農(nóng)業(yè)科研院所年鑒檔案編纂探討

鮑立新 張必樺 喬利利

摘要 ? ?以安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例，分析了農(nóng)業(yè)科研院所編纂年鑒檔案的必要性，指出了年鑒編纂責(zé)任心、年鑒編審流程、年鑒檔案整理利用等方面存在的問(wèn)題，并提出了對(duì)策。

關(guān)鍵詞 ? ?年鑒檔案;編纂;必要性;問(wèn)題;對(duì)策;農(nóng)業(yè)科研院所;安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院

中圖分類號(hào) ? ?G272 ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 ? ?A

文章編號(hào) ? 1007-5739（2019）20-0242-02 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 開(kāi)放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識(shí)碼（OSID）

Abstract ? ?Taking Anhui Academy of Agricultural Sciences as an example，the necessity of yearbook archive compilation of agricultural research institutes was analyzed，and some problems existing in the yearbook archive compilation like the responsibility of yearbook archive compilation，editorial process and the use of yearbook archive were pointed out，meanwhile some countermeasures were put forward.

Key words ? ?yearbook archive;compilation;necessity;problem;countermeasure;agricultural research institutes;Anhui Academy of Agricultural Sciences

年鑒是檔案的一種重要表現(xiàn)形式，編纂年鑒可進(jìn)一步拓寬檔案利用，出版年鑒可進(jìn)一步豐富檔案館藏[1]。年鑒檔案主要是向人們提供一年內(nèi)全面、真實(shí)、系統(tǒng)的事實(shí)資料，便于了解事物現(xiàn)狀和研究發(fā)展趨勢(shì)。因此，編纂年鑒對(duì)一個(gè)單位檔案建設(shè)和管理具有重要的作用[2]。目前，全國(guó)各省、區(qū)、市及地方志的編纂出版工作已較為成熟，各大高校及行業(yè)年鑒編纂出版工作亦初具規(guī)模，但農(nóng)業(yè)科研院所的年鑒編纂出版仍相對(duì)薄弱，僅有少數(shù)農(nóng)業(yè)科研院所開(kāi)展了年鑒編纂出版工作，如中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院出版了《中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒》等。

農(nóng)業(yè)科研院所是我國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)研究、推廣的重要機(jī)構(gòu)，代表了我國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)的最高水平，為我國(guó)農(nóng)業(yè)科技進(jìn)步、農(nóng)業(yè)增產(chǎn)、農(nóng)民增收做出了巨大的貢獻(xiàn)[3]。農(nóng)業(yè)科研院所作為科技服務(wù)于“三農(nóng)”的國(guó)家重要機(jī)構(gòu)，記錄其科研、管理、發(fā)展的軌跡十分必要。農(nóng)業(yè)科研院所年鑒編纂是農(nóng)業(yè)科研院所歷史發(fā)展成就的縮影，能夠全面系統(tǒng)、客觀翔實(shí)地介紹農(nóng)業(yè)科研院所基本面貌和發(fā)展情況，記載農(nóng)業(yè)科研院所年度科研、管理等重大事件、重大成果、重要統(tǒng)計(jì)資料?，F(xiàn)以安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例，對(duì)農(nóng)業(yè)科研院所年鑒檔案編纂進(jìn)行探討。

