高職院校檔案工作規(guī)范管理現(xiàn)狀分析

戴婷婷

【摘要】高職院校檔案管理工作的規(guī)范化開展關(guān)系到高職院校教育教學(xué)和人才培養(yǎng)工作的開展，與高職院校長期穩(wěn)定運行存在直接的關(guān)聯(lián)。本文針對本地區(qū)五所高職院校檔案管理工作進行調(diào)查分析，明確當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀，并對檔案管理規(guī)范性不足的原因進行了解析，提出優(yōu)化開展檔案管理工作的建議，以期能發(fā)揮高職院校檔案管理工作的效能，為高職院校人才培養(yǎng)工作的開展提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】高職院校;檔案工作;規(guī)范化管理

高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展和時代的進步使檔案的價值日益凸顯，對檔案工作提出了更高的要求，迫切要求檔案工作管理達到規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)。近年來，隨著高職院校對檔案工作的重視程度不斷提升，目前檔案工作己經(jīng)取得一定的成果，但同時仍存在很多不容忽視的問題。高職院校檔案管理工作與一般的企業(yè)檔案管理存在明顯的差異，與其他本科院校檔案管理也有所不同，在開展檔案管理工作的過程中，要突出高職院校的特色，使管理工作能與高職院校的人才培養(yǎng)工作相適應(yīng)，為高職院校人才培養(yǎng)工作的開展提供高質(zhì)量的服務(wù)。所以基于高職院校檔案管理工作的特殊性，十分有必要針對檔案管理規(guī)范化開展進行分析，促進檔案資源優(yōu)勢的發(fā)揮，支撐高職院校人才培養(yǎng)工作的創(chuàng)新化發(fā)展。

一、當(dāng)前高職院校檔案規(guī)范管理現(xiàn)狀

在研究實踐中，對本地區(qū)五所高職院校開展檔案管理工作的基本情況進行分析，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段隨著檔案資源利用率的逐步提高，信息時代背景下信息資源優(yōu)勢相對較為明顯，高職院校在發(fā)展過程中已經(jīng)能基本上認識到開展檔案管理工作的重要性，也針對檔案規(guī)范化管理進行了探索，各學(xué)校在檔案規(guī)范管理方面取得了差異化的成果，如構(gòu)建了檔案管理制度、明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范檔案管理流程等，檔案管理規(guī)范化水平明顯提高。但是縱觀當(dāng)前本地區(qū)五所高職院校開展檔案管理工作的實際情況，發(fā)現(xiàn)檔案管理不夠規(guī)范、檔案管理無序性的問題仍然較為明顯，無法制定統(tǒng)一的管理模式，檔案管理規(guī)范化不足的情況下管理效率偏低，檔案資源的優(yōu)化利用也受到嚴(yán)重的制約，要求能結(jié)合實際情況對檔案規(guī)范管理進行探究，制定規(guī)范化管理方案，循序漸進提高高職院校檔案管理的整體工作效能。

二、高職院校檔案規(guī)范管理水平低的原因

通過調(diào)查和訪談的方式，對高職院校開展檔案管理工作的基本情況進行研究，明確了當(dāng)前高職院校檔案管理規(guī)范化水平偏低的原因，在研究實踐中對高職院校檔案規(guī)范化管理形成了更加科學(xué)系統(tǒng)的認識。整合研究成果可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前高職院校檔案管理規(guī)范化水平低是多種因素共同作用的結(jié)果：

（一）管理階層對檔案規(guī)范化管理缺乏正確的認識。沒有從領(lǐng)導(dǎo)層面加強檔案管理工作，檔案管理制度建設(shè)不到位、工作人員責(zé)任意識不足，會對檔案管理工作的效率和效果產(chǎn)生影響，甚至制約檔案規(guī)范管理工作的開展。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施差，管理理念滯后。高職院校開展檔案管理工作的過程中，不重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，檔案管理理念存在滯后性，對信息技術(shù)的應(yīng)用較少，會影響檔案資源的優(yōu)化利用，對高職院校檔案規(guī)范化管理產(chǎn)生限制性影響。

基于此，新時期應(yīng)該重新審視高職院校檔案管理工作的重要性，并逐步構(gòu)建完善的檔案管理工作體系，確保能彰顯高職院校檔案管理工作的整體效能，為學(xué)校人才培養(yǎng)工作和教育科研工作服務(wù)。

三、高職院校檔案規(guī)范管理措施

在高職院校開展檔案管理工作的過程中，應(yīng)該結(jié)合檔案管理工作現(xiàn)狀以及導(dǎo)致檔案管理規(guī)范性不足的原因制定相應(yīng)的檔案管理措施，對高職院校檔案管理工作進行系統(tǒng)的優(yōu)化，爭取能發(fā)揮檔案管理效能，為高職院校檔案管理工作的開展提供精準(zhǔn)化的服務(wù)。下面結(jié)合五所高職院校檔案管理工作的實際情況，針對檔案規(guī)范管理優(yōu)化措施進行系統(tǒng)的探究。

