社交媒體信息的檔案化管理：概念模型與管理模式

何思源/中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院

移動互聯(lián)時代，海量信息在社交媒體平臺生成，其中相當(dāng)一部分具有獨特的業(yè)務(wù)價值、證據(jù)屬性和記憶功能，有必要將其視為數(shù)字文件的一種特殊類型進行檔案化管理。社交媒體信息檔案化管理，是指為盡可能保障社交媒體信息的真實性、完整性、長期可用性以及維護其憑證效力和信息價值，而采取的系列保存措施與管理過程[1]。目前相關(guān)研究可歸結(jié)為三種視角：一是主體視角，包括“核心參與主體主導(dǎo)模式”和“多元主體協(xié)同參與模式”，前者強調(diào)在協(xié)同配合的基礎(chǔ)上由政府機構(gòu)、檔案部門和社交媒體服務(wù)提供商其中任意一方承擔(dān)管理職責(zé)，持此類觀點的有周文泓[2]、宋香蕾[3]等；后者側(cè)重各類主體跨領(lǐng)域、跨層級、跨部門、跨機構(gòu)進行深度合作，如張曉娟等[4]提出的“合作參與式管理模式”。二是資源組織形式視角，高晨翔等[5]細化為按照時間順序的歸檔、按照主題內(nèi)容的捕獲和基于項目需求的捕獲。三是客體視角，譚彩敏[6]根據(jù)社交媒體文件管理對象的差異，分別針對證據(jù)型和記憶型社交媒體文件提出歸檔管理策略。上述成果基于三種視角對模式進行全面細致的劃分，但均屬“基于表象的認識”，未基于模式的本質(zhì)進行分析。因此筆者擬從檔案學(xué)視角出發(fā)，探索社交媒體信息檔案化管理的概念模型，并基于實踐案例從更深層次分析其管理模式。

1 社交媒體信息檔案化管理的概念模型

社交媒體信息檔案化管理模式是指檔案館、圖書館、政府機構(gòu)、社交媒體服務(wù)提供商等相關(guān)主體在對社交媒體信息進行檔案化管理過程中，針對遇到的反復(fù)出現(xiàn)的問題使用固定的解決方案?？梢钥闯?，這一模式所解決的問題是反復(fù)出現(xiàn)的相同問題，由多個相互作用、關(guān)聯(lián)的要素組成[7]。胡鴻杰從管理的維度出發(fā)，提出管理內(nèi)容、管理資源和管理方式共同構(gòu)成管理活動的三維空間，即“任何一項‘管理’必須存在于這個三維空間之中，即有內(nèi)容、耗資源和用方式”[8]。以該理論為基礎(chǔ)，可建立社交媒體信息檔案化管理的概念模型。由于管理內(nèi)容的實質(zhì)為管理實施的內(nèi)容要素，由計劃、組織、協(xié)調(diào)、溝通、控制等管理職能組成，故將其對應(yīng)為概念模型中的“職能活動”；此外考慮到管理是主體之于客體的活動，故補充“主體（組織）”和“客體（對象）”兩個要素。因此可將該模型概括為各類主體通過合理的管理方式、運用恰當(dāng)?shù)墓芾碣Y源以充分履行其實現(xiàn)社交媒體信息檔案化管理的職能，涉及主體（組織）、管理方式、管理資源、職能活動、客體（對象）五個要素，筆者將在下文對這些要素進行逐一分析。

