論如何提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平

譚玲艷 郭剛

摘 要：現(xiàn)如今，無論是企業(yè)還是政府機關(guān)單位都會設立辦公室文秘崗位，辦公室秘書是辦公室的主要人員，辦公室文秘在企業(yè)或政府機關(guān)單位發(fā)揮著非常重要的作用，也是確保辦公室工作效率和工作質(zhì)量的核心因素。因此，提高企業(yè)或政府機關(guān)單位辦公室文秘的工作的質(zhì)量和水平，不僅是提高整個公司工作水平的關(guān)鍵，也是提高企業(yè)市場競爭力奠定了堅實基礎。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘；工作質(zhì)量；工作水平

引言

隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，辦公室文秘的工作質(zhì)量和工作水平的提高是企業(yè)形象和影響力的提升有力指標。企業(yè)和政府機關(guān)單位辦公室文秘主要負責協(xié)助協(xié)調(diào)各公司部門的活動，并協(xié)助公司決策者收集信息，組織文件和傳遞信息，辦公室文秘的責任非常沉重，秘書工作是該辦公室工作和主要責任中不可或缺的一部分。辦公室文秘的工作主要是為公司高層領導提供服務，通常文秘工作是謹慎小心，并有一定的耐心和專業(yè)性。例如撰寫決策文件，這需要高度的專業(yè)性。此外，許多辦公室文秘工作的時間是不固定的，需要隨叫隨到，往往需要加班。

1提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的重要性及其原則

1.1重要性

在任何企業(yè)中，辦公室都是管理和組織的關(guān)鍵。辦公室的工作量相對較大，主要包括各種不同的行政管理工作，要及時的向上級領導匯報工作進展情況，同時還要向下級部門轉(zhuǎn)達領導的指令，并且需要把每一個細節(jié)都做好。同時，辦公室應該考慮到公司的各項工作和員工之間的關(guān)系，對外我們應該提前做好溝通和經(jīng)濟交易安排。由此可以看出，辦公室秘書的專業(yè)素質(zhì)以及工作質(zhì)量和水平與公司內(nèi)部管理之間的關(guān)系是不可分割的。因此，公司必須全面提高其辦公室秘書工作的質(zhì)量和水平。

1.2原則

在文職工作里，需要加強文職工作的工作質(zhì)量，確保各項工作任務的順利進行，應該符合以下工作原則：第一，實行較高的命令作為第一準則，保持與高層管理者進行及時的工作匯報和工作細節(jié)溝通，使工作中的重要信息能夠及時傳遞給上級，對于協(xié)調(diào)各部門間關(guān)系創(chuàng)造必不可少的條件，以便企業(yè)單位及時發(fā)現(xiàn)問題，及時更改方案。二是不斷提高專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能，按照高級管理和文書工作的要求，改進規(guī)劃方案，合理安排，確保各項工作的正常開展，切實提高各部門的工作效率和質(zhì)量。第三，根據(jù)在實際工作中的遇到的問題，我們必須理性考慮研究問題，無論工作有多么大的難度或者阻力，我們都必須保持積極向上的態(tài)度，把每一項工作做到極致，嚴格遵守公司的各項管理制度，從而有效地提高工作效率。

2提高石油辦公室文秘工作質(zhì)量的作用

石油辦公室的工作人員在工作中，必須重視溝通平臺的應用，一個專業(yè)素質(zhì)，心理素質(zhì)過硬的文秘人員可以為石油企業(yè)創(chuàng)造更高的工作效率，這也是一個非常重要環(huán)節(jié)，其中員工的成長和發(fā)展方向與企業(yè)管理體系密不可分，石油單位應提供文秘培訓并制定具體的評估標準，這對石油單位的發(fā)展來說尤為重要。該單位要與文秘工作人員機密相連，現(xiàn)在一些石油單位已經(jīng)進入了信息時代，而管理人員可以按照總結(jié)探討好的方式進行對文秘工作者的培訓，并建立人性化的評估系統(tǒng)，提高員工的工作效率，同時員工要定期總結(jié)之前的工作，及時發(fā)現(xiàn)工作中的問題，及時改正，避免小問題嚴重化。另一方面，競爭意識也可以提高員工的工作效率；因為辦公室文秘人員作為石油管理中的重要成員，所以，石油企業(yè)必須建立健全監(jiān)管體系，來約束員工，保護石油企業(yè)的利益不受損失。

