技工學(xué)校學(xué)生檔案管理分析與探究

王新鳳

摘 要：近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)對(duì)于學(xué)生檔案的重視程度越來(lái)越高。檔案作為一名學(xué)生身份信息的重要組成成分，是對(duì)其在校表現(xiàn)，學(xué)習(xí)情況，社會(huì)實(shí)踐以及個(gè)人事跡的記錄，是對(duì)學(xué)生綜合能力，道德素質(zhì)，學(xué)習(xí)成績(jī)，學(xué)籍情況等方面信息的整體反映。因此，對(duì)于技工學(xué)校來(lái)說(shuō)，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生的管理有利于教學(xué)的順利進(jìn)行。文章通過(guò)分析技校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀，從而提出相應(yīng)的策略。

關(guān)鍵詞：技工學(xué)校 學(xué)生檔案 管理現(xiàn)狀 策略探析

中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2019）11-00-01

在當(dāng)前社會(huì)，技工學(xué)校主要指的是為社會(huì)培養(yǎng)具有專業(yè)技能人才的綜合性職業(yè)院校。目前，通過(guò)各技工學(xué)校教學(xué)職工以及相關(guān)管理工作人員的合作，對(duì)學(xué)生檔案的管理工作已經(jīng)取得了一定的成效，絕大多數(shù)學(xué)校每年都能夠按時(shí)對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行分類整理。然而，從整體上來(lái)看，目前技工學(xué)校學(xué)生檔案管理體系還不夠完善，工作進(jìn)展過(guò)程中還是存在一些問(wèn)題，阻礙了工作的順利開展。

一、技工院校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀

1.材料單一不完整

從目前的情況來(lái)看，技工院校對(duì)學(xué)生檔案的管理主要包括了對(duì)畢業(yè)生登記表，畢業(yè)生評(píng)語(yǔ)，畢業(yè)生體檢結(jié)果，獎(jiǎng)懲情況以及學(xué)習(xí)成績(jī)等內(nèi)容，但是這些內(nèi)容無(wú)法全面的真正讓人了解到一名學(xué)生的真正道德素質(zhì)。當(dāng)前情況下，國(guó)內(nèi)很多技工學(xué)校的學(xué)生在選擇工作時(shí)有兩種選擇，絕大多數(shù)的畢業(yè)生在填寫“是否受到獎(jiǎng)勵(lì)”這一欄時(shí)，往往會(huì)填寫許多獎(jiǎng)勵(lì)獎(jiǎng)項(xiàng)。然而，根據(jù)技工學(xué)校提交的材料來(lái)看，很難真正找到相關(guān)的獎(jiǎng)勵(lì)證明，造成登記的與實(shí)際情況不相符的后果。[1]長(zhǎng)此以往，市場(chǎng)人事部或者企業(yè)對(duì)技工學(xué)校的學(xué)生失去信任，對(duì)他們的信息產(chǎn)生懷疑，這將會(huì)嚴(yán)重影響技工學(xué)校學(xué)生的就業(yè)率。除此之外，就學(xué)生檔案中處分一欄里，一般只能夠看到考試作弊等處分，但是除了成績(jī)以外的處分材料依舊很難收集，這樣一來(lái)，真正受過(guò)處分的學(xué)生從表面上看與沒(méi)有受過(guò)處分的學(xué)生大同小異，使得招聘過(guò)程中出現(xiàn)不良競(jìng)爭(zhēng)情況。

2.學(xué)生檔案歸納不及時(shí)

從目前的情況來(lái)看，技工學(xué)校中共同完成學(xué)生檔案管理工作的部門比較多，例如：教務(wù)處，學(xué)生工作處等等。但是，由于保管的途徑多，使得材料的管理比較分散，檔案歸檔的時(shí)間也不盡相同，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)部門內(nèi)部整理好資料之后直接將資料留在部門內(nèi)部，一直到學(xué)生畢業(yè)期間才將材料移交一部分到學(xué)生處進(jìn)行歸納整理。如果相關(guān)企業(yè)單位想要了解某個(gè)學(xué)生在校期間的全部情況，就需要奔波于多個(gè)檔案管理部門之間，可能只有畢業(yè)的時(shí)候才能在檔案袋中看到所有的資料，給檔案審查工作增添了許多麻煩。

二、技工學(xué)校加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作的策略

1.加強(qiáng)檔案管理意識(shí)

