關于加強醫(yī)院文書檔案管理工作的思考

楊曼玉

摘 要：作為醫(yī)院日常工作重要組成部分的文書檔案管理對醫(yī)院的發(fā)展具有極其重要的作用，如何規(guī)范并做好醫(yī)院文書檔案管理工作是館員等有關工作者值得深入思考的問題。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)技術日新月異的新時代，許多企事業(yè)單位開始實行無紙化辦公模式，這些巨大改變對醫(yī)院的文書檔案管理工作來說既是一次發(fā)展機遇又是一次更大的挑戰(zhàn)，只有立足于醫(yī)院的文書檔案管理現(xiàn)狀，進行有針對性的改進、完善與創(chuàng)新，才能有效提升醫(yī)院文書檔案管理的工作質(zhì)量與工作效率?；诖耍疚暮喴治隽酸t(yī)院文書檔案管理工作中的幾個常見問題，并結合實際提出了相應的改進策略，以供參考與借鑒。

關鍵詞：醫(yī)院;文書檔案;管理策略

就醫(yī)院文書檔案來說，這些資料記載了醫(yī)院在各時期階段中的黨務、行政管理事務等活動內(nèi)容。由于文書檔案的特殊性，相應的文書檔案管理工作也需要具備一定的規(guī)范性、服務性和保密性。一是因為文書檔案主要涵蓋了醫(yī)院各部門的公文，在遵循國家對公文標準的要求上相應的工作人員應做好文書檔案的分類、鑒別與傳遞。二是因為文書檔案的主要作用是開發(fā)與利用，通過文書的存儲與分類來為相關使用者提供便利的查詢與分析服務。作為歷史記載資料，文書檔案還可以為醫(yī)院的重大決策提供科學的理論依據(jù)。三是因為醫(yī)院文書檔案是重大事件、公文活動資料的匯總，如果一旦泄露出去將對醫(yī)院的發(fā)展帶來嚴重影響。

1 醫(yī)院文書檔案管理工作中的常見問題

1）文書檔案管理工作重視程度不高。長期以來，受到傳統(tǒng)觀念的影響，許多醫(yī)院領導對文書檔案管理工作的重視程度不高，缺乏必要的文書檔案管理意識，與此同時，一些工作人員在實際工作中還存在“重業(yè)務輕檔案”這樣的錯誤思想，在他們看來，文書檔案管理工作就是簡單的保管與整理，相對醫(yī)院內(nèi)部其它業(yè)務工作來說比較簡單，不需要具備很高的工作能力就能勝任此崗位，此外，他們認為文書檔案管理工作的意義不大，存在應付工作等現(xiàn)象。在這種情況下，文件檔案資源沒有得到有效開發(fā)，不利于提高檔案的利用率。

2）文書檔案管理工作規(guī)章制度不全。根據(jù)大量的觀察與調(diào)查可以得知，文書檔案管理工作規(guī)章制度不全，導致整個管理體系不能完全滿足具體工作的要求與標準，這是許多醫(yī)院在文書檔案管理過程中普遍存在的問題。在這種情況下，不可避免地存在檔案收集困難、檔案材料缺失、分類不明確、裝袋歸檔錯誤等等現(xiàn)象[1]。在實際工作過程中，如果醫(yī)院沒有建立健全的管理制度，很容易導致文書檔案管理工作處于混亂狀態(tài)，不利于保障醫(yī)院文書檔案的完整性與真實性，降低了文書檔案資料的使用價值。

3）文書檔案管理工作人員素質(zhì)不高。由于文書檔案管理人員的專業(yè)知識水平不高，他們在工作中不能完全達到現(xiàn)代化文書檔案管理工作標準，影響了整個檔案科室的工作水平與質(zhì)量。究其原因，一方面在于部分醫(yī)院沒有成立專門的文書檔案管理科室或部門，與辦公室、醫(yī)療科室或其他部門合在一起，與此同時，從事相關檔案管理工作的大多是兼職人員，他們對文書操作規(guī)范和檔案專業(yè)知識了解較少，不具備先進的管理理念。另一方面，醫(yī)院更加重視有編制的一線醫(yī)療業(yè)務人員，缺乏從事文書檔案管理工作的專職人員，此外，為有關檔案管理人員提供的培訓學習和深造機會較少，沒有打造一支高素質(zhì)專業(yè)化的文書檔案管理隊伍。