3提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平方法

3.1創(chuàng)造溫馨和諧的工作環(huán)境，增加文職人員的責任心

企業(yè)每個月要進行文化素質(zhì)普及加深活動，為文職工作可以更好的創(chuàng)造一種溫馨的工作環(huán)境，樹立積極向上的工作態(tài)度和為他人服務的思想，要知道自己必須具有幫助公司高層管理者的職業(yè)本能，保守企業(yè)單位的重點工作核心，堅決不能結(jié)黨營私，對工作積極向上，必須時刻記得自己工作的使命，文職工作永遠是企業(yè)管理者工作的得力助手，是和單位各科室信息傳達者，在企業(yè)單位的成長過程中就像左膀離不開右臂一樣，發(fā)揮著不可缺少的作用，工作中要和所以同事搞好工作關(guān)系，幫助新同事快速適應工作環(huán)境，幫高層管理者做好工作方案，認真對待領導所交代的工作，空閑時間鞏固自己專業(yè)，提高自己的工作技能，增進領導和同事們的溫馨的工作氛圍，在這種溫馨的氛圍中不斷提高自己的眼界.通過多元化知識的累計，不停的提升自己的心理素質(zhì)和涵養(yǎng)。

3.2控制好辦公室文秘工作數(shù)量

辦公室文秘工作通常非常繁雜，如果人數(shù)較少，就很難完成工作，這會影響工作效率。但是，如果人數(shù)太多，相互之間就會推脫責任，無法做所有事情并浪費資源。因此，有必要進行科學的辦公室規(guī)劃，使辦公室文秘的數(shù)量合理化，提高辦公室的工作效率，對公司的穩(wěn)定和發(fā)展以及秘書處工作人員的進步和發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

3.3出臺完整的獎罰制度

出臺完整的文職人員獎罰機制可以有效的提高文秘的工作效率，一套完整科學的獎罰機制在現(xiàn)在企業(yè)公司的經(jīng)營中尤為重要。對在工作中表現(xiàn)突出的人員用其企業(yè)單位預算范圍內(nèi)進行物質(zhì)獎勵，這既可以充分發(fā)揮工作人員的工作熱情，同時滿足公司的需求，為企業(yè)創(chuàng)造更高的價值。而傳統(tǒng)的公司對文秘工作沒有明確的要求，讓文秘人員在工作中找不到自己工作核心價值體現(xiàn)，同時缺少了工作的積極性。

3.4照顧辦公室文秘的情緒

企業(yè)的運作模式應該人性化，一方面要讓文秘工作者積極用心工作，一方面要及時洞察文秘工作者的心情，及時發(fā)現(xiàn)員工因為一些事情而產(chǎn)生的一些情緒，有不良的情緒，要及時給員工進行心理疏導和安慰，公司企業(yè)應該進行人性化管理，同時又要有嚴格合理的規(guī)章制度來約束員工，這樣既可以讓文秘工作者有家的感覺，又可以提高文秘工作者工作的積極性，保證工作效率。同時還可以幫企業(yè)避免文職工作人員的流失。

3.5辦公室文秘工作者需要具備專業(yè)精神

專業(yè)精神：合格的辦公室文秘工作者，必須具備強大的專業(yè)精神，一方面，我們必須嚴格遵守公司的規(guī)章制度，不晚到早退，不無故曠工。在各種文秘工作的計劃中，控制和把握各種問題中容易出現(xiàn)的問題，及時做好風險性問題的規(guī)避，并利用空閑的時間提高辦公效率和工作質(zhì)量。另一方面，文秘需要控制好時間，特別是在突然情況下，應及時拿出解決方案，以避免對企業(yè)造成的損失和負面影響。此外，辦公室文秘必須對自己的工作量和自己的工作范疇做出合理的分工，以確保辦公室的工作效率得到有效提高。道德的技能：辦公室文秘的工作中，文秘必須顧全大局和公司的利益，不能做出有損公司利益和名譽的事情，更加不能結(jié)黨營私，合理協(xié)調(diào)商業(yè)利益，確保所有工作的順利進行，為企業(yè)業(yè)務發(fā)展創(chuàng)造更多的價值。

結(jié)束語

總之，在辦公室文秘工作中，為了改善辦公室文秘工作質(zhì)量，必須遵循辦公室文秘工作原則，完善獎罰制度和個性化管理，不斷完善并建立辦公室文秘人員的創(chuàng)新意識，不斷提高文秘工作者的工作能力和專業(yè)水平，改善辦公室文秘工作者的工作的質(zhì)量，促進公司綜合管理水平的提高。

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