夯實基礎 規(guī)范管理 不斷提升企業(yè)檔案工作水平

王巍

【摘要】企業(yè)應把檔案工作作為企業(yè)中的一項重要基礎工作擺上應有的位置，列入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃與工作計劃之內(nèi)。加快檔案基礎設施建設，規(guī)范管理，全面提升檔案管理水平，更好地為企業(yè)發(fā)展服務。

【關鍵詞】檔案基礎設施建設;規(guī)范管理;檔案管理水平

企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和，它原始地記錄了一個企業(yè)的發(fā)展過程，對維護企業(yè)經(jīng)濟利益和歷史面貌、為企業(yè)發(fā)展服務等方面發(fā)揮著重要作用。企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的重要組成部分，我們必須充分認識做好企業(yè)檔案工作的重要意義，認真做好企業(yè)檔案工作，為企業(yè)發(fā)展服務。

建廠以來，我公司十分重視企業(yè)檔案管理工作，積極探索企業(yè)檔案管理的有效途徑，使企業(yè)檔案管理走上了制度化、標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化發(fā)展軌道，為推動企業(yè)發(fā)展進步，促進兩個文明建設發(fā)揮了積極作用，先后被評為江蘇省“檔案管理標兵企業(yè)”，徐州市“七五”“八五”期間“檔案管理先進單位”，江蘇省電力局“‘八五期間檔案管理先進單位”;1990年晉升江蘇省檔案管理先進企業(yè);1995年獲得“國家一級企業(yè)檔案管理合格證書”;1997年被國家檔案局批準為“企業(yè)檔案工作目標管理國家一級”;2005年11月，我公司綜合檔案科順利通過江蘇省檔案局檔案工作“特一級”認定;2010年12月，我公司綜合檔案科順利通過“江蘇省檔案工作五星級標準”（特一級）復查驗收。目前，我公司綜合檔案科總建筑面積700平方米，庫房面積280平方米，閱覽室92平方米，辦公用房80平方米，庫藏檔案23226卷，上架排列長度529.4米。

1984年，為了加強檔案管理工作，徐州發(fā)電廠成立了廠部二級機構即科技檔案室;1990年，廠部成立了綜合檔案室，將檔案管理作為企業(yè)管理的一項基礎性工作，納入了《廠長任期目標》和企業(yè)升級規(guī)劃之中，由廠長直接領導檔案管理工作;1992年，隨著企業(yè)勞動、人事工資制度配套改革的進行，對全廠機構和人員進行了精簡、充實和調(diào)整，綜合檔案管理劃歸廠部辦公室領導，形成了廠長親自掛帥、廠辦主任分管、綜合檔案專業(yè)組長具體負責的管理網(wǎng)絡，對企業(yè)所形成的各種門類檔案集中統(tǒng)一管理，使檔案管理走上制度化、專業(yè)化軌道?，F(xiàn)綜合檔案室隸屬于國華徐州發(fā)電有限公司總經(jīng)理工作部，主要負責我公司各種門類、各種載體檔案的收集、整理保管和提供利用等工作以及對所屬單位檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導。我公司綜合檔案室室藏檔案從內(nèi)容來分，有文書檔案、科技檔案、會計檔案;從載體來分，有紙質(zhì)檔案、特殊載體檔案、實物聲像檔案。形成的檔案大部分是本公司在政治、生產(chǎn)和科研活動中具有保存價值的文件材料及上級機關對本公司的指示、批復等。我公司現(xiàn)庫藏檔案25357卷，其中，文書檔案截止至2001年底共3276卷，從2002年開始以件為單位共12098件，科技檔案12917卷，會計檔案9164卷，照片檔案2757張，光盤檔案822張，錄像檔案6盤。我公司檔案管理一直保持著較為穩(wěn)定的管理機制，我公司建廠40年來，庫藏檔案25357卷，已成為企業(yè)寶貴的文化財富，其所形成的文化底蘊是一般文化活動所無法比擬的。

一、提高檔案工作者整體素質(zhì)是做好工作的保證

企業(yè)檔案專業(yè)人員素質(zhì)，就是檔案專業(yè)人員必須具備的品質(zhì)、能力和條件。檔案專業(yè)人員必備的素質(zhì)包括政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)、知識素質(zhì)以及創(chuàng)造力和創(chuàng)造性思維。

