高校研究生檔案現(xiàn)代化管理的探析

王孝凡

摘 要：隨著現(xiàn)代社會信息技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理逐漸由實體檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，尤其是高校學(xué)籍檔案。研究生檔案管理是各大高校檔案的重要組成部分，其現(xiàn)代化程度直接影響著研究生教育體系的形成和完善。隨著每年研究生入學(xué)人數(shù)的增加，傳統(tǒng)檔案管理模式已不能滿足高校需求。因此，檔案管理現(xiàn)代化勢在必行。

關(guān)鍵詞：高校研究生;檔案;現(xiàn)代化管理

研究生檔案是學(xué)籍檔案的一種，是研究生從入學(xué)到畢業(yè)形成的，集學(xué)習(xí)教育情況、思想政治情況、科研情況及獎懲情況于一體的文字材料，是一個人人事檔案的重要組成部分。目前，隨著社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步，以及各行各業(yè)的加速轉(zhuǎn)型升級，各個方面的人才需求量都急劇增加。從本科生到研究生，國家的招生規(guī)模都在逐年擴(kuò)大，大量研究生檔案出現(xiàn)在各大高校，檔案管理問題成為全國高校亟待解決的重大問題。

一、高校研究生檔案現(xiàn)代化管理的必要性

當(dāng)今時代是信息化時代，知識更新速度快，工作效率不斷提高。傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式已不再能適應(yīng)高速發(fā)展的社會。因此，更加便捷高效的人事檔案管理亟需實現(xiàn)。

我國現(xiàn)已進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，信息量巨大，研究生檔案管理的內(nèi)容需要在傳統(tǒng)模式下進(jìn)一步豐富和完善。在信息化時代，各行各業(yè)都已啟動無紙化辦公。檔案管理工作同樣如此，這樣能夠在原有的基礎(chǔ)上節(jié)約大量的人力、物力成本。同時促進(jìn)檔案管理平臺和載體的更新?lián)Q代。因此，在當(dāng)今時代，必須加快步伐建立能夠承載大量數(shù)據(jù)，并且調(diào)用方便的學(xué)籍檔案管理平臺。

凡事皆有利弊，在社會迅速發(fā)展的今天，信息安全成了大家討論的熱門話題。高效快速的檔案管理平臺資源能給我們帶來極大的便利。但是由于網(wǎng)絡(luò)滲透性極強，大量信息存在安全隱患，小到個人信息，大到國家機密，安全性必須得到有效保障。機密性是高校檔案管理的特點之一，這一點不會隨著時代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步而有任何變化。因此必須強化高校檔案管理平臺的安全指數(shù)，確保檔案所有者個人信息絕對安全。

二、高校研究生檔案管理的不足之處

（一）研究生檔案管理工作未有效利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段

隨著我國信息技術(shù)的飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)進(jìn)入云計算時代。高校研究生檔案管理模式也不再以傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件為主，開始逐漸向紙質(zhì)文件和電子文件并存的模式轉(zhuǎn)變。雖然當(dāng)前大部分高校已經(jīng)實現(xiàn)了局域網(wǎng)內(nèi)部管理，有了自己的校內(nèi)網(wǎng)。但是在互聯(lián)網(wǎng)利用率和信息交換方面仍然存在不足。比如網(wǎng)絡(luò)安全制度不健全、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)使用入門檻低、軟件使用不規(guī)范等問題，這些問題會直接影響高校研究生檔案的社會利用率。

（二）檔案管理理念相對落后

目前，仍有一些高校研究生檔案管理理念落后，與時代的發(fā)展不相匹配，沒有深刻理解信息化對檔案管理的重要性。許多高校仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)介質(zhì)來收集和保存學(xué)生檔案，這樣不僅需要巨大的存放空間，而且極易丟失。甚至?xí)虼娣挪划?dāng)而潮濕變質(zhì)。另外，這樣的紙質(zhì)檔案完全依賴人工操作，需要手動進(jìn)行信息錄入，這樣不僅會造成人力、物力的浪費，更使得檔案管理效率難以提高，而且是人皆有失誤，難以做到完全精準(zhǔn)。這樣不僅難以滿足當(dāng)今時代對高校學(xué)籍檔案管理的多樣化、個性化需求，更使得檔案本身的價值不能最大限度地發(fā)揮。

（三）高校檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

在實踐中許多從事檔案管理的人員都不是專業(yè)出身，主要憑借前輩的工作經(jīng)驗和自己粗淺的理解來開展檔案的收集和整理工作。而且大多數(shù)檔案管理人員并未意識到高校學(xué)籍檔案管理的重要性，其職業(yè)技能和保密意識都有待加強。另外，他們對檔案的借閱審查工作執(zhí)行不夠嚴(yán)密，難免出現(xiàn)疏漏。

