科研檔案的質(zhì)量管控分析

摘 要：科研檔案管理是科研型號項目管理的重要組成部分，是檔案工作服務(wù)主線的重要抓手。本文結(jié)合管理實踐，提出科研型號檔案管理應(yīng)實現(xiàn)的四大質(zhì)量目標(biāo)，并從管理制度、管理平臺和工作機(jī)制三方面分解出質(zhì)量目標(biāo)實現(xiàn)的影響因素，提出具體的質(zhì)量管控措施，旨在提高科研檔案管理的質(zhì)量和水平，為科研型號的研制提供保障。

關(guān)鍵詞：科研檔案;質(zhì)量管控;檔案管理

1 概述

質(zhì)量是科研項目產(chǎn)品的生命，是企業(yè)的尊嚴(yán)，質(zhì)量制勝是企業(yè)戰(zhàn)略實施的重要保障。產(chǎn)品型號的檔案管理直接服務(wù)于設(shè)計制造一線，是檔案工作的主線要務(wù)，是檔案工作價值的直接體現(xiàn)。本文從科研檔案管理的質(zhì)量目標(biāo)出發(fā)，結(jié)合檔案“收、管、存、用”生命周期管理的控制要點，提出科研型號檔案管理應(yīng)實現(xiàn)的質(zhì)量目標(biāo)，并通過影響因素分析，有針對性地制定科研檔案的質(zhì)量管控措施，旨在提高科研檔案管理的質(zhì)量和水平，為型號產(chǎn)品的研制提供助力，做好保障。

2 科研檔案管理的質(zhì)量目標(biāo)

“服務(wù)型號”是科研檔案管理的首要任務(wù)，科研檔案的管理要緊密結(jié)合產(chǎn)品項目研制的步伐和節(jié)奏。企業(yè)要將對科研項目文件及檔案的質(zhì)量控制納入產(chǎn)品科研生產(chǎn)的質(zhì)量管理體系，將“嚴(yán)慎細(xì)實”的工作作風(fēng)轉(zhuǎn)化為檔案管理過程的質(zhì)量行為，有效促進(jìn)型號科研檔案的高效管理。以下，從科研檔案生命周期管理的角度出發(fā)，提出科研檔案管理各環(huán)節(jié)的質(zhì)量目標(biāo)。

2.1 文件收集完整性目標(biāo)

完整性是文件收集階段的質(zhì)量目標(biāo)?？蒲许椖课募陌词占揽煞譃椋阂皇峭ㄟ^接口歸檔的研制業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，如PDM、TDM、MES、ERP、OA、供應(yīng)商管理、項目管理等業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的產(chǎn)品技術(shù)和管理文件;二是線下歸檔的離線文件，包括紙質(zhì)形成的合格證、授權(quán)書、合同、協(xié)議，涉密文件及特殊載體文件等。因此，保證各渠道、各系統(tǒng)、各形式收集到的產(chǎn)品文件完整、系統(tǒng)，是科研檔案收集階段要實現(xiàn)的質(zhì)量目標(biāo)。

2.2 數(shù)據(jù)管理受控性目標(biāo)

受控性是科研檔案管理階段的質(zhì)量目標(biāo)。受控性是科研檔案不同于其他類型檔案的一個重要特點，科研檔案的受控管理包括文件版本有效性標(biāo)識、文件權(quán)限控制、文件的分發(fā)和跟蹤等。保證科研項目文件的狀態(tài)和權(quán)限得到有效控制，避免科研項目文件的非預(yù)期使用，是科研檔案管理階段要實現(xiàn)的質(zhì)量目標(biāo)。

2.3 檔案存儲安全性目標(biāo)

安全性是科研檔案存儲階段的質(zhì)量目標(biāo)。在科研檔案管理中，檔案數(shù)據(jù)存儲的安全性主要體現(xiàn)在兩個方面，一是檔案物理載體的安全，能滿足科研產(chǎn)品生命周期內(nèi)的檔案物理載體保管和存儲要求;二是檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)安全，能針對科研產(chǎn)品數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和屬性進(jìn)行完整記錄和存儲，保證項目迭代后數(shù)據(jù)和狀態(tài)的可追溯，并不受科研項目開發(fā)環(huán)境的影響和限制。安全的存儲和保管檔案的物理載體和邏輯載體，是檔案存儲階段要實現(xiàn)的質(zhì)量目標(biāo)。

2.4 檔案利用高效性目標(biāo)

高效性是科研檔案利用階段的質(zhì)量目標(biāo)。科研檔案的利用包括檔案的分發(fā)、查閱、復(fù)制、統(tǒng)計和編研，其中檔案的分發(fā)是重點和難點?，F(xiàn)階段檔案利用的需求多樣化、利用的形式和平臺豐富，因此，為用戶提供便捷的利用形式，為檔案管理員提供高效的利用管理手段，是科研檔案利用階段要實現(xiàn)的質(zhì)量目標(biāo)。

3 目標(biāo)實現(xiàn)的影響因素分析

影響以上質(zhì)量目標(biāo)實現(xiàn)的因素很多，涉及科研檔案管理的各個方面。以下結(jié)合管理實踐，將質(zhì)量目標(biāo)落實到管理制度、管理平臺和工作機(jī)制三大方面，并從各方面進(jìn)行影響因素分解，旨在建立一套科研檔案質(zhì)量控制模型，以提高科研檔案的管理效果。

4 科研檔案質(zhì)量管控措施

4.1 基礎(chǔ)以“實”為本——科研檔案管理制度

科研檔案管理制度是科研檔案工作開展的基礎(chǔ)，夯實基礎(chǔ)是科研檔案的質(zhì)量控制要點之一。基礎(chǔ)要實，質(zhì)量要牢，一是要制定覆蓋完整的科研項目文件歸檔范圍表，二是要建立全面的科研檔案管理流程。

1）科研項目文件歸檔范圍表?？蒲行吞栁募牧暇哂衼碓磸V泛、類型多樣、版本迭代頻繁、運行環(huán)境差異等特點，為有效指導(dǎo)科研項目文件的歸檔，實現(xiàn)文件歸檔完整性的質(zhì)量目標(biāo)，制定《科研項目型號文件歸檔范圍表》非常必要。歸檔范圍表的編制應(yīng)對標(biāo)國家、行業(yè)、集團(tuán)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，從檔案管理角度出發(fā)，明確型號研制全生命周期技術(shù)活動輸出物。此外，按照國家檔案局10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》要求，結(jié)合企業(yè)組織機(jī)構(gòu)說明書，在充分了解對接業(yè)務(wù)的運行模式的基礎(chǔ)上，對各業(yè)務(wù)部門應(yīng)輸出的數(shù)據(jù)/文件進(jìn)行了梳理，并與業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行充分的討論和意見迭代確認(rèn)，分階段制定了科研項目文件檔案歸檔范圍表，從制度上對型號項目文件的歸檔范圍提供了依據(jù)[1]。

2）科研檔案管理流程。科研檔案管理流程涉及科研檔案工作的各個環(huán)節(jié)，完整、全面的流程體系是科研檔案管理完整性、受控性、安全性和高效性質(zhì)量目標(biāo)的必要保障。從文件體系角度劃分，科研檔案管理流程包含科研檔案管理業(yè)務(wù)流程及科研檔案工作規(guī)范。業(yè)務(wù)流程定義科研檔案管理部門與其他業(yè)務(wù)部門的工作流關(guān)系，指導(dǎo)多部門交互工作時的職責(zé)分工和職責(zé)轉(zhuǎn)移，業(yè)務(wù)流程包含但不限于科研項目文件收集流程、業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔流程、項目文件分發(fā)流程、科研檔案利用流程、科研檔案鑒定銷毀流程、科研檔案進(jìn)館流程等;工作規(guī)范定義檔案管理具體工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求，指導(dǎo)檔案操作的標(biāo)準(zhǔn)化，工作規(guī)范包含但不限于檔案著錄規(guī)范、電子文件及電子檔案整理規(guī)范、檔案數(shù)字化規(guī)范、檔案整理及編號規(guī)范、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口規(guī)范等。

4.2 重點各個突破——項目檔案管理平臺

科研項目檔案管理平臺是科研檔案工作開展的后盾，強(qiáng)有力的后盾為科研檔案質(zhì)量控制提供高效的工具。目前，傳統(tǒng)的檔案管理平臺已具備檔案資源綜合管理所需的一系列功能，針對科研檔案的特性和管理要求，還需要對系統(tǒng)功能進(jìn)行重點開發(fā)、逐項突破。

1）實現(xiàn)三維仿真數(shù)據(jù)模型歸檔。沒有三維數(shù)據(jù)模型歸檔的科研檔案是不完整的，仿真環(huán)境下二維科研檔案的利用也是片面的，因此，實現(xiàn)三維仿真數(shù)據(jù)模型歸檔是科研檔案歸檔完整性和存儲安全性質(zhì)量目標(biāo)的重要措施。要做到科研檔案從按“件”管向按“包”管轉(zhuǎn)變，可從以下兩個方面入手：一是制定接口規(guī)范和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，定義業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口的歸檔內(nèi)容、歸檔過程和實現(xiàn)的技術(shù)形式，對各類檔案、相關(guān)電子文件及其行為過程進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)描述，將不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，以及原生電子文件與數(shù)字化文件（文本、圖形、圖像）進(jìn)行統(tǒng)一描述;二是對科研產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交聯(lián)接口進(jìn)行優(yōu)化，實現(xiàn)科研產(chǎn)品元數(shù)據(jù)（結(jié)構(gòu)信息、工藝信息等）的完整歸檔，同時產(chǎn)品開發(fā)環(huán)境應(yīng)可繼承和版本兼容，保證歷史數(shù)據(jù)的可追溯[2]。

