試論檔案管理中存在的問題與整改措施

韶倩雨

摘 要：本文闡釋了檔案管理中存在的問題與整改措施。主要強調(diào)了檔案管理意識淡薄工作不重視;檔案管理觀念落后操作不規(guī)范;檔案管理設(shè)備奇缺資金不到位;檔案管理素養(yǎng)偏低學(xué)習(xí)不積極，從而加強檔案管理，實現(xiàn)時代的需要。

關(guān)鍵詞：檔案管理;存在問題;整改措施;管理模式

現(xiàn)階段傳統(tǒng)手工的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)今時代快速發(fā)展的步伐，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化勢在必行。諸多問題的存在制約著檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展：檔案管理意識淡薄、工作不重視;檔案管理觀念落后、操作不規(guī)范;檔案管理設(shè)備奇缺、資金不到位;檔案管理素養(yǎng)偏低、學(xué)習(xí)不積極。

1 檔案管理意識淡薄工作不重視

檔案管理工作是每一單位內(nèi)部管理的一項重要工作，然而許多單位檔案管理意識淡薄，不受重視是普遍存在的。對檔案管理的重要性認識不足，致使檔案的利用價值體現(xiàn)不出來，致使檔案管理工作停滯不前。首先，有些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不重視，認識還是相當?shù)哪：赫J為檔案管理工作只是收集過期的文件材料，工作的主要形式就是停留在對資料的整理層面，也僅僅是表面功夫，使得檔案管理工作的作用只發(fā)揮出對資料的管理功能;甚至有的認為檔案管理工作既出不了政績，又沒有為單位創(chuàng)造直接的經(jīng)濟效應(yīng)，是得不償失的徒勞;大多數(shù)沒出多少人力、物力、財力去管理，沒有把檔案管理工作放到重要位置加以認識，在檔案管理方面沒有與單位的發(fā)展相互聯(lián)合起來。基于這些片面認識，所以單位的檔案管理人員通常是身兼數(shù)職或是分散在各個部門收集資料，使得檔案管理工作處于一個非常微妙的局面。檔案管理基礎(chǔ)工作量大，不但需要檔案管理人員自身的責(zé)任心，也需要單位其他科室人員的配合，更需要單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，只有得到領(lǐng)導(dǎo)干部的認可，才能確保檔案管理工作的順利開展，才能體會到檔案在信息化時代的實用價值。其次，檔案管理員只盡到了保管員的責(zé)任，對檔案管理意識淡薄，沒有正確的管理意識，對檔案的重要性認識不足。個別人員以為檔案管理可有可無，常出現(xiàn)工作閑散，缺乏主動性，只是為了完成上級交給的任務(wù)，由于幾份歸檔文件的收集保管，工作毫無建樹。無法體現(xiàn)檔案的使用價值，檔案管理質(zhì)量一直不佳，使得檔案管理存在的位置相當尷尬。所以要擺脫當前檔案管理的困境，亟須加強檔案管理人員的檔案意識，從而提升檔案管理工作在單位中的地位。

2 檔案管理觀念落后操作不規(guī)范

現(xiàn)階段大多數(shù)單位對檔案管理工作觀念落后，操作不夠規(guī)范，沒有建立一個相對健全和完善的管理制度。觀念的落后嚴重的制約著檔案管理的價值體現(xiàn)。在許多單位，檔案管理人員在檔案的收集整理過程中存在諸多不完整、不規(guī)范的問題，使得很多歸檔材料不齊全、不合格?，F(xiàn)階段還有許多單位的檔案管理以傳統(tǒng)的手工管理模式為主，譬如檔案的收集、整理、編目等工序幾十年來仍上承下效，沒跟上時代的節(jié)拍，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找困難效率低下。管理手段比較落后，有的單位沒有設(shè)立檔案室，也沒有專職檔案管理員，檔案的收發(fā)及借閱均無登記造冊，造成檔案文件丟失的現(xiàn)象，這不利于單位檔案的全面建設(shè)。檔案資料的收集、整理應(yīng)實行集中統(tǒng)一管理，把文件材料的形成、收集、歸檔和整理等作為檔案管理人員的職責(zé)，不斷提升檔案管理工作水準。建立一個檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)小組，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查，為做好檔案工作奠定堅實的基礎(chǔ)。這樣檔案管理工作才能有章可循、有法可依，也只有這樣才能保證檔案管理工作規(guī)范有序地開展。檔案管理之所以存在著一系列不規(guī)范的問題，就是沒有制定相關(guān)的檔案管理流程和檔案管理規(guī)章制度，有的雖然制定了，但制度不健全，且執(zhí)行得不嚴，這些都是導(dǎo)致檔案管理既效率低又質(zhì)量差，檔案管理問題屢見不鮮的重要原因。再而現(xiàn)階段檔案管理的規(guī)范和標準也在不斷地推陳出新，致使檔案管理工作局面比較混亂。合理的規(guī)章制度能夠?qū)n案管理工作形成有力的約束，才能保證檔案管理工作的順利進行?，F(xiàn)階段要進一步健全檔案管理體制，明確分工職責(zé)能使檔案管理工作呈現(xiàn)井然有序的局勢。建立合理的獎懲機制能有效的提高檔案管理的質(zhì)量和使用價值，檔案管理工作一直沒有得到有效提高、管理出現(xiàn)一系列的差錯、甚至是管理工作變得混亂不堪的現(xiàn)象都能得到很好地解決。因此，我們必須要立足于時代的發(fā)展，同時充分考慮單位內(nèi)部的具體發(fā)展情況，建立起長期有效的檔案管理體制和規(guī)章制度，檔案管理工作才能朝著有序的方向蓬勃發(fā)展。

