淺談事業(yè)單位檔案管理的不足與對策

■ 覃燕春

提高檔案管理工作的水平，對事業(yè)單位各項(xiàng)工作的展開有非常重要的影響。當(dāng)下，事業(yè)單位在檔案管理上存在諸多不足，如何改善這些不足，提高檔案管理水平，是事業(yè)單位必須解決的一個難題。本文主要從事業(yè)單位的檔案管理的不足及對策兩方面展開討論。

1 事業(yè)單位檔案管理的特征

1.1 事業(yè)單位的檔案管理具備保密性的特性

事業(yè)單位作為一級組織機(jī)構(gòu)，在我國發(fā)展建設(shè)中，承擔(dān)著社會服務(wù)職能與任務(wù)，事業(yè)單位作為國家設(shè)立的組織，雖然在行政關(guān)系上不屬于政府機(jī)構(gòu)，但從其承擔(dān)的社會責(zé)任上看，所存放的檔案信息量大，重點(diǎn)為國家提供管理決策與依據(jù)，這種信息支持，是需要有一定保密期限的，在國家檔案公布前，是不允許信息泄露的。事業(yè)單位的檔案管理工作，不僅僅是記錄單位日常活動開展情況，更主要的任務(wù)是履行社會事務(wù)管理職責(zé)，在不同的事業(yè)單位性質(zhì)中，其涉及到教、科、文、衛(wèi)等各個行業(yè)的各種信息，其中就包含涉及到國家行業(yè)機(jī)密的文件，其信息具備保密性特點(diǎn)，所以需要在進(jìn)行檔案管理操作過程中，認(rèn)真做好信息的保密工作，堅(jiān)決防止機(jī)密文件泄露與公開[1]。

1.2 事業(yè)單位的檔案管理具有公共服務(wù)的特性

事業(yè)單位承擔(dān)大量的社會服務(wù)任務(wù)，可以說，事業(yè)單位就是由國家出資設(shè)置的公益性組織，其檔案收集到的內(nèi)容，大部分是社會各類行業(yè)信息的匯總，這些信息在市場經(jīng)濟(jì)條件下，不能轉(zhuǎn)化成經(jīng)濟(jì)效益，無法完成社會資源調(diào)配與市場配給，通過事業(yè)單位檔案管理行為，把這些具有價值但不具備市場要素的信息保存下來，事業(yè)單位不承擔(dān)市場盈利指標(biāo)任務(wù)，是無條件給國家機(jī)構(gòu)和社會提供相關(guān)信息查詢、咨詢和借閱的工作，社會宗旨為主、市場行為為次，其工作是公共特性、無償服務(wù)的行為。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的不足

2.1 事業(yè)單位檔案管理沒有獲得足夠的重視

檔案管理工作在任何行業(yè)都非常重要，特別是事業(yè)單位的檔案管理，能夠有效記錄下行業(yè)活動與流程，具備研究價值。但是在事業(yè)單位建設(shè)發(fā)展過程中，檔案管理工作雖然已建立起來了，但是在長期的發(fā)展中，并沒有得到快速提高，主要原因就是有些單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，長期管理松散形成的惡性循環(huán)。不重視的原因主要表現(xiàn)在，一方面是市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，使行業(yè)出現(xiàn)了競爭，有些單位為了追求政績，把主要精力放在了經(jīng)濟(jì)建設(shè)上，面對社會競爭壓力和國際大環(huán)境影響，重點(diǎn)投入方向，并不在事務(wù)性工作上，全部精力都向經(jīng)濟(jì)建設(shè)偏重，從根本上就忽視了檔案管理工作。另一方面是受傳統(tǒng)思維影響，在長期發(fā)展過程中，認(rèn)為檔案管理和經(jīng)濟(jì)建設(shè)沒有相關(guān)性，在理論上得不到深化，在實(shí)踐中沒有創(chuàng)新，整體意識不夠強(qiáng)，輕視檔案管理水平的提升。

2.2 檔案管理人才缺乏

檔案管理工作并不是簡單的收集和保存，其專業(yè)性較強(qiáng)，在檔案管理過程中，需要專業(yè)且有豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員進(jìn)行管理，通過技術(shù)性操作，充分把握好檔案輕重緩急，只有專業(yè)的，才能進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理向?qū)I(yè)、系統(tǒng)和科學(xué)的方向發(fā)展。在大多數(shù)事業(yè)單位，檔案管理崗位并不被重視，經(jīng)常是兼職人員在承擔(dān)這項(xiàng)工作，多數(shù)人員認(rèn)為，這個工作崗位不是業(yè)務(wù)崗，不在主戰(zhàn)線，精力投入不大，業(yè)務(wù)鉆研不透，這個崗位人員流動性較大，也很頻繁，有的單位一年輪崗多次，導(dǎo)致了檔案管理工作連接不好，出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象，專業(yè)檔案人員極度缺乏，創(chuàng)新能力不足是通病。

