淺析檔案安全隱患排查及整改

王媛 吳娜

【摘要】檔案安全是檔案工作的底線，是檔案事業(yè)的根基。檔案安全隱患排查和整改工作是保證檔案安全完整的有效手段。本文從實(shí)踐工作出發(fā)探討了檔案安全隱患排查的范圍和整改落實(shí)的方法，提出了具體有效的操作策略，希望對(duì)廣大檔案工作者有所幫助。

【關(guān)鍵詞】檔案;安全隱患;排查;整改

檔案是人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，承載著記憶歷史、傳承文明和服務(wù)現(xiàn)實(shí)的重要任務(wù)，檔案是不可復(fù)得的珍貴寶藏。安全是檔案工作的生命線，確保檔案安全是檔案工作的根本任務(wù)和基本底線。近期多個(gè)國(guó)家和地區(qū)頻發(fā)檔案安全事故，2018年9月巴西國(guó)家博物館毀于大火，近2000萬(wàn)件藏品被燒毀;最近法國(guó)巴黎圣母院也發(fā)生嚴(yán)重火災(zāi)，損失慘重;今年1月深圳市檔案中心配電機(jī)房發(fā)生火災(zāi)，因搶救及時(shí)雖未造成人員傷亡和檔案燒毀事故，但也為各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)敲響了檔案安全的“警鐘”，如何確保檔案安全？如何在日常工作中對(duì)檔案安全隱患進(jìn)行排查并整改已成為檔案工作的當(dāng)務(wù)之急和重中之重。

一、檔案安全隱患排查的范圍

（一）消防設(shè)施、監(jiān)控報(bào)警系統(tǒng)排查。要檢查檔案庫(kù)房、主機(jī)房、微縮用房、聲像技術(shù)用房、空調(diào)機(jī)房等房間是否有設(shè)置火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)并能夠正常運(yùn)行，檔案館區(qū)外是否設(shè)有消防給水系統(tǒng);要檢查檔案庫(kù)房、業(yè)務(wù)用房和技術(shù)用房是否設(shè)有氣體滅火系統(tǒng)或細(xì)水霧滅火系統(tǒng)并能正常使用;要檢查檔案庫(kù)房?jī)?nèi)是否有明火設(shè)施，采取什么措施防范，滅火器是否符合規(guī)范并能有效使用;要檢查檔案館內(nèi)的消防設(shè)施、器材、裝具和消防安全標(biāo)志是否有效，安全出口、疏散通道、消防車通道是否保持通暢。

（二）電氣線路、水暖管道、機(jī)電設(shè)備排查。要根據(jù)不同檔案館的級(jí)別檢查檔案庫(kù)、變配電室、水泵房、消防用房等用電負(fù)荷等級(jí)是否達(dá)標(biāo)，檔案庫(kù)區(qū)的電源開關(guān)是否設(shè)有防漏電、防過(guò)載安全保護(hù)裝置并能正常發(fā)揮作用;檔案庫(kù)、主機(jī)房、微縮技術(shù)用房?jī)?nèi)的配電線是否有保護(hù)管且絕緣層是否有老化、龜裂、碳化現(xiàn)象;要檢查空調(diào)器、電熱裝置單獨(dú)的配電線路是否有安全保護(hù)管并能發(fā)揮作用;要檢查檔案庫(kù)區(qū)是否有消防以外的給水點(diǎn)，如果有，是否有積水現(xiàn)象，并且有防漏、防淹措施;要檢查檔案庫(kù)房、主機(jī)房等是否配備漏水探測(cè)儀器并且能正常發(fā)揮作用;要對(duì)防雷設(shè)施進(jìn)行檢測(cè)，確保其能正常發(fā)揮作用。

（三）安防設(shè)施設(shè)備排查。要根據(jù)不同級(jí)別的檔案館檢查建筑外門及首層外窗的安全防范設(shè)施是否有漏洞，檔案館入侵報(bào)警、出入口控制、電子巡查等安防系統(tǒng)是否正常;要檢查通往庫(kù)區(qū)和主機(jī)房等通道出入口的門禁系統(tǒng)和呼叫聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)是否正常;要檢查檔案庫(kù)、展廳、主機(jī)房、閱覽室、修裱室、微縮室、數(shù)字化辦公室和中心控制機(jī)房等重點(diǎn)地區(qū)視頻監(jiān)控系統(tǒng)是否能正常發(fā)揮作用并且影像資料的保存時(shí)間要達(dá)到3-6個(gè)月。

（四）檔案用房、裝具設(shè)施設(shè)備排查。要檢查檔案庫(kù)房、對(duì)外服務(wù)用房、檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房、辦公用房和附屬用房是否分開使用，有無(wú)轉(zhuǎn)借、出租情況;要檢查固定檔案柜、檔案密集架每層隔板的承重情況及使用過(guò)程中是否有塌陷和不穩(wěn)現(xiàn)象;要檢查電動(dòng)密集架的電線路是否有穿管保護(hù)且是否有可靠的短路保護(hù)裝置;檢查磁性載體檔案裝具是否能滿足防磁要求;檢查空調(diào)、加濕、防潮設(shè)備是否能正常發(fā)揮作用，能否滿足室內(nèi)溫濕度要求;要檢查陽(yáng)光直射庫(kù)房窗簾防光、防熱、防曬情況。

（五）檔案實(shí)體安全排查。要檢查檔案報(bào)表、臺(tái)賬、各級(jí)目錄是否完整、準(zhǔn)確并且與上架檔案能夠?qū)?yīng)索引、調(diào)用;要檢查特藏檔案的保管情況;要檢查專人專責(zé)庫(kù)房管理措施是否到位;要檢查檔案接收、查借閱、利用審批手續(xù)是否完備，借出檔案收回情況及運(yùn)輸設(shè)施和裝具是否符合規(guī)定;要檢查是否有檔案定期清查盤點(diǎn)記錄及防蟲、防霉、防鼠等“八防”工作記錄;要檢查受損檔案搶救情況及檔案保護(hù)措施和裝具是否落實(shí)到位。