3 檔案管理設(shè)備欠缺資金不到位

隨著科技的發(fā)展，社會已經(jīng)步入了信息時代，計算機技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，深入到我們的生活工作中，在檔案管理工作中，檔案信息化工作要求越來越高，利用好現(xiàn)代技術(shù)成為現(xiàn)階段檔案管理工作的重頭戲，進行數(shù)字化管理必然需要一定的投入，而數(shù)字化的設(shè)備是不可或缺的部分，比如檔案資源數(shù)字化的建立，這些都需要大量技術(shù)設(shè)備的配套完善。雖然目前許多單位不同程度地實行檔案管理信息化，但絕大部分只是初步使用了檔案管理軟件進行檔案目錄的著錄、編目、排序和檢索，并沒有把其擁有的檔案信息全部實現(xiàn)數(shù)字化，這些檔案信息數(shù)字化的前提還需要大量的硬件的配套，比如計算機、掃描儀等等，因此需要改善技術(shù)設(shè)備、加強硬件建設(shè)。通過建立完整的檔案信息，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的存儲傳輸?shù)?，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上資源共享，提高檔案資源利用率，體現(xiàn)了檔案在社會中的需求作用。包括計算機硬件的配套以及相應(yīng)數(shù)據(jù)庫的建立等等，都需要努力的去實現(xiàn)，硬件設(shè)備的完善也必然作為檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的基礎(chǔ)和載體。因此加強對檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，引進先進設(shè)備，加大對于檔案管理的經(jīng)費投入，將檔案工作的經(jīng)費開支納入預(yù)算中，改善檔案管理工作環(huán)境，才能提升檔案管理的工作效率和與時俱進的科技水平。資金保障不到位源于許多單位辦公經(jīng)費緊缺，用于檔案收集、整理和保管的資金投入微乎其微，硬件配套難以完善使檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化成為空談，在很大程度上障礙了現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

4 檔案管理素養(yǎng)偏低學(xué)習(xí)不積極

現(xiàn)階段有些單位的檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，這就是檔案管理意識淡薄、管理觀念落后，操作不規(guī)范的重要原因，嚴重影響檔案管理工作的進展。有些單位沒有依據(jù)檔案管理的特點篩選合適的檔案員，把檔案管理工作簡單化，負責(zé)檔案工作的人員專業(yè)化程度不高，通常身兼數(shù)職，因此檔案管理不一定是檔案員工作的重心，沒時間學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)，更沒有時間補充掌握檔案專業(yè)知識和相關(guān)的技能，存在著不懂了也不問、不會了也不學(xué)的現(xiàn)象，致使檔案整理、管理的無序。許多單位的檔案管理人員一般由辦公室勤雜人員兼任，他們不但沒有專業(yè)的檔案管理能力，而且缺乏基本的職業(yè)素養(yǎng)和敬業(yè)心，使檔案管理工作處于被動狀態(tài)，檔案管理的處境如同雞肋。而且檔案管理人員變數(shù)頻繁，使得檔案的收集、整理、歸檔等方面出現(xiàn)紕漏、不規(guī)范等現(xiàn)象，這對于各項工作的開展是極為不利的?，F(xiàn)階段應(yīng)建立高素質(zhì)的檔案管理人員團隊，既具備檔案專業(yè)素養(yǎng)，又有計算機操作及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力。檔案人員應(yīng)該更新觀念，不斷學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識并掌握必要的網(wǎng)絡(luò)知識和技能，對紛繁復(fù)雜的檔案信息進行分類、標引的有效管理，使檔案信息能充分發(fā)揮最大的社會利用價值。為了提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平，要定期對員工進行培訓(xùn)，提升管理人員的業(yè)務(wù)水平和實操能力，而且應(yīng)定期開展檔案管理交流會，讓工作人員之間相互交流工作經(jīng)驗和管理經(jīng)驗，取長補短提高工作效率。要建立長效的約束、激勵機制使檔案管理人員產(chǎn)生緊迫感，才能積極地學(xué)習(xí)，努力更新知識，提高業(yè)務(wù)水平和能力。提高檔案人員技術(shù)管理的素質(zhì)，這就要求檔案管理人員既要有良好的職業(yè)素養(yǎng)又要有高度的工作責(zé)任感和求真務(wù)實的工作態(tài)度，還要有扎實的專業(yè)理論知識、計算機技術(shù)能力，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法的基本技能。檔案管理工作既復(fù)雜繁冗又簡單枯燥，難以激發(fā)人的積極性，這更要求檔案管理人員對本職工作重要性有充分的理性認識，明確工作目標，兢兢業(yè)業(yè)地做好工作。

參考文獻

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