從專項審核談干部人事檔案的管理工作

文·劉志華 傅雪梅

干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，是黨的重要執(zhí)政資源。近年來發(fā)生在個別地方、少數(shù)干部身上的檔案材料不齊全不規(guī)范、重要材料缺失、信息記載不準(zhǔn)確不一致等問題在社會上造成不良影響。中央組織部于2014年10月起在全國分三批部署開展了干部人事檔案專項審核工作，目的就是要堅決整治干部人事檔案造假問題，做到去偽存真、正本清源，確保干部人事檔案真實、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，切實增強干部的紀(jì)律意識和規(guī)矩意識，維護干部人事檔案工作的嚴(yán)肅性和公信力。

一、干部人事檔案專項審核的內(nèi)容和方法

（一）審核的范圍和內(nèi)容

此次干部人事檔案專項審核工作，在審核范圍上，突出干部隊伍主體，重點審核公務(wù)員和參照管理公務(wù)員、國有企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)班子成員和中層以上干部的檔案；在審核內(nèi)容上，重點審核干部“三齡二歷一身份”、獎懲情況、家庭成員及重要社會關(guān)系等重要信息，以及檔案材料是否涂改造假，重要原始材料是否規(guī)范完整，是否以不實信息獲取利益等現(xiàn)象。

（二）審核的方法步驟

此次干部人事檔案專項審核分登記、研判、核實、認(rèn)定四個步驟。首先，以專項審核《操作手冊》為依據(jù)，采取兩人“背靠背”獨立審核方式進行初審，逐項逐頁逐卷查找問題，如實填寫《干部人事檔案專項審核情況登記表》，集中進行復(fù)審，初審、復(fù)審人員要分別確認(rèn)簽字。其次，對審核登記的問題進行匯總分析，準(zhǔn)確掌握各類問題的具體情況，檔案材料記載不一致的，按照相關(guān)原則綜合研判、予以認(rèn)定；材料缺失的，要通知相關(guān)人員查找提供相關(guān)佐證材料。再次，對審核中發(fā)現(xiàn)的問題要逐個核實、逐項糾正，由專項審核調(diào)查組通過調(diào)取原始材料、物證認(rèn)證鑒定等方式調(diào)查核實。最后，對審核中發(fā)現(xiàn)的問題，區(qū)分不同情況進行認(rèn)定處理。檔案不齊全、不規(guī)范的，采取補充收集、原件復(fù)制、完善手續(xù)等方式進行補充和規(guī)范；記載不準(zhǔn)確不一致的，根據(jù)政策審核確認(rèn)更正；對檔案造假的，嚴(yán)肅進行查處。

二、干部人事檔案專項審核發(fā)現(xiàn)的主要問題

（一）對干部人事檔案重要性的認(rèn)識不足，檔案意識薄弱

干部人事檔案貫穿于干部個人成長和職業(yè)生涯的始終，具有權(quán)威的憑證作用。目前，干部人事檔案大多由單位的人事部門獨立管理，從管理體制上看，處于科室部門二級管理的狀態(tài)。單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為干部人事檔案只是人事部門的一項工作內(nèi)容，對干部人事檔案工作的重視程度往往取決于人事部門負(fù)責(zé)人與單位領(lǐng)導(dǎo)匯報溝通的效果。有些干部自身檔案意識淡薄，對于哪些個人材料入檔、哪些材料不入檔并不清楚，諸如培訓(xùn)、獎勵方面的材料一定程度上由干部自己保存，沒能及時將有關(guān)材料移交到組織人事部門。部分檔案材料形成部門及干部本人沒有充分認(rèn)識到干部人事檔案的嚴(yán)肅性，對檔案材料信息的填寫隨意性大，對檔案材料的真實性和準(zhǔn)確性造成較大影響。

（二）干部人事檔案隊伍專業(yè)化程度不夠，質(zhì)量難以保證

在干部人事檔案管理中按照規(guī)定，每管理1000人的檔案需配備1名專職人員。這僅僅能滿足干部人事檔案的日常管理，遇到重大的檔案工作安排（比如此次的專項審核工作）就需要從別的科室或部門抽調(diào)其他人員來幫助工作，工作質(zhì)量參差不齊。管檔不足1000卷的單位大多數(shù)是由人事部門工作人員兼職，許多工作人員屬于“半路出家”，精力主要集中于檔案材料的收集、整理、保存、利用等基礎(chǔ)性工作，對檔案材料的判斷鑒別能力不足；由于缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，在準(zhǔn)確掌握政策標(biāo)準(zhǔn)方面還有欠缺。

（三）干部人事檔案信息化水平不高，管理方式落后

檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅減輕了檔案管理人員的工作強度，提高了工作效率和管理水平，而且可以最大限度地減少直接查閱紙質(zhì)檔案的次數(shù)，防止紙質(zhì)檔案在檔案查閱過程中產(chǎn)生的磨損或人為涂改、抽取或丟失等造成檔案內(nèi)容的缺損，延長檔案的壽命，維護檔案的完整與安全[1]。目前，臨沂市市直7家公立醫(yī)院干部人事檔案信息化管理僅僅處于起步階段，有些單位還沒有配備專門的人事檔案管理軟件，管理方式還是以傳統(tǒng)的紙張管理手工操作為主，形式單一、效率不高。

