全面對接數字政府建設 推進檔案工作數字轉型
——浙江省檔案工作數字轉型情況綜述

張 軍 梁紹紅 姜 超/浙江省檔案局

一、近年來全省檔案部門圍繞中心服務大局，為檔案工作數字轉型打下了較好工作基礎

（一）積極對接數字政府，主動融入政府數字化轉型。自去年4月省政府部署啟動政府數字化轉型工作以來，省檔案局就積極保持與省政府有關部門的密切溝通和對接，將檔案工作納入全省政府數字化轉型總體部署同步推進：省檔案局作為成員單位納入浙江省政府數字化轉型工作領導小組，檔案工作數字轉型納入《浙江省深化“最多跑一次”改革推進政府數字化轉型工作總體方案》（浙政發(fā)〔2018〕48號）、《2019年浙江省深化“最多跑一次”改革推進政府數字化轉型工作要點》（浙政辦發(fā)〔2019〕17號），要求加快建設統(tǒng)一的數字檔案系統(tǒng)，“電子歸檔實現率”作為評價指標納入省大數據管理局正在研究制定的《2019年政府數字化轉型工作評價指標》。

（二）服務助推“最多跑一次”改革，推進電子化歸檔成效顯著。截至去年底，在業(yè)務和技術準備方面，全省已有27萬項行政權利事項子項制定了文件歸檔范圍和檔案保管期限表，10萬項子項已完成歸檔參數配置。在平臺支撐方面，全省已有91個市、縣（市、區(qū)）完成電子文件歸檔與電子檔案管理統(tǒng)一平臺建設，省本級婚姻登記系統(tǒng)等垂建系統(tǒng)已實現電子歸檔，杭州市以統(tǒng)一的數據模型為基礎實現了公積金管理系統(tǒng)等20個自建系統(tǒng)的歸檔對接，衢州市和臨海市分別實現竣工測驗合一系統(tǒng)和國土“一張圖”云GIS平臺的歸檔功能。在歸檔和移交方面，全省預歸檔“最多跑一次”電子檔案280萬件，正式歸檔100萬件，接收進館29萬件、447GB。麗水市以1+10+N檔案協(xié)同管理系統(tǒng)為基礎推進電子公文單套制歸檔試點，歸檔電子公文類電子檔案1400萬件。在專業(yè)檔案數據共建共享方面，全省各級國家綜合檔案館共向民政部門共享電子條目超過1313萬條，數字化成果容量超過39TB，通過浙江檔案服務網為婚姻登記部門提供異地查檔852件，在線歸檔婚姻登記電子檔案30萬余件。

（三）強化服務改革支撐，全省數字檔案館室建設迎來新的高潮。去年，湖州市、寧波市、杭州市三家檔案館相繼以優(yōu)異成績通過全國示范數字檔案館現場測試。目前我省全國示范數字檔案館已有6家，在全國走在前列。衢州市等14家檔案館通過國家級數字檔案館現場測試，全省累計已有26家檔案館通過國家級測試，總數位居全國首位。象山縣等17家檔案館通過省級數字檔案館評估。全省已建成省級以上數字檔案館41個，嘉興、紹興地區(qū)建成數字檔案館的比例均超過80%。

二、準確把握當前檔案信息化建設面臨的形勢，切實增強全面推進檔案工作數字轉型的責任感和緊迫感

檔案信息化建設的持續(xù)推進，為我省檔案工作全面數字轉型打下良好基礎。但這項工作才剛剛起步，還存在理念轉變不夠到位、行動步伐不夠給力、應用和數據支撐不夠完善、效益發(fā)揮不夠顯著等問題，需要引起高度重視并切實加以解決。全省各級檔案部門應當準確把握形勢，充分認識加快檔案工作數字轉型的重要性和緊迫性。

第一，加快檔案工作數字轉型，是服務和融入政府數字化轉型的大勢所趨。從國家形勢來看，黨中央和國務院高度重視以信息化推進國家治理體系和治理能力現代化。國務院將“互聯(lián)網+政務服務”作為深化“放管服”改革的關鍵環(huán)節(jié)，專門印發(fā)文件，作出全面部署。去年，國務院發(fā)布了《關于加快推進全國一體化在線政務服務平臺建設的指導意見》（國發(fā)〔2018〕27號），明確了推進全國一體化在線政務服務平臺建設的目標和任務。從我省的形勢來看，政府數字化轉型已然是一場自上而下的政府革命。省政府主要領導親自掛帥，定期召開政府數字化轉型專題會議專門部署推進；8+13個政府數字化轉型重點工程和各項工作任務以周為單位上報工作進展。在政府數字化轉型全面推進的大背景下，檔案工作數字轉型已是大勢所迫。如果檔案部門仍然滿足于現狀，只注重在自己的“一畝三分地”里推進檔案信息化，勢必游離于數字政府建設的中心工作之外，將在政府數字化改革浪潮中被邊緣化、被淘汰。