（四）檔案管理手段缺乏創(chuàng)新意識

創(chuàng)新是人類社會發(fā)展的不竭動力，但是，現(xiàn)如今許多高校對研究生檔案管理的方法和措施不夠重視。傳統(tǒng)的檔案管理手段難以跟社會的快速發(fā)展相適應(yīng)，具體來說主要體現(xiàn)在三個方面。首先，很多高校檔案管理尚未實現(xiàn)信息化和智能化，管理機制缺乏創(chuàng)新，過多依賴人力操作，沒有制定科學(xué)、合理的研究生檔案管理規(guī)劃。管理體制、機制尚不健全，導(dǎo)致檔案管理的內(nèi)容滯后。在傳統(tǒng)的管理模式下，檔案的內(nèi)容和形式從一開始就已固定，不能及時隨著學(xué)生的學(xué)業(yè)進(jìn)步而進(jìn)行更新和補充，更不能全面反映檔案所有者的客觀真實情況。最后，研究生檔案管理信息化急需推進(jìn)。傳統(tǒng)檔案管理模式不僅浪費人力、物力，而且需要較大的存放空間，大量人事檔案堆積在一起非常不利于調(diào)閱使用和更新。

三、加快推進(jìn)高校研究生檔案管理的現(xiàn)代化

（一）創(chuàng)新研究生檔案管理理念

一方面要強化高校研究生檔案管理理念，充分認(rèn)識到檔案對個人發(fā)展以及學(xué)校管理的重要意義。另外，要從心里意識到檔案管理是一項專業(yè)性強、內(nèi)容復(fù)雜、意義重大的工作。各大高校領(lǐng)導(dǎo)干部要從思想上高度重視，安排專業(yè)化人才去從事這項工作，切忌將一些臨退休員工以及臨時工安置在檔案管理崗位，使檔案管理變成一項可有可無的工作。

另一方面要樹立信息化管理意識。新時代是一個信息化的時代，人工智能應(yīng)運而生，我們要用信息化的眼光去看待工作、開展工作。特別是對于學(xué)籍檔案管理來說，信息化顯得尤為重要。相關(guān)人員要創(chuàng)新思路、樹立信息化管理意識，用一些新型技術(shù)手段，推動傳統(tǒng)檔案管理模式革新。這樣不僅能充分保證高校研究生檔案管理的全面性、真實性、流動性和機密性，而且方便調(diào)閱，能夠使學(xué)生檔案的價值和功能得到充分發(fā)揮。

（二）培養(yǎng)專業(yè)化學(xué)籍檔案管理人才

一支專業(yè)能力強，綜合素質(zhì)過硬的團(tuán)隊，是檔案管理工作高效有序進(jìn)行的重要保障。一方面，高校在招聘和選派檔案管理人員是要注意專業(yè)化問題，盡量挑選檔案管理或者計算機與信息技術(shù)等專業(yè)的人才，建立一支綜合素質(zhì)高、專業(yè)能力強的檔案管理人才隊伍。另一方面，檔案管理人員要不斷加強自身學(xué)習(xí)，主動適應(yīng)新時代、新挑戰(zhàn)，不僅要加強理論知識的學(xué)習(xí)，而且要強化專業(yè)技能的實踐，不斷增強自身業(yè)務(wù)水平和競爭力，這樣能不斷推進(jìn)高校研究生檔案管理信息化發(fā)展，提高管理效率和質(zhì)量。

（三）搭建研究生檔案信息化管理平臺

要與時俱進(jìn)，盡快搭建智能化、信息化研究生檔案管理平臺。充分利用網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫等多種信息化產(chǎn)物，聘請專業(yè)化技術(shù)團(tuán)隊，建立科學(xué)、合理、高效、便捷的檔案管理平臺。使研究生檔案管理實現(xiàn)科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，這是創(chuàng)新檔案管理模式的根本途徑。綜合利用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，搭建的集存儲分類和調(diào)取等功能于一體的研究生檔案信息化管理平臺，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)雙向互動，而且便于及時更新，避免了傳統(tǒng)管理模式下對人力、物力、財力資源的浪費，不僅有利于有效節(jié)約時間和空間成本，而且能夠極大地提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

四、結(jié)語

綜上所述，高校研究生檔案是學(xué)校向社會輸送人才的重要紐帶。合理高效的研究生檔案管理模式能夠有效促進(jìn)學(xué)校檔案管理與時俱進(jìn)。高校檔案管理工作不能因循守舊，固守成規(guī)。要從工作實際出發(fