信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新

張丹

【摘要】本文從信息時代對檔案管理工作的新要求入手，詳細(xì)分析了當(dāng)前我國檔案管理工作中存在的問題，并就這些問題提出了針對性的創(chuàng)新措施，希望通過這些措施能夠更好地做好信息時代的檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】信息時代;新要求;檔案管理;存在問題;創(chuàng)新措施

檔案管理水平直接影響著其他各項(xiàng)工作的開展，相關(guān)工作人員要重視相關(guān)工作的開展，并根據(jù)時代的發(fā)展要求不斷創(chuàng)新，確保檔案管理工作能夠順利開展。信息時代的飛速發(fā)展，使得人們習(xí)慣運(yùn)用信息化技術(shù)來獲取相關(guān)信息，這就要求檔案管理工作要及時創(chuàng)新，不能再拘泥于紙質(zhì)檔案的管理和運(yùn)用，而要將相關(guān)檔案電子化、信息化，滿足人們對檔案需求的及時性，促進(jìn)單位各項(xiàng)工作的開展。

一、信息時代對檔案管理的新要求

信息化時代的快速發(fā)展給我國檔案管理工作提出了一系列新要求，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）要逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理文件的電子化和信息化。我們都知道，過去的檔案管理主要是紙質(zhì)文件的管理，而當(dāng)前為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，必須提前做好相關(guān)檔案文件的信息化工作。一方面要將過去的紙質(zhì)文件通過信息化設(shè)備來將其電子化，在實(shí)現(xiàn)電子化的過程中要切實(shí)保證各項(xiàng)資料的真實(shí)性;另一方面要做好當(dāng)前各項(xiàng)電子資料的收集和整理，及時對電子檔案庫進(jìn)行相應(yīng)的更新。

（二）要及時做好各項(xiàng)電子檔案的整理和歸檔工作，避免造成檔案的丟失和遺漏。首先要根據(jù)檔案管理工作的要求對相應(yīng)的電子檔案進(jìn)行相應(yīng)的編碼和排序，通過編排可以使相關(guān)電子檔案利落整齊，一看到相關(guān)編號就能知道是哪一年的檔案，方便后期的歸檔和利用。其次要做好歸檔工作，相關(guān)的電子檔案要按照要求進(jìn)行歸檔，并詳細(xì)地做好記錄工作，方便檔案的查找和應(yīng)用。最后要嚴(yán)格制定科學(xué)的電子檔案管理制度，通過相關(guān)制度來減少對電子檔案的破壞，確保電子檔案機(jī)制能夠得到很好的應(yīng)用。

（三）要根據(jù)檔案管理信息化的工作要求做好相應(yīng)的信息化工作。一方面要及時購買相應(yīng)的信息化設(shè)備，比如計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等等，只有具備了這些信息化設(shè)備，才能順利完成檔案電子化的相關(guān)工作。二是要及時建立檔案管理信息化的相關(guān)搜索和數(shù)據(jù)庫的工作，搜索引擎的建立是為了后期信息化檔案的利用，而數(shù)據(jù)庫的建立是為了更好地開展電子檔案的歸檔工作，只有這樣才能充分完成檔案管理的信息化，才能切實(shí)提高檔案管理效率。

二、當(dāng)前我國檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理認(rèn)識不足。很多單位沒有充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，認(rèn)為檔案在辦重要證件或者重大事件時才需要，因此不注重日常的檔案管理工作，致使檔案管理中存在許多問題，比如有的單位沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，這就導(dǎo)致檔案管理工作不夠細(xì)致，不能落到實(shí)處;有的單位沒有按照要求制訂相應(yīng)的檔案管理制度，致使檔案管理工作混亂，不利于檔案的存放和利用;有的單位不重視檔案管理工作的開展，致使很多人員對檔案管理的認(rèn)識不足，不能更好地對檔案進(jìn)行利用等等。

（二）當(dāng)前很多單位的檔案管理人員不具備專業(yè)的檔案管理知識，工作素質(zhì)較低，不能滿足檔案管理工作的要求。其一是很多單位不重視檔案管理工作的開展，沒有專門的檔案管理工作人員，檔案管理工作都是其他部門的人員兼職，這就使其在工作中不能嚴(yán)格按照檔案管理工作要求來開展工作。其二是檔案管理工作人員不具備扎實(shí)的檔案管理知識，在實(shí)際工作中檔案管理效率較低，不能滿足工作需求。其三是不重視對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，工作能力較低，直接影響了檔案管理工作質(zhì)量。

（三）檔案管理信息化不夠完善，存在著檔案丟失的風(fēng)險。我們都知道信息化時代的到來在很大程度上提高了檔案管理工作的電子化效率，但是電子檔案的存放存在著一定的不安全因素，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是電子檔案在傳輸過程中存在泄露的風(fēng)險，這就要求在傳輸檔案時應(yīng)運(yùn)用相關(guān)的安全軟件，避免此類情況的發(fā)生。二是電子檔案的存放存在著丟失的風(fēng)險，網(wǎng)絡(luò)黑客的存在直接影響著各種網(wǎng)絡(luò)信息的安全，這就要求必須按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)購置相應(yīng)的殺毒和防護(hù)軟件，避免黑客的入侵。三是檔案管理工作人員的風(fēng)險意識較差，沒有嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)制度來開展工作，存在著一定的檔案遺失風(fēng)險。

