加強(qiáng)基建檔案管理的重要性及措施分析

何文雅

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，我國(guó)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的速度也越來(lái)越快，對(duì)于基建項(xiàng)目的質(zhì)量要求，所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益要求也越來(lái)越高，所以這就需要我們基建檔案的建立。這份檔案是詳細(xì)記錄實(shí)施基建項(xiàng)目工程的完整過(guò)程的檔案。本文將會(huì)從基建檔案管理存在的問(wèn)題和解決措施來(lái)討論。

關(guān)鍵詞：基建檔案;解決措施;存在的問(wèn)題

基建檔案是一類記載基建工程相關(guān)情況的歷史記錄，資料內(nèi)容豐富，包含從基建工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始到最后的工程完工驗(yàn)收等整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程中的全部信息，同時(shí)還包括基建工程后期維修等方面的資料。然而，在實(shí)際的基建工程管理中，基建檔案管理的重要性常常被相關(guān)管理人員忽視，以至于影響了最終基建管理效果?；?，如何才能提升基建檔案管理有效性值得深入探討。基建檔案涉及到很多個(gè)單位，任何一個(gè)單位或環(huán)節(jié)的疏忽都會(huì)影響基建檔案建設(shè)的結(jié)果。在基建檔案建設(shè)的過(guò)程中，存在管理服務(wù)質(zhì)量不高、利用效能低等問(wèn)題，十分不利于基建檔案管理水平的提升。需要明確基建檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，制定相應(yīng)的對(duì)策，為提高基建檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量不斷努力。

1 新形勢(shì)下基建檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 管理人員業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素質(zhì)不高

隨著我國(guó)的不斷發(fā)展，大部分都加強(qiáng)了基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，給基建檔案管理帶來(lái)了大量工程材料。各地的領(lǐng)導(dǎo)都十分重視建設(shè)工程的質(zhì)量，基建部門的管理人員也十分重視工程建設(shè)的質(zhì)量和進(jìn)度，而忽視對(duì)于基建文件材料的整理工作。這主要是兩方面的原因，一方面是由于通常沒有固定的基建檔案管理人員，因此管理人員對(duì)于工作的認(rèn)識(shí)和管理不足，很難全心全意的做好基建的資料的整理工作。另一個(gè)方面各地的基建管理人員對(duì)于基建工程管理不了解，缺乏熟悉基建業(yè)務(wù)和熟悉基建管理的專業(yè)人員。同時(shí)，檔案部門的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)不強(qiáng)，缺乏主觀能動(dòng)性，導(dǎo)致基建工作相對(duì)滯后。

1.2 歸納文件的質(zhì)量和完整度不高

在調(diào)查已歸檔的文件后發(fā)現(xiàn)，一部分基建材料收集不夠齊全，也沒有按照相關(guān)要求進(jìn)行整理。這主要是由于基建檔案文件的收集難度很大，收集來(lái)的文件材料的質(zhì)量也不符合規(guī)范，還存在一些文件原價(jià)丟失，只能保存復(fù)印件的情況，造成了進(jìn)行文件歸檔時(shí)文件不齊全。同時(shí)，由于一些工程建設(shè)的周期過(guò)程，導(dǎo)致基建建檔涉及的范圍很廣、環(huán)節(jié)復(fù)雜，歸檔需要覆蓋項(xiàng)目的全過(guò)程，因此資料一直處于動(dòng)態(tài)變化，給建檔的資料收集帶來(lái)了困難。上文提到，基建部門人員十分缺乏，因此在工作過(guò)程中很容易存在對(duì)材料的認(rèn)識(shí)不足，處于被動(dòng)接受過(guò)程材料的狀態(tài)，這也是基建材料完整性和質(zhì)量不高、材料不符合相關(guān)要求的原因。還有一些管理人員只重視階段性文件材料的收集，忽略全過(guò)程文件材料的完整歸檔。尤其是在紙質(zhì)文件資料的收集方面，一些項(xiàng)目建議書和可行性研究報(bào)告缺少領(lǐng)導(dǎo)的簽字或者沒有具體的日期，對(duì)于設(shè)備安裝文件資料的收集也不夠重視。