檔案專業(yè)人員的政治素質(zhì)包括應具備的政治品德和職業(yè)道德。政治品德包括政治態(tài)度、政治品質(zhì)和思想作風，這就要求企業(yè)檔案人員堅定不移地貫徹執(zhí)行黨的路線方針政策，在政治上同黨中央保持高度一致。熱愛檔案事業(yè)，全心全意為人民服務，勇于開拓，大膽探索。堅持“解放思想，實事求是”的思想路線，以科學的世界觀和方法論為指導，以為企業(yè)各項工作和活動服務為宗旨，維護黨和國家歷史真實面貌。

檔案職業(yè)道德是指檔案工作者在從事檔案行政、檔案保管和利用服務等項職能活動中，應當遵守的基本行為準則。企業(yè)檔案工作人員要熱愛本職工作，淡泊名利，無私奉獻。檔案工作的性質(zhì)，決定了檔案專業(yè)人員必須擯棄名利觀念，無私奉獻。檔案的價值、檔案工作者的勞動都體現(xiàn)在社會利用檔案而取得的效益中。要尊重檔案，尊重歷史。維護檔案和歷史事實的原貌既是檔案專業(yè)人員的職責，又是職業(yè)的道德準則。必須忠于職守，無私無畏地維護黨和國家的歷史真實面貌。要遵紀守法，嚴守機密。樹立按客觀規(guī)律辦事的科學態(tài)度，樹立嚴格的保密觀念，以確保檔案在政治上的安全。

企業(yè)檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作，業(yè)務內(nèi)容很多，要求也相當高。企業(yè)檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)，即履行專業(yè)職責的能力、智力、成績、學歷和資歷等。它是完成工作任務的保證。能力包括決策能力、口頭表達能力、文字表達能力、開拓創(chuàng)新能力和組織能力;智力包括檔案專業(yè)知識、基礎知識、相關學科知識、外語和古漢語水平;成績即工作效率、工作質(zhì)量、工作成績;學歷指專業(yè)人員受教育的程度，反映獲得系統(tǒng)專業(yè)基礎理論知識、業(yè)務知識和相應技能的經(jīng)歷。檔案人員應當具有較高的、相應的檔案專業(yè)知識;資歷指專業(yè)人員的實踐經(jīng)驗和熟練程度。能力、智力和成績是建立在學歷、資歷的基礎上的，它們是相輔相成的。

檔案專業(yè)人員的知識素質(zhì)指檔案專業(yè)人員除具備檔案專業(yè)知識外，還應具備比較全面、系統(tǒng)的文化、理論、科學技術知識，才能更好地勝任自己的工作。馬克思主義、毛澤東思想、鄧小平理論修養(yǎng)是檔案人員必須具備的基本素質(zhì)。文化知識指檔案專業(yè)人員熟練掌握語言文字的能力，對于做好檔案工作，具有特殊的意義和作用?，F(xiàn)代科學技術迅猛發(fā)展，檔案專業(yè)人員應掌握科學技術知識，并將有關的科學技術應用于檔案工作，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基本途徑。檔案人員還應當掌握與檔案學相關的學科知識，如法律、金融、外語等，以適應不斷發(fā)展的形勢對檔案工作提出的新任務的需要。

二、滿足企業(yè)利用需求是做好檔案工作的決定因素

企業(yè)的需要，是企業(yè)檔案存在的前提，企業(yè)是一個以贏利為目的的社會組織，企業(yè)的一切工作都必須以生產(chǎn)經(jīng)營為中心，檔案工作也必須服務于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營。正確認識自身的價值和位置，堅持服務宗旨，在服務中求生存，在提高服務質(zhì)量中求發(fā)展。最大限度滿足企業(yè)的利用需求，盡可能多參與生產(chǎn)經(jīng)營活動，使企業(yè)員工認識檔案的價值，感到檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的重要組成部分。

