基于數(shù)據(jù)集市的港口使費(fèi)備用金成本控制實(shí)踐

蘇 鑫

一、引言

航運(yùn)公司三大運(yùn)營成本包括港口使費(fèi)、燃油費(fèi)、船期費(fèi)[1]。港口使費(fèi)是指航運(yùn)公司所經(jīng)營的船舶在營運(yùn)期間在裝卸港口所發(fā)生的各項(xiàng)支出和費(fèi)用[2～3]。筆者所在的航運(yùn)公司對港口使費(fèi)管理會進(jìn)行明確分類，包括船東費(fèi)用和經(jīng)營費(fèi)用，其中船東費(fèi)用明細(xì)合計(jì)17項(xiàng)，經(jīng)營費(fèi)用明細(xì)合計(jì)41項(xiàng)。

為進(jìn)一步提升疏港效率和加快港口使費(fèi)支付速度，航運(yùn)公司會預(yù)先以備用金的方式向港口代理墊付港口使費(fèi)。備用金付款包括單船備用金和定額備用金，根據(jù)代理信用和使用頻次采用兩種方式配合使用。

數(shù)據(jù)倉庫和數(shù)據(jù)集市是數(shù)據(jù)分析技術(shù)的重要組成部分，能夠從企業(yè)每天產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)中提取對企業(yè)決策分析有用的信息。數(shù)據(jù)倉庫是支持企業(yè)或組織決策分析處理的、面向主題的、集成的、不可更新的、隨時間不斷變化的數(shù)據(jù)集合。數(shù)據(jù)集市具有數(shù)據(jù)倉庫的特點(diǎn)，只不過數(shù)據(jù)集市中的數(shù)據(jù)是專為某一個部門或某個特定商業(yè)需求所定制[4～5]。

二、備用金管理問題分析

2017年筆者所在公司程租航次結(jié)算港費(fèi)金額達(dá)10億元人民幣，支付單船備用金將近2 000筆，年度資金占用超過千萬。作為影響變動成本的重要費(fèi)用，建立業(yè)務(wù)分析模型，對提升企業(yè)資金利用率、壓縮變動成本具有積極意義。

筆者以公司實(shí)際經(jīng)營管理為基礎(chǔ)，對現(xiàn)有備用金管理存在的問題與成因進(jìn)行分析梳理，總結(jié)如下：

1.主要矛盾

缺少分析模型和輔助分析系統(tǒng)，無法監(jiān)控各港口代理備用金實(shí)際使用情況。

2.實(shí)際困難

（1）多源頭：境內(nèi)外常用代理超過200家，各代理服務(wù)質(zhì)量參差不齊。

（2）多狀態(tài)、多明細(xì)：一次船舶掛港發(fā)生的港口費(fèi)用包含多個明細(xì)項(xiàng)目，每個明細(xì)項(xiàng)目的賬單經(jīng)常會分批結(jié)算，進(jìn)一步增加核算難度。

（3）多節(jié)點(diǎn)信息共享：在與代理對賬時，部分明細(xì)需要參考調(diào)度人員預(yù)估金額，部分信息需要參考賬單金額。

基于以上情況，建立港口代理對賬分析模型、搭建數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)、優(yōu)化備用金管控流程、降低企業(yè)資金占用迫在眉睫。

三、港口使費(fèi)數(shù)據(jù)集市設(shè)計(jì)

港口使費(fèi)數(shù)據(jù)集市的設(shè)計(jì)采用“自底向上”的模型。此種設(shè)計(jì)方式前期投入少，成果見效快，適合解決個性化的業(yè)務(wù)問題。

Kettle是一款國外開發(fā)的ETL工具，本文使用Kettle進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，為搭建數(shù)據(jù)集市提供高效、穩(wěn)定的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)處理步驟包括抽取、轉(zhuǎn)換、清洗和裝載，具體處理步驟如圖1所示。綜合考慮目前業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量，筆者使用MySQL數(shù)據(jù)庫存儲最終數(shù)據(jù)。

圖1 港口使費(fèi)數(shù)據(jù)集市操作流程

港口使費(fèi)數(shù)據(jù)集市整合多業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)人員（包括單證節(jié)點(diǎn)、調(diào)度節(jié)點(diǎn)、港口使費(fèi)審核節(jié)點(diǎn)、港口使費(fèi)結(jié)算節(jié)點(diǎn)）需要，以15張業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)表為事實(shí)基礎(chǔ)，生成48個港口費(fèi)用明細(xì)字段對應(yīng)數(shù)據(jù)。港口使費(fèi)數(shù)據(jù)集市以調(diào)度預(yù)估的港口使費(fèi)為基礎(chǔ)，同時考慮賬單中明細(xì)未出現(xiàn)在預(yù)估中的費(fèi)用內(nèi)容，增加關(guān)于航次、貿(mào)易性質(zhì)、船舶、船旗、貨物、時間、幣種、金額、匯率、作業(yè)情況等10個維度信息，為業(yè)務(wù)關(guān)于港口使費(fèi)的成本決策提供全景視角的事實(shí)素材。

四、備用金成本管控實(shí)踐

與港口代理進(jìn)行財務(wù)對賬，是備用金管控的重要組成部分。筆者利用二級表格嵌套方式，采用“總分總”操作模式，將財務(wù)代理對賬變成可能。如圖2所示，輸入代理、抵港時間，用戶可以獲得符合條件的各航次費(fèi)用結(jié)算情況。點(diǎn)擊選中其中一條記錄，如圖3單航次各項(xiàng)港口費(fèi)用明細(xì)所示，會詳細(xì)展示單掛港各項(xiàng)港口費(fèi)用明細(xì)，用戶可以根據(jù)賬單狀態(tài)確認(rèn)此項(xiàng)費(fèi)用實(shí)際應(yīng)付金額，在校準(zhǔn)金額處錄入最終結(jié)算金額信息。單掛港各項(xiàng)港口費(fèi)用明細(xì)匯總后，點(diǎn)擊生成校準(zhǔn)金額，計(jì)算該航次實(shí)際應(yīng)付金額。對每個航次進(jìn)行校準(zhǔn)合計(jì)后，最終加和所得金額就是實(shí)際應(yīng)付代理的港口費(fèi)用總金額。

圖2 各航次掛港費(fèi)用應(yīng)結(jié)算情況

借助IT技術(shù)完成港口使費(fèi)備用金管控。針對不同的港口代理，采用“總分總”模式＋二級表格嵌套操作進(jìn)行單一代理備用使用分析，系統(tǒng)提供Excel數(shù)據(jù)下載服務(wù)，為與代理對賬提供數(shù)據(jù)支撐?？紤]遠(yuǎn)洋運(yùn)輸貿(mào)易結(jié)算幣種、匯率等影響，在金額計(jì)算時會根據(jù)航次掛港發(fā)生時的實(shí)際匯率進(jìn)行動態(tài)計(jì)算，確保計(jì)算金額的時效性與可靠性。

圖3 單航次各項(xiàng)港口費(fèi)用明細(xì)

利用數(shù)據(jù)集市技術(shù)，業(yè)務(wù)人員能夠以多角度統(tǒng)計(jì)分析港口使費(fèi)應(yīng)結(jié)算情況，為有效管控港口使費(fèi)備用金提供信息助力。以表1為例，借助數(shù)據(jù)集市對港口使費(fèi)各維度信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總。從數(shù)據(jù)量來看，數(shù)萬條的費(fèi)用信息借助計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行分析處理，極大程度減輕了人力負(fù)擔(dān)，同時信息維度更廣，讓業(yè)務(wù)人員可以將更多精力投入到分析決策之中。

五、總結(jié)與展望

筆者以數(shù)據(jù)集市技術(shù)搭建的港口使費(fèi)備用金管控系統(tǒng)集成了ETL、數(shù)據(jù)分析等IT技術(shù)，利用Kettle完成數(shù)據(jù)的抽取與加工，將不同業(yè)務(wù)場景、同一主題的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)整合到一起，為業(yè)務(wù)進(jìn)行管理決策提供可靠的數(shù)據(jù)服務(wù)支撐。本文以備用金管控的財務(wù)代理對賬為例，詳細(xì)闡述了基于數(shù)據(jù)集市的成本管控系統(tǒng)如何進(jìn)一步發(fā)揮數(shù)據(jù)分析技術(shù)的價值。未來，筆者會結(jié)合實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營需要，設(shè)計(jì)多主題的數(shù)據(jù)集市，讓數(shù)據(jù)分析技術(shù)能夠更好地助力航運(yùn)企業(yè)成本管控和經(jīng)營決策。

表1 2017年港口使費(fèi)數(shù)據(jù)集市摘要