第二，加快檔案工作數字轉型，是檔案工作圍繞中心、服務大局的必然要求。一是服務政府數字化轉型的要求。檔案工作要對接服務政府數字化轉型必須實現自身的數字轉型，否則傳統(tǒng)的檔案工作方式方法很難適應政府數字化轉型的新形勢、新要求，終將與政府數字化轉型脫節(jié)，無法為政府數字化轉型提供基礎支撐。二是推進基層減負的要求。今年是中辦部署的“基層減負年”，傳統(tǒng)的檔案歸檔、管理和利用手段對基層來說是一個不小負擔。但是通過檔案工作數字轉型，實現系統(tǒng)自動對電子文件的歸檔和整理，以及運用信息化的手段管理和利用傳統(tǒng)紙質檔案和原生電子檔案，可以為基層提供巨大便利，減輕大量負擔。三是提升檔案工作服務能力的要求。隨著政府數字化轉型的深入以及智慧城市的建設，人們對于檔案服務的需求逐漸發(fā)生變化，更加要求便捷的獲取通道、高效的反應速度以及精準的信息服務，同時提供檔案服務的手段也將發(fā)生深刻變化，更多的智慧化應用將更加普遍地應用到檔案服務中，這就需要檔案工作實現數字轉型，為未來的服務創(chuàng)新和變革創(chuàng)造條件。

第三，加快檔案工作數字轉型，是推進檔案工作自身創(chuàng)新發(fā)展的根本出路。今年4月，國務院發(fā)布了《國務院關于在線政務服務的若干規(guī)定》（國務院令第716號），其中第十二條明確規(guī)定：“除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子文件不再以紙質形式歸檔和移交。符合檔案管理要求的電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力。”這不僅確立了電子檔案的法律效力，更意味著電子文件將逐漸代替紙質文件成為政府部門歸檔和移交的主力，尤其是隨著政府數字化轉型的深入，越來越多的政府部門只形成電子文件，不再形成紙質文件。對于檔案部門而言，這也意味著檔案工作的管理對象發(fā)生了根本性變革，正由以紙質檔案及其數字化成果為主逐漸轉變?yōu)橐栽娮訖n案為主。這就要求檔案工作必須數字轉型，必須要圍繞政府數字化轉型，轉變檔案管理方式，建立新時代的現代檔案管理體系。否則檔案部門將無檔可管，檔案館將無法承擔起“為黨管檔、為國守史、為民服務”的神圣使命，淪為歷史的檔案館。

三、下一步工作打算

（一）主動融入政府數字化轉型，形成局館合力推進新機制。各級檔案部門要深化對檔案工作數字轉型重要性的認識，主動融入政府數字化轉型，積極與有關部門做好聯(lián)系和對接，借勢借力推進檔案工作數字轉型。要將檔案工作納入各地政府數字化轉型的組織領導和總體方案，檔案局館之間要建立協(xié)調機制，形成合力，統(tǒng)一部署、共同推進本地區(qū)檔案工作數字轉型。

（二）深入推進電子文件歸檔和檔案數據共建共享。一要加快實現政務服務事項電子文件應歸盡歸。各地要加快做好統(tǒng)建平臺歷史和新增網辦數據的歸檔處理工作，加快推進歸檔材料簡化、優(yōu)化、電子化，指導和督促各級行政機關做到“凡是無法定依據且國家和省未明文規(guī)定必須打印紙質歸檔的‘最多跑一次’事項電子文件，今后原則上僅以電子方式歸檔”。二要探索開展電子公文電子化歸檔試點。各地要根據《機關檔案管理規(guī)定》（國家檔案局令第13號）的要求，選擇1至2家有條件的單位開展電子公文電子化歸檔試點。三要加快推進專業(yè)檔案數字化、數據化和共建共享。各地在繼續(xù)深化與民政部門開展婚姻登記檔案數據共建共享的同時，選擇2至3個“最多跑一次”高頻事項開展專業(yè)檔案共建共享試點。各級國家綜合檔案館要加快推進館藏檔案數字化工作，三年內要完成全部民生檔案的數字化，有條件的地區(qū)可以探索實現重要專業(yè)檔案數據化，加強與專業(yè)主管部門的聯(lián)動合作，推動建立共建共享的檔案信息庫。

（三）全面推進電子檔案規(guī)范化管理。各級檔案行政管理部門要加強國家、省有關電子檔案規(guī)范標準的宣貫工作，嚴格落實電子文件歸檔和電子檔案管理相關要求，抓好電子文件形成階段、歸檔階段和電子檔案管理階段的規(guī)范化管理，確保紙質和電子檔案管理“兩頭不落空”。

（四）加快實現數字檔案館室全覆蓋。各地要加快步伐、狠抓落實，確保11個市年內全部通過國家級數字檔案館測試，各市縣級以上國家綜合檔案館年內60%以上通過省級數字檔案館系統(tǒng)評估，各市、縣（市、區(qū)）的數字檔案室覆蓋率年內爭取達到90%以上。

（五）嚴格把牢檔案安全底線。各級檔案部門要始終把檔案安全擺在檔案工作數字轉型的首要位置，落實安全管理主體責任，建立健全安全管理制度，強化日常監(jiān)管，加強安全態(tài)勢感知分析，準確把握安全風險趨勢，定期開展風險評估，及時發(fā)現、整改問題，化解安全風險。要切實做好電子文件歸檔和電子檔案管理統(tǒng)一平臺的運維管理工作，履行好安全管理職責，完善運維管理制度，明確崗位職責，落實經費預算，配備專人管理，按要求做好檔案信息系統(tǒng)等級保護相關工作，確保系統(tǒng)和數據安全。各市檔案行政管理部門要加強督查，建立通報機制，發(fā)現問題要主動上報并督促做好整改工作。