醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理措施

張燕

摘 要：醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施新建、改建、擴(kuò)建、維修時(shí)參照的重要史料信息，隨著醫(yī)院經(jīng)營(yíng)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院基建檔案體現(xiàn)的重要價(jià)值也逐步浮出水面，因此，基建檔案管理工作也成為醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)主抓的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。本文圍繞醫(yī)院基建檔案的參考價(jià)值，針對(duì)基建檔案科學(xué)化管理的有效措施展開(kāi)論述。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;基建檔案;科學(xué)化;措施

醫(yī)院基建檔案既包括施工前期的各種請(qǐng)示、批文、工程合同、施工圖紙、工程概算書(shū)等，也包括施工中后期的施工方案、工藝流程、施工記錄、竣工驗(yàn)收記錄以及工程決算等資料，如果基建檔案丟失，不但泄漏了醫(yī)院內(nèi)部機(jī)密，而且也使后續(xù)的基建工程失去精準(zhǔn)、有力的參考依據(jù)，給醫(yī)院帶來(lái)嚴(yán)重的負(fù)面影響。因此，基建檔案實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理勢(shì)在必行。

1 醫(yī)院基建檔案的參考價(jià)值

信息時(shí)代的到來(lái)改變了傳統(tǒng)的工作模式，醫(yī)院基建檔案管理工作流程也發(fā)生了質(zhì)的轉(zhuǎn)變，過(guò)去，基建資料多以紙質(zhì)化為主，不但攜帶不便，而且查閱相關(guān)資料時(shí)也需要耗費(fèi)大量的時(shí)間。比如過(guò)去的工程設(shè)計(jì)圖紙，少則幾百?gòu)?，多則上千張，工程技術(shù)人員在調(diào)取圖紙資料時(shí)，需要調(diào)配大量的人力資源，才能完成調(diào)取工作，無(wú)形當(dāng)中就影響了工程進(jìn)度。信息技術(shù)普遍推廣試用后，扭轉(zhuǎn)了這一格局，項(xiàng)目立項(xiàng)、施工、竣工驗(yàn)收等資料，完全轉(zhuǎn)變成電子資料以及視頻影像資料，大幅提升了檔案管理人員的工作效率。

在這一全新背景下，醫(yī)院基建檔案的實(shí)用參考價(jià)值也逐步得到體現(xiàn)，比如醫(yī)院在進(jìn)行工程改造和維護(hù)時(shí)，工程技術(shù)人員需要了解該工程的原始參數(shù)信息，如果缺失這方面的資料，不僅會(huì)嚴(yán)重影響工程改造質(zhì)量，而且也會(huì)埋下重大的質(zhì)量安全隱患[1]。同時(shí)，醫(yī)院的基建項(xiàng)目在立項(xiàng)后，醫(yī)院決策層領(lǐng)導(dǎo)以及財(cái)務(wù)管理人員需要進(jìn)行工程項(xiàng)目預(yù)算與規(guī)劃，而基建檔案中的原始數(shù)據(jù)信息恰恰是預(yù)算規(guī)劃的重要參考資料，只有借助于基建檔案，才能逐步積累豐富的預(yù)算經(jīng)驗(yàn)，為醫(yī)院節(jié)省大量的基建經(jīng)費(fèi)。

此外，醫(yī)院在擴(kuò)建過(guò)程當(dāng)中，需要占用周邊土地，但是，由于土地權(quán)屬問(wèn)題，醫(yī)院極易與周邊群眾產(chǎn)生爭(zhēng)議，而基建檔案當(dāng)中，關(guān)于工程的占用面積以及土地歸屬問(wèn)題有著明確記載，即便發(fā)生法律糾紛，醫(yī)院也會(huì)憑借確鑿的證據(jù)在法律程序中占據(jù)主動(dòng)權(quán)，避免給醫(yī)院造成更大的經(jīng)濟(jì)損失。

2 醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的有效措施

2.1 建立健全監(jiān)督檢查機(jī)制，明確管理人員職責(zé)權(quán)限

醫(yī)院基建檔案實(shí)施科學(xué)化管理的前提條件是“管查結(jié)合”，既要實(shí)施精細(xì)化管理，又要做好過(guò)程監(jiān)督檢查工作，因此，醫(yī)院決策層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)未雨綢繆，建立一個(gè)科學(xué)、系統(tǒng)、高效的監(jiān)督檢查體系，指派專業(yè)管理水平高、個(gè)人綜合素質(zhì)好、制度執(zhí)行力度強(qiáng)的管理人員擔(dān)任體系負(fù)責(zé)人。如果在檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)敷衍了事、失誤頻出的情況，體系負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)不講情面、依法依規(guī)，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。與此同時(shí)，基建檔案管理工作細(xì)支末葉較大，涉及到的資料內(nèi)容較大，這就需要檔案管理人員必須明確自身的崗位職責(zé)，知道存什么資料、留什么資料、棄什么資料，了解基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過(guò)程中涉及到的工程內(nèi)容、項(xiàng)目進(jìn)度、開(kāi)竣工時(shí)間等基礎(chǔ)性內(nèi)容，確保歸檔資料的完整性與實(shí)用性。