在圖紙方面，存在很多施工圖加蓋竣工章代替竣工圖、圖紙為復(fù)印件的現(xiàn)象。工程影像資料也十分不齊全，通常缺少開工前、施工階段的音像資料，只有竣工時(shí)的照片，基建電子文件資料也普遍很少。

1.3 信息化水平不高，管理利用效能低

由于管理技術(shù)落后、應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理文件不多，各地基建檔案管理普遍存在利用效能低的現(xiàn)象。一些地方即使應(yīng)用了檔案管理系統(tǒng)，但是僅僅只是對(duì)于基建檔案目錄實(shí)行信息化的管理，十分不利于日后的查詢和使用。在遇到需要查詢和使用基建檔案的情況時(shí)，需要人工查找及復(fù)印，很容易發(fā)生原件破損或遺失的情況。

1.4 管理體系不健全、缺少制度保障

由于對(duì)于基建檔案歸檔的規(guī)范性要求不夠造成了檔案管理體系不健全的現(xiàn)象出現(xiàn)。雖然各地制定了基建檔案的管理制度及存檔范圍，但是在實(shí)際的操作過(guò)程中，缺乏有效的約束機(jī)制和制度保障。一些基建部門于施工單位、設(shè)計(jì)單位的資料管理職責(zé)不夠明確，各部門遇到問(wèn)題相互推諉，導(dǎo)致基建資料不全、管理方式落后。引起制度保障缺失的主要原因是由于人員配備不足。由于目前基建部門擴(kuò)建、改造工程多，任務(wù)繁重，導(dǎo)致基建人員更加緊缺。同時(shí)每個(gè)項(xiàng)目都有大量的材料，對(duì)于一些相對(duì)復(fù)雜的基建檔案材料需要專業(yè)的人員才能完成，而在過(guò)程中安排的人員要么專業(yè)素質(zhì)不高無(wú)法勝任，要么任務(wù)繁重、容易出錯(cuò)。

經(jīng)費(fèi)不足也是引起制度保障缺少的一個(gè)因素，基建檔案的管理同其他類型的檔案管理不同，需要使用專門的設(shè)備，需要資金的支持。但是地方每年用于檔案建設(shè)的費(fèi)用很少，無(wú)法保障基建檔案建設(shè)工作的順利進(jìn)行。

2 基建檔案管理水平提升的對(duì)策

2.1 正確認(rèn)識(shí)檔案管理

為了順利開展基建檔案管理工作，需要從更新全體管理人員對(duì)基建檔案管理的認(rèn)知入手，使全體基建檔案管理人員可以充分意識(shí)到基建檔案管理工作的重要性。通過(guò)在實(shí)際的工作中推廣與普及全新的管理理念和方法，使基建工程管理者等相關(guān)部門工作人員可以充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性，這是順利開展基建檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。此外，基建工程管理單位要注意對(duì)基建工程檔案管理工作機(jī)制進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)和完善的同時(shí)，立足于基建工程項(xiàng)目的實(shí)際情況以及管理要求與規(guī)定，科學(xué)地構(gòu)建一個(gè)適宜的檔案管理機(jī)制，尤其是要注意在基建檔案管理前期要統(tǒng)一落實(shí)管理機(jī)制中所涵蓋的實(shí)施細(xì)則，且要注意對(duì)后期基建檔案管理工作中所涉及到的各種具體要求進(jìn)行規(guī)范化處理。如此一來(lái)，就可以為基建檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.2 更新檔案管理手段