第一，深入開展檔案資料信息服務。我們在服務方式上增加主動性，改變“你交我收”“坐等上門”的工作方式。主動介入生產(chǎn)經(jīng)營活動，檔案部門要了解企業(yè)各個時期工作的特點、重點及不同時期工作對檔案工作的需求特點，明確檔案需求的主體，準確及時地將檔案信息傳遞給需求部門，使檔案的現(xiàn)實價值得以全方位、多層次的實現(xiàn)，獲取直接經(jīng)濟效益或通過利用部門間接創(chuàng)造效益。例如根據(jù)國華電力公司巡視工作領導小組部署，2015年9月6日至9月29日，國華電力公司第四巡視組對國華徐州電廠進行了采購管理專項巡視。巡視期間，巡視組聚焦黨風廉政建設和反腐敗工作，堅持以問題為導向，緊緊圍繞“五個著力”，通過聽取工作匯報、員工訪談、調(diào)閱資料、列席會議、現(xiàn)場走訪等方式，對巡視關注的重點問題進行了深入了解。在巡視期間，我公司經(jīng)營管理部到檔案室借閱了大量的2012年、2013年、2014年招投標檔案、合同檔案，為順利完成巡視工作起到了很重要的作用。巡視組肯定了徐電自2011年2臺百萬千瓦機組投產(chǎn)以來，徐電領導班子面對員工人數(shù)多、人員結構復雜、設備狀況不穩(wěn)定、生產(chǎn)準備人員對新機組不熟悉等困難，抓住主要矛盾，加強設備治理、穩(wěn)定員工隊伍、強化員工培訓，取得的一定成績，促進了徐電健康穩(wěn)定發(fā)展。但在采購管理方面還存在明顯不足，并提出了用專業(yè)化的管理思路和“制約制衡”的理念完善采購管理體系、加強采購基礎管理、提高人員素質(zhì)打造專業(yè)化的采購管理隊伍、妥善處理好與華蘇和地方的關系等有針對性的改進意見和整改要求。再如我公司1、2號機組C級檢修及綠色發(fā)電改造工程是在電力行業(yè)新形勢、新常態(tài)下關乎企業(yè)經(jīng)營效益和生存發(fā)展的生命工程。圓滿完成綠色改造工程，是公司全面貫徹神華“1245”清潔能源發(fā)展戰(zhàn)略的必由之路，是落實國華年度工作會要求、建設超低能耗、超低排放清潔電站的必然選擇，是提升企業(yè)市場競爭力和價值創(chuàng)造力的關鍵環(huán)節(jié)和必備條件，在徐電發(fā)展史上具有里程碑的意義。1、2號機組C級檢修及綠色發(fā)電改造工程于2016年8月24日（2號機）及2016年12月2日（1號機）開始，經(jīng)過公司領導及全體員工的不懈努力，2號機組于2016年11月21日順利并網(wǎng)發(fā)電，1號機組于2017年1月18日順利并網(wǎng)發(fā)電，標志著1、2號機組檢修工作的全面完成。在1、2號機組C級檢修及綠色發(fā)電改造工程期間，公司設備維護部、生產(chǎn)技術部等部門的工程技術人員和檢修人員到綜合檔案室借閱了1、2號機組基建檔案、設備檔案等科技檔案案卷多份，檔案人員業(yè)務熟練，熟悉館藏，調(diào)卷準確、迅速，為1、2號機組C級檢修及綠色發(fā)電改造工程的順利實施和竣工提供了有力保障。近年來，我廠累計利用檔案材料7000多卷次，創(chuàng)直接經(jīng)濟效益將近2億元，而且還以翔實的資料性和權威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟糾紛，創(chuàng)造了良好的社會效益。

第二，圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作做好資料匯編。我們堅持調(diào)查研究，確立實用、可行的編研課題，做好經(jīng)常性的資料匯編工作，滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各項管理需要。幾年來，我廠檔案管理人員自己編研或與有關部門合作完成了《生產(chǎn)經(jīng)濟統(tǒng)計指標分析》《歷年安全生產(chǎn)典型事故匯編》《科研成果匯編》《安全經(jīng)濟指標分析》《徐州發(fā)電廠志》等22種165萬字的編研材料。其中，通用性編研資料17種，深層次編研資料5種，同時還編制了檢索工具28種161冊，對生產(chǎn)經(jīng)營等管理工作起到了較好的指導作用。如《電氣設備銘牌手冊》《征地文件匯編》《徐州發(fā)電廠大事記》等，都成為管理人員日常辦公離不開的工具，深受工程技術人員的歡迎。努力擴展檔案編研的深度和廣度，我廠20萬千瓦機組和12.5萬千瓦機組的增容降耗重大技術改造，是全國首臺國產(chǎn)20萬千瓦機組和12.5萬千瓦機組改造，其成功實施不但大大提高了我廠的技術裝備水平，而且對其它單位的改造具有重大意義。我廠首臺20萬千瓦機組和12.5萬千瓦機組改造完成后，我們及時收集資料，組織專門班子編寫了《徐州發(fā)電廠#6機組技術改造綜述》及《追求卓絕——徐州發(fā)電廠4號機組現(xiàn)代化技術改造紀實》兩本書，對整個改造工程從方案確定到改造后的技術經(jīng)濟性能進行了全面的資料匯總，其中既有縱向、橫向的對比分析，又有對改造后機組技術經(jīng)濟效益的評估，被廠內(nèi)管理人員認為極具權威性。

