全宗號規(guī)范化制度化管理探析
——基于寧波市檔案館的工作實踐

陳 霄/寧波市檔案館

全宗是一個國家機構(gòu)、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體，其基礎(chǔ)是全宗號和全宗構(gòu)成者（下文稱全宗名稱）。全宗號是管理全宗的代碼，由具備全宗管理權(quán)限的檔案館按全宗排架或收藏時間順序流水編制；全宗名稱是形成檔案全宗的國家機構(gòu)、社會組織或個人，也稱作立檔單位。本文基于寧波市檔案館的工作實踐，探討加強全宗號規(guī)范化管理的若干舉措。

1 編制全宗號一覽表和全宗名錄

一直以來，寧波市檔案館將全宗號規(guī)范化、制度化管理作為檔案管理的重要環(huán)節(jié)，所有館藏檔案都經(jīng)過系統(tǒng)整理，按規(guī)范編制檔號，并以全宗形式進(jìn)行管理。全宗號按照《檔號編制規(guī)則》（DA/T13-1994）的要求，由4位代碼標(biāo)識組成。第一位為屬性代碼，截至2018年底，市檔案館館藏檔案共有480個全宗、5類全宗屬性，全宗屬性分別為民國以前檔案（屬性代碼為J）、革命歷史檔案（屬性代碼為G）、新中國成立后寧波地專機構(gòu)檔案（屬性代碼為D）、新中國成立后寧波市級機構(gòu)檔案（屬性代碼為0）、轉(zhuǎn)制企業(yè)（屬性代碼為Z）。第二位至第四位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識某一屬類全宗的順序號，如J161寧波警察局，J表示民國檔案，161為民國檔案類的順序號。

為進(jìn)一步加強全宗號規(guī)范化管理，市檔案館編制了《寧波市檔案館全宗號一覽表》《寧波市檔案館進(jìn)館單位全宗名錄》（以下分別稱《一覽表》《全宗名錄》）。其中《全宗名錄》匯集了館藏的480個全宗；《一覽表》包括了館藏480個全宗、已賦予立檔單位（實體檔案還未進(jìn)館）的全宗號和未分配的全宗號。目前，《一覽表》《全宗名錄》是使用頻率較高的材料。

在檔案實體管理中，全宗號應(yīng)用于實體管理的全部過程。在檔案進(jìn)館階段，對無全宗號的檔案參照《一覽表》給定新全宗號。在檔案保管階段，綜合全宗卷管理、全宗卷管理、檔案目錄管理、檔案鑒定、檔案開放等均涉及全宗號的應(yīng)用，如館藏全宗卷以全宗號順序進(jìn)行排列。在檔案利用階段，檔案查閱、檔案公布、檔案編研、檔案宣傳等也都涉及全宗號的應(yīng)用，如檔案查閱中，檔案檢索的第一層級為全宗號。

在檔案信息化建設(shè)中，全宗號在寧波市檔案局?jǐn)?shù)字檔案館系統(tǒng)中扮演著重要角色，如，應(yīng)用于檔案編目、數(shù)字化成果管理、電子檔案管理；在檔案條目、數(shù)字化成果、電子檔案管理中全宗號是基礎(chǔ)，且與《全宗名錄》中的全宗號一一對應(yīng)；在數(shù)字檔案館系統(tǒng)虛擬檔案室管理中有尚未開展檔案移交進(jìn)館工作的單位，其全宗號已由市檔案館依據(jù)《一覽表》給定，并確保唯一性。

2 制定《寧波市檔案館全宗號編制辦法》（暫定稿）

規(guī)范合理地編制全宗號對于提高檔案管理質(zhì)量、實現(xiàn)檔案利用便捷化，具有重要的現(xiàn)實意義。市檔案館在大量調(diào)研各地檔案館全宗號管理工作和市本級立檔機構(gòu)情況、結(jié)合全市檔案工作實際情況的基礎(chǔ)上，依據(jù)《檔案工作基本術(shù)語》《檔號編制規(guī)則》等，制定了《寧波市檔案館全宗號編制辦法》（暫定稿）（下簡稱《辦法》），對未分配全宗號的編制規(guī)則、全宗號編制程序等進(jìn)行規(guī)范。

