檔案分級鑒定策略分析

蘭 平/中國氣象局氣象檔案館

檔案分級鑒定指依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對保管期限為永久的館藏檔案進(jìn)行價值評估，其核心內(nèi)涵是對永久保存檔案的憑證價值、歷史價值、科學(xué)價值、利用價值等進(jìn)行綜合甄別和客觀評定，給出永久檔案的等級，從而進(jìn)一步優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)。檔案分級鑒定有別于一般的檔案鑒定，前者的對象是所有館藏永久檔案，而后者指判定所有檔案真?zhèn)魏蛢r值的過程。檔案分級鑒定要從宏觀和微觀層面進(jìn)行，宏觀層面要注重考查檔案形成機構(gòu)的職能，而微觀層面要注重評判具體案卷、卷內(nèi)文件的價值[1]。筆者長期從事氣象檔案管理工作，2017年主持編制了《珍貴氣象檔案分級鑒定辦法》，積累了一定的檔案分級鑒定工作經(jīng)驗。下面筆者結(jié)合工作實際，談?wù)剻n案分級鑒定的關(guān)鍵要素、工作思路和需要注意的幾個問題。

1 檔案分級鑒定的關(guān)鍵要素

一是基本原則。目前國內(nèi)有關(guān)檔案分級鑒定的原則，大多是參照國外檔案界鑒定理論提出的，如價值原則、時間原則、等級原則、來源原則、稀有原則等。綜合各項原則判定檔案價值并沒有錯，但會給分級鑒定工作帶來諸多頭緒，并大大增加分級鑒定工作的成本。要結(jié)合行業(yè)特點和我國檔案管理體制，并結(jié)合館藏檔案的主要類型和特點，采用最為科學(xué)、簡潔、必要的原則作為科學(xué)界定標(biāo)準(zhǔn)。以氣象檔案分級鑒定為例，氣象檔案屬于專業(yè)檔案范疇，90%以上的檔案是觀測記錄，因此來源原則和等級原則在分級鑒定中不是決定性要素。氣象檔案分級鑒定采用了內(nèi)容原則、高齡原則和稀有原則，這樣有利于進(jìn)行檔案價值判斷和等級鑒定。

二是檔案分級鑒定保障體系。檔案分級鑒定保障體系應(yīng)當(dāng)包括：支持檔案分級鑒定的政策環(huán)境，以及相關(guān)法律、法規(guī)、實施辦法、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)細(xì)則，和后續(xù)有關(guān)破損檔案修復(fù)、檔案開發(fā)利用、數(shù)字化建設(shè)等的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。國外關(guān)于檔案分級鑒定的理論研究有著100多年的發(fā)展歷史[2]，檔案分級鑒定保障體系相對健全。相比之下，我國檔案分級鑒定處于起步階段，檔案法實施辦法雖明確規(guī)定各級國家檔案館館藏的永久保管檔案分一、二、三級管理，但與之配套的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范尚未制定，檔案分級鑒定保障體系建設(shè)仍是業(yè)界的短板。要完善檔案分級鑒定保障體系，應(yīng)當(dāng)結(jié)合單位檔案管理和利用的實際情況，并參考文物鑒定方面的經(jīng)驗[3]。近年來，氣象檔案部門根據(jù)國家、省兩級對氣象檔案保管、利用等方面的要求，先后制定了《氣象檔案館環(huán)境監(jiān)測技術(shù)規(guī)范》《氣象檔案元數(shù)據(jù)》等規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，并著手開展《全國珍貴氣象檔案拯救與保護(hù)技術(shù)指南》《珍貴氣象檔案分級鑒定方法》等的編制工作。此外，2007年開始組織開展國家、省級氣象檔案館館藏氣象檔案數(shù)字化工作，“全國歷史氣象檔案在線查詢系統(tǒng)”已在國家氣象業(yè)務(wù)內(nèi)網(wǎng)正式上線。上述工作都是完善氣象檔案分級鑒定保障體系的重要舉措。

2 檔案分級鑒定的工作思路

一是進(jìn)行調(diào)研。檔案分級鑒定是檔案管理中難度較大的一項工作，要做好檔案分級鑒定工作，必須充分了解行業(yè)內(nèi)外的相關(guān)技術(shù)，學(xué)習(xí)和借鑒其他單位在珍貴檔案管理與保護(hù)技術(shù)方面制定和采用的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，了解和掌握檔案學(xué)界與實踐部門在檔案分級鑒定、歷史檔案保護(hù)、檔案開發(fā)利用等方面的經(jīng)驗。2018年，中國氣象局組建了全國珍貴氣象檔案管理與保護(hù)工作組，為推進(jìn)氣象檔案保護(hù)與分級鑒定工作，先后組織工作組人員前往中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館和云南一得測候所進(jìn)行有針對性的調(diào)研，此外還邀請國家檔案局、中國人民大學(xué)、測繪檔案館等單位的行業(yè)專家對國內(nèi)外檔案分級鑒定的理論探索和實踐發(fā)展進(jìn)行座談。

