堅(jiān)持?jǐn)?shù)字化戰(zhàn)略引領(lǐng) 億幅成果促跨越發(fā)展
——云南省檔案館十年砥礪檔案數(shù)字化紀(jì)實(shí)

■ 楊健生 連 超

2019年3月，云南省檔案館數(shù)字化檔案累計(jì)突破1 億畫幅，館藏文書檔案數(shù)字化率達(dá)83%，其中建國后文書檔案數(shù)字化已進(jìn)入清理掃尾階段，建國前檔案明年全面完成數(shù)字化已然在望。館藏檔案機(jī)讀目錄已超過1100 萬條，實(shí)現(xiàn)省級(jí)機(jī)關(guān)電子文件歸檔系統(tǒng)全覆蓋，數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案同步接收進(jìn)館。經(jīng)十年努力，云南省檔案館已經(jīng)擁有的規(guī)模龐大的數(shù)字檔案資源，引領(lǐng)檔案“收、管、存、用”各項(xiàng)業(yè)務(wù)全面提質(zhì)增效，檔案保護(hù)與開發(fā)齊頭并進(jìn)，進(jìn)入精細(xì)、科學(xué)、高效的檔案管理新階段。十年來，云南省檔案局館在檔案數(shù)字化道路上砥礪奮進(jìn)，取得可喜成績(jī)，予人回味與借鑒。

擔(dān)當(dāng)責(zé)任 突破制約謀發(fā)展

云南地處西部邊疆，經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展滯后，人才短缺，技術(shù)薄弱，各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展困難重重，云南省檔案局積極爭(zhēng)取，不斷突破制約，全力推進(jìn)檔案數(shù)字化。

擔(dān)當(dāng)責(zé)任，積極爭(zhēng)取支持。數(shù)字化是檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略方向，我們深知沒有投入事業(yè)就難以發(fā)展。2009年，經(jīng)積極爭(zhēng)取，云南省政府批準(zhǔn)總投資達(dá)9000 余萬元的省館數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃。為確保落實(shí)規(guī)劃，我們高度重視項(xiàng)目預(yù)算編制工作，每年六、七月，云南省檔案局主要領(lǐng)導(dǎo)即牽頭謀劃來年項(xiàng)目，組織精干團(tuán)隊(duì)精細(xì)編制預(yù)算，由于工作扎實(shí)，在評(píng)審中獲得較高評(píng)價(jià)，財(cái)政部門多次予以增加預(yù)算獎(jiǎng)勵(lì)。我們的努力還得到國家檔案局肯定，在國家重點(diǎn)檔案搶救保護(hù)項(xiàng)目、保護(hù)與開發(fā)項(xiàng)目方面予以有力支持。目前云南省檔案館已累計(jì)投入數(shù)字檔案館建設(shè)經(jīng)費(fèi)近7 千萬元，超過之前50年業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)總和，其中投入檔案數(shù)字化加工及機(jī)讀目錄制作經(jīng)費(fèi)4 千余萬元。云南省省檔案館還充分發(fā)揮示范效應(yīng)，帶動(dòng)全省各級(jí)國家綜合檔案館累計(jì)投入檔案數(shù)字化經(jīng)費(fèi)超過1.5 億元，檔案數(shù)字化總量已超過4 億畫幅。

甘于奉獻(xiàn)，持續(xù)接力往前拼。云南省檔案館珍惜機(jī)遇，每年檔案數(shù)字化量都超過1 千萬畫幅，雖工作壓力巨大，但從未考慮過減緩步伐，因?yàn)榘l(fā)展機(jī)遇稍縱即逝，只有擔(dān)當(dāng)責(zé)任，努力往前拼，才能不斷推動(dòng)檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)跨越發(fā)展。省館檔案數(shù)字化工作先后更換3 名負(fù)責(zé)人，輪換近30 名監(jiān)管人員，但無論人員如何變化，除法定大假外，管理部門及外包公司都始終堅(jiān)持每周工作6 天，每個(gè)工作日都有100 余人開工10 小時(shí)以上，確保檔案數(shù)字化工作快速推進(jìn)。

強(qiáng)化人才，不斷提高科學(xué)水平。高質(zhì)高效安全推進(jìn)檔案數(shù)字化，關(guān)鍵在于人才支撐。云南省檔案局安排具有項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)的人員負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化工作，逐步招錄、遴選計(jì)算機(jī)專業(yè)人員并安排到專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行為期1月以上的IT 技術(shù)強(qiáng)化培訓(xùn)，持續(xù)組織工作人員開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，著力構(gòu)建具有較強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)能力、熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)、懂管理的檔案數(shù)字化人才隊(duì)伍體系。為確保檔案數(shù)字化工作的科學(xué)性，又組織具有甲級(jí)咨詢資質(zhì)的機(jī)構(gòu)編制“云南省檔案館數(shù)字檔案館建設(shè)可行性研究報(bào)告”，對(duì)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行全面深入研究，奠定堅(jiān)實(shí)工作基礎(chǔ)。配合檔案數(shù)字化的進(jìn)程，積極開展檔案科研，自2012年以來，每年都有科研課題獲得國家檔案局檔案科技立項(xiàng)及優(yōu)秀檔案科技成果獎(jiǎng)勵(lì)，其中“紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)體系研究”“民國檔案文件級(jí)目錄制作方法研究”獲二等獎(jiǎng)，“數(shù)字檔案館多平臺(tái)檔案數(shù)據(jù)同步管理研究”獲三等獎(jiǎng)，檔案數(shù)字化工作科學(xué)水平不斷提高。

創(chuàng)新理念 扎牢基礎(chǔ)引領(lǐng)發(fā)展

云南省檔案館在啟動(dòng)檔案數(shù)字化伊始，即以需求為導(dǎo)向，提出一系列基本理念，為工作平穩(wěn)進(jìn)行奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

把握需求，統(tǒng)籌兼顧夯實(shí)基礎(chǔ)。所謂“需求導(dǎo)向”不能片面理解為以檔案查閱利用需要為導(dǎo)向，而是全方位考慮檔案“收、管、存、用”等需要。我們認(rèn)為檔案數(shù)字化既要滿足方便快捷的查閱利用需要，又要滿足檔案保護(hù)及檔案文化產(chǎn)品開發(fā)等高品質(zhì)應(yīng)用需要；既要考慮“實(shí)際使用”需要，還要考慮檔案?jìng)浞莸男枰患纫紤]數(shù)字檔案應(yīng)用的技術(shù)要求及節(jié)約成本的需要，也要科學(xué)把握IT 技術(shù)迭代及成本變化規(guī)律?；谶@些認(rèn)識(shí)，我們突破當(dāng)時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)和普遍做法，確定以300DPI，24 位全彩色，TIFF 格式進(jìn)行掃描，制作1 套無損壓縮數(shù)據(jù)用于保存，并壓縮制作1 套PDF 數(shù)據(jù)用于日常查閱的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)路線，為高效率開展檔案數(shù)字化工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，經(jīng)十余年實(shí)踐檢驗(yàn)，其實(shí)用性及合理性愈發(fā)顯現(xiàn)。

避免主觀，穩(wěn)步有序整體推進(jìn)。我們認(rèn)為不能將“利用率高檔案優(yōu)先數(shù)字化”，僵化理解為“按利用率或預(yù)測(cè)利用需要”對(duì)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行排序，甚至主觀篩選哪些檔案應(yīng)該或者不應(yīng)該數(shù)字化。我們發(fā)現(xiàn)除指定任務(wù)及個(gè)例外，通過評(píng)估檔案利用需求指導(dǎo)檔案數(shù)字化，難以取得預(yù)期效果，還容易造成管理工作的混亂。我們還注意到每個(gè)檔案館都有一些全宗確實(shí)存在查閱相對(duì)較多的現(xiàn)象，這些全宗的形成部門主要為處理本地區(qū)全局性或綜合性事務(wù)的部門，準(zhǔn)確地講這些全宗不應(yīng)稱為“利用率高”的全宗，而應(yīng)稱為重要部門全宗?；谝陨险J(rèn)識(shí)，云南省檔案館確定“重要部門全宗優(yōu)先，按全宗整體推進(jìn)，不主觀篩選檔案，逐步覆蓋全部館藏”的檔案數(shù)字化推進(jìn)策略。觀察十年來檔案數(shù)字化成果的應(yīng)用效果，看似笨拙的愚公移山式策略最符合利用需要。

引領(lǐng)輻射，提高檔案精細(xì)管理水平。檔案數(shù)字化實(shí)質(zhì)上是現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，云南省檔案館注重不斷發(fā)揮數(shù)字化引領(lǐng)作用，提高檔案精細(xì)科學(xué)管理水平。始終堅(jiān)持檔案數(shù)字化與文件級(jí)機(jī)讀目錄制作工作配合推進(jìn)，做到有數(shù)字檔案必有文件級(jí)機(jī)讀目錄（民國檔案也不例外），并有序開展數(shù)字化檔案開放鑒定，推動(dòng)檔案管理利用精準(zhǔn)到件、頁。積極爭(zhēng)取，投資建設(shè)3000 余m2的重要檔案及電子檔案?jìng)浞輲?，已組織90 個(gè)館到備份庫集中備份，增強(qiáng)數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存能力。有序?qū)嵤┮褦?shù)字化檔案封存，已封存近30 萬卷檔案，做到庫房規(guī)范、裝具整齊、固化架位，原則上不再提供利用檔案原件，有效減少保管過程中對(duì)檔案原件的損害，杜絕利用過程中丟失、損毀檔案。納入數(shù)字化工作內(nèi)容，同步記錄檔案破損信息及照片、郵票等特色檔案信息，為精準(zhǔn)開展檔案保護(hù)工作奠定基礎(chǔ)。引進(jìn)系列先進(jìn)設(shè)備及技術(shù)，建設(shè)近1000m2的檔案修復(fù)中心，與數(shù)字化工作配合，有序修復(fù)破損檔案，推動(dòng)檔案保護(hù)工作走向現(xiàn)代化。

精益求精 嚴(yán)實(shí)管理確保質(zhì)量與安全

安全保密是檔案數(shù)字化工作的根本要求，高質(zhì)量是檔案數(shù)字化的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，數(shù)量豐富是檔案數(shù)字化的目標(biāo)，開展檔案數(shù)字化必須實(shí)現(xiàn)安全、質(zhì)量、進(jìn)度相互協(xié)調(diào)、互為保障。

建章立制，落細(xì)落小保安全。自開展檔案數(shù)字化工作以來，云南省檔案館不斷建立和完善采取人防、技防措施，強(qiáng)化安全管理。先后制定近20個(gè)管理制度及工作規(guī)范，建立安全管理的各種技術(shù)措施，在承擔(dān)項(xiàng)目的外包服務(wù)公司建立安全管理人員架構(gòu)和責(zé)任體系，建立監(jiān)管日志、工作人員、檔案、設(shè)備、存儲(chǔ)載體登記冊(cè)等監(jiān)管工具。尤其是強(qiáng)化檔案及數(shù)據(jù)安全，配備由監(jiān)管人員直接管理的檔案周轉(zhuǎn)庫房，做到每天嚴(yán)格清點(diǎn)并登記檔案使用情況，嚴(yán)格管理移動(dòng)存儲(chǔ)載體，做到登記領(lǐng)用，當(dāng)天歸還。堅(jiān)持外包服務(wù)公司完成項(xiàng)目任務(wù)離場(chǎng)時(shí)，嚴(yán)格清點(diǎn)及移交其所有存儲(chǔ)載體。為防止安全管理流于形式及疏忽大意，確保外包服務(wù)公司嚴(yán)格落實(shí)制度，采取現(xiàn)場(chǎng)管理人員每天巡查抽檢、部門負(fù)責(zé)人不定期突擊檢查的兩級(jí)督查措施，對(duì)照各種監(jiān)管記錄，核查現(xiàn)場(chǎng)情況，確保各項(xiàng)安全管理工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，將制度要求轉(zhuǎn)化為規(guī)范的日常管理行為。

跟蹤監(jiān)管，銜接有序管進(jìn)度。在推進(jìn)檔案數(shù)字化實(shí)踐中，我們發(fā)現(xiàn)進(jìn)度慢并不意味著安全和高質(zhì)量，如果各個(gè)環(huán)節(jié)工作不協(xié)調(diào)，進(jìn)度拖沓，風(fēng)險(xiǎn)更大，隱患更多。我們采取“檔案高頻次、小批量調(diào)用入場(chǎng)，限制場(chǎng)內(nèi)庫存，限時(shí)出場(chǎng)歸還、限時(shí)質(zhì)量驗(yàn)收、限時(shí)移交數(shù)據(jù)”“小步快走、銜接有序”的進(jìn)度管理策略，快速高質(zhì)量推進(jìn)檔案數(shù)字化。為做好進(jìn)度管理，監(jiān)管人員建立工作進(jìn)度管理表，聚焦關(guān)鍵環(huán)節(jié)跟蹤監(jiān)督，數(shù)字化管理部門建立日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)等管理工具，隨時(shí)掌控進(jìn)度，并每月向局領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案數(shù)字化工作動(dòng)態(tài)表，一旦發(fā)現(xiàn)進(jìn)度異常，立即采取針對(duì)性措施進(jìn)行調(diào)整，確保進(jìn)度。

精益求精，不斷追求高質(zhì)量。云南省檔案館堅(jiān)持將質(zhì)量驗(yàn)收作為檔案數(shù)字化工作的核心環(huán)節(jié)，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。最初，我們采取建立專家?guī)欤? 萬卷左右檔案為1 個(gè)批次，組織專家按20%比例抽檢的方式，對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，以這個(gè)方法為基礎(chǔ)的“紙質(zhì)檔案數(shù)字驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)體系研究”課題成果還獲得國家檔案局優(yōu)秀科技成果二等獎(jiǎng)。經(jīng)4年左右應(yīng)用，雖然質(zhì)量驗(yàn)收合格率一直保持99%以上的較高水平，但隨著數(shù)字化成果規(guī)模的不斷擴(kuò)大，質(zhì)量問題不斷被發(fā)現(xiàn)和暴露，雖然比例極低，但絕對(duì)數(shù)量卻不容忽視。為進(jìn)一步提高質(zhì)量，我們又用了1年時(shí)間反復(fù)調(diào)整完善質(zhì)量驗(yàn)收方法，但均不能取得本質(zhì)突破。隨后，我們進(jìn)行全面檢討，認(rèn)識(shí)到抽檢和計(jì)算合格率的質(zhì)量驗(yàn)收方法存在根本性缺陷，痛苦的否定了曾為我們帶來榮譽(yù)的質(zhì)量驗(yàn)收方法。隨后，我們?cè)俅蝿?chuàng)新，實(shí)施“與數(shù)字化加工進(jìn)度同步開展100%質(zhì)量驗(yàn)收，并使用軟件進(jìn)行技術(shù)檢測(cè)”“不計(jì)算合格率，確保發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤全部修正作為合格標(biāo)準(zhǔn)”的質(zhì)量驗(yàn)收方法。為確保這個(gè)以“無限接近零錯(cuò)誤”為目標(biāo)的質(zhì)量管理方法在實(shí)際應(yīng)用中不走樣，我們又采用服務(wù)外包方式，引入第三方實(shí)施質(zhì)量驗(yàn)收，同時(shí)，監(jiān)管人員以50 卷檔案為一個(gè)批次，對(duì)完成質(zhì)量驗(yàn)收的數(shù)字化成果按比例復(fù)查，監(jiān)督各公司嚴(yán)格履行質(zhì)量管理責(zé)任，新的方法起到立竿見影的效果，有效解決檔案數(shù)字化質(zhì)量管理難題。

高效服務(wù) 縱深拓展促跨越

云南省檔案館堅(jiān)持每個(gè)全宗數(shù)字化完成之日，就是成果投入應(yīng)用之時(shí)，贏得到社會(huì)理解支持，吸引廣泛合作，不斷推動(dòng)檔案數(shù)字化工作向縱深發(fā)展。