1.1 多元主體的協(xié)同參與

社交媒體信息檔案化管理涉及的管理主體相對復(fù)雜，但若從職能角度進行劃分，可歸納為以下三種角色類型：一是文件管理者，承擔(dān)社交媒體信息檔案化管理的職能活動，主要涉及形成者、檔案館和圖書館等文化機構(gòu)、社交媒體服務(wù)提供商等。二是活動支持者，涉及技術(shù)、智力與政策層面，其中技術(shù)支持者包括社交媒體服務(wù)提供商、技術(shù)服務(wù)商和專業(yè)社會組織，負責(zé)設(shè)計開發(fā)對社交媒體信息進行捕獲采集與開發(fā)利用的工具、管理平臺等；智力支持者包括學(xué)術(shù)科研機構(gòu)與社會公眾，提供有關(guān)方法、策略、制度等；政策支持者，即相關(guān)政府機構(gòu)（非形成者），負責(zé)提供良好的政策環(huán)境。三是執(zhí)行監(jiān)督者，可由相關(guān)主管部門或第三方承擔(dān)，對各類主體開展的社交媒體信息檔案化管理行為進行監(jiān)督、檢查、考核、評價、反饋。

1.2 基于模擬與數(shù)字信號的方式手段

總體來說可歸結(jié)為傳統(tǒng)方式和數(shù)字方式兩種，傳統(tǒng)方式即非數(shù)字手段，是指將社交媒體信息通過硬拷貝轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件進行管理，其實質(zhì)是基于模擬信號的管理方式；數(shù)字方式采用數(shù)字技術(shù)對社交媒體信息進行檔案化管理，能夠確保其從生成到銷毀或永久保存“連續(xù)不斷”，其實質(zhì)是基于數(shù)字信號的管理手段，與國際檔案領(lǐng)域提倡的“數(shù)字連續(xù)性”不謀而合。

1.3 管理資源的多維保障

管理資源是管理功能（即職能活動）得以實現(xiàn)的物質(zhì)保障，涉及人、財、物、規(guī)范體系等。就人、財、物而言，應(yīng)組建涵蓋社交媒體內(nèi)容提供者和運營者、文件管理者、檔案工作者、技術(shù)人員、法律顧問的“社交媒體工作組”，并為社交媒體信息檔案化管理提供充足的資金和適當(dāng)?shù)能浻布A(chǔ)設(shè)施。就規(guī)范體系而言，既涉及國家和地方層面的法律法規(guī)、政策制度、標(biāo)準(zhǔn)體系等，也涉及組織機構(gòu)層面的文件分類方案、文件保管和處置期限表、元數(shù)據(jù)方案等。

1.4 介于電子文件管理與網(wǎng)絡(luò)資源存檔之間的職能劃分

社交媒體信息檔案化管理流程與傳統(tǒng)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用有所差異，但依然遵循“收、管、存、用”的基本路線，涉及歸檔（含捕獲/采集、鑒定、組織）、存儲、長期保存和開發(fā)利用等。社交媒體信息生成于第三方平臺，存儲在社交媒體服務(wù)提供商的服務(wù)器中，實際控制權(quán)的缺失致使形成者無法直接對其進行管理。因此，就職能活動而言，社交媒體信息檔案化管理與一般意義的電子文件（檔案）管理存在顯著差異；同時，社交媒體信息具有動態(tài)即時性、強關(guān)聯(lián)性，并且涉及復(fù)雜的著作權(quán)和隱私權(quán)問題，因而具有不同于傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)資源保存的特點。因此，社交媒體信息是介于電子文件管理和網(wǎng)絡(luò)資源存檔之間的活動形態(tài)。

1.5 差異化視角下的客體對象

社交媒體信息具有海量、碎片化、動態(tài)即時性、交互性、關(guān)聯(lián)性、來源廣泛性等特點，其類型更是復(fù)雜多樣。按照形成主體，可分為個人生成和組織機構(gòu)生成的社交媒體信息；按照公開程度，可分為公開信息和隱私信息；也可按照生成平臺（如Facebook、Twitter、新浪微博、微信等）和存儲格式（如CSV、JSON、XML、PDF、HTML、WORM、WARC）等進行分類。對模式構(gòu)成影響最深的是基于價值屬性認知的劃分，將其分為證據(jù)型和記憶型社交媒體信息，前者與傳統(tǒng)意義的檔案相同；后者與游離于體制之外的私人檔案類似。

2 社交媒體信息檔案化管理的主要模式

加拿大檔案學(xué)者特里·庫克（Terry Cook）認為，“檔案范式經(jīng)歷了四個階段：從法律遺產(chǎn)到文化記憶，再從社會參與到社群檔案”[9]，即證據(jù)、記憶、認同和社群。基于四個范式理論，結(jié)合業(yè)務(wù)需求和存檔動機，最終識別出基于文件生命周期的證據(jù)維護模式、基于網(wǎng)絡(luò)資源存檔的記憶構(gòu)建模式和基于身份認同的社群主導(dǎo)模式。同時，考慮到社交媒體服務(wù)提供商在其中扮演著重要角色，故增加面向用戶的定制化服務(wù)模式。接下來筆者將結(jié)合概念模型的基本要素對這些模式進行系統(tǒng)分析。

2.1 基于文件生命周期的證據(jù)維護模式

該模式基于文件生命周期理論，涵蓋社交媒體信息的全生命周期，每一階段的管理職責(zé)由不同主體承擔(dān)，生成階段的管理職責(zé)由形成者和社交媒體服務(wù)提供商共同承擔(dān)，管理階段的主要工作（含采集、鑒定、組織等）由形成者負責(zé)，最后由檔案機構(gòu)負責(zé)長期保存和開放利用。它以形成者與檔案機構(gòu)之間的移交接收關(guān)系為“核心紐帶”，聚焦證據(jù)型社交媒體信息，強調(diào)其滿足業(yè)務(wù)需求的功能及其憑證與證據(jù)屬性。

理想狀態(tài)下，首先，應(yīng)由形成者與社交媒體服務(wù)提供商、技術(shù)服務(wù)商建立合作關(guān)系，簽署協(xié)議；組建“專家咨詢委員會”，協(xié)助完成社交媒體信息檔案化管理前期規(guī)劃。其次，形成者在對自身技術(shù)條件進行綜合考量的前提下，可采用委托代理或獨立自主的方式開展采集、鑒定、組織等工作。最后，應(yīng)按相關(guān)規(guī)定將需要永久保存的部分移交至同級檔案機構(gòu)。以美國為例，國家檔案與文件管理署（NARA）制定社交媒體文件管理政策，各聯(lián)邦機構(gòu)按照NARA的規(guī)定開展社交媒體信息檔案化管理工作，再依據(jù)有關(guān)程序和要求定期將需要永久保存的部分移交至NARA管理，其中NARA主要承擔(dān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督與接收、長期保存和開放利用工作，并不直接參與捕獲采集，“總統(tǒng)奧巴馬社交媒體歸檔”[10]項目就是典型案例。

這種模式與傳統(tǒng)的文件檔案管理模式頗為相似，因此在既有框架內(nèi)較為容易實現(xiàn)。而且基于文件生命周期理論，注重維持社交媒體信息的真實、完整、可靠、安全，使其“可信”且能夠成為業(yè)務(wù)憑證和法律證據(jù)。但也因此管理活動顯得有些“支離破碎”，即多元主體共同承擔(dān)不同階段的管理職責(zé)，若沒有完善的協(xié)議和制度規(guī)范交接流程，極易出現(xiàn)推諉、扯皮等現(xiàn)象。此外，每個機構(gòu)能夠用于社交媒體信息檔案化管理的資源有限，導(dǎo)致管理方式以傳統(tǒng)方式或“樸素”的數(shù)字方式（如截圖或留存Word文檔）為主[11]。

2.2 基于網(wǎng)絡(luò)資源存檔的記憶構(gòu)建模式

該模式是指檔案館、圖書館等文化機構(gòu)從文化職能出發(fā)，將社交媒體信息視為國家和民族的珍貴記憶，納入網(wǎng)絡(luò)資源范疇，借助API工具、網(wǎng)絡(luò)爬蟲或備份工具等數(shù)字方式進行資源建設(shè)，經(jīng)過組織加工，在長期保存的基礎(chǔ)上向公眾提供開放利用。它不再依賴傳統(tǒng)文件檔案管理的“移交接收”流程，而是自主捕獲采集；不再以保存“完整的證據(jù)鏈”為目標(biāo)，而是以構(gòu)筑數(shù)字時代的社會記憶為宗旨；不再是分散進行的常規(guī)性管理活動，而是以項目的方式開展業(yè)務(wù)。