三、加強宣傳是做好企業(yè)檔案工作的前提條件

檔案管理是一個系統(tǒng)工程，不僅要有一支過硬的檔案管理隊伍，而且需要全公司廣大職工特別是各級領導都具有強烈的檔案意識。我們確立了“普及檔案知識，增強全員意識，健全考核機制，發(fā)揮檔案作用”的檔案管理工作思路，把學習宣傳《檔案法》作為“三五”普法的一項重要內(nèi)容，認真組織學習貫徹，對全公司職工進行《檔案法》的學習和培訓，使廣大職工普遍增強了檔案管理的法制觀念?！稒n案法》修改后，又把新《檔案法》發(fā)到公司領導和中層干部以及工程技術人員手中，適時開展了《檔案法》宣傳周活動，并利用廣播、廠報、閉路電視等宣傳工具廣泛宣傳。在此基礎上，組織了全公司檔案知識競賽。我公司還將檔案管理進行指標分解，納入經(jīng)濟責任制，對完成情況進行考核，有效增強了各級領導檔案管理的責任感。

要利用企業(yè)內(nèi)部的各類新聞媒體，大力宣傳檔案法律法規(guī)、規(guī)章制度，弘揚檔案工作先進人物的事跡，宣傳利用檔案所創(chuàng)經(jīng)濟效益或節(jié)約開支等貢獻。適時利用社會公共新聞媒體，大力培養(yǎng)對外宣傳人員，建立激勵機制，搞好對外宣傳。筆者認為，我們可以借鑒一些服務行業(yè)的做法，開展優(yōu)質(zhì)服務、規(guī)范服務、承諾服務，努力改善閱檔環(huán)境，消除員工對檔案的神秘感，改善服務態(tài)度，提高查全率、查準率，使利用者高興而來，滿意而歸。

企業(yè)檔案人員要很好地加強自身形象建設，消除員工對檔案工作認識上的誤區(qū)（如清閑、沒啥用處等），以良好的檔案部門工作形象得到企業(yè)和員工的支持和理解，正確確立自身在企業(yè)中的地位，依靠高質(zhì)量的檔案隊伍，為企業(yè)檔案工作創(chuàng)造更好的條件，進而促進檔案工作的發(fā)展，更好地為企業(yè)服務。

四、在標準化、規(guī)范化和制度化方面下大力氣

建廠初期，我廠一直處于邊生產(chǎn)邊基建狀態(tài)，建設工期長達10余年，一度檔案管理體制不健全，制度不完善，資料不完整，給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營工作造成很大困難。實踐中的教訓和隨著《檔案法》的實施，使全廠各級人員對檔案工作及檔案資源的重要性有了全新的認識。1987年，我們將檔案管理作為企業(yè)管理的一項基礎性工作，納入了《廠長任期目標》和企業(yè)升級達標規(guī)劃之中，建立檔案機構，充實管理人員，健全管理制度，使企業(yè)檔案管理工作步入了制度化、規(guī)范化、科學化的軌道。1991年檔案升級活動停止后，廠領導明確指出“檔案升級停止了，但檔案管理一刻也不能放松”，并采取了一系列措施保證檔案工作正常開展。一是領導重視。廠領導一直重視檔案管理的現(xiàn)代化工作，始終把檔案管理納入企業(yè)發(fā)展整體目標，把檔案管理的現(xiàn)代化工作落實到創(chuàng)一流規(guī)劃中，親自過問并切實幫助解決檔案管理工作中存在的困難和問題，多次安排檔案人員到兄弟單位學習、調(diào)研。二是充實檔案管理隊伍，完善檔案管理體系。在我廠多次體制改革中，我廠在管理機構和人員大幅度精簡的情況下，仍然堅持檔案管理只能加強、不能削弱的原則，不但強化了檔案工作的領導，而且調(diào)整充實了檔案人員，同時還健全了全廠檔案管理網(wǎng)絡，明確了各單位檔案工作分管領導和兼職檔案員，使檔案工作進一步加強。三是加大資金投入，加快檔案管理硬件建設。我廠每年列有檔案資料專項費用，用于檔案資料的收集和補充。1990年以來，又先后投資統(tǒng)一了檔案裝具，配備了微機、除濕機、吸塵器、滅蟲殺菌機等專用設備。我公司先后撥?？钣糜跈n案庫房的裝修和檔案設施、設備的完善與配套。目前，綜合檔案室裝修面積達450平方米，配有檔案密集架柜及中央空調(diào)，性能優(yōu)良的計算機、掃描儀及檔案專用軟件、自動消防報警系統(tǒng)等，為檔案的保管、保密及開發(fā)利用提供了良好的條件。