二是摸清家底。要做好檔案分級鑒定工作，就必須摸清家底，搞清楚全國范圍內(nèi)的行業(yè)檔案館館藏檔案的種類、珍貴歷史檔案的詳細(xì)情況和保管現(xiàn)狀等要素。摸清家底的有效途徑是對國家級和省級行業(yè)檔案館的館藏檔案進(jìn)行摸底普查，全面掌握館藏檔案特別是珍貴檔案的基本情況。普查內(nèi)容包括：檔案題名、形成時間、責(zé)任者、載體狀態(tài)、保管情況，以及數(shù)字化、仿真復(fù)制、利用情況等。普查工作可在線進(jìn)行，即開發(fā)“普查填報”模板，要求行業(yè)檔案館在線填報，提高普查統(tǒng)計效率。為確保工作成效，可將工作納入年度考核之中，要求行業(yè)檔案館積極配合，確保普查結(jié)果具有準(zhǔn)確性、真實性與有效性。

三是分步推進(jìn)。檔案分級鑒定工作應(yīng)分步推進(jìn)。根據(jù)全國檔案普查結(jié)果，可將集中保管珍貴檔案的檔案館作為試點單位，對其重點投入。工作中要注重總結(jié)經(jīng)驗，為此必須形成詳細(xì)的書面記錄，包括反映工作過程的材料、關(guān)于分級鑒定過程中遇到的問題記錄、由主管機構(gòu)組織專家進(jìn)行解決形成的意見、最終形成的分級鑒定報告等。以氣象檔案分級鑒定工作為例，2018年，根據(jù)珍貴檔案分布普查結(jié)果，選取上海、山東、福建等地作為試點，及時總結(jié)工作中形成的經(jīng)驗，進(jìn)一步完善檔案分級鑒定的標(biāo)準(zhǔn)與流程，再向全國推廣。

3 應(yīng)注意的幾點問題

第一是檔案保管期限如何運用。目前業(yè)界在開展檔案分級鑒定工作時，大多以保管期限作為界定依據(jù)。但檔案保管期限處于動態(tài)變化之中，早期制定的保管期限往往不能科學(xué)地反映行業(yè)檔案管理特點，甚至與現(xiàn)行業(yè)務(wù)相矛盾。以氣象檔案為例，1997年制定的《氣象檔案保管期限表》，業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的自記檔案被劃分為短期保存和按規(guī)定應(yīng)予銷毀，但國內(nèi)省級氣象檔案館管理著大量的各類自記檔案，有些距離現(xiàn)在有百年歷史，具有重要的查考價值和利用價值。針對這一情況，氣象檔案管理部門對《氣象檔案保管期限表》進(jìn)行了修訂，避免檔案分級鑒定保管期限與現(xiàn)行業(yè)務(wù)發(fā)生矛盾。檔案保管期限表應(yīng)是檔案分級鑒定的參考依據(jù)，而不是判定價值的唯一的依據(jù)，進(jìn)行檔案分級鑒定時還要依據(jù)當(dāng)前館藏檔案的價值屬性，并參考檔案分級鑒定原則、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。

第二是永久保管的檔案應(yīng)分為幾級。檔案法實施辦法明確規(guī)定，各級國家檔案館館藏的永久保管檔案分一、二、三級管理。是否所有館藏永久保存的檔案一定要分為三級？筆者認(rèn)為，要根據(jù)館藏實際情況，具體問題具體分析，靈活掌握相關(guān)政策。因為檔案分級鑒定不是最終目的，分級鑒定后還要加以保護(hù)和進(jìn)行開發(fā)利用。各檔案館應(yīng)根據(jù)自身條件，如資金充?？蓪⒂谰帽４娴臋n案分為三個等級，如條件不具備可分為二個等級，以緩解館藏檔案增加與資金投入不足之間的矛盾。以氣象檔案分級鑒定工作為例，氣象檔案管理部門根據(jù)珍貴氣象檔案的特點，將珍貴氣象檔案分為二個等級，并明確了工作形式，即國務(wù)院氣象主管機構(gòu)負(fù)責(zé)全國珍貴氣象檔案分級鑒定工作的組織和管理，和審定一級珍貴氣象檔案復(fù)核鑒定結(jié)果；各?。▍^(qū)、市）氣象主管機構(gòu)負(fù)責(zé)組織和管理本行政區(qū)域內(nèi)珍貴氣象檔案初審鑒定工作。無論是采用三個等級還是二個等級，都不應(yīng)降低分級鑒定的標(biāo)準(zhǔn)，確保館藏珍貴檔案在永久檔案中占據(jù)合理的比率。

第三是對先保護(hù)、后分級的再思考。當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)、檔案館特藏室建設(shè)、珍貴檔案修復(fù)工作快速推進(jìn)，并已初見成效。相比之下檔案分級鑒定工作相對滯后，并且很多單位在前期的檔案數(shù)字化掃描和檔案修復(fù)過程中已經(jīng)拆裝了檔案，開展檔案分級鑒定勢必還要拆裝，再后面進(jìn)行仿真復(fù)制也要拆裝，這就帶來了珍貴檔案二次破壞的問題。為避免珍貴檔案被毀損，比較科學(xué)的工作流程應(yīng)當(dāng)是先進(jìn)行檔案分級鑒定、再進(jìn)行檔案保護(hù)、最后開展檔案數(shù)字化，這樣才能將檔案毀損的隱患降到最低，最大限度地保護(hù)珍貴檔案的完整與安全。如，《珍貴氣象檔案管理辦法》明確規(guī)定了檔案保護(hù)、分級鑒定、珍貴檔案利用的基本要求和工作流程，特別要求優(yōu)先開展檔案分級鑒定工作，最大限度地避免珍貴檔案被反復(fù)拆裝與接觸。