綜合檔案館對(duì)外服務(wù)功能變化研究
——基于統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析

虞香群 張 斌/中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院

檔案工作在較長一段時(shí)間內(nèi)存在著重收藏、輕利用的傾向，利用服務(wù)一直是檔案館工作的薄弱環(huán)節(jié)，事實(shí)上提供檔案利用服務(wù)是檔案館的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。1983年，國家檔案局印發(fā)了《檔案館工作通則》，其第二條規(guī)定檔案館是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心，即“兩位一體”；2009年，時(shí)任中央檔案館館長、國家檔案局局長楊冬權(quán)在全國檔案館工作會(huì)議上提出，本世紀(jì)下一個(gè)十年要努力把各級(jí)國家檔案館建設(shè)成為“五位一體”的公共檔案館，即檔案保管基地、愛國主義教育基地、現(xiàn)行文件公開中心、檔案信息服務(wù)中心、電子文件管理中心[1]。檔案館功能定位從“兩位一體”發(fā)展到到“五位一體”，這一過程強(qiáng)調(diào)了檔案館的利用服務(wù)功能，說明了利用服務(wù)功能的發(fā)揮在檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程中具有重要作用。筆者運(yùn)用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析法對(duì)我國綜合檔案館對(duì)外服務(wù)功能的現(xiàn)狀展開分析，對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、統(tǒng)計(jì)和分析，在此基礎(chǔ)上總結(jié)近20年來綜合檔案館對(duì)外服務(wù)的變化規(guī)律，探討新時(shí)代綜合檔案館對(duì)外服務(wù)功能轉(zhuǎn)型的發(fā)展方向。

筆者首先進(jìn)行文獻(xiàn)研究，以把握國內(nèi)相關(guān)研究狀況。不限時(shí)間范圍以“檔案利用（題名）+統(tǒng)計(jì)分析（數(shù)據(jù)分析）（篇名）”與“綜合檔案館（提名）+服務(wù)（篇名）”在中國知網(wǎng)上進(jìn)行精確檢索，共檢索到相關(guān)論文101篇，相關(guān)的研究成果給予筆者一定的啟發(fā)及論點(diǎn)支撐。如，陳永生[2]對(duì)1994年至2003年綜合檔案館的開放利用情況數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，得出檔案館檔案利用率以及開放率低、檔案利用不充分的結(jié)論。吳雁平、劉東斌[3]從綜合檔案館館藏資源、檔案開放數(shù)量、利用檔案數(shù)量等方面，對(duì)1980年至2016年檔案館發(fā)展情況做了調(diào)查報(bào)告。周應(yīng)朝[4]對(duì)新鄉(xiāng)市檔案館檔案利用的頻率、數(shù)量、目的等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。李春梅[5]對(duì)2008年至2012年北方工業(yè)大學(xué)檔案室利用人次、卷次進(jìn)行分析。喬琳鈞[6]對(duì)2014年至2016年山東大學(xué)學(xué)籍檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。可以發(fā)現(xiàn)，在文獻(xiàn)研究領(lǐng)域已經(jīng)有一些學(xué)者展開了研究，但從綜合檔案館對(duì)外服務(wù)視角進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析的較少；陳永生教授從這一視角出發(fā)進(jìn)行了研究，但研究時(shí)間距今已過去15年，在這15年中綜合檔案館對(duì)外服務(wù)情況是否發(fā)生變化，這也是需要探究的內(nèi)容之一。筆者以綜合檔案館對(duì)外服務(wù)功能變化作為論題，基于國家檔案局網(wǎng)站“統(tǒng)計(jì)年報(bào)摘要”欄目中公布的數(shù)據(jù)、《中國檔案年鑒》和國家統(tǒng)計(jì)局發(fā)布的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行研究。

1 綜合檔案館館藏?cái)?shù)量分析

對(duì)綜合檔案館館藏?cái)?shù)量進(jìn)行分析，首先從整體上對(duì)國家綜合檔案館館藏總量有一個(gè)了解，摸清家底才能更好地開展對(duì)外服務(wù)；其次通過數(shù)量分析了解1998年至2017年這20年間綜合檔案館館藏的變化情況。