1 ? ?安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院及檔案管理概況

安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院是安徽省政府直屬綜合性農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位，1960年建院，下設(shè)14個(gè)專業(yè)研究所，建有19個(gè)國(guó)家級(jí)科研平臺(tái)、22個(gè)省級(jí)科研平臺(tái)。該院承擔(dān)國(guó)家現(xiàn)代農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)技術(shù)體系7個(gè)科學(xué)家崗位、21個(gè)綜合試驗(yàn)站，安徽省現(xiàn)代農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)技術(shù)體系8個(gè)首席專家、29個(gè)功能實(shí)驗(yàn)室崗位工作;獲批建設(shè)科技部國(guó)家級(jí)水稻分子育種國(guó)際聯(lián)合研究中心、國(guó)家小麥育種分中心、國(guó)家棉花改良分中心二期、國(guó)家級(jí)農(nóng)作物品種審定（含抗性）區(qū)域試驗(yàn)站、國(guó)家植物新品種DUS測(cè)試阜陽(yáng)分中心?！笆濉币詠?lái)，全院共組織實(shí)施國(guó)家自然基金、國(guó)家科技支撐計(jì)劃等各類科技項(xiàng)目1 088項(xiàng)，共獲國(guó)家和省部級(jí)科技獎(jiǎng)（含合作）59項(xiàng)。水稻兩系育種、油菜雜交育種、蔬菜育種、石榴基因組、基因指紋技術(shù)等研究已達(dá)到國(guó)內(nèi)先進(jìn)水平。安徽省作物基因編輯中心在水稻基因編輯工具開(kāi)發(fā)及其在突破性種質(zhì)資源創(chuàng)新應(yīng)用等方面處于國(guó)內(nèi)外領(lǐng)先地位。

安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院檔案管理工作經(jīng)歷了機(jī)構(gòu)從無(wú)到有、管理人員由兼職到專職、資料由捆扎堆放到入柜入庫(kù)再到數(shù)字化的過(guò)程。在文革期間，檔案工作遭受極大破壞，資料損失嚴(yán)重。1978—1982年，檔案工作逐步恢復(fù)，院辦公室、科研管理部門(mén)配備了兼職檔案工作人員;1983年，院辦公室設(shè)立了檔案科，配備了專職檔案管理人員;1992年，基建檔案移交檔案科集中管理;1999年，院計(jì)劃財(cái)務(wù)檔案、院機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案、院基建會(huì)計(jì)檔案移交檔案科集中管理;2008年，成立了以院長(zhǎng)為組長(zhǎng)、分管副院長(zhǎng)為副組長(zhǎng)，院機(jī)關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案科工作人員為成員的“院檔案安全管理工作領(lǐng)導(dǎo)組”，加強(qiáng)檔案安全管理工作。目前，安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院檔案工作由一名分管院辦公室工作的副院長(zhǎng)分管，院辦公室一名副主任負(fù)責(zé)。檔案科負(fù)責(zé)全院文書(shū)檔案和科技檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保存與利用工作，并對(duì)院屬各單位檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。院屬各研究所明確一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，配備專、兼職檔案員1～2名，管理本所檔案。截至2018年底，安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院檔案科共整理收藏文書(shū)檔案1 622卷17 143件、會(huì)計(jì)檔案2 983卷、科研檔案241卷、基建檔案519卷、設(shè)備儀器檔案60卷、人事檔案1 268卷。

2 ? ?安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒檔案編纂情況

安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院高度重視檔案史料工作，1983年院辦公室設(shè)立了檔案科，負(fù)責(zé)存放文書(shū)檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案等，并先后編制了《案卷目錄》《案卷文件目錄》《案卷文號(hào)目錄》《案卷機(jī)讀目錄》等檢索工具。然而，安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒編纂工作啟動(dòng)較晚，于2017年底才正式啟動(dòng)。2017年以前的院史材料主要有2010年50年院慶時(shí)編纂出版的《安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院院志1960—2009》，2009年以后，尤其是經(jīng)過(guò)“十二五”“十三五”發(fā)展，安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院收獲了大量科研成果，卻缺乏系統(tǒng)的史料記載。2017年，根據(jù)院黨政主要領(lǐng)導(dǎo)指示精神，以“十三五”為契機(jī)，組建了由院長(zhǎng)和書(shū)記任主任的年鑒編委會(huì)，于2018年初正式啟動(dòng)了《安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2017》的編纂工作，對(duì)院2017年各項(xiàng)工作進(jìn)行客觀、全面、系統(tǒng)的記載，并由安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院與中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)出版社共同搭建的出版平臺(tái)——中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)出版社安徽省工作站于2018年底編校出版?！栋不帐∞r(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2018》目前已完成稿件編纂并移交工作站編校排版，預(yù)計(jì)2019年底出版。同時(shí)，對(duì)2010—2016年安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院發(fā)展史料決定以院志的形式進(jìn)行出版，爭(zhēng)取于2020年60年院慶之際面世。