制度建設是帶有根本性、長期性和穩(wěn)定性的工作。近年來，我們著眼于建立規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學化的企業(yè)檔案管理體系，狠抓制度建設。首先，我們將檔案管理進行指標分解，納入廠各級人員和崗位經(jīng)濟責任制，按月對完成情況進行考核，有效增強了各級領導檔案管理的責任感。其次，我們根據(jù)企業(yè)檔案管理的專業(yè)特性，制定了企業(yè)檔案管理的業(yè)務流程，明確了在檔案管理的各個節(jié)點上，領導干部、工程技術人員、管理人員和專兼職檔案員的工作職責。對各項檔案資料管理制度，廠本部均專門行文發(fā)布，使其具有了權威的約束效力，從而實現(xiàn)了檔案資料的超前管理、有序控制，取得了顯著效果。

近年來，我們制定并實施的檔案資料管理制度主要有：第一，檔案資料催交制度。對各部門應交資料由檔案室發(fā)催交催辦通知書，限期上交，愈期進行考核。第二，機組大修和技術改造資料歸檔制度。把機組大修資料歸檔納入機組檢修質(zhì)量的考核內(nèi)容，并規(guī)定設備異動后，工程技術人員必須及時到檔案室對原圖進行修改。第三，設備技術資料歸檔制度。規(guī)定新設備到廠后，必須有專職檔案人員到場才能開箱，設備技術資料須由檔案人員現(xiàn)場驗收后立即歸檔。對于外出進行技術收資人員，必須將技術資料交檔案室驗收歸檔，沒有檔案室負責人簽字不能報銷差旅費。第四，工程項目資料管理。規(guī)定工程竣工必須有檔案人員對工程資料進行驗收，沒有檔案管理人員驗收簽字，財務部門不得進行工程決算付款。目前，我廠已建立了14種1.3萬字的檔案管理制度，使檔案工作從資料的收集、登記、保管、借閱、利用等各個環(huán)節(jié)都做到了有章可循，職責明確。這些制度的實施，有效地保證了歸檔資料的及時、完整。我廠檔案的歸檔率、準確率、查全率、查準率均為100%，資料完整率達99%。第五，制訂并落實電子文件歸檔管理制度。根據(jù)國家經(jīng)委、國家建委、國家科委、國家檔案局頒發(fā)的《科學技術檔案工作條例》的規(guī)定，為做好電子文件管理工作，充分發(fā)揮檔案資料在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理中的作用，結合我廠具體情況，特制定《電子文件歸檔管理制度》暫行規(guī)定。

五、加速檔案信息化建設步伐，提高檔案管理水平

我公司新近投資購置了清華紫光工程圖檔管理系統(tǒng)，包括繪圖儀、激光打印機、掃描儀、瀏覽器、軟件等設備，它能與電力系統(tǒng)現(xiàn)行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統(tǒng)進行無縫連接。該系統(tǒng)以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉(zhuǎn)換成電子圖象，經(jīng)過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用我廠現(xiàn)在使用的“OA”辦公自動化NOTES檔案管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中已輸入的數(shù)據(jù)，與此電子圖像自動對應，網(wǎng)絡用戶在WINDOWS環(huán)境下，應用瀏覽器方便靈活地實現(xiàn)檔案的全息查詢和檢索。我公司在內(nèi)部網(wǎng)頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統(tǒng)，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可利用電子檔案檢索系統(tǒng)進行檔案的全息查詢和檢索。

在國華徐州發(fā)電有限公司，企業(yè)領導、工程技術人員和各有關職能部門，深刻體會到檔案工作與企業(yè)發(fā)展的密切關系，也確實嘗到了加強檔案管理對企業(yè)受益的甜頭，真正認識到了檔案工作的地位和作用。因此，企業(yè)應把檔案工作作為企業(yè)中的一項重要基礎工作擺上應有的位置，列入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃與工作計劃之內(nèi)，納入總經(jīng)理的任期目標責任制。夯實基礎，規(guī)范管理，加快檔案基礎設施建設，全面提升檔案管理水平，更好地為企業(yè)發(fā)展服務。