淺談檔案管理在公司管理工作中的重要性

■ 李 敏

檔案是記錄歷史的原始憑證，是人們在各項社會活動中形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，使“經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展”，對經(jīng)濟社會發(fā)展具有獨特的基礎(chǔ)性作用。作為公司來說，檔案是公司各項活動的真實記錄，是公司生存發(fā)展的原始憑證，也是公司最重要的資源之一。確保公司檔案齊全完整、安全管理是公司管理的重要任務(wù)。檔案管理在公司中起著重要作用，檔案資料整理的規(guī)范程度、檔案基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施是否健全、檔案管理制度是否完善直接關(guān)系到公司檔案生命。筆者長期在公司從事檔案工作，親身經(jīng)歷了公司檔案管理從粗放到精細的歷程?，F(xiàn)就公司檔案管理工作存在的問題及相應(yīng)的解決措施，談幾點淺薄認識和看法。

一、檔案在公司的管理工作具有重要作用

公司發(fā)展過程中的工作業(yè)績是檢驗檔案管理水平的標(biāo)尺。檔案對國有企業(yè)改革具有重要作用。真實全面的企業(yè)會計核算材料是對企業(yè)資產(chǎn)評估、處置的重要依據(jù)。如果不對原有資產(chǎn)資料進行規(guī)范的管理，勢必影響企業(yè)改革資產(chǎn)重組，同時在公司發(fā)展過程中形成的一些工作業(yè)績成果，都無一不記錄在檔案中，對今后公司發(fā)展提供可貴的資源。

公司檔案是在長年的經(jīng)營活動中形成的，是公司發(fā)展的真實記錄客觀反映。對單位經(jīng)營和決策具有重要作用。公司決策人員可以通過檔案資料的分析，對過去工作進行總結(jié)，吸取經(jīng)驗做法，結(jié)合現(xiàn)實情況制定適合公司發(fā)展的規(guī)劃和決策部署，才能形成公司的可持續(xù)發(fā)展。

二、公司檔案管理工作存在的問題

檔案對個人和公司來說都有著不可小覷的作用，甚至對公司改革發(fā)展決定性的影響。但是，在實際工作中，公司的檔案管理工作還是存在許多問題，這些問題甚至影響到了檔案的齊全完整、安全管理，更談不上作用發(fā)揮。

一是公司部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重要性認識不夠，導(dǎo)致公司領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視不夠，覺得都是些過時文件資料，有個人登記查找下就可以了，造成人員不足，經(jīng)費短缺，設(shè)施設(shè)備配置不到位；

二是各部門對本部門在工作中形成的重要資料缺乏歸檔意識，為方便個人使用，甚至據(jù)為己有，自覺主動移交檔案的意識不強，造成檔案完整性不夠，制約了檔案管理水平的提高。

三是各部門與檔案部門溝通協(xié)調(diào)不強，造成檔案安全隱患。由于各部門對檔案整體性認識不足，長期以來，各部門不注意收集和整理各門類檔案，導(dǎo)致一些有價值的文件資料，工程建設(shè)檔案存在散落丟失，需要資料時無法提供。

四是公司檔案管理人員檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平亟待提高。由于檔案管理崗位是冷崗位，領(lǐng)導(dǎo)不太重視，外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)機會少、對外交往少，業(yè)務(wù)基本靠自學(xué)，導(dǎo)致管理理念僵化，工作積極性不高、主動性不強，有的只想看攤守點，確保檔案不丟，不會主動收集，不會規(guī)范整理；有的每天忙于抄目錄；很少有人真正對公司檔案挖掘，進行編研，提供利用，讓檔案真正體現(xiàn)出其價值。

五是在公司中檔案管理制度需要進一步完善。由于諸多原因，許多公司就沒有制定本公司檔案管理的規(guī)章制度，導(dǎo)致公司檔案管理亂象叢生，公司檔案收集不全、整理不規(guī)范，管理中存在許多安全隱患，一旦需要，無從查找。

三、多措并舉，改善公司檔案管理

要做好公司檔案管理工作，必須從上至下加強對檔案管理重要性的認識，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立專業(yè)的檔案管理人員，從整體上提高檔案管理工作水平。

（一）加強檔案工作的宣傳

由于受工作思維的諸多影響，公司工作人員對檔案工作了解不夠，檔案使用意識不強，要加強對檔案利用的宣傳工作，從而增強公司領(lǐng)導(dǎo)及員工的檔案意識，營造良好的氛圍。

（二）加強領(lǐng)導(dǎo)，責(zé)任到人

要把檔案工作納入工作議事日程，分管檔案領(lǐng)導(dǎo)要做到親自上手，即親自部署、親自督促、親自再檢查，并積極在檔案庫房及人員配備方面給予大力支持，有效推動檔案室的工作。

（三）完善制度，長抓常效

建立和完善規(guī)章制度，是提高檔案管理水平的重要保障。公司制定科技及文書檔案的整理、裝訂、移交、借閱、保管等工作機制以及對檔案遺失、毀損等處罰規(guī)定，明確檔案人員崗位職責(zé)、考核制度和工作目標(biāo)，同時加強對檔案管理的硬件設(shè)施設(shè)備的投入，改善檔案管理環(huán)境，使用公司檔案管理有章可循、有規(guī)可依。狠抓檔案管理措施的落實，按照齊全、完整、準(zhǔn)確及規(guī)范的要求，細化文書檔案及工程、聲像等檔案的歸檔細則，從源頭把好歸檔關(guān)。

（四）落實分工，責(zé)任到人

公司各部門應(yīng)指定專人負責(zé)每年或某個項目完成的資料按照整理、立卷的有關(guān)要求，對文書、工程檔案、聲像定期歸檔工作，推進檔案工作規(guī)范化。

（五）提高檔案人員的綜合素質(zhì)

要通過培訓(xùn)，讓檔案人員系統(tǒng)掌握檔案理論知識，熟練掌握檔案歸檔、整理、保安、開發(fā)利用等業(yè)務(wù)技能，掌握建設(shè)數(shù)字檔案室所需的知識技能；要讓檔案人員有更多的機會，與外界交流，不斷汲取新的知識和營養(yǎng)；同時，要關(guān)心檔案人員的健康和成長，讓檔案人員不再感到孤單。

筆者相信，通過以上措施，公司檔案管理的局面必將會有大的改變，公司的檔案必將會為公司的運行發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻。