關(guān)于強化行政單位檔案規(guī)范化管理的探討

曾令兵

摘 要：在行政單位中檔案具有非常重要的地位，它是整個單位的“心臟”，所有的檔案都是對工作期間發(fā)生情況的真實反映，具有參考、查詢的價值。隨著行政單位內(nèi)部的工作體制和管理模式不斷的改革，如何改變原有的管理模式，加強檔案管理成為了各行政單位面臨的一大難題。本文首先說明了行政單位檔案規(guī)范化的重要性，然后分析了當(dāng)前行政單位檔案規(guī)范化管理中存在的不足，最后詳細(xì)闡述了強化行政單位檔案規(guī)范化管理的策略。

關(guān)鍵詞：行政單位;檔案;規(guī)范化管理;制度

1 行政單位檔案規(guī)范化的重要性

所謂規(guī)范化管理，是指通過構(gòu)建可行性、完善性的管理體系，并將其運用管理實踐中，重點是完善體系的構(gòu)建。檔案管理是行政單位的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，也是單位管理質(zhì)量和水平的主要表現(xiàn)。因此，加強對檔案的規(guī)范化管理具有重要意義，表現(xiàn)為：

1）為日常管理提供資料。檔案管理作為行政單位的關(guān)鍵內(nèi)容，也是單位領(lǐng)導(dǎo)掌握的信息內(nèi)容，規(guī)范化的檔案管理，能夠為單位各項工作提供參考。通過對數(shù)據(jù)、信息的整合、分析，全方位的了解單位員工的情況，然后按照相關(guān)方式分配人力資源，提高管理效率。

2）搞好管理隊伍建設(shè)。管理隊伍是行政單位的基礎(chǔ)，也是單位管理工作開展的核心，打造一支復(fù)合型、素質(zhì)高的隊伍，是行政單位的發(fā)展重點。開展規(guī)范化的管理，不但能夠提高單位的管理水平，還能通過對管理隊伍的分析，做好員工的晉升、獎罰工作，促使其發(fā)揮主觀能動性，進(jìn)一步提高工作質(zhì)量。

2 當(dāng)前行政單位檔案規(guī)范化管理中存在的不足

1）檔案管理意識有待提升。當(dāng)前有些行政單位未能認(rèn)識到機關(guān)檔案的重要性，認(rèn)為檔案管理屬于后勤部門的范疇，對人民群眾及本單位做出的貢獻(xiàn)相對較小，對檔案管理的價值有所忽視。一方面，受傳統(tǒng)落后管理思想的影響，行政單位管理者未能認(rèn)識到檔案管理的價值;另一方面，行政單位在檔案部門上的投入相對較少。

2）當(dāng)前管理制度有待改進(jìn)。當(dāng)前不少行政單位仍沿用傳統(tǒng)檔案管理制度，主要采取紙質(zhì)管理，檔案管理人員在日常工作中，深受時間、地點等要素的影響，難以順利開展相應(yīng)服務(wù)。當(dāng)有人需要查看檔案時，檔案管理人員往往需要逐個排查序號，為滿足查詢要求，往往需要耗費較長時間，工作效率相對低下。與此同時，在傳統(tǒng)檔案管理模式中，存放檔案需要占據(jù)大量空間，有些檔案需要保存較長時間，會導(dǎo)致社會資源浪費問題，與當(dāng)前社會經(jīng)濟發(fā)展要求背道而馳。

3）檔案管理機制有待健全。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前檔案管理制度中電子檔案管理系統(tǒng)尚不健全。越來越多行政單位開始運用電子檔案管理方式，有效降低檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，讓檔案查詢效率大幅度提升。然而，當(dāng)前電子檔案管理機制尚不健全，會給后續(xù)工作造成負(fù)面影響，一方面電子檔案查詢權(quán)限不夠明確，有些行政單位享有絕對權(quán)威，可以任意查詢公務(wù)人員的電子檔案信息，與當(dāng)前黨政工作理念背道而馳;另一方面缺乏健全的電子檔案監(jiān)督管理機制，有些行政單位尚未構(gòu)建相應(yīng)監(jiān)管機制，難以有效應(yīng)對檔案管理中的不良或違法行為，使得整體機關(guān)檔案管理質(zhì)量大打折扣。

3 強化行政單位檔案規(guī)范化管理的策略

1）提高對檔案規(guī)范化的重視度

首先，向單位員工介紹檔案規(guī)范化的重要性。領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮模范帶頭作用，重視上級單位的指導(dǎo)，端正工作態(tài)度，這對于提升檔案整理的規(guī)范化水平而言意義重大。其次，加大檔案規(guī)范化管理的宣傳力度，通過宣傳法規(guī)、制度等內(nèi)容，提高工作人員對檔案管理的重視度。利用各界的力量，維護(hù)檔案管理，提升規(guī)范化水平。最后，由于檔案規(guī)范化管理工作特殊，無法在短時間內(nèi)為單位帶來利潤，因此，管理者必須放眼未來，加大經(jīng)費、人力的投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，優(yōu)化管理流程，提升管理水平。