《安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2017》分為4篇：第一篇為概況，包括院簡(jiǎn)介、院機(jī)構(gòu)設(shè)置、院領(lǐng)導(dǎo)及分工、院領(lǐng)導(dǎo)重要講話共4章;第二篇為管理，包括科研管理、成果轉(zhuǎn)化與科技服務(wù)、財(cái)務(wù)與國(guó)有資產(chǎn)管理、組織人事管理、行政管理、生活條件建設(shè)與后勤管理、黨建工作管理共7章;第三篇為研究所，包括作物研究所、水稻研究所、植物保護(hù)與農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全研究所、農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)與信息研究所、畜牧獸醫(yī)研究所、水產(chǎn)研究所、土壤肥料研究所、園藝研究所、蠶桑研究所、煙草研究所、農(nóng)產(chǎn)品加工研究所、農(nóng)業(yè)工程研究所、茶葉研究所、棉花研究所共14個(gè)研究所，各所內(nèi)容包括概述、科學(xué)研究、科技成果、成果轉(zhuǎn)化與技術(shù)服務(wù)、管理及榮譽(yù)、黨建工作;第四篇為附錄，主要包括大事記、新頒布的規(guī)章制度、獲獎(jiǎng)成果、通過(guò)審（鑒、認(rèn)）定農(nóng)作物品種、獲植物新品種權(quán)、獲專利和計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)、制定和修訂標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)表重要論文、黨組織和黨員情況等。年鑒彩頁(yè)部分放在扉頁(yè)前，主要包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷、重要科技成果展示、黨政建設(shè)、科技服務(wù)“三農(nóng)”等內(nèi)容。整部年鑒框架清晰、內(nèi)容翔實(shí)、圖文并茂，全面、客觀地記載了安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院的建設(shè)與發(fā)展情況，既有史料文獻(xiàn)價(jià)值，又對(duì)安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院今后的工作起到指導(dǎo)作用。

3 ? ?農(nóng)業(yè)科研院所年鑒檔案編纂存在的問(wèn)題及對(duì)策

對(duì)安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院2009年后史料以院志和年鑒的形式進(jìn)行編纂出版，既是對(duì)安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院“十二五”“十三五”蓬勃發(fā)展的一個(gè)全面客觀的記載，又彌補(bǔ)了安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院2009年之后的史料空白，既具有史料文獻(xiàn)價(jià)值，又對(duì)現(xiàn)實(shí)工作起到指導(dǎo)作用，具有“存史”和“資治”雙重價(jià)值與功效。因此，必須把年鑒檔案的編纂出版作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的編研任務(wù)，認(rèn)真執(zhí)行。

由于安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒編纂工作起步晚，長(zhǎng)期以來(lái)沒(méi)有形成各項(xiàng)檔案及時(shí)歸檔的良好習(xí)慣，仍存在檔案歸檔意識(shí)不強(qiáng)、收集整理不及時(shí)等問(wèn)題，給年鑒檔案編纂工作帶來(lái)不少困難。年鑒編纂過(guò)程中存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下方面。

3.1 ? ?年鑒檔案編纂出版意識(shí)不強(qiáng)，責(zé)任心有待進(jìn)一步提高

年鑒檔案編纂出版是一項(xiàng)龐大繁瑣且耗費(fèi)財(cái)力的工作，農(nóng)業(yè)科研院所屬于科學(xué)研究機(jī)構(gòu)，大部分人更加注重科學(xué)研究，認(rèn)為把精力和財(cái)力放在一些史料的整理出版上沒(méi)有必要，甚至部分撰稿人出現(xiàn)抵觸情緒，從而導(dǎo)致年鑒材料撰稿進(jìn)度緩慢、內(nèi)容不夠嚴(yán)謹(jǐn)、組稿單位和部門(mén)撰稿人之間溝通不暢等問(wèn)題出現(xiàn)。這也是目前我國(guó)大部分農(nóng)業(yè)科研院所年鑒檔案編纂工作得不到重視或者起步較晚的重要原因。針對(duì)上述情況，作為一個(gè)檔案工作者，要耐心做好溝通工作，不斷提高大家的年鑒檔案編纂出版意識(shí)和責(zé)任心，將組稿單位和部門(mén)撰稿人的思想盡快地統(tǒng)一到年鑒編纂工作的大局上來(lái)。