2.1 規(guī)范未分配全宗號的編制規(guī)則和新增屬性代碼

在已分配0類（新中國成立后寧波市級機構(gòu)檔案全宗號）屬性全宗號中，遵循先市直機關(guān)、再事業(yè)單位、最后企業(yè)單位這三大類的順序進(jìn)行排列。對0類未分配的全宗號，沿用全宗號編制三大類的順序，按類進(jìn)行分配。

新增屬性代碼H表示專項活動類檔案，用于管理各類專項工作、主題教育、重大活動、重點工程等中形成的檔案；新增屬性代碼Y表示專業(yè)檔案，用于管理國家檔案專業(yè)目錄中各類專業(yè)為主的專業(yè)檔案。

如，為建設(shè)與新時代寧波經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展相適應(yīng)的現(xiàn)代化檔案資源體系，市檔案館提出將全市“三個地”檔案資源、“三重一特”檔案資源等重要檔案資源作為近期檔案資源建設(shè)的重點。全宗號的管理和賦予也提前納入進(jìn)來，按照《辦法》賦予屬性代號為H的全宗號。再如，為剛剛在寧波召開的中國—中東歐國家博覽會中形成的檔案設(shè)立全宗并賦予H200的全宗號。

2.2 規(guī)范全宗號賦予工作

將全宗號賦予工作分為兩種類型。一類為主動賦予全宗號，即市檔案館主動賦予一批機構(gòu)相應(yīng)的全宗號。另一類為單位申請賦予全宗號，即要求進(jìn)館范圍的有關(guān)單位按實際需求提交書面申請，市檔案館根據(jù)《辦法》中的全宗號編制程序形成《寧波市檔案館全宗管理審批表》，制發(fā)文件書面通知申請單位。如在寧波市軌道交通集團(tuán)有限公司全宗號賦予工作中，先由該公司向市檔案館發(fā)出申請，市檔案館形成《寧波市檔案館全宗管理審批表》；因該公司檔案屬于0類全宗號，在該類全宗號中按市直機關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)單位的順序，在企業(yè)單位號段中給定0426號。

在部門單位的變更中，市檔案館按照部門單位的變更情況對全宗號作出相應(yīng)調(diào)整。如部門單位不再保留、撤銷建制的，原全宗號不變，全宗終止；兩個及以上部門單位合并組建新機構(gòu)的，新機構(gòu)按計劃賦予新全宗號；一個部門單位的職能分解到兩個以上部門單位的，或部分職能劃入其他機構(gòu)的，其履行該職能形成的檔案仍屬原檔案全宗，沿用原全宗號；更名、調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)管理體制、職能調(diào)整優(yōu)化的部門單位，沿用原全宗號；新組建機構(gòu)自成立之日起，新設(shè)全宗進(jìn)行管理，按計劃賦予新全宗號。

如，在本輪機構(gòu)改革檔案工作中，全宗號管理是一項極為重要的工作，寧波市《關(guān)于做好全市機構(gòu)改革中檔案工作的實施意見》明確提出“新組建機構(gòu)自成立之日起形成的檔案，新設(shè)全宗進(jìn)行管理”。市檔案館在研究機構(gòu)改革檔案管理與處置工作方案時，提前賦予所有新組建的22個機構(gòu)相應(yīng)全宗號，將未分配的0471—0493號作為新組建市級機構(gòu)檔案全宗號。

隨著《辦法》的實施和執(zhí)行，市檔案館全宗號管理水平得到進(jìn)一步提升。目前，市檔案館管理利用處是全宗號的唯一解釋責(zé)任處室，任何與全宗號給定、調(diào)整的相關(guān)工作均由管理利用處處理。

3 幾點注意事項

在目前的全宗號管理工作中，有的單位因新組建或暫未列入市檔案館接收計劃，或因機構(gòu)改革原先不在接收計劃現(xiàn)在被納入接收范圍，所以沒有被賦予全宗號；現(xiàn)存全宗號編制還不夠合理，不同類型機構(gòu)的全宗號存在混編的情況；存在因組織發(fā)生變化等原因，立檔單位的名稱改變，全宗名稱未相應(yīng)地進(jìn)行更新、全宗名稱使用不規(guī)范等情況。在今后的工作中，市檔案館將對現(xiàn)有的全宗號進(jìn)行一定的調(diào)整，并將加強與各立檔單位的溝通，第一時間為符合條件的各單位賦予全宗號，及時更新立檔單位全宗名稱。