信息化背景下創(chuàng)新民辦高校檔案管理工作研究

馮江博

【摘要】數(shù)字化時(shí)代促進(jìn)了社會各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展，高校檔案管理便是其中之一。為了更好地提高檔案管理的效率和質(zhì)量，各高校應(yīng)加強(qiáng)對數(shù)字化信息技術(shù)的重視，創(chuàng)新管理模式。本文通過對部分民辦高校檔案管理工作的問卷調(diào)查，分析工作中存在的問題，闡述民辦高校檔案管理創(chuàng)新的必要性和信息化檔案管理的原則，并提出具體策略。

【關(guān)鍵詞】信息化背景;創(chuàng)新;民辦高校;檔案管理工作

民辦高校的檔案管理工作是基礎(chǔ)、繁瑣且具有服務(wù)性質(zhì)的工作類型，所以檔案管理是高校工作中必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)。隨著時(shí)代信息化的發(fā)展，高校檔案管理逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理向電子化轉(zhuǎn)變，那么民辦高校檔案管理過程中的問題也就逐漸凸顯，嚴(yán)重影響了工作效率。筆者對此以問卷的形式對我省十幾所民辦高校檔案管理工作做了調(diào)查，發(fā)現(xiàn)以下幾個(gè)問題：

一、民辦高校檔案管理工作中存在的問題

（一）管理觀念落后。在78%的民辦高校中，人們一直將工作重點(diǎn)放到教學(xué)管理方面，忽視檔案管理的創(chuàng)新工作，以至于各民辦高校在檔案管理方面的投入不足、管理觀念落后，從而直接影響檔案管理人員創(chuàng)新工作的積極性，影響管理效率。

（二）管理方法陳舊。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，有65%的高校管理方法相對陳舊，單純靠人工進(jìn)行檔案的搜集、整理、歸檔、查找等，管理工作既繁瑣、又枯燥，而且管理效率低下。盡管目前已經(jīng)有35%的高校采用了信息化管理手段，但是也僅限于檔案的查詢和搜索，無法真正提高管理效率。

（三）管理人員素質(zhì)偏低。在檔案管理工作中，有將近一半的管理人員是從學(xué)校各個(gè)部門抽調(diào)過來的，并不具備專業(yè)的檔案管理知識和經(jīng)驗(yàn);還有少數(shù)一部分是年紀(jì)偏大的管理人員，無法靈活運(yùn)用各種信息化軟件，從一定程度上遏制了檔案管理向信息化管理的推進(jìn)和發(fā)展。

二、信息化民辦高校檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

首先，信息化技術(shù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了高校檔案管理的信息化、技術(shù)化管理，從根本上實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案從紙質(zhì)化檔案向電子化檔案的轉(zhuǎn)變，從而使檔案管理和信息化時(shí)代接軌，提高檔案管理效率。其次，信息化檔案管理以電子化設(shè)備替代了傳統(tǒng)的人工管理模式，既減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)還能使信息查找、搜索等變得更加有效。最后，信息化檔案管理使各高校檔案之間建立一個(gè)統(tǒng)一共享平臺，實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案信息的收集和共享，從而大大提升高校檔案管理效率。

三、信息化民辦高校檔案管理工作的原則

在高校信息化檔案管理過程中，為了滿足民辦高校在檔案管理中的不同需求，我們提出以下兩個(gè)原則：第一，雙軌制原則，即民辦高校檔案管理實(shí)行“紙質(zhì)化”和“電子化”相結(jié)合的雙管理模式。一方面，紙質(zhì)化檔案為正本保存，提高檔案的安全性和法律性;另一方面，電子化檔案作為副本保存，主要是便于人們查閱和使用，提高檔案管理工作的便捷性和高效性。第二，全周期管理原則，在民辦高校的檔案管理工作中我們需要明確，不僅僅是對檔案存儲和使用這么簡單，其中還包括檔案產(chǎn)生、存儲、銷毀等整個(gè)檔案周期的管理。所以，在信息化民辦高校檔案管理工作中，管理人員還要根據(jù)檔案不同時(shí)期的特點(diǎn)進(jìn)行電子化檔案監(jiān)督和使用，從而提高檔案管理效率。