在該模式中，文化機構(gòu)首先需要與社交媒體服務(wù)提供商建立合作，旨在獲得社交媒體信息實體或取得授權(quán)。其次在多方支持下對社交媒體信息進行檔案化管理，就技術(shù)支持而言可考慮委托代理的方式，將部分工作委托給第三方技術(shù)服務(wù)商。在美國國會圖書館（LOC）組織的Twitter存檔項目中，Gnip負責(zé)tweets的收集組織并向國會圖書館移交[12]。就智力支持而言應(yīng)盡可能使學(xué)術(shù)科研機構(gòu)貢獻其獨特的理論力量，如加拿大國家圖書檔案館就與InterPARES Trust項目進行合作，旨在完善社交媒體文件捕獲歸檔的政策、法律、規(guī)范[13]。同時也可采用“眾包”的方式，充分發(fā)揮公眾的“公民檔案員”職能。就政策支持而言文化機構(gòu)的主管單位既要提供良好的政策環(huán)境，也要通過多種渠道做好項目宣傳，以便獲得更多主體的理解與支持。除Twitter存檔項目外，英國國家檔案館政府網(wǎng)頁檔案項目建立的在線社交媒體檔案庫[14]以及澳大利亞國家圖書館的網(wǎng)頁存檔項目[15]都是記憶構(gòu)建模式的典型案例。

其優(yōu)勢在于統(tǒng)一資源組織形式，避免分散移交帶來的格式不統(tǒng)一、系統(tǒng)不兼容等問題，還可實現(xiàn)社會公眾的廣泛參與和高度認可，據(jù)Go.USA.gov報道，國會圖書館博客網(wǎng)頁點擊量超過41000，是其他政府URL點擊量的五倍多[16]。但該模式也存在一些弊端，如某機構(gòu)主辦一次重要會議，同時形成了紙質(zhì)文件、電子表格以及嵌入音視頻的社交媒體信息，但文化機構(gòu)只對社交媒體信息進行采集，割斷了它們與其他文件之間、與業(yè)務(wù)活動之間的有機聯(lián)系。國會圖書館的Twitter存檔項目始于2010年，直至今日仍無法提供利用，其面臨的主要挑戰(zhàn)就包括如何對這些推文進行科學(xué)組織等[17]。因此在進行資源組織時，不僅要按主題整理，還要考慮其來源背景。

2.3 基于身份認同的社群主導(dǎo)模式

該模式由某一社群牽頭，廣泛聯(lián)結(jié)各利益相關(guān)者，聚焦與某一特定領(lǐng)域或議題有關(guān)的記憶型社交媒體信息?！白C據(jù)維護模式”和“記憶構(gòu)建模式”往往從“國家”或“社會”的角度出發(fā)，代表的是“官方意志”；而這些社群則基于“個體”視角，追求公平、公正、權(quán)益以及身份認同，記錄“不同的聲音”。就管理資源和方式而言，采用數(shù)字手段進行采集、組織、保存、利用，能夠?qū)崿F(xiàn)管理資源的優(yōu)化配置，最大限度地進行開發(fā)利用，包括開發(fā)在線數(shù)據(jù)庫提供訪問利用、借助移動終端進行資源展示、依托數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)實現(xiàn)增值利用等。但由于社群缺乏相關(guān)經(jīng)驗，容易導(dǎo)致資源的真實性、可靠性、完整性及其相互之間的有機聯(lián)系受損。遺憾的是，社群主導(dǎo)模式僅僅是基于“四個范式”提出的“理論構(gòu)想”，即可能存在這樣的一種管理形態(tài)。不過“從上個世紀(jì)90年代開始，就有許多社群檔案館或者歷史項目利用互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字技術(shù)和廣泛的群體分享他們的材料和記憶”[18]，如Eastside Community Heritage（ECH）[19]就在Facebook上分享一些材料。可以肯定的是，這些社群正在生成豐富的社交媒體信息，因此作出他們將對這些信息進行檔案化保存和開發(fā)利用的推論也合情合理。

