高校檔案信息化建設(shè)的新思考

許淼 王長建 謝夢

【摘要】在新時代環(huán)境下，加快推進高校檔案信息化或數(shù)字化是提升高校檔案管理水平的重要抓手。針對高校檔案信息化存在的問題，從建立檔案信息化管理制度、完善檔案信息共享平臺建設(shè)、加大檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入力度、防范檔案信息化安全風(fēng)險、強化檔案信息化人才培養(yǎng)等方面推進高校檔案管理與服務(wù)的創(chuàng)新與發(fā)展，實現(xiàn)以信息化、數(shù)字化、智能化、智慧化為中心的高校檔案現(xiàn)代化管理。

【關(guān)鍵詞】高校檔案;信息化管理;新思考

一、高校檔案信息化建設(shè)面臨的新情況

高校檔案管理是高?？茖W(xué)管理和開拓創(chuàng)新的一項基礎(chǔ)性工作，也是高校管理的重要組成部分之一。高校檔案工作環(huán)境正發(fā)生深刻變化，具體表現(xiàn)為：新的檔案形成者和新的檔案不斷產(chǎn)生;電子檔案的數(shù)量越來越多并呈現(xiàn)快速增長趨勢;傳統(tǒng)的檔案管理模式和單機靜態(tài)檔案管理信息系統(tǒng)已不能滿足新形勢和新任務(wù)的需要。遠程利用、網(wǎng)上在線服務(wù)、主動開發(fā)將成為檔案利用的主要形式;高校已建立和使用的信息系統(tǒng)很多，比如有教學(xué)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、圖書管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、財務(wù)會計系統(tǒng)、國有資產(chǎn)管理系統(tǒng)、采購合同管理、房屋管理系統(tǒng)以及職稱評審管理系統(tǒng)等等，這些信息系統(tǒng)在學(xué)校管理中發(fā)揮了各自的管理功能，但各個管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息存在很大差異性，彼此之間不能實現(xiàn)互通，導(dǎo)致高校檔案信息化管理缺少聯(lián)動性，不利于高校檔案信息化水平的提升。

二、高校檔案信息化中存在的問題

當(dāng)前，根據(jù)高校檔案工作實際及日常與其他高?？疾旖涣髑闆r來看，高校檔案信息化推進過程中大致存在以下問題：

（一）檔案信息化程度不高。隨著高校信息化的發(fā)展，高校管理的很多方面都完成了信息化管理，但是高校檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)用還處在比較低的水平，檔案信息化管理相對落后。第十八屆國際檔案大會上的主旨報告顯示，全國綜合檔案館卷宗檔案數(shù)字化率不到20%。大多數(shù)高校檔案管理仍然處于紙質(zhì)檔案的整理、裝訂、歸檔、保存等傳統(tǒng)層面，現(xiàn)有檔案信息化系統(tǒng)只是在購買圖書查詢檢索系統(tǒng)時公司免費贈送的傳統(tǒng)單機版檔案信息化管理系統(tǒng)。功能模塊設(shè)計沒有考慮信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展：如不能進行在線上傳電子檔案，也不能直接導(dǎo)入、導(dǎo)出檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫。僅僅能滿足簡單的數(shù)據(jù)錄入、查詢和傳輸?shù)裙δ?，只能將傳統(tǒng)的工作方式體現(xiàn)到信息化系統(tǒng)中來，這種以紙質(zhì)化管理為主的方式明顯是落伍的。信息化系統(tǒng)的應(yīng)用還處于比較低的水平，檔案信息化水平不高。不利于高校檔案工作落實“存量檔案數(shù)字化，增量檔案電子化”的信息化戰(zhàn)略，更談不上提升檔案信息化應(yīng)用與服務(wù)層次。