2.3 檔案管理制度不健全

科學(xué)合理的制度能夠保障事業(yè)順利發(fā)展，完整的檔案管理制度一般由檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案室人員崗位職責(zé)、檔案鑒定制度、檔案監(jiān)督制度和安全與消防制度等構(gòu)成，在每一個制度下，還需要形成下屬各分支制度，各種制度相互解釋與配合，才能有力支撐檔案管理工作順利開展，各種制度必須條文清晰，有據(jù)可查，才能通過量化、細(xì)化實(shí)現(xiàn)責(zé)任落實(shí)[2]。

2.4 檔案管理人員缺少積極的工作態(tài)度

事業(yè)單位想要實(shí)現(xiàn)快速發(fā)展，要依靠各部門人員的共同努力，但在檔案管理部門，普遍存在檔案管理人員缺少工作積極性，疏于管理等問題，導(dǎo)致很多工作資料并未分類歸檔。造成這一現(xiàn)象的原因是檔案管理人員沒有充分了解這項(xiàng)工作的重要性，責(zé)任意識較弱，對于一些已經(jīng)超過保存期限的檔案沒有及時清理，增加日后整理的工作量，耗費(fèi)大量的人力、物力、時間。并且，有些檔案管理人員在整理檔案的過程中，很難發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題，為管理工作增加了難度，使管理水平較低。

3 提高事業(yè)單位檔案管理水平的對策

3.1 轉(zhuǎn)變事業(yè)單位管理人員的觀念

事業(yè)單位管理人員必須充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，調(diào)整工作重心，增加人力、物力的投入，在這種積極觀念的影響下，讓檔案管理人員擺正心態(tài)，在原有的工作模式上進(jìn)行創(chuàng)新。同時，還要完善檔案管理制度，明確崗位職責(zé)，對檔案進(jìn)行分析，總結(jié)工作中的優(yōu)勢與不足，參加會議討論，為事業(yè)單位的發(fā)展提供參考資料。

3.2 加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度

事業(yè)單位可以在每年特定的時間，選派檔案人員積極參加當(dāng)?shù)貦n案部門組織的培訓(xùn)或邀請負(fù)責(zé)檔案管理的有關(guān)專業(yè)人員到單位對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，并根據(jù)單位的檔案管理的內(nèi)容，設(shè)定科目，讓管理人員對專業(yè)的管理知識和技術(shù)有初步的認(rèn)識與了解，并在工作中應(yīng)用，改變其消極的工作觀念，提高管理水平[3]。近幾年，社會不斷發(fā)展，市場經(jīng)濟(jì)體制逐漸完善，需要的信息量也在逐年增加，因此，事業(yè)單位必須明確提出要求：檔案管理人員要不斷提高自身專業(yè)知識的水平，招收專業(yè)的管理人才。

3.3 明確檔案交接時的工作內(nèi)容

事業(yè)單位要明確檔案交接中的工作內(nèi)容。如果檔案管理人員因?yàn)椴煌驕?zhǔn)備離職，在遞交離職申請后，檔案部分的管理者必須在其離職前，找到接手的管理人員，對管理上的問題與事務(wù)做詳細(xì)的交接，并且，還要留下聯(lián)系方式，如果檔案管理后期出現(xiàn)問題時可以及時詢問、解決，防止管理上的出現(xiàn)疏漏。

3.4 增加技術(shù)投入

當(dāng)下，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)在社會廣泛應(yīng)用，對于事業(yè)單位的檔案管理工作來說，也要與時俱進(jìn)，加大高科技技術(shù)的投入。各事業(yè)單位要改變原有的工作方式，給檔案管理部門配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、防磁柜等現(xiàn)代辦公用具，通過這些工具的使用，把紙質(zhì)文件變成電子文件。同時，利用信息技術(shù)建立數(shù)據(jù)庫，把電子文件進(jìn)行匯總放到數(shù)據(jù)庫中，并設(shè)置檢索功能，讓事業(yè)單位內(nèi)部人員可以隨時通過網(wǎng)絡(luò)查閱信息，并設(shè)置反饋表，由查閱人員填寫，檔案管理人員可以通過對反饋表的分析，發(fā)現(xiàn)管理上的不足，從而不斷完善管理方式，提高管理效率[4]。

另外，實(shí)現(xiàn)檔案信息化還可以讓檔案管理人員深度分析檔案，挖掘出潛在的信息，進(jìn)行更細(xì)致的分類，滿足單位內(nèi)部不同人員的需求，而內(nèi)部人員不再需要翻閱大量的紙質(zhì)資料，只需查閱電子信息，即可得到自己所需的資料，增加便捷性，提高檔案的利用率。

4 結(jié)語

事業(yè)單位管理者必須改變自己的觀念，重視檔案管理工作，增加人力、物力和技術(shù)的投入，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，明確檔案交接的工作內(nèi)容，提高利用率，讓管理工作有序進(jìn)行，充分發(fā)揮檔案的作用和效用。