（一）領(lǐng)導(dǎo)人員加強對檔案規(guī)范管理的重視。領(lǐng)導(dǎo)人員要帶頭加強對高職院校檔案資源的規(guī)范管理，帶領(lǐng)檔案管理科室工作人員統(tǒng)一思想，嚴(yán)格要求自己，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)開展檔案規(guī)范管理工作，確保能積極吸收和借鑒先進的管理經(jīng)驗、創(chuàng)新意識等，能與時俱進對檔案管理工作進行創(chuàng)新，營造和諧的檔案管理氛圍，在領(lǐng)導(dǎo)人員和檔案管理科室工作人員的共同努力下推進檔案管理工作規(guī)范化開展，為高職院校檔案資源在新時代社會背景下的優(yōu)化應(yīng)用創(chuàng)造條件。

（二）構(gòu)建完善的高職院校檔案資源管理制度。檔案規(guī)范化管理工作的開展需要制度保障作用，在完善制度保障的支撐下，能實現(xiàn)對檔案資料的及時有效歸檔，切實促進檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新，進而構(gòu)建完善的檔案管理服務(wù)體系，使高職院校檔案管理工作能真正達到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。在工作實踐中，要對檔案管理制度體系進行完善，促進管理機制的貫徹落實，按照相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度開展工作，使檔案管理呈現(xiàn)出科學(xué)化、有序化發(fā)展?fàn)顟B(tài)，滿足高職院校檔案管理工作的現(xiàn)實需求。與此同時，要對檔案資料進行細化和完善，增強檔案管理的層次性，基于整理分卷、分類歸檔等管理工作，循序漸進地提高檔案資源的管理效果，優(yōu)化高職院校檔案資源的利用率，將規(guī)范化檔案管理納入高職院校重點工作日程體系中。

（三）加強人才隊伍建設(shè)。高職院校檔案管理人才隊伍能為檔案管理工作的開展提供重要的人才保障和人才支撐，在高職院校探索檔案規(guī)范管理工作的實踐活動中，要認識到人才素質(zhì)和人才隊伍建設(shè)的重要性，并在這方面做出相應(yīng)的實踐探索。首先，學(xué)校要加大對高素質(zhì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，對現(xiàn)有人力資源進行整合分析，并制定科學(xué)的進修、培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流方案，強化檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使他們能與時俱進地引入先進的理念開展檔案管理工作，構(gòu)建完善的現(xiàn)代化檔案管理團隊，使檔案管理工作的開展能滿足學(xué)校檔案資源利用方面的需求。其次，要構(gòu)建完善的人才激勵體系，通過對高職院校檔案管理人員實施有效的激勵，使他們能以飽滿的精神狀態(tài)投入到檔案管理工作中，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求開展檔案管理工作，使高職院校檔案管理工作能取得更加顯著的成果，突出整體檔案規(guī)范管理實效。

（四）構(gòu)建信息化檔案管理體系。信息時代背景下，高職院校開展檔案規(guī)范管理工作的實踐活動中，要客觀解讀信息技術(shù)的應(yīng)用價值，并按照新時代背景下檔案資源優(yōu)化利用的要求，結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用按照檔案規(guī)范管理工作，實現(xiàn)電子化分類和歸檔的目標(biāo)，引入現(xiàn)代化的檔案管理手段，為高職院校檔案資源的查詢和借閱創(chuàng)造便利。在構(gòu)建信息化檔案管理體系時，高職院校應(yīng)該堅守規(guī)范檔案管理的思想，并在信息化檔案管理體系建設(shè)方面加大資源投入，對檔案管理信息化技術(shù)進行開發(fā)，探索信息化檔案管理平臺的建設(shè)，確保能在網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的支撐下實現(xiàn)資源的優(yōu)化共享，切實突出高職院校檔案管理工作的效率和效果，增強高職院校檔案管理服務(wù)意識，為保障檔案資源的優(yōu)化利用奠定基礎(chǔ)，加快高職院校人才培養(yǎng)工作進程，維護高職院校實現(xiàn)長效化發(fā)展的目標(biāo)。

四、結(jié)語

綜上所述，對本地區(qū)五所高職院校檔案資源管理工作進行分析，并結(jié)合出現(xiàn)問題的原因提出了切實可行的建議，不僅能促進本地區(qū)高職院校檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，對于其他地區(qū)檔案管理工作的開展也能起到促進作用，有助于為高職院校教育教學(xué)工作和人才培養(yǎng)工作的科學(xué)化和創(chuàng)新化發(fā)展提供有力支撐。

【參考文獻】

[1]師為碩.我國新升格高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀及對策研究[J].辦公自動化，2019，24（07）：32-35.

[2]魏曉琳.加強高職院校電子檔案管理的探討[J].城建檔案，2019（03）：70-71.

[3]崔萍.高職院校檔案管理信息化建設(shè)探析[J].信息與電腦（理論版），2019（06）：203-205.

[4]魏曉琳.大數(shù)據(jù)時代高職院校的檔案管理工作探析[J].蘭臺內(nèi)外，2019（07）：15-16.

[5]謝志勛.新建高職院校檔案管理如何面對工作中存在的問題[J].文教資料，2019（03）：135-136.

[6]費燕.安徽省高職高專院校檔案工作規(guī)范管理評價指標(biāo)體系研究[D].安徽大學(xué)，2017.