（四）干部人事檔案材料存在的問題

1.信息記載不一致。主要反映在檔案中關(guān)于干部的出生年月記載方面，特別是上個世紀(jì)五十、六十年代出生的干部檔案中此類問題較集中。比如某干部人事檔案材料中《入團志愿書》《選拔學(xué)生登記表》《轉(zhuǎn)正定級呈報表》上填寫的出生年月均不一致，有的只填寫年份，沒有月份的記載。經(jīng)審核筆者發(fā)現(xiàn)干部人事檔案中關(guān)于出生年月記載不致的情況主要存在于干部入團、升學(xué)、參加工作三個時間節(jié)點上，早期檔案材料中出生年月填寫較混亂，近期的檔案材料中記載的出生年月與其居民身份證的登記年月相一致。

2.原始材料不齊全。這類問題主要集中在學(xué)歷學(xué)位（在職教育）、工作經(jīng)歷、黨團材料等方面。在學(xué)歷學(xué)位方面，有的干部取得第二學(xué)歷、第三學(xué)歷后，不能及時將學(xué)歷檔案等有關(guān)材料上交人事部門，有的缺少畢業(yè)生登記表，有的缺少授予學(xué)士學(xué)位的決定。在工作經(jīng)歷方面主要是缺少組織同期鑒定、任免、工資等材料印證問題，有的干部沒有填寫《干部履歷表》，有的干部職務(wù)職稱發(fā)生變化無相應(yīng)的《干部任免審批表》《工資核定表》。在黨團材料部分，有的干部檔案沒有《入團志愿書》，有的黨員干部檔案中缺少整套的入黨材料。

三、改進干部人事檔案管理工作的建議

（一）制度落實是做好干部人事檔案管理工作的基石

在干部人事檔案的收集、整理、歸檔、保存、利用等各個工作環(huán)節(jié)建立健全相應(yīng)的管理制度。注重“留痕”管理，在檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料、查借閱等方面均須認(rèn)真登記。嚴(yán)格工作程序，嚴(yán)禁違反規(guī)定查閱、轉(zhuǎn)遞、借出干部人事檔案。落實“九防”規(guī)定，消除安全隱患。建立干部人事檔案審核糾錯機制，將專項審核過程中已經(jīng)認(rèn)定的“三齡二歷”信息及時反饋給干部本人簽字確認(rèn)。建立以干部任前公示制度為基礎(chǔ)的公開監(jiān)督機制，防止干部因檔案問題“帶病提拔”。

（二）全面審核是確保檔案信息真實準(zhǔn)確的重要途徑

組織人事部門要將審核融入干部人事檔案的各個環(huán)節(jié)，保持常態(tài)化。對新收集的檔案材料，重點審核檔案材料的真實性、是否符合材料形成的邏輯規(guī)律；在檔案材料查借閱環(huán)節(jié)，重點審核有無涂改、抽取、撤換、添加檔案材料等情況；堅持應(yīng)“凡提必審、凡轉(zhuǎn)必審、凡進必審”的干部任前審核制度和“誰管理、誰把關(guān)，誰考察、誰審核，誰簽字、誰負(fù)責(zé)”的原則[2]，確保干部人事檔案信息真實準(zhǔn)確。對審核中發(fā)現(xiàn)存在問題的，立即查核；對涉嫌檔案造假的，建立責(zé)任追究機制。

（三）信息化建設(shè)是防止干部人事檔案造假的有效手段

建立完善干部人事檔案管理系統(tǒng)，嚴(yán)格規(guī)范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、安全管理等基本環(huán)節(jié)，保證電子檔案的真實、完整、安全，確保與紙質(zhì)檔案一致，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙重管理，有效避免紙質(zhì)檔案信息的隨意涂改。加強系統(tǒng)權(quán)限的設(shè)定與使用管理，所有進入系統(tǒng)的操作過程電腦自動生成記錄，全程跟蹤監(jiān)督，充分運用技術(shù)手段，為防范檔案造假增設(shè)“監(jiān)控器”和“防火墻”。

（四）人才隊伍建設(shè)是提升干部人事檔案管理專業(yè)化水平的關(guān)鍵

做好干部人事檔案工作，關(guān)鍵在人才。首先，加強人才配備。為適應(yīng)信息化建設(shè)的不斷深入，不但要注重檔案學(xué)、情報學(xué)等檔案專業(yè)人才的配備，還要引進信息管理、計算機等相關(guān)專業(yè)畢業(yè)生。其次，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，采用“請進來”“走出去”等方式，定期組織檔案人員的專業(yè)知識培訓(xùn)，多為他們提供外出學(xué)習(xí)交流機會，努力提升從業(yè)人員的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能。再次，強化紀(jì)律意識。干部人事檔案要求從業(yè)人員必須是中共黨員，組織上要強化他們的黨性教育和規(guī)矩意識，從業(yè)人員自身要把好“政策關(guān)”、過好“人情關(guān)”，做到忠于職守、堅持原則。

2018年11月中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》，對干部人事檔案管理工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。干部人事檔案工作機構(gòu)要切實提高政治站位，認(rèn)真整改專項審核工作發(fā)現(xiàn)的問題，嚴(yán)格檔案管理各項制度的落實，加大人、財、物的投入，著力提高管檔用檔水平，為組織人事工作提供更加全面、準(zhǔn)確、有效的檔案信息服務(wù)。