案就解決了上述的問題，電子檔案主要是利用信息技術(shù)，屬于虛擬的形式保管檔案資料，電子檔案保管的條件也有要求，環(huán)境的溫濕度要穩(wěn)定，要避免磁場的干擾，電子檔案主要是將信息進行分類，采用數(shù)字編碼和儲存，這樣一來，檔案管理的工作人員在工作時能很輕松便捷，也不會有保管方面的風險，當然了，凡事都有兩面性，電子檔案雖然可以避免很多保管風險，但是隨著信息技術(shù)的發(fā)展迅速，電子檔案中的流媒體和儲存量也在不斷的發(fā)展，檔案的存儲載體會老化，這樣一來，電子檔案在可讀性上會受到很大的影響，要解決這一問題，就要在錄入電子檔案的同時，打印一張紙質(zhì)檔案留存，這樣可以最大化的降低電子檔案資源損失。

2.5 查詢的方式不同

在傳統(tǒng)的檔案查詢時，通常是有卡片或者是書本作為檢索工具，需要人工進行查找，費時費力，并且難度也非常大，對于原信件的查詢會影響其他工作的進展，在錄入電子檔案之前要對檔案信息編輯注冊和登記，在電子檔案進行查詢時，只要在錄入時生成一個編碼或者是身份確認就可以查詢，這樣節(jié)約了檔案查詢時工作人員的時間，也提高了工作的效率，電子檔案的查詢不會造成原信息的載體損耗，而且電子檔案的共享性很強，不會因為查詢某個檔案影響其他方面的工作進展。

3 電子檔案應用風險規(guī)避措施

3.1 重視解決電子文件保存問題

電子文件在檔案管理中還屬于一種較新的事物，產(chǎn)生和應用的時間較短，需要長久保存的重要電子文件要定期復制或做好信息數(shù)據(jù)備份，防止信息丟失。在電子檔案和紙質(zhì)檔案的目錄中要“備注”清楚所對應的文件檔號及存址，便于查找利用時參照互補。這樣能夠有效提升檔案管理效率，優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)，減少庫存檔案體積，緩解庫房緊張。在電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案保存時可以采取“雙軌制”，歸檔文件則采用“雙套制”。

3.2 做好歸檔電子文件技術(shù)處理

條件允許時，應在電子文件制發(fā)時在計算機內(nèi)輸入隱性條碼，做好電子文件的防偽或與復制件之間的區(qū)別標注。因此，檔案管理部門應將輸入隱性條碼的電子文件與電子文件一并歸檔，這能夠有效防止電子文件被偽造，維護電子文件的權(quán)威性，提升電子文件的憑證性、權(quán)威性、原始性。此外，可以利用技術(shù)將電子文件設置成“可讀性”，這樣電子文件便只能“讀”而不可以被更改、不能“寫”。

4 結(jié)語

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案管理的工作也有了很大的完善，也也為檔案管理工作帶來很多的便捷，而電子檔案是時代的產(chǎn)物，其服務手段、服務質(zhì)量和信息化深度都有著巨大的優(yōu)勢，但是盡管如此，電子檔案也不能完全的取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案和傳統(tǒng)檔案的管理有著不同，各有各自的管理方法，但是電子檔案和傳統(tǒng)檔案的有著共性，使得電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理必然要互相依托、相互互補、揚長避短、相互借鑒，使二者有機的結(jié)合在一起，在實際工作中要最大化的對檔案工作管理進行探索，要創(chuàng)造條件，利用先進的技術(shù)，這樣才能使檔案工作進行進一步的提升和拓展，能夠在人力、物力和財力方面進行節(jié)省支出，電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理工作共同發(fā)展是現(xiàn)階段的檔案管理任務。電子檔案管理模式較傳統(tǒng)檔案管理來說，在很多方面都有了提升，最為直觀的表現(xiàn)就是檔案管理的效率得到提高，電子檔案管理方式的出現(xiàn)有利于環(huán)保事業(yè)的開展。傳統(tǒng)檔案管理具有其不可替代的優(yōu)勢，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者有著很多的共性，在現(xiàn)階段和將來的一段時間內(nèi)，電子檔案管理還不能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理，相關人員應該在進行傳統(tǒng)檔案管理時，良好的融入電子檔案管理的優(yōu)勢，提高檔案管理質(zhì)量。