2.4 面向用戶的定制化服務(wù)模式

社交媒體平臺本身即是一種特殊形態(tài)的“檔案館”。該模式基于以社交媒體平臺為中心，以社交媒體服務(wù)提供商為實施主體，以平臺社交媒體信息資源為基礎(chǔ)，側(cè)重面向用戶提供開發(fā)利用和增值服務(wù)。

它具有鮮明的“雙重價值導(dǎo)向”，即文件（檔案）管理需求導(dǎo)向和文件（檔案）資源增值服務(wù)導(dǎo)向。就前者而言，其基本運作方式是：形成者向社交媒體服務(wù)提供商購買服務(wù)和提出規(guī)范要求，由社交媒體服務(wù)提供商開發(fā)設(shè)計社交媒體信息的歸檔接口；同時考慮到社交媒體信息的技術(shù)特性和平臺依賴性，檔案機構(gòu)也可采用“邏輯歸檔”的方式，其實質(zhì)是文件管理權(quán)限的轉(zhuǎn)移。就后者而言，社交媒體服務(wù)提供商向政府部門、學(xué)術(shù)科研人員和社會公眾提供有償或無償服務(wù)，它可以通過應(yīng)用程序?qū)ι缃幻襟w信息進行分析，改善政府公共服務(wù)并為社會輿情監(jiān)測提供有效數(shù)據(jù)支撐，如當(dāng)社交媒體中的文件或評論違反政府機構(gòu)的社交媒體政策時，ArchiveSocial就會發(fā)送警報給政府[20]。就學(xué)術(shù)科研人員而言，獲取可信的社交媒體信息資源逐漸成為“剛需”，“社交媒體數(shù)據(jù)為解讀人類行為規(guī)律或行為傾向提供了很好的機遇……給人文社會科學(xué)研究提供了很大方便”[21]。在服務(wù)社會公眾方面，社交媒體服務(wù)提供商已經(jīng)采取了一些措施，如“2012年底Twitter網(wǎng)站推出了一項新功能——為用戶提供完整的推特檔案”[22]。

其優(yōu)勢在于能夠充分利用社交媒體服務(wù)提供商的管理資源基礎(chǔ)和技術(shù)條件。但其管理動機決定著該模式“先天不足”，因為這種管理行為是自發(fā)的并且以牟利為價值取向，無法真正滿足長期保存需求。因此需要通過完善法律法規(guī)、簽訂合作協(xié)議等方式約束其行為，確保社交媒體信息資源得到妥善保存和實現(xiàn)可持續(xù)利用。

3 結(jié)語

上述四種模式均有著不同的應(yīng)用場景，都是針對“反復(fù)出現(xiàn)的問題”提出的系統(tǒng)解決方案。其中證據(jù)維護模式適用于傳統(tǒng)文件檔案管理框架，致力于滿足“真實”屬性與“證據(jù)”需求；記憶構(gòu)建模式適用于文化機構(gòu)從資源記憶屬性出發(fā)主導(dǎo)的“項目式管理”；社群主導(dǎo)模式適用于實現(xiàn)“社會邊緣群體”的身份認同的管理活動；定制化服務(wù)模式則更適用于商業(yè)化盈利場景。雖然這些模式具有“場景化”特征，但它們也呈現(xiàn)出融合發(fā)展的趨勢，如采用委托代理的證據(jù)維護模式與面向政府機構(gòu)的定制化服務(wù)模式就有異曲同工之處。同時，隨著管理理念的更新、技術(shù)工具的完善以及實踐案例的豐富，對社群主導(dǎo)模式的分析可能會更為深入，也可能會有新的模式形成，需要及時加以識別和分析。