城建檔案的數字化實踐與管理探析
——以菏澤市城建檔案館為例

文·高慧

城建檔案是城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設和管理活動中直接形成的真實歷史記錄，無論是在社會和城市管理上，還是在保障城市的生產和生活秩序上，都發(fā)揮著重要的作用。但隨著經濟的迅速發(fā)展，社會信息化水平的不斷提高，傳統(tǒng)的城建檔案管理模式已不能完全滿足社會的利用需求。城建檔案數字化成為解決這一問題的根本途徑。

一、菏澤市城建檔案館數字化管理的現狀及存在問題

（一）城建檔案數字化工作的初步嘗試

為跟上時代步伐，菏澤市城建檔案館近幾年加大了數字化的投入，加快數字化管理工作進程，初步作了一些嘗試。一是增添硬件設備，強化對電子文檔的管理。對原有館庫進行了擴建，為安置數字化硬件設備創(chuàng)造了條件。館內新建現代化數字機房一個，并購進計算機、掃描儀、復印打印一體機、檔案專用切割機和膠裝機等大量設備，大大的豐富了數字化掃描工作的設備配置。二是加快系統(tǒng)平臺建設。目前菏澤市城建檔案館已經建成了菏澤建設檔案管理系統(tǒng)、地下管線管理系統(tǒng)、圖文聲像管理系統(tǒng)、城建檔案網站管理系統(tǒng)和數字化管理中心，“四個系統(tǒng)、一個中心”的管理格局。檔案預驗收書、檔案移交責任書和檔案合格證“兩書一證”的審批、管理和發(fā)放完全融入到城市建設檔案管理系統(tǒng)。三是開展檔案數字化管理培訓，提高工作效率。檔案館安排專門人才進行檔案數字化管理工作的培訓，工作人員能熟練操作各種掃描儀器，熟練掌握檔案掃描的各項要求。

菏澤市城建檔案館2013年起便開始了對館藏工程檔案的數字化掃描工作，該項工作共計掃描入檔80萬頁，掃描數據庫存儲量近200G，并成為全省首個實現資源庫異地備份的城建檔案館。此外館藏4萬余卷的工程檔案也已經全部掃描完畢，自此開始，檔案數字化加工已經轉化為單位的日常工作。

（二）城建檔案數字化工作中存在的問題

一是數字化設備的制約。城建檔案數字化的最終目的是實現城建檔案資料全面完整地呈現在計算機平臺上，內容涵蓋了文字、圖紙、聲像等全部建設工作資料，因此配備齊全、先進的計算機及相關軟硬件設備是前提條件。現階段，菏澤作為經濟發(fā)展滯后的地市，資金支持不足，在計算機設備方面投入較少，設備數量不充足，服務器存儲能力遠遠達不到庫存檔案量的要求。另外，數字化設備軟件缺乏兼容性，導致城建檔案數字化管理軟件兼容性低，與很多管理軟件發(fā)生沖突，影響檔案資源在不同載體之間傳遞，不利于檔案資源的互通。

二是城建檔案紙張類型、大小不一，數字化掃描難度大。由于城建檔案中圖紙、證照、資料比較多，導致在形成過程中光紙張類型就有很多種。一是對于紙張大小來說，除了常見的A4紙張，竣工檔案中有大量的圖紙都是藍圖，大小差別非常大，圖幅種類也非常多，從A4到A0紙張大小相差16倍，更不用說市政類檔案中還有很多超長的圖紙。二是對于紙張厚度來說，除了最常見的70克的A4紙，有些檔案中還存在很厚的牛皮紙封面，以及早年用的薄信紙形成的手寫稿。三是館藏上個世紀五六十年代或者是更早的，在接收進館時就已經破損的檔案紙張，在進行數字化掃描過程中都不能簡單地運用高速掃描儀進行作業(yè)，從而大大增加了數字化掃描的難度與進度。

三是城建檔案管理工作人員的知識結構需進一步調整。城建檔案數字化工作的推進，不但要具備專業(yè)的城建檔案理論知識，更要具備計算機、網絡應用等知識，一旦計算機系統(tǒng)或管理軟件系統(tǒng)出現問題，如果不能及時、準確地查找原因，不能采取有效應對措施，勢必會對城建檔案數字化內容造成嚴重威脅。同時，如果缺乏對網絡信息的甄別和篩選能力，對網絡安全防范意識和防范能力不強，勢必對城建檔案信息帶來安全隱患，容易誘發(fā)檔案資料泄露事件的發(fā)生。

二、提高城建檔案數字化工作水平的幾點建議

（一）重視并加強數字化硬件建設。一是要適應城建檔案資料查詢利用等相關要求，在城建檔案數字化建設中配置高端電腦作為系統(tǒng)終端，確保具備高分辨率以便檔案資料能清晰完整地被查閱和下載，確保具備高性能的操作系統(tǒng)以便于管理人員快捷、高效地開展相關工作。二是配置高品質、高分辨率的掃描儀和打印機，力求真實、全面地輸入和輸出檔案信息，暢通無阻地在紙質化和電子化之間進行轉換。三是配置專業(yè)的綜合檔案資料信息管理系統(tǒng)，并且具有較高的兼容性，可以讓檔案資源在不同載體之間傳遞，實現管理智能化和資源共享。

（二）提升數字化掃描工作能力和水平。由于城建檔案的特殊性，在數字化掃描工作中，工作人員必須加強學習，不斷提高自身能力和水平，確保做到在數字化掃描加工過程中區(qū)別對待，根據檔案的類型選擇合適的掃描方式，以便在保證掃描質量的前提下提高工作效率。對于工程竣工檔案中的監(jiān)理文件和施工文件，以A4幅面紙質為主的可以用高速掃描儀進行掃描加工。對于基建文件中紙張幅面大小情況不一的附圖，要用大型的圖紙掃描儀進行掃描。另外，對于早期形成的規(guī)劃類檔案中存在的超薄紙張，需要進行墊襯白紙或者簡單托裱后，再進行掃描。

（三）培養(yǎng)具有綜合能力的城建檔案管理人員隊伍。新時代的城建檔案工作人員隊伍，不但要擁有檔案專業(yè)人員和計算機領域專業(yè)人員，更要重視復合型人才的培養(yǎng)，工作人員要進行專業(yè)培訓，提高工作能力的同時也要提升個人素質，包括專業(yè)技能、責任心、保密意識、創(chuàng)新意識和對行業(yè)未來發(fā)展的前景預判能力，加強館際交流，借鑒先進經驗，取長補短，不斷拓寬工作思路，勇于探索和改進傳統(tǒng)的城建檔案管理模式。通過對檔案管理人員專業(yè)能力和個人素養(yǎng)的培訓強化，從而有效地節(jié)約人才成本，加快城建檔案數字化管理工作的高質量發(fā)展。