在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的今天，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為社會(huì)大眾生活中不可或缺的事物，也極大地推動(dòng)了基建檔案管理信息化進(jìn)程，提升了其管理的有效性?；耍瑸榱瞬粩嗵嵘?dāng)下基建檔案管理工作的質(zhì)量和效率，就需要立足于時(shí)代發(fā)展潮流，積極利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進(jìn)的技術(shù)來(lái)開發(fā)出全新的基建檔案管理技術(shù)與方法，或者對(duì)現(xiàn)有的基建檔案管理方式方法進(jìn)行不斷改進(jìn)和優(yōu)化，借此來(lái)促使基建檔案管理向科學(xué)化、信息化和智能化方向發(fā)展。特別是在檔案管理體系建設(shè)期間要注意靈活地運(yùn)用信息管理手段、技術(shù)與方法，開展網(wǎng)絡(luò)化基建檔案管理，同時(shí)還可以基于互聯(lián)網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)基建檔案數(shù)據(jù)和信息的傳輸、搜索和保存，逐步利用先進(jìn)的信息技術(shù)將基建檔案文本信息轉(zhuǎn)化成電子檔案，進(jìn)行實(shí)施存檔，構(gòu)建一套針對(duì)性強(qiáng)、極具細(xì)節(jié)性、時(shí)效性高的基建檔案管理系統(tǒng)，能夠?yàn)槲覈?guó)城市化建設(shè)進(jìn)程進(jìn)行詳實(shí)記錄，同時(shí)能夠加快我國(guó)的基建檔案管理進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)信息資源效用最大化，使得有效的信息得以更好的存儲(chǔ)和應(yīng)用。 最終可以構(gòu)建成完整的基建檔案電子化數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.3 強(qiáng)化管理人員培訓(xùn)

基建檔案管理人員是基建檔案管理工作的主體，其自身的業(yè)務(wù)水平直接關(guān)乎他們能否勝任基建檔案管理工作，強(qiáng)化管理人員專業(yè)培訓(xùn)管理，提升他們的工作素質(zhì)是確?；n案管理工作有序開展的重要保障。首先，要徹底改變當(dāng)下檔案管理人員身兼數(shù)職的情況，改變?nèi)藛T組織機(jī)構(gòu)，由專門的檔案管理人員來(lái)負(fù)責(zé)基建檔案管理工作，使他們可以全身心投入到基建檔案管理工作中來(lái)。其次，要定期組織全體基建檔案管理工作人員開展專項(xiàng)教育培訓(xùn)，向他們傳授大數(shù)據(jù)索引技術(shù)等專業(yè)的檔案管理技術(shù)和方法，不斷提升他們的基礎(chǔ)素質(zhì)。最后，還可以從社會(huì)上聘請(qǐng)一些具有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的基建檔案管理人員來(lái)負(fù)責(zé)基建檔案管理工作，平時(shí)可以在基建檔案管理部踐行學(xué)徒制，由經(jīng)驗(yàn)豐富的員工帶領(lǐng)新員工來(lái)共同完成基建檔案管理工作，平時(shí)要向那些經(jīng)驗(yàn)不足的年輕檔案管理人員分享自己的一些工作經(jīng)驗(yàn)和小技巧，確?？梢詮恼w上提升基建檔案管理團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，最終可以使他們更好地勝任基建檔案管理工作崗位的工作任務(wù)。

2.4 健全檔案管理體制

基建工程涉及到比較多的環(huán)節(jié)，周期較長(zhǎng)，這決定了基建檔案管理工作的復(fù)雜性，尤其是涉及到大量的基建檔案管理工作任務(wù)，此時(shí)如果缺乏健全的檔案管理機(jī)制，無(wú)法對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理工作進(jìn)行有效管控，那么就非常容易影響基建檔案管理工作的整體質(zhì)量。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)下的基建檔案管理工作中存在檔案管理意識(shí)淡薄、檔案管理手段落后、管理人員素質(zhì)偏低和檔案管理體制不健全等問(wèn)題，影響了基建檔案管理效果。針對(duì)這種情況，在實(shí)際的基建檔案管理中要注意從促使全體基建檔案管理人員正確認(rèn)識(shí)基建檔案管理重要性入手，更新檔案管理手段，強(qiáng)化管理人員培訓(xùn)，健全檔案管理體制，確?？梢圆粩嗵嵘n案工作質(zhì)量。

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