（二）檔案信息化服務(wù)內(nèi)容及方式有待拓展。高校檔案管理工作處境尷尬，盡管形式上經(jīng)歷了從手工向計算機或網(wǎng)絡(luò)上的轉(zhuǎn)變，但實質(zhì)上檔案在學(xué)校管理中的末端環(huán)節(jié)，真正服務(wù)于管理決策的功能未曾很好發(fā)揮。比如，經(jīng)濟責(zé)任審計發(fā)現(xiàn)的問題是從大量的紙質(zhì)或電子檔案（數(shù)據(jù)）中查出來的，實際上是利用各職能部門提供的檔案數(shù)據(jù)查出來的。遺憾的是不是從檔案部門收集歸檔的信息中查出的，檔案數(shù)據(jù)打破傳統(tǒng)檔案檢索復(fù)制功能，擴大檔案數(shù)據(jù)服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，提供檔案數(shù)據(jù)預(yù)警、預(yù)測、決策功能等方面有待進一步拓展。更重要的是從檔案數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)各業(yè)務(wù)管理存在的問題，以便為領(lǐng)導(dǎo)解決問題提供支撐材料。

（三）檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施投入力度不夠。高校檔案信息化設(shè)備投入有限，尚未形成規(guī)?；统B(tài)化開發(fā)利用的可能。大多歸檔后被束之高閣，鮮有問津。檔案信息化建設(shè)對高校計算機互聯(lián)網(wǎng)等硬件基礎(chǔ)設(shè)施依賴性強。由于檔案信息化管理的特殊性，用于數(shù)字化檔案存儲和備份的服務(wù)器和標(biāo)準(zhǔn)機房欠缺。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案的應(yīng)使用的自動掃描儀、高拍儀等專用儀器，還有檔案存放地進行實時監(jiān)控的監(jiān)控軟件和監(jiān)控設(shè)備等。部分高校由于自身信息化水平不高，是薄弱環(huán)節(jié)，缺少開展大規(guī)模檔案信息化管理的必要支撐和保障。影響了高校檔案信息化管理的建設(shè)進程。

（四）未形成高水平的檔案信息化人才隊伍。對于信息化建設(shè)來說，它不再像以前傳統(tǒng)的檔案管理工作那么簡單，信息化檔案管理對專業(yè)技能有很高的要求，不僅要求管理人員具有專業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)理論知識，還要求熟悉和掌握檔案管理軟件，甚至要求熟悉和了解計算機的程序編寫，這就對工作人員提出了高層次的要求，然而，現(xiàn)有檔案工作人員隊伍知識結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)欠合理，很難適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代信息化建設(shè)的發(fā)展，這也影響著檔案信息化建設(shè)的進程。

三、高校檔案信息化建設(shè)的新思考

高校檔案信息化建設(shè)需要有專門的信息化建設(shè)制度、業(yè)務(wù)流程的牽引。首先，需要建立檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，推進信息共享，完善檔案信息共享平臺建設(shè)。其次，建立檔案信息分類分級管理體系，實現(xiàn)應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。再次，結(jié)合檔案工作環(huán)節(jié)，充分進行“數(shù)據(jù)挖掘”，得到更多的檔案信息。最后，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案信息化管理，實現(xiàn)高校檔案信息化、數(shù)字化、智能化、智慧化管理。

（一）建立高校檔案信息化管理制度。高校檔案信息化勢必帶來管理制度的變化，因此，要使高校檔案信息化發(fā)揮效用，就必須建立健全完善的檔案信息化管理制度。首先，依據(jù)檔案信息的類別、重要程度，建立數(shù)字化檔案信息分類分級管理體系。其次，深入研究《檔案著錄規(guī)則》《電子文件歸檔及管理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定和要求，加強檔案信息管理制度標(biāo)準(zhǔn)的制定。最后，建立健全檔案信息系統(tǒng)內(nèi)部管理規(guī)范和崗位管理制度，落實檔案信息系統(tǒng)崗位責(zé)任制和領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)制，科學(xué)設(shè)置檔案信息系統(tǒng)中的經(jīng)辦、審核、審批和系統(tǒng)管理等崗位，合理安排崗位人員，加強保密管理和風(fēng)險防范，確保檔案信息系統(tǒng)安全平穩(wěn)運行。