3.2 ? ?年鑒檔案編纂出版流程繁瑣，有待進(jìn)一步優(yōu)化

年鑒編纂工作是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，組稿單位既要協(xié)調(diào)與眾多撰稿部門(mén)之間的工作，又要協(xié)調(diào)與編輯人員之間的工作;既要督促做好組稿工作，又要協(xié)調(diào)做好編校印刷工作。因此，設(shè)計(jì)一套合理高效的年鑒檔案編纂出版流程十分必要。建議從以下幾個(gè)方面入手：一是編纂出版機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)化和固定化。首先，要選定一批年鑒檔案編纂出版意識(shí)和責(zé)任心強(qiáng)的人員從事該項(xiàng)工作，并保證機(jī)構(gòu)成員相對(duì)穩(wěn)定。其次，各級(jí)、各人分工要明確，避免出現(xiàn)工作交叉、重復(fù)、越級(jí)供稿。再次，組稿人、供稿人和編校人員之間都要多溝通，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員之間的默契。二是合理安排年鑒編纂流程。首先，組稿既要看好時(shí)間也要抓好時(shí)機(jī)，要讓組稿單位和部門(mén)不難辦到且有足夠的時(shí)間去辦。例如，安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒組稿工作選在院年度工作會(huì)議后、春節(jié)到來(lái)前開(kāi)展，這是因?yàn)檫@段時(shí)間院屬單位和部門(mén)剛完成年度總結(jié)，各項(xiàng)材料齊備，只要對(duì)總結(jié)材料進(jìn)行補(bǔ)充、歸納、整理即可達(dá)到組稿要求，縮短了組稿時(shí)間。組稿材料要求必須經(jīng)單位和部門(mén)一把手審核簽字認(rèn)可，避免編纂過(guò)程中隨意調(diào)整材料內(nèi)容，影響編纂進(jìn)程和質(zhì)量。其次，加強(qiáng)編審工作。編輯人員要根據(jù)總體分工按時(shí)按質(zhì)完成編校流程，形成初稿后要轉(zhuǎn)發(fā)組稿單位反復(fù)征求意見(jiàn)，要不斷完善、經(jīng)得起考驗(yàn)，總體采用“五審五?！绷鞒?，必要時(shí)可按需增加校次。再次，監(jiān)督印制流程。例如，印制材料的選擇應(yīng)考慮便于長(zhǎng)期保存，選用高質(zhì)量的紙張和鎖線裝訂;選擇大型的印刷廠印制，保證印刷質(zhì)量和速度。

3.3 ? ?年鑒檔案的整理要常態(tài)化、制度化、形式多樣化

年鑒編纂只是一個(gè)過(guò)程，保存并利用檔案才是最終目的[4]。將年鑒編纂工作常態(tài)化、制度化，會(huì)縮短檔案資料從單位部門(mén)轉(zhuǎn)到檔案科的時(shí)間，從而使上一年的重要檔案能夠迅速公布利用，顯著提高檔案的利用效率，充分發(fā)揮檔案的參考借鑒作用[2]。另外，檔案科編研檔案工作多停留在制度匯編、紀(jì)要匯編、大事記等方面，在一定程度上限制了檔案作用的發(fā)揮，建議進(jìn)一步挖掘年鑒檔案的利用形式。例如，可從年鑒檔案中抽取精華圖片和內(nèi)容，制作畫(huà)冊(cè)、音像等，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)等渠道進(jìn)行宣傳，或者在院重大活動(dòng)如院慶、農(nóng)交會(huì)上贈(zèng)送派發(fā)，進(jìn)一步提高院所的知名度。

4 ? ?參考文獻(xiàn)

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