2 加強醫(yī)院文書檔案管理的策略分析

1）加大宣傳，增強文書檔案管理意識。因為文書檔案管理工作在醫(yī)院整個管理體系中起著非常重要的作用，所以醫(yī)院領導必須首先從思想上認識該項工作的重要性與必要性，給予強有力的資金、制度等支持，以此來確保文書檔案管理工作的有序開展。其次，有關管理人員有必要加大文書檔案管理工作的宣傳，通過培訓讓醫(yī)院內(nèi)部員工認識到文書檔案的現(xiàn)實意義與服務價值，增強其法律意識和法制觀念，從而積極主動地參與文書檔案管理工作，為管理人員提供有效的公文資料，提高文書檔案管理工作效率。最后，文件檔案管理人員可以定期向醫(yī)院負責人匯報檔案管理工作的具體情況，并就最新的文書檔案管理動態(tài)和相關政策做一個詳細的介紹。與此同時，有關工作人員應做好檔案服務工作，通過對上級機關和檔案部門有關文件和資料的及時整理來為醫(yī)院領導提供具有針對性的可用的檔案信息，進一步確保醫(yī)院重大決策的可行性。

2）完善制度，提升檔案管理工作效率。就文書檔案管理工作而言，醫(yī)院領導不僅要增強管理意識，還需要將與文書檔案管理規(guī)章制度健全與完善相關的事宜提上日程。在深入研讀分析《中華人民共和國檔案法》和有關檔案規(guī)章制度的政策文件的基礎上，根據(jù)醫(yī)院的實際情況來制定較完善的符合醫(yī)院發(fā)展特點的文書檔案管理制度。比如，采用集中式分級管理模式來對醫(yī)院的文書檔案實施統(tǒng)一保管，具體而言，設立一個核心的文書檔案庫，用來集中保管醫(yī)院整個系統(tǒng)的文書檔案;將每個科室或部門的文書檔案庫保留下來，以此來保管現(xiàn)有的文書檔案，然后將具有較高價值或需要長時間保管的文書檔案移交到核心文書檔案庫中[2]。除此之外，把文書檔案管理工作的評定納入到醫(yī)院績效考核管理中去。為檔案管理人員的相關工作制定科學合理的檔案臺賬制度、檔案報告制度和檔案存檔歸檔制度等等，規(guī)范他們的工作流程。與此同時，還可以充分利用大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)技術，創(chuàng)新管理方法，讓有據(jù)可查、科學排序的文書檔案管理工作落到實處，進一步提高檔案管理效率。

3）加強培訓，提高管理人員工作水平。作為文件檔案管理工作的直接執(zhí)行者和實施者，醫(yī)院文書檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)決定了有關工作是否能夠順利開展，因此，醫(yī)院需要構建一支具有全面綜合素質(zhì)和較高專業(yè)水平的管理人才隊伍。醫(yī)院管理者應為文書檔案管理工作人員提供一個良好的學習、教育和培訓平臺，通過邀請專家進行專業(yè)知識講座、組織開展管理經(jīng)驗交流分享會、派遣檔案工作人員外出學習培訓、播放高質(zhì)量的科教影片等形式來提高文書檔案管理工作人員的專業(yè)能力和水平。一方面，讓他們樹立一種愛崗敬業(yè)的服務精神，時刻心系文書檔案，積極主動地研究分析醫(yī)院文書檔案的特點和規(guī)律。另一方面，用理論知識來武裝他們的頭腦，不僅學習檔案專業(yè)知識和工作技能，還應該學習并運用先進的信息技術和數(shù)字技術，掌握基本的計算機操作規(guī)范，加快推進文書檔案管理信息化建設速度。

4）加大投入，為工作提供軟件和硬件。在信息技術和數(shù)字技術不斷發(fā)展的新時代，各行業(yè)領域開始探索現(xiàn)代化建設道路。醫(yī)院的文件檔案管理工作也需要與時俱進、推陳出新，因此醫(yī)院可以在資金和管理設備上提供強有力的支持。第一，醫(yī)院相關負責人要做好防火、防潮、防盜、以及防蟲等防護措施，這樣一來可以延長紙質(zhì)檔案資料的使用壽命。第二，投入資金來引進一批先進的成熟的現(xiàn)代化設備，為文書檔案的保管提供有效保障，并進一步提高文書檔案資料的利用率。第三，加大醫(yī)院文書檔案管理系統(tǒng)的技術開發(fā)力度，為有關網(wǎng)絡系統(tǒng)加大存儲容量，增添備份、查詢、分析、共享等功能，實現(xiàn)文書檔案的信息化管理，此外還可以節(jié)約成本，減輕文書檔案管理人員的工作壓力[3]。

3 結語

總而言之，文書檔案在醫(yī)院開展的各項工作中扮演著重要角色，是最重要的信息來源。因此，加強文書檔案管理工作是必然趨勢，有關領導應認識到該項工作的重要性，進一步完善文書檔案管理工規(guī)章制度，通過培訓學習來提高管理人員的綜合素質(zhì)，加大資金投入來推動文書檔案管理信息化建設。

參考文獻

[1]謝柳璠.醫(yī)院文書檔案管理工作中常見的問題及改善措施探討[J].人力資源管理，2017（9）：315-316.

[2]李軻.醫(yī)院文書檔案管理工作的體會[J].辦公室業(yè)務，2017（16）：153-153.

[3]馮秀蓮.淺析如何做好醫(yī)院文書檔案管理工作[J].人力資源管理，2018（2）：193-194.