2）實現(xiàn)科研檔案成套性管理。成套性是科技檔案的重要特性，是科研檔案完整性和受控性的重要體現(xiàn)。傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)按文件管理，文件與文件之間缺少關(guān)聯(lián)關(guān)系，或關(guān)聯(lián)關(guān)系需要耗費大量的人工時進(jìn)行維護(hù)和更新。在產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中，采用構(gòu)型基線的方式對產(chǎn)品的不同階段進(jìn)行文件的分類和組織，為產(chǎn)品成套性提供重要輸入。產(chǎn)品基線保證檔案成套性分兩步走：一是產(chǎn)品基線審簽發(fā)布后通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口歸檔，二是在檔案系統(tǒng)中以基線數(shù)據(jù)為依據(jù)建立數(shù)據(jù)視圖?；€視圖不額外增加數(shù)據(jù)存儲，并能根據(jù)基線的更新自動配置產(chǎn)品數(shù)據(jù)視圖。

3）實現(xiàn)科研檔案有效性管控。科研檔案的受控管理包括文件版本有效性標(biāo)識、文件權(quán)限控制、文件的分發(fā)和跟蹤等，受控管理是避免產(chǎn)品文件非預(yù)期使用的重要手段，受控性是科研檔案不同于其他類型檔案的一個重要特點?？蒲袡n案管理平臺要實現(xiàn)對歸檔文件的具體控制，包括但不限于：升版后實現(xiàn)文件狀態(tài)的自動更新，增加歸檔的系統(tǒng)標(biāo)識并支持文件防擴(kuò)散，文件的權(quán)限管理（查閱和下載權(quán)限）避免一刀切、既符合保密要求又能最大限度地滿足資源共享，實現(xiàn)文件按路徑自動分發(fā)、跟蹤和回收，文件分發(fā)及跟蹤記錄可追溯、文件的控制可自定義等。

4.3 多方位協(xié)同推進(jìn)——科研檔案工作機(jī)制

科研型號研制的特點要求其項目管理工作從多方位協(xié)同開展，同理，科研檔案的管理應(yīng)緊跟項目管理模式，同步開展多方位的協(xié)同?？蒲袡n案協(xié)同工作分為外部協(xié)同和內(nèi)部協(xié)同，是實現(xiàn)檔案收集完整性、數(shù)據(jù)管理受控性、檔案利用和開發(fā)高效性質(zhì)量目標(biāo)的重要措施。

1）外部上下游協(xié)同。產(chǎn)品型號的研制往往涉及國內(nèi)外上百個大小供應(yīng)商，供應(yīng)商信息化協(xié)同是加強(qiáng)國際國內(nèi)合作和溝通的必然趨勢。作為企業(yè)的檔案資源中心和文件控制中心，檔案管理部門在利用這一平臺進(jìn)行科研項目文件分發(fā)時要特別關(guān)注以下質(zhì)量控制點：一是嚴(yán)格執(zhí)行單位的保密管理要求，超越平臺密級的文件不得上傳;二是以流程和要求為依據(jù)，不擅自發(fā)送未經(jīng)審批通過的文件;三是做好記錄和臺賬，切實保證所有數(shù)據(jù)分發(fā)流程閉環(huán)結(jié)束。

2）內(nèi)部IPT協(xié)同。企業(yè)內(nèi)部的科研檔案協(xié)同工作主要以項目IPT團(tuán)隊及資料點的形式同步開展。檔案管理員應(yīng)按照“三參加、四納入、四同步”的要求，積極發(fā)聲，參與科研項目管理工作，以項目IPT成員的身份加強(qiáng)產(chǎn)品文件的收集和管控，提出歸檔要求，宣貫科研檔案工作理念。科研檔案的資料點協(xié)同管理模式，是通過建立企業(yè)各部門的資料點團(tuán)隊開展內(nèi)部協(xié)同的一種方式，為檔案收集和利用向企業(yè)內(nèi)部延伸提供切入點。資料點可承擔(dān)產(chǎn)品文件收集、分發(fā)、查閱、復(fù)制等工作，能有效保障產(chǎn)品文件收集的完整性、提高科研檔案利用的效率、加強(qiáng)科研檔案工作的過程管控。

5 結(jié)束語

科研型號檔案的質(zhì)量管控伴隨著項目研制的全生命周期，是一項系統(tǒng)長期的任務(wù)，要以敬畏之心，嚴(yán)格以質(zhì)量管理為標(biāo)桿，依托各項綜合化的質(zhì)量控制策略對實現(xiàn)目標(biāo)予以落實。以上從型號檔案管理制度、管理平臺和協(xié)同工作機(jī)制三個方面出發(fā)，分析質(zhì)量目標(biāo)實現(xiàn)的重要影響因素，研究并實踐了科研型號檔案管理“收、管、存、用”過程中，優(yōu)化質(zhì)量控制的若干重要舉措，提升企業(yè)檔案管理工作的文件控制能力，為型號項目的研制提供重要的檔案資源保障。

參考文獻(xiàn)

[1]何南洋.重點型號科研檔案的質(zhì)量控制研究[J].蘭臺世界，2018（4S）：170-171.

[2]柴曉燕.航空領(lǐng)域數(shù)字檔案館建設(shè)踐行研究[J].中國檔案，2013（4）：64-65.