（四）當(dāng)前檔案管理工作效率低下，不能滿足檔案管理工作的要求。當(dāng)前檔案管理工作效率低下主要體現(xiàn)在以下幾個方面：其一是大部分單位的檔案管理基礎(chǔ)較差，在實(shí)際的檔案管理工作中還需要細(xì)化很多工作內(nèi)容，致使工作任務(wù)重、效率低。其二是檔案管理機(jī)制和人員隊伍的建立還不夠完善，不能滿足當(dāng)前工作需求，致使工作效率較低。其三是檔案管理信息化進(jìn)程是一項(xiàng)長期性的工作，當(dāng)前信息化在檔案管理中的應(yīng)用還不全面，還不能更好地提高檔案管理工作效率。

三、信息時代檔案管理的創(chuàng)新措施

（一）提高人們對檔案管理工作的重視度。為了切實(shí)提高信息時代檔案管理工作水平，首先要做的就是要讓人們充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，這樣才能使人們更加重視檔案管理工作的開展。一方面，要進(jìn)一步加大對檔案管理工作的重要性宣傳，通過宣傳使人們認(rèn)識到檔案管理工作的必要性;另一方面，要及時更新檔案管理工作理念，既要重視檔案的存放和歸納更要重視檔案的后期利用，切實(shí)滿足信息化時代對檔案管理工作的要求。

（二）加大資金投入，推動檔案管理的信息化進(jìn)程。檔案管理工作的信息化需要多方面的投入，如信息化硬件和軟件設(shè)備的投入、信息化技術(shù)的投入等等，為此必須加大資金投入才能推動檔案管理信息化工作進(jìn)程。首先，要購置相匹配的信息化硬件設(shè)備，主要包括計算機(jī)、打印機(jī)和掃描儀等設(shè)備，通過增加這些設(shè)備可以做好相應(yīng)的基礎(chǔ)性工作，比如將紙質(zhì)檔案電子化、收集當(dāng)前的電子檔案等等，同時，通過購置計算機(jī)能夠進(jìn)一步提高檔案管理的檢索效率，提高電子檔案使用率。其次，要購置相應(yīng)的軟件設(shè)備，這些軟件包括殺毒軟件、防護(hù)軟件以及相應(yīng)的檔案管理軟件等等，通過應(yīng)用這些軟件不僅能保證電子檔案的正常使用，還能確保電子檔案的安全。最后，要加大信息化技術(shù)的投入，主要是電子數(shù)據(jù)庫技術(shù)的引用，通過這一技術(shù)的運(yùn)用不僅能夠進(jìn)一步提高檔案管理在極短的時間內(nèi)搜索到自身所需的檔案，提高檔案的搜索效率，還能充分地挖掘出眾多檔案的價值，在眾多的檔案中選擇出最為需要的檔案。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)，使其更好地開展檔案管理工作。首先，要重視檔案管理工作的開展，盡可能地設(shè)置專職檔案管理崗位，確保檔案管理工作的規(guī)范性。其次，要持續(xù)加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，一方面對其進(jìn)行專業(yè)檔案管理知識的培訓(xùn)，使其具備較為扎實(shí)的檔案管理知識;另一方面要對其進(jìn)行信息化知識的培訓(xùn)，使其能夠在檔案管理工作中充分利用信息化知識，提高檔案管理信息化效率。最后，要引進(jìn)具有專業(yè)檔案管理知識的工作人員，通過引進(jìn)專業(yè)知識人才確保檔案管理工作的順利開展，切實(shí)提高檔案管理工作質(zhì)量。

（四）創(chuàng)新檔案管理工作方法，提高檔案管理效率。一是要加大對檔案管理信息化工作的宣傳力度，通過宣傳使人們認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性和必要性，使工作人員在實(shí)際工作中充分利用相關(guān)信息化技術(shù)，進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平。二是要持續(xù)創(chuàng)新檔案管理工作機(jī)制，使檔案管理制度更加規(guī)范，減少各種不合理現(xiàn)象的發(fā)生。三是要及時發(fā)現(xiàn)檔案管理信息化過程中存在的各項(xiàng)問題，并及時解決，進(jìn)一步提高檔案管理效率。

四、結(jié)束語

綜上所述，我們知道信息化時代的深入發(fā)展對我國檔案管理工作提出了新的要求，為此必須重視檔案管理信息化工作的開展。一方面，要加大各項(xiàng)信息化設(shè)備的投入，為檔案管理信息化工作奠定良好基礎(chǔ);另一方面，要持續(xù)創(chuàng)新檔案管理工作，進(jìn)一步提高檔案管理工作效率，滿足人們對檔案管理工作的需求。

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