近20年間，我國綜合檔案館館藏?cái)?shù)量呈不斷增長的趨勢(shì)。從整體上看，館藏總數(shù)有了明顯增長，從1998年的12276.52萬卷、件增長到2017年的65371.1萬卷、件，增長了約5倍，且漲幅從4.81%增長至432.49%，平均增長率為157%。這說明我國綜合檔案館館藏?cái)?shù)量越來越多，檔案館對(duì)外提供服務(wù)的資源隨之增加。

2 綜合檔案館檔案開放情況數(shù)據(jù)分析

檔案開放是綜合檔案館開展對(duì)外服務(wù)的前提。對(duì)開放情況進(jìn)行分析，主要是對(duì)檔案開放數(shù)量、開放率、增長率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

在檔案開放總量方面，近20年間開放檔案總量有大幅度增長，從1998年的3556.48萬卷、件增長到2017年的10151.7萬卷、件，增長了185.44%；在檔案開放率方面，最高開放率為30.58%（2000年），最低開放率為14.92%（2016年），平均開放率為24.08%，從整體上看近20年間檔案開放率總體上呈下降趨勢(shì)，筆者認(rèn)為原因在于：第一，1998年至2017年館藏?cái)?shù)量增長率、增長速度高于檔案開放數(shù)量增長率和增長速度，1998年至2017年館藏?cái)?shù)量平均增長率為157%、平均增速為8.26%，而1998年至2017年檔案開放數(shù)量平均增長率為86.51%、平均增速為5.72%，這兩組數(shù)據(jù)說明檔案館檔案開放的數(shù)量和速度遠(yuǎn)低于館藏的數(shù)量和速度，導(dǎo)致檔案開放率下降；第二，2008年，楊冬權(quán)在全國檔案工作暨表彰先進(jìn)會(huì)議上提出要建立“資源體系”和“利用體系”[7]，豐富檔案館館藏類型?；谶@樣的要求，2009年至2017年綜合檔案館的館藏?cái)?shù)量平均增速達(dá)到了9.17%，而這時(shí)的檔案館檔案開放數(shù)量的增長速度只有5.92%，遠(yuǎn)趕不上館藏?cái)?shù)量增長的速度。

近20年間雖然檔案館的平均檔案開放率達(dá)到了24.08%，但從總體上看只有不到三分之一的檔案是對(duì)公眾開放的，剩下超過三分之二的檔案沒有向社會(huì)開放，從這一角度來說，檔案開放率還是偏低的。

3 綜合檔案館檔案利用情況數(shù)據(jù)分析

考察檔案利用人次、利用數(shù)量和利用率，是考察綜合檔案館對(duì)外利用服務(wù)功能發(fā)揮情況最直接的方式。2006年陳永生對(duì)1994年至2003年綜合檔案館的檔案充分利用情況進(jìn)行了詳細(xì)分析，在檔案利用率方面得出1994年至2003年的平均利用率為5.09%[8]的結(jié)論，以此說明我國檔案館檔案資源利用不充分的問題。15年過去了，綜合檔案館利用率不高的問題是否有所改善？筆者對(duì)檔案利用人次、利用數(shù)量和利用率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

一是，在檔案利用人次方面，以1998年為基數(shù)，從1998年的118.94萬人次增長到2017年的659.4萬人次，近20年間增長了540.6萬人次，平均增長率為164%，平均增長速度為203%。從縱向上看，無論是增長率還是增速，檔案利用人次數(shù)量變化都呈現(xiàn)比較樂觀的狀態(tài)；從橫向上看，將檔案利用人次與全國人口數(shù)量做一個(gè)比較，探討檔案利用人次在全國總?cè)丝诘恼急?，即全國人口中大概有多少人利用檔案，通過數(shù)據(jù)分析得到1998年至2017年檔案利用人次占全國人口數(shù)量的比例整體上是不斷增長的結(jié)論，平均占比率為0.27%，占比率偏低，這說明在全國人口中利用檔案的人數(shù)少之又少，超過99%的人沒有利用過綜合檔案館里的檔案。