（六）檔案信息安全排查。要檢查主機(jī)房是否達(dá)到《數(shù)據(jù)中心設(shè)計(jì)規(guī)范》等相關(guān)要求;要檢查局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和因特網(wǎng)是否實(shí)現(xiàn)三網(wǎng)隔離;要檢查防火墻、漏洞掃描、入侵檢測(cè)、安全審計(jì)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施是否能正常發(fā)揮作用;要檢查檔案基礎(chǔ)軟件是否使用正版并通過(guò)相關(guān)有資質(zhì)的機(jī)構(gòu)測(cè)試和驗(yàn)收;要檢查系統(tǒng)備份的可靠性及外包軟件安全協(xié)議的落實(shí)情況;要檢查系統(tǒng)管理員、安全保密管理員、安全審計(jì)員權(quán)限劃分情況及主機(jī)房管理、設(shè)備管理、系統(tǒng)運(yùn)行情況及安全管理制度及措施是否落實(shí)到位;要檢查數(shù)據(jù)在收、管、存、用等不同業(yè)務(wù)環(huán)境中的安全及控制情況;要檢查檔案信息存儲(chǔ)介質(zhì)載體情況及備份、異地存放是否達(dá)到相關(guān)要求;要檢查檔案數(shù)據(jù)開放利用和流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)是否安全并符合法律法規(guī)和相關(guān)制度要求。

（七）檔案安全保障機(jī)制排查。要檢查檔案安全保障隊(duì)伍是否健全，有無(wú)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及專業(yè)隊(duì)伍;要檢查檔案安全工作制度是否健全、職責(zé)是否到位;要檢查是否定期開展安全隱患排查、處置工作;要檢查是否建立安全應(yīng)急預(yù)案并定期開展應(yīng)急演練;要檢查是否進(jìn)行安全業(yè)務(wù)宣傳培訓(xùn)及內(nèi)部安保工作情況。

二、檔案安全隱患整改方法及落實(shí)

檔案安全隱患排查是手段，只有將檢查出來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)隱患逐一進(jìn)行整改落實(shí)，才能達(dá)到確保檔案安全的根本目的。

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任。國(guó)家機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位和社會(huì)組織應(yīng)當(dāng)將分管檔案工作的負(fù)責(zé)人確定為檔案安全第一責(zé)任人，做到親自抓、親自管，親自領(lǐng)導(dǎo)整改工作。具體檔案工作者為檔案安全直接責(zé)任人，對(duì)檢查出來(lái)的檔案安全隱患要逐條分工負(fù)責(zé)，要制定整改方案、落實(shí)整改措施、追蹤整改進(jìn)度、檢查整改效果，做到責(zé)任明確，層層到位，件件落實(shí)。

（二）提高效率，確保完成。發(fā)現(xiàn)隱患就意味著安全事故隨時(shí)都有發(fā)生的可能，所以排除隱患是刻不容緩、當(dāng)務(wù)之急的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)整改。要設(shè)定整改時(shí)限，保證整改經(jīng)費(fèi)，按時(shí)完成整改任務(wù)。一線檔案工作人員既是整改措施的具體落實(shí)者，也是整改過(guò)程的監(jiān)督者，要本著為自己負(fù)責(zé)、為單位負(fù)責(zé)、為社會(huì)負(fù)責(zé)、為歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度確保整改落實(shí)到位。

（三）組織驗(yàn)收，落實(shí)效果。檔案安全隱患整改任務(wù)完成以后，要組織檢查驗(yàn)收，檢查驗(yàn)收合格后相關(guān)責(zé)任人和單位的主要負(fù)責(zé)人要簽字確認(rèn)，檢查驗(yàn)收不合格的應(yīng)當(dāng)重新整改，直到合格為止。對(duì)于專業(yè)性比較強(qiáng)的整改項(xiàng)目，還應(yīng)當(dāng)請(qǐng)消防、建筑、網(wǎng)管、安全等第三方機(jī)構(gòu)協(xié)助檢查驗(yàn)收并出具意見，以確保整改效果。

（四）完善制度，強(qiáng)化培訓(xùn)。國(guó)家機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位和社會(huì)組織應(yīng)當(dāng)建立健全檔案安全制度機(jī)制，定期定時(shí)排查隱患，做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)整改、及時(shí)排除。要根據(jù)《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》等相關(guān)規(guī)定和要求，制定火災(zāi)、爆炸、信息安全等突發(fā)事件的應(yīng)急處置預(yù)案。要加強(qiáng)檔案安全知識(shí)和技能培訓(xùn)，使其覆蓋全體工作人員，要定期進(jìn)行檔案安全突發(fā)事件應(yīng)急演練，確保相關(guān)工作人員熟悉消防器材使用、應(yīng)急處置流程和報(bào)警、救火、逃生等基本技能。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案安全隱患排查和整改工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的工程，各級(jí)各類檔案管理部門、檔案管理者及具體責(zé)任人應(yīng)針對(duì)不同機(jī)構(gòu)檔案的特點(diǎn)及安全風(fēng)險(xiǎn)管理要求，切實(shí)做好隱患排查、整改工作，履行好各自的相關(guān)職責(zé)，將排查工作制度化、規(guī)范化、常態(tài)化，全力確保檔案史料的安全和完整。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李露.檔案實(shí)體安全風(fēng)險(xiǎn)防控與治理[J].機(jī)電兵船檔案，2018（2）：26-27.