對(duì)于技工學(xué)校來(lái)說(shuō)，其每年都會(huì)有大量的學(xué)生畢業(yè)，也會(huì)有大量的新生入學(xué)，因此，要想優(yōu)化對(duì)學(xué)生檔案管理工作，首先要加強(qiáng)相關(guān)工作教職工的檔案管理意識(shí)，也就是說(shuō)在日常工作中讓教職工了解到檔案管理相關(guān)的法律知識(shí)，真正將學(xué)生檔案管理工作貫徹落實(shí)到實(shí)處。例如：學(xué)校可以積極開展一些檔案管理知識(shí)講座，展開一些相關(guān)會(huì)議等等，以檔案管理工作進(jìn)展的實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)相關(guān)的教職工進(jìn)行管理技能的教學(xué)與經(jīng)驗(yàn)交流，讓他們樹立堅(jiān)實(shí)的學(xué)生檔案管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案管理對(duì)于學(xué)校教學(xué)工作開展的重要意義。另外，檔案管理意識(shí)的提升需要相關(guān)管理教職工轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念中“學(xué)生檔案管理工作只是僅僅和相關(guān)管理部門的教職工有關(guān)”的落后觀念，這樣才能真正使得檔案管理工作得以順利實(shí)施。[2]由此看來(lái)，對(duì)于技工學(xué)校來(lái)說(shuō)，除了提高教職工檔案管理意識(shí)以外，還應(yīng)該組織一些經(jīng)驗(yàn)交流座談會(huì)，使得教職工在相互交流過(guò)程中認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)于他們自己工作開展的重要性，從而掌握做好學(xué)生檔案管理工作的技能，這就需要教職工擁有較高的素質(zhì)水平。例如：技工學(xué)校可以開辦一些培訓(xùn)課程，參觀交流學(xué)習(xí)活動(dòng)等等，對(duì)所有的檔案管理工作人員以及教職工進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，使他們認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案的構(gòu)成與內(nèi)容以及優(yōu)良的管理方式，學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)優(yōu)化方案管理途徑，隨著學(xué)生檔案管理水平的不斷提升，使自身的綜合素質(zhì)水平有所提高。

2.構(gòu)建優(yōu)良的學(xué)生檔案管理體系

對(duì)于技工學(xué)校來(lái)說(shuō)，要想真正實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的良好管理，最重要的措施之一就是構(gòu)建起優(yōu)良的學(xué)生檔案管理體系，具體來(lái)說(shuō)就是以現(xiàn)階段社會(huì)檔案管理工作的現(xiàn)狀與發(fā)展規(guī)律為基礎(chǔ)，以現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)為媒介，從而制定出系統(tǒng)且完整的學(xué)生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化管理，主要包括對(duì)于學(xué)生檔案的搜集，核查，歸納，保管以及查詢等等。首先，學(xué)生檔案的搜集工作是檔案管理工作的前提，核查工作是檔案管理工作的關(guān)鍵所在，它在整個(gè)檔案管理工作中貫穿于始終，對(duì)學(xué)生檔案的真實(shí)性與有效性起著決定性的作用。[3]由此看來(lái)，技工學(xué)校應(yīng)該制定檔案搜集的準(zhǔn)則，也就是說(shuō)搜集一些能夠給企業(yè)單位以參考的檔案資料，包括能夠全面反映學(xué)生德智體美勞綜合素質(zhì)水平的資料，體現(xiàn)學(xué)生學(xué)習(xí)情況的資料等等，并且要注重這些資料的準(zhǔn)確性與真實(shí)性。接著，技工學(xué)校還需要制定檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)，也就是說(shuō)學(xué)生的檔案以每個(gè)人為單位進(jìn)行歸納整理，同一個(gè)學(xué)生的檔案資料要放在一起，不能分散，不同學(xué)生的檔案資料絕不能混淆在一起，保證學(xué)生檔案呈現(xiàn)出一人一套的形式。[4]除此之外，技工學(xué)校還應(yīng)該制定材料規(guī)格準(zhǔn)則，也就是說(shuō)所有的檔案資料應(yīng)該統(tǒng)一使用辦公室紙張，資料中書寫時(shí)一律使用黑色的簽字筆，避免使用圓珠筆，藍(lán)筆等，出生日期要寫完整，以年月日的形式呈現(xiàn)，所有的資料要真實(shí)有效，不能隨意涂改。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在現(xiàn)代化社會(huì)的大背景之下，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作對(duì)于技工學(xué)校教學(xué)工作的順利實(shí)施有至關(guān)重要的意義。因此，對(duì)于技工學(xué)校來(lái)說(shuō)，首先應(yīng)該意識(shí)到當(dāng)前學(xué)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題，對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行深入思考與探究，從而找到科學(xué)有效的管理方法，提升所有教職工的檔案管理意識(shí)，構(gòu)建方案管理體系，最終實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的優(yōu)良管理目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

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