2）完善基礎(chǔ)工作。（1）完善檔案工作機制。行政單位在日常管理工作中要想實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，還應(yīng)該重視檔案工作機制建設(shè)，借助完善的工作機制為檔案管理工作的開展提供相應(yīng)的保障，確保檔案管理制度能夠在合理的工作機制規(guī)范下運行，為檔案資源的有效利用提供保障。（2）出臺相關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。針對當(dāng)前我國行政單位檔案管理現(xiàn)狀，政府相關(guān)部門也應(yīng)該結(jié)合檔案管理需求出臺適當(dāng)?shù)臋n案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，要求檔案管理人員嚴(yán)格按照各項標(biāo)準(zhǔn)開展各項工作，有效促使行政單位檔案管理工作得到規(guī)范化和有序化發(fā)展，為檔案資源的有效利用創(chuàng)造條件。（3）做好檔案歸檔。檔案管理工作復(fù)雜，需要進(jìn)行系列工作，其中檔案分類是一項重要工作。實際工作中，按照檔案的先后順序、內(nèi)容，對檔案進(jìn)行分類，便于查詢、提取和使用檔案。為保證歸檔質(zhì)量，預(yù)防檔案資料丟失，行政單位應(yīng)建立相應(yīng)的規(guī)章制度，從而明確檔案的歸檔、調(diào)取流程，減少歸檔問題的出現(xiàn)。（4）加強檔案保密工作。檔案規(guī)范化管理過程中，應(yīng)強調(diào)檔案管理的安全性。由于檔案具有可復(fù)制的特征，為預(yù)防檔案資料外傳，必須做好檔案的保密工作。首先，按照國家的相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，建造專門的檔案室，區(qū)分檔案人員辦公室、檔案存放庫房。為了預(yù)防偷盜現(xiàn)象的出現(xiàn)，需要加固檔案室的門窗。其次，安排專人開關(guān)檔案室，禁止無關(guān)人員進(jìn)入。最后，做好涉密檔案資料的保管，采用合適措施預(yù)防檔案泄露。因為重要的檔案一旦泄露，就會危害國家利益和安全。此外，保證檔案的存放時間，嚴(yán)格控制存放室的溫濕度，以及歸還、借閱流程。

3）加強管理人員的職業(yè)道德建設(shè)。管理人員是事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的主要人員，此工作是否順利、規(guī)范，取決于管理人員的素質(zhì)和態(tài)度。首先，減少管理人員的調(diào)換，重視優(yōu)秀人才的選拔，確保選拔的人員德才兼?zhèn)?，具有工作?zé)任心。其次，加強管理人員的教育培訓(xùn)，幫助其樹立正確的價值觀。培養(yǎng)管理人員的信息化技能，注意向技術(shù)型人才轉(zhuǎn)型。一方面，培養(yǎng)管理人員的安全意識，注重繼續(xù)教育，提高其對檔案規(guī)范化管理的重視度。另一方面，向管理人員介紹計算機知識，幫助其了解新型的技術(shù)和管理手段，促進(jìn)檔案管理向電子信息化轉(zhuǎn)型。最后，給予管理人員一定的支持，比如，時刻和管理人員溝通，實行獎罰制度，讓每位管理人員感受到來自領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和關(guān)注，營造良好的工作氛圍，提升檔案管理水平。

4）加大行政單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)力度。在信息時代下，通過將計算機技術(shù)運用到行政單位檔案管理中，能夠利用數(shù)字化方式存儲相應(yīng)檔案資料，有利于提高空間利用率，有效延長行政單位檔案的存儲時間，以免產(chǎn)生行政單位檔案破壞問題。通過加大行政單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)力度，內(nèi)部局域網(wǎng)可以實現(xiàn)網(wǎng)上查詢，讓獲取行政單位檔案的速度更為快速高效。在運用計算機采集和上傳資料時，必須采取嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的篩選工作，切實保障信息錄入的準(zhǔn)確性，在經(jīng)過審查工作后，對檔案材料進(jìn)行分類歸檔。在將檔案上傳后，需要確保檔案的準(zhǔn)確性和保密性，開放性材料需設(shè)置可讀，但不能下載及修改。另外，在開展行政單位檔案管理時，要注重安全管理，設(shè)置高效防火墻，有效防御非法入侵，并定期更新病毒庫，開展科學(xué)有效的數(shù)據(jù)庫加密工作，及時備份重要信息，設(shè)置用戶權(quán)限，推進(jìn)行政單位檔案數(shù)字化建設(shè)，為開展規(guī)范化管理做好準(zhǔn)備。

4 結(jié)語

綜上，對于行政單位來說，檔案管理工作的規(guī)范化對行政單位各項工作的開展都產(chǎn)生著一定的影響，只有行政單位認(rèn)識到檔案規(guī)范化管理的重要性，并制定一系列的措施提升檔案管理水平，才能夠切實加快我國行政單位檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)程，提升檔案資源的有效利用率，為行政單位在未來獲得更好的發(fā)展提供相應(yīng)的保障。

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