查閱利用方便快捷，檔案數(shù)字化更快發(fā)展。依托數(shù)字化檔案，云南省檔案館查閱利用量不斷增長(zhǎng)，數(shù)分鐘內(nèi)提供檔案利用的事例已經(jīng)屢見不鮮。僅2018年12月，1 個(gè)月內(nèi)就為近2000 名利用者出具檔案證明，還為近300 人次提供查閱近萬件數(shù)字化檔案，尤其是12月17日，創(chuàng)下單日為110 名利用者出具檔案證明的記錄，平均用時(shí)3.8 分鐘。方便快捷的查閱利用催生新型檔案利用形態(tài)，利用者用閑暇時(shí)間、甚至專門擠出時(shí)間到云南省檔案館通過電子查閱的方式一睹先輩遺墨照片、培育家風(fēng)等活動(dòng)快速增長(zhǎng)，成為檔案利用新風(fēng)尚。方便快捷的檔案查閱利用服務(wù)讓社會(huì)對(duì)檔案工作形成新的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案數(shù)字化工作提出更高要求。很多機(jī)關(guān)單位專門致函要求拷貝數(shù)字檔案，僅2018年，云南省檔案館就向省委辦公廳、西南聯(lián)大博物館等單位拷貝提供數(shù)萬件數(shù)字檔案。2019年，云南省委辦公廳要求加快推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，并下達(dá)任務(wù)要求云南省檔案館年內(nèi)完成館藏建國后文書檔案數(shù)字化。

有力支撐檔案開發(fā)與合作，檔案數(shù)字化不斷創(chuàng)新發(fā)展。云南省檔案館數(shù)字檔案資源已全面覆蓋云南百年歷史，容納過去100年云南每一天發(fā)生的重要事件，記錄過去一個(gè)世紀(jì)中在云南有一定影響的人物。近年來，云南省檔案館依托優(yōu)質(zhì)數(shù)字檔案資源，每年編輯4 期《檔案信息參閱》、開發(fā)5 種以上檔案文化產(chǎn)品，已具備1 周完成1個(gè)人物年譜、2 周完成1 本專題檔案匯編的能力。隨著檔案開發(fā)能力大幅提高，2018年，云南省檔案局申報(bào)的“南僑機(jī)工檔案”成功入選世界記憶工程亞太地區(qū)名錄，實(shí)現(xiàn)云南全面參與世界、亞太、中國三個(gè)記憶工程的新突破。云南省檔案館每年為數(shù)十個(gè)國家級(jí)和省級(jí)科研課題、數(shù)十個(gè)單位編史修志、上百名專家學(xué)者和研究生等開展學(xué)術(shù)研究及時(shí)高效提供檔案資料，為中央電視臺(tái)、云南電視臺(tái)等數(shù)十個(gè)單位舉辦展覽、制作電視片提供檔案素材。2018年，又與云南師范大學(xué)、云南民族大學(xué)等簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議。檔案文化產(chǎn)品開發(fā)和檔案合作的廣度和深度的不斷拓展，對(duì)檔案數(shù)字化形成新的期待，成為檔案數(shù)字化工作新動(dòng)力。云南省檔案館不斷探索和創(chuàng)新檔案數(shù)字化工作內(nèi)涵，先后建設(shè)復(fù)轉(zhuǎn)軍人數(shù)據(jù)庫、滇軍陣亡將士名錄等10 余個(gè)專題數(shù)據(jù)庫。2018年，我們啟動(dòng)館藏婚姻檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，力求建成一個(gè)匯聚各級(jí)檔案館婚姻檔案的專題數(shù)字檔案資源庫。2019年，又啟動(dòng)規(guī)模更加龐大的民國檔案人名數(shù)據(jù)庫建設(shè)，探索構(gòu)建新型數(shù)字檔案查閱利用平臺(tái)，并為檔案大數(shù)據(jù)應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

回顧過去，實(shí)為指引未來。云南省檔案館檔案數(shù)字化雖成效顯著，但技術(shù)層次還不高，還未開始人工智能及大數(shù)據(jù)應(yīng)用。在新時(shí)代，我們要繼續(xù)發(fā)揚(yáng)努力奮進(jìn)、扎實(shí)工作的作風(fēng)，不斷深化和創(chuàng)新檔案數(shù)字化建設(shè)，推動(dòng)云南檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量跨越發(fā)展。