加強高速公路建設(shè)項目檔案管理的若干要務(wù)

李 妮/貴州高速公路集團有限公司

隨著公路管理體制改革的不斷深化，各省一般都組建了省級交通投資集團企業(yè)，承擔(dān)本省高速公路項目建設(shè)和運營管理的職能。在具體項目上，通常又按照“項目法人責(zé)任制”的要求，分設(shè)項目公司以“一路一公司”的模式進行建設(shè)和運營。工作中形成了大量高速公路建設(shè)項目檔案，這些檔案具有重要的價值。下面筆者以所在單位貴州高速公路集團有限公司（以下簡稱貴州高速集團）高速公路建設(shè)項目檔案工作為例，探討如何加強高速公路建設(shè)項目檔案管理。

1 當前工作存在的幾點問題

一是檔案管理制度建設(shè)不健全不完善。表現(xiàn)為沒有將檔案工作納入項目績效考核之中；沒有對檔案工作進度提出要求，檔案工作進度常常滯后于項目建設(shè)進度，不少項目在通車運營后的較長時間內(nèi)仍無法完成檔案驗收工作；沒有為檔案人員提供有針對性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，致使檔案人員缺乏檔案管理經(jīng)驗，難以為各參建單位提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

二是檔案管理的規(guī)范性不強。雖然國家已經(jīng)出臺了相應(yīng)的公路建設(shè)項目檔案管理標準和規(guī)范，但項目公司檔案規(guī)范化管理的意識不強，工作中不能很好地執(zhí)行這些標準和規(guī)范；也不能依據(jù)國家層面的標準和規(guī)范制定符合公司實際情況的管理辦法，檔案管理的規(guī)范性不強。

三是檔案開發(fā)利用的程度不高。項目公司往往自行采購和應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，因此不同項目公司檔案數(shù)字化成果的格式、參數(shù)等不盡相同，這對集團公司整合與開發(fā)檔案信息資源造成了不利影響。此外，多數(shù)項目公司在項目建設(shè)完成后，對檔案的利用一般局限于檔案查詢，較少涉及檔案信息資源的統(tǒng)計、分析和編研等深層次的開發(fā)利用，檔案發(fā)揮的作用非常有限。

2 加強檔案管理的若干要點

2.1 加強檔案管理的制度建設(shè)。重點要加強檔案管理制度建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理提質(zhì)增效。以貴州高速集團為例，集團非常重視檔案管理制度建設(shè)，制定項目檔案管理工作細則，并協(xié)助項目公司建立系統(tǒng)的檔案管理制度；明確要求將檔案工作納入對項目公司的績效考核之中，以及檔案管理與項目建設(shè)同步開展；成立竣工文件驗收小組，負責(zé)對各項目檔案進行驗收；在項目開工前安排項目公司新任檔案人員進行上崗培訓(xùn)，對參建單位進行立卷歸檔管理知識培訓(xùn)，并舉辦檔案管理專題講座。

2.2 加強檔案的規(guī)范化管理。應(yīng)依據(jù)國家制定出臺的行業(yè)標準的有關(guān)要求，結(jié)合本地區(qū)、本單位的實際情況，制定并實施統(tǒng)一的檔案管理辦法。貴州高速集團近年來先后下發(fā)了多份文件，細化項目竣工文件的收集范圍，并對竣工文件的組卷格式、竣工文件目錄編制等作出統(tǒng)一要求，有效保證了集團所屬項目在文件的形成、收集范圍及整理組卷等方面的統(tǒng)一性，提高了檔案的質(zhì)量。

2.3 加強檔案的整合與開發(fā)利用。貴州高速集團統(tǒng)一開發(fā)了基于多全宗的檔案管理系統(tǒng)，并部署到所屬的項目公司，使各項目形成檔案的數(shù)字化加工、電子文件格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集和存儲均按照規(guī)范要求進行，并將檔案資源統(tǒng)一整合到集團檔案管理系統(tǒng)平臺上。經(jīng)過整合，檔案的利用率有明顯的提升，且檔案在服務(wù)集團中心工作、重要工作中發(fā)揮了越來越重要的作用，如為集團制定決策、開展財務(wù)審計、編制招標文件、進行公路養(yǎng)護等提供了憑證與參考。

2.4 加強檔案的安全保管。應(yīng)從集約、安全的角度出發(fā)，統(tǒng)一規(guī)劃建設(shè)檔案庫房，避免各項目公司重復(fù)建設(shè)，造成不必要的浪費，并徹底消除檔案保管的安全隱患。貴州高速集團按《檔案館建設(shè)標準》《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》等標準，建造了集團檔案館，包括各類檔案庫房、展覽廳、閱覽室、消毒室、整理室、紙質(zhì)檔案掃描室、電子檔案采集室、數(shù)據(jù)機房等，約6000平方米。檔案館定期將各項目公司形成的檔案統(tǒng)一接收進館，進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案實體安全和檔案信息安全。