（二）推進檔案信息共享，完善信息化平臺建設(shè)。高校檔案信息化建設(shè)中，由于檔案信息來源廣，管理內(nèi)容多，檔案信息數(shù)據(jù)的收集與整理往往比較繁瑣。推進信息共享，完善檔案數(shù)據(jù)匯集和信息共享機制，制定高校檔案信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案信息共享種類、范圍、流程和使用方式，實行檔案信息化管理，高校各部門間通過網(wǎng)絡(luò)進行檔案數(shù)據(jù)傳輸和接收，可以有效提高檔案工作效率。由檔案人員建立網(wǎng)絡(luò)共享檔案數(shù)據(jù)，并將檔案信息上傳至網(wǎng)絡(luò)共享數(shù)據(jù)庫中，各部門人員按照數(shù)據(jù)庫的記錄標(biāo)準(zhǔn)來進行數(shù)據(jù)管理，就可以有效統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)記錄格式，防止數(shù)據(jù)格式互異的產(chǎn)生，促進檔案信息數(shù)據(jù)高效采集，有效整合。在確保信息安全的前提下，加快推進各部門信息系統(tǒng)互聯(lián)互通，已有的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)要加強業(yè)務(wù)協(xié)同，打通信息壁壘，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享互通，解決檔案數(shù)字化率低，“信息孤島”等問題。逐步形成集數(shù)據(jù)存儲、共享功能于一體的高校檔案數(shù)據(jù)中心。最大限度為教師提供教學(xué)、科研、健康等方面細致服務(wù)，使每一位師生都能享受高效、便捷、安全的校園生活，推動高校檔案信息管理可持續(xù)性發(fā)展。高校檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化共享管理平臺如“圖1”所示。

（三）加大檔案信息化建設(shè)的投入。高校需要盡快共同加強檔案信息化、智慧化建設(shè)中的軟硬件設(shè)備投入，建立專門的機房，并且在設(shè)備購進時按照國家規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，充分考慮軟件、數(shù)據(jù)庫和通信協(xié)議的標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一，最終形成規(guī)?；蜆?biāo)準(zhǔn)化的檔案信息化管理模式，為高校內(nèi)部和高校之間的檔案交流與合作共享奠定良好基礎(chǔ)。為此，還需要購進一些高性能設(shè)備和先進的軟件。例如，利用多功能高精度掃描儀和具有智能識別技術(shù)的設(shè)備采集圖像、文字、聲像、視頻等信息資料，采用先進的數(shù)據(jù)分析軟件對檔案信息進行處理與分析，借助云計算技術(shù)存儲數(shù)據(jù)以降低檔案數(shù)據(jù)的存儲量，依靠互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)進行數(shù)據(jù)的有效傳輸與訪問，可以極大推進和實現(xiàn)高校檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化。將高校檔案信息化納入高校整體管理建設(shè)中，在政策和資金等方面都給予必要的支持。大力開展高校大數(shù)據(jù)檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)，積極研究和探索打破高校檔案信息孤島，不斷豐富檔案信息化內(nèi)涵。

（四）加強檔案信息化人才隊伍建設(shè)。檔案的管理工作是一個復(fù)雜、系統(tǒng)的工作。每一個環(huán)節(jié)、每一個步驟都需要檔案管理工作人員謹慎對待，更需要他們細心審核，這就在一定程度增加了檔案管理工作的復(fù)雜度和挑戰(zhàn)性。高校檔案信息化建設(shè)就是要使檔案的收集、存取、檢索和分析等過程轉(zhuǎn)變成為智能化方式，所以必須組建一支技術(shù)性強、專業(yè)化程度、綜合素質(zhì)水平高的檔案信息化管理工作隊伍。為此，有效提升檔案人員的計算機水平、信息處理和數(shù)據(jù)分析能力，培養(yǎng)出具備適應(yīng)大數(shù)據(jù)檔案信息化管理需要的檔案工作人員，促進高校檔案信息化水平不斷提升。

四、結(jié)語

高校大數(shù)據(jù)檔案信息化建設(shè)是我國教育事業(yè)發(fā)展中不可或缺的基礎(chǔ)性工作，也是一項艱巨而長期的復(fù)雜工程。面對高校檔案信息化管理的新情況，建設(shè)高校檔案信息化管理系統(tǒng)、完善高校檔案信息化共享管理平臺、加大檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度，培養(yǎng)一批具備信息化素養(yǎng)的檔案管理人才。促進高校檔案信息化工作適應(yīng)新環(huán)境、新常態(tài)、新發(fā)展，進一步實現(xiàn)高校檔案信息化事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，達到與實現(xiàn)高校檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)。

【參考文獻】

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