二是，在檔案利用數(shù)量方面，整體上呈現(xiàn)波動(dòng)增長的態(tài)勢(shì)，以1998年為基數(shù)，從1998年的446.5萬卷、件增加到2017年的2077.95萬卷、件，近20年間增長了1631.45萬卷、件，平均增長率為164%，增長了近4倍。此外筆者查閱了現(xiàn)有數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)2014年至2017年電子檔案的利用數(shù)量呈逐漸上漲的趨勢(shì)，電子檔案利用數(shù)量依次為317.65萬件、411.1萬件、456.4萬件、519.9萬件，平均電子檔案利用數(shù)量占比總體檔案利用數(shù)量為21.76%，最高是25%（2017年），平均增長速度為18.17%，這說明利用電子檔案將是未來的發(fā)展趨勢(shì)。

三是，在檔案利用率方面，首先，1998年至2017年近20年間平均檔案利用率為4.07%，以2006年作為分界點(diǎn)，1998年至2006年的檔案利用率總體上呈緩慢上升態(tài)勢(shì)，2007年至2017年的檔案利用率總體上呈平穩(wěn)下降趨勢(shì)。文章統(tǒng)計(jì)了2004年至2017年的平均檔案利用率為4.18%，與陳永生教授統(tǒng)計(jì)的1994年至2003年的檔案利用率相比，2004年至2017年檔案利用率是下降的；其次，1998年至2017年檔案利用數(shù)量與檔案開放數(shù)量之比未超過30%，最高為21.35%（2015年），最低為12.14%（2000年），平均為17.42%，未達(dá)到20%，在這20年間經(jīng)歷了波動(dòng)上漲、波動(dòng)下降以及急劇上漲的形勢(shì)；最后，從總體上來說檔案利用率較低，只有約4%的館藏被利用，在開放的檔案中也只有約17%左右被利用，檔案利用數(shù)量的增長速度遠(yuǎn)低于檔案館館藏?cái)?shù)量和檔案開放數(shù)量的增長速度。

4 綜合檔案館建筑面積數(shù)據(jù)分析

筆者對(duì)檔案館總體建筑面積、庫房面積以及對(duì)外服務(wù)面積數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，探討這三者之間的關(guān)系，反映綜合檔案館對(duì)外服務(wù)功能的變化情況。

第一，1998年至2017年，檔案館總體建筑面積均呈增長趨勢(shì)，平均增速是6.11%；第二，1998年至2017年，檔案館庫房建筑面積整體上也呈增長趨勢(shì)，平均增速為4.29%，低于檔案館總建筑面積的增速；第三，總體上1998年至2017年，檔案庫房面積占總體面積比例呈波動(dòng)式下降的趨勢(shì)，占比率最高為52.4%（1998年），最低為38.58%（2017年），平均占比率為45.86%，1998年至2007年的平均檔案庫房面積占總體面積的比例為49.92%，幾乎接近一半，即在檔案館總體面積中，有一半的面積是用來存儲(chǔ)檔案的；這樣的情況在2008年至2017年有了轉(zhuǎn)變，2008年至2017年的平均檔案庫房面積占總體面積的比例為41.81%，比1998年至2008年下降了8.11%。

筆者從《中國檔案年鑒》里找到2012年至2017年綜合檔案館對(duì)外服務(wù)用地面積的數(shù)據(jù)，依次為34.69萬平方米、44.16萬平方米、53.9萬平方米、62.1萬平方米、75.8萬平方米、95萬平方米，從中可看出2012年至2017年檔案館對(duì)外服務(wù)面積是逐年增長的，平均對(duì)外服務(wù)用地面積是60.94萬平方米，平均增長率為75.67%，平均對(duì)外服務(wù)面積占總體面積的比例是7.64%，這與2008年至2017年檔案館庫房面積占總體面積比例下降的8.11%接近。綜合檔案館對(duì)外服務(wù)用地面積平均增幅和平均環(huán)比發(fā)展速度都比較高，這說明綜合檔案館對(duì)外服務(wù)功能得到強(qiáng)化、重視和拓展，在整體的檔案事業(yè)發(fā)展中所占的比例越來越凸顯。