四、信息化民辦高校檔案管理工作創(chuàng)新策略

（一）更新學(xué)校管理部門的檔案管理理念，加大資金投入。我們常說21世紀(jì)是信息發(fā)展的世紀(jì)，信息技術(shù)已經(jīng)全面滲透到我們生活的各方各面，并逐漸影響我們的衣食住行。首先，作為高校管理者必須正視信息化時(shí)代給傳統(tǒng)檔案管理帶來的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，重視學(xué)校檔案管理部門的工作，并從傳統(tǒng)檔案管理模式中脫離出來，以一種發(fā)展的眼光看待信息化檔案管理，為檔案管理向信息化管理轉(zhuǎn)變奠定基礎(chǔ)。其次，學(xué)校管理部門人員要樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識，并加大檔案管理部門的資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的信息化電子設(shè)備，在人力、物力、財(cái)力等方面給予絕對的支持和重視。例如，管理部門可以設(shè)立檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，購置必備的信息化辦公用品、加強(qiáng)人員配備、改善檔案工作的辦公條件等等。最后，學(xué)校管理部門要鼓勵(lì)檔案室工作人員進(jìn)行工作創(chuàng)新，并根據(jù)員工的工作貢獻(xiàn)制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，以此提高工作人員的工作積極性和工作效率，為民辦高校檔案管理工作向信息化管理發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（二）建立科學(xué)的檔案管理體系，完善高校檔案信息數(shù)據(jù)庫。建立科學(xué)的檔案管理體系是民辦高校信息化檔案中的重中之重，我們可以將這個(gè)過程分成以下幾個(gè)階段：第一，紙質(zhì)化檔案的保存。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案保存不僅容易出現(xiàn)丟失、不容易長期保存的問題，查找起來也非常麻煩。所以，信息化檔案管理可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過信息化技術(shù)掃描、拍照等數(shù)字化形式將紙質(zhì)版轉(zhuǎn)化成數(shù)字版形式儲存到磁盤中，不但可以長期保存、節(jié)省資源，而且有利于查找和利用，使檔案管理更加便捷，提高工作效率。第二，整合檔案信息。隨著我國教育事業(yè)的發(fā)展，各民辦高校的畢業(yè)生也呈飛快的速度發(fā)展，每年高校都會隨著學(xué)生的入學(xué)、畢業(yè)等產(chǎn)生大量的學(xué)生檔案和電子文件。所以作為檔案管理人員還要利用信息化設(shè)備將電子檔案進(jìn)行整合，做好校園網(wǎng)絡(luò)、辦公系統(tǒng)的整合和連接，實(shí)現(xiàn)全程電子化信息的傳輸和整理，從而保證檔案管理的連續(xù)性、完整性。第三，檔案信息分類。學(xué)生的檔案不僅是學(xué)生的學(xué)習(xí)、經(jīng)歷、成就等等，還包括歸檔單位以前和以后產(chǎn)生的各種電子文件，所以作為高校檔案管理人員，還要及時(shí)將電子檔案信息分類，例如，圖片、文字、表格等等，還要包括學(xué)生檔案中的視頻錄像、錄音等等，做好學(xué)生資料的分類和整合。

（三）建立完善的檔案服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)高校各部門協(xié)同作業(yè)?？梢哉f高校的檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)型工作，所以在信息化檔案管理中，要求管理人員在整理、保存、歸檔的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案的開發(fā)和利用。實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，同時(shí)也促進(jìn)高校檔案服務(wù)模式創(chuàng)新發(fā)展。除此之外，還要建立完善的校園網(wǎng)絡(luò)和學(xué)校檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)校園各部門之間的聯(lián)系和協(xié)同作業(yè)，設(shè)置每個(gè)教師專用的賬號和權(quán)限，根據(jù)每個(gè)教師的需求設(shè)置相應(yīng)的查詢、修改和增加權(quán)限，對學(xué)生的檔案實(shí)時(shí)更新和跟進(jìn)，同時(shí)還能減少檔案管理部門工作人員各種查詢的工作負(fù)擔(dān)，使其他教師可以在最快的時(shí)間內(nèi)查詢到學(xué)生資料，實(shí)現(xiàn)檔案管理的及時(shí)性和實(shí)時(shí)性。例如，旗幟數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)集檔案管理系統(tǒng)、檔案采集系統(tǒng)以及網(wǎng)上查閱系統(tǒng)為一體的數(shù)字化管理平臺。我們可以在此平臺上實(shí)現(xiàn)檔案的收集、處理、整理保管等工作，還能實(shí)現(xiàn)多人協(xié)作、實(shí)時(shí)查詢等功能，是一套高效、快捷的信息化檔案管理體系。我們可以借鑒其經(jīng)驗(yàn)以自身高校檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行個(gè)性化定制和修改，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的目的。

（四）引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才，打造專業(yè)信息化檔案管理隊(duì)伍。在高校信息化檔案管理過程中，專業(yè)信息化檔案管理人才是保證信息化檔案管理的基礎(chǔ)和保障。首先，作為高校管理部門，要引進(jìn)專業(yè)的信息化檔案管理人才，也可以從學(xué)校中選擇具有專業(yè)的檔案管理人才進(jìn)行留校留任，保證高校檔案管理的專業(yè)性和時(shí)代性。例如，學(xué)?？梢詮娜瞬攀袌鲆M(jìn)高端信息技術(shù)人才，可以從本校定向培養(yǎng)有意向的學(xué)生等等。其次，學(xué)校要加強(qiáng)對檔案管理部門人員的培訓(xùn)和再教育，讓相關(guān)的工作人員可以熟悉現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練使用信息化辦公軟件，從而實(shí)現(xiàn)民辦高校檔案管理從傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理向電子信息化的轉(zhuǎn)變。例如，學(xué)?？梢远ㄆ诮M織學(xué)校檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，或者是由學(xué)校中專業(yè)的信息化檔案管理人員向大家傳授相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)和信息化技術(shù)手段。最后，檔案管理人員在正確使用信息化檔案管理的同時(shí)確保網(wǎng)絡(luò)安全。我們知道網(wǎng)絡(luò)安全是全世界的一大難題。所以在信息化檔案管理過程中，還要加大對校園內(nèi)網(wǎng)絡(luò)安全的管理，例如，安裝新型的網(wǎng)絡(luò)防盜、防木馬系統(tǒng)裝置，定期對電腦和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行病毒查殺、掃描等等。

五、總結(jié)

信息化檔案管理是信息技術(shù)和高校檔案管理整合的必然趨勢，因此高校要更新學(xué)校管理部門的檔案管理理念，加大資金投入;建立科學(xué)的檔案管理體系，完善高校檔案信息數(shù)據(jù)庫;建立完善的檔案服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)高校各部門協(xié)同作業(yè);注重打造專業(yè)信息化檔案管理隊(duì)伍，發(fā)揮信息化檔案管理最大的優(yōu)勢，全面提高檔案管理的效率。

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