2.2 建立基建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

目前，多數(shù)醫(yī)院均建立了基建檔案信息化管理系統(tǒng)，但是，醫(yī)院內(nèi)部的一些原始基建材料無(wú)法直接錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，這就需要檔案管理人員利用數(shù)碼設(shè)備以及掃描儀等高科技產(chǎn)品，將原始基建資料轉(zhuǎn)變化圖片、圖像或者圖像格式，錄入信息管理系統(tǒng)，同時(shí)，將紙質(zhì)的原始資料進(jìn)行統(tǒng)一歸檔處理，這樣就打造了電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合的“雙保險(xiǎn)”格局，避免檔案資料丟失情況的發(fā)生。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的日漸純熟，基建檔案信息化管理系統(tǒng)的容量也越來(lái)越大，不僅能夠存儲(chǔ)大量的文字資料，也能夠存儲(chǔ)海量的圖片與視頻影像資料，為基建檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐[2]。因此，檔案管理人員應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，不斷收集和整理遺漏的原始基建材料，為醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作提供更加詳實(shí)的信息資源。

2.3 加強(qiáng)專業(yè)溝通交流，建立部門聯(lián)動(dòng)格局

由于醫(yī)院基建檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，檔案管理人員往往對(duì)基建知識(shí)一竅不通，在實(shí)際工作過(guò)程中，只是做一些基礎(chǔ)性的查詢、借閱、登記等工作，對(duì)基建檔案內(nèi)容一概不知，這就導(dǎo)致醫(yī)院檔案工作與其它工作出現(xiàn)銜接不暢的局面，嚴(yán)重影響了正常工作的展開(kāi)。為了解決這一問(wèn)題，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)于醫(yī)院基建部門的專業(yè)技術(shù)、管理人員進(jìn)一步加強(qiáng)溝通聯(lián)絡(luò)，學(xué)習(xí)和掌握一些基礎(chǔ)性的基建知識(shí)，比如工程項(xiàng)目的技術(shù)指標(biāo)、工程建設(shè)的材料需求、人力資源調(diào)配等。同時(shí)，各部門之間必須及時(shí)收集整理與基建檔案相關(guān)的材料，比如財(cái)務(wù)部門的財(cái)務(wù)預(yù)算資料、人力資源部門的用工計(jì)劃、行政部門的后勤保障計(jì)劃等，這些部門可以充分利用檔案信息管理系統(tǒng)，將相關(guān)資料上傳至網(wǎng)絡(luò)客戶端，最后由檔案管理人員對(duì)上報(bào)資料進(jìn)行統(tǒng)一整理歸檔，形成一套完整齊全的基建檔案。

2.4 樹(shù)立保密意識(shí)，注重人才培養(yǎng)

醫(yī)院基建檔案不同于普通的基建工程檔案，因?yàn)獒t(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要注重功能性、實(shí)用性與舒適性，涉及到的復(fù)雜工序較多，尤其從技術(shù)層面來(lái)講，需要一些新技術(shù)、新工藝以及新材料的支持，因此，醫(yī)院基建檔案對(duì)保密性要求較高，密級(jí)的級(jí)別較高?；谶@一點(diǎn)，基建檔案管理人員必須樹(shù)立高度的責(zé)任意識(shí)，認(rèn)真對(duì)待每一項(xiàng)基建資料。在保管紙質(zhì)檔案資料時(shí)，必須做好防火、防潮、防盜等工作，避免檔案資料丟失或受損[3]。保管電子基建檔案資料時(shí)，檔案管理員與信息系統(tǒng)管理員應(yīng)設(shè)置好訪問(wèn)權(quán)限，比如醫(yī)院決策層領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)訪問(wèn)，而院長(zhǎng)以下的各科室負(fù)責(zé)人，必須結(jié)合部門工作需要，科學(xué)合理設(shè)置登錄訪問(wèn)權(quán)限。而各科室以及醫(yī)護(hù)人員應(yīng)設(shè)置禁止訪問(wèn)的權(quán)限，防止重要信息泄漏。

此外，基建檔案實(shí)施科學(xué)化管理需要大量專業(yè)性人才的支撐，因此，醫(yī)院應(yīng)與各大高等院校建立長(zhǎng)期合作往來(lái)關(guān)系，為基建專業(yè)、檔案學(xué)專業(yè)的學(xué)生提供更加廣闊的實(shí)習(xí)平臺(tái)，實(shí)習(xí)期滿后，可以根據(jù)學(xué)生的表現(xiàn)，擇優(yōu)錄取。同時(shí)，利用互聯(lián)網(wǎng)資源或者手機(jī)APP的招聘客戶端向社會(huì)發(fā)布招聘信息，以充實(shí)醫(yī)院基建檔案管理人才隊(duì)伍，為科學(xué)化管理提供源源不斷的動(dòng)力源泉。

3 結(jié)束語(yǔ)

基建檔案科學(xué)化管理是醫(yī)院實(shí)施長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略的一項(xiàng)重要工作，在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)緊緊把握住時(shí)代發(fā)展脈搏，以開(kāi)闊的視野、與時(shí)俱進(jìn)的態(tài)度、科學(xué)化、精細(xì)化的管理理念，加快醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的發(fā)展步伐。

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