5 綜合檔案館檔案展覽情況數(shù)據(jù)分析

檔案展覽是檔案館利用自身資源主動(dòng)服務(wù)公眾的行為，具有文化休閑的性質(zhì)，舉辦展覽的場(chǎng)數(shù)和參觀展覽的人次是衡量綜合檔案館檔案展覽情況的最主要的指標(biāo)，筆者將對(duì)這兩個(gè)指標(biāo)的數(shù)值進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。由于《中國檔案年鑒》從2006年才開始統(tǒng)計(jì)檔案展覽場(chǎng)數(shù)和參觀展覽的人次，所以筆者只統(tǒng)計(jì)2006年至2017年這12年的數(shù)據(jù)。2006年至2017年展覽數(shù)量（個(gè)）分別為：5066、19977、2930、2796、3240、3213、4352、4556、4257、3984、3650、3289，2006年至2017年參觀展覽人數(shù)（萬人）分別為：403.22、610.57、569.26、550.87、620.43、456、365.61、468.93、1072.7、723.3、547.7。

總體上，2006年至2017年綜合檔案館展覽數(shù)量和參觀展覽人數(shù)表現(xiàn)為不規(guī)則變化，各年份之間變化較大，在這12年里年平均展覽數(shù)量為5109個(gè)，年平均參觀展覽人數(shù)為579.47萬人，平均每場(chǎng)展覽參觀人數(shù)約為1134人，參觀人數(shù)略高于2006年至2017年平均檔案利用人次。這些數(shù)據(jù)說明，首先，具有文化休閑功能的檔案展覽逐漸進(jìn)入檔案館對(duì)外服務(wù)領(lǐng)域，即綜合檔案館在對(duì)外服務(wù)過程中除了進(jìn)行檔案閱覽服務(wù)外也逐漸重視或轉(zhuǎn)向?qū)娺M(jìn)行文化休閑服務(wù)；其次，總體上綜合檔案館參觀展覽人數(shù)高于綜合檔案館檔案利用人次，這說明開展像檔案展覽這樣的文化休閑服務(wù)可以為綜合檔案館擴(kuò)大公眾用戶，同時(shí)也驗(yàn)證了綜合檔案館利用自身的檔案資源開展文化休閑服務(wù)是可行且是有效的道路。

6 總結(jié)

通過以上數(shù)據(jù)分析可知，近20年，我國綜合檔案館在開展對(duì)外服務(wù)上取得了一定的成效：一是檔案館館藏?cái)?shù)量、檔案開放數(shù)量持續(xù)增長；二是利用檔案數(shù)量和檔案利用人次的總量有大幅度增長，電子檔案利用數(shù)量也逐年增長；三是檔案館總體建筑規(guī)模越來越大，庫房占總體面積的比例總體上呈現(xiàn)下降的趨勢(shì)，對(duì)外服務(wù)用地面積越來越大；四是綜合檔案館逐步開展文化休閑服務(wù)。但同時(shí)，也應(yīng)正視綜合檔案館對(duì)外服務(wù)中存在的問題，主要有：第一，在檔案開放上，檔案開放率仍然比較低，只有不到三分之一的館藏檔案對(duì)公眾開放；第二，在檔案利用方面，利用率總體上呈現(xiàn)持續(xù)降低的態(tài)勢(shì)，利用人次占全國總?cè)丝跀?shù)量的比例較低；第三，在檔案展覽方面，檔案展覽的數(shù)量和參觀展覽的人數(shù)相較于圖書館和博物館的參觀展覽人數(shù)而言是偏少的。

因此，今后綜合檔案館應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手提升對(duì)外服務(wù)能力：一是在館藏資源不斷增長的情況下，應(yīng)擴(kuò)大檔案開放的數(shù)量，加強(qiáng)對(duì)檔案開放的鑒定，應(yīng)及時(shí)公布和開放可共享的檔案。二是提高檔案利用數(shù)量，綜合檔案館要通過各種途徑和方式使用戶利用檔案更為便捷，讓公眾愿意利用檔案，可對(duì)現(xiàn)有的電子檔案和數(shù)字化檔案副本進(jìn)行集合、開發(fā)、共享、利用，如浙江省檔案館開通網(wǎng)上查檔和微信查檔功能，公眾可通過微信APP上的“掌上查檔”小程序，向浙江省100家綜合檔案館發(fā)起查檔申請(qǐng)，實(shí)現(xiàn)足不出戶便可查檔[9]。三是加強(qiáng)綜合檔案館化交流服務(wù)功能，通過檔案展覽的數(shù)據(jù)分析可知，進(jìn)行文化交流也是吸引用戶的有效方式，所以檔案館要轉(zhuǎn)變理念，利用新媒體積極開展文化交流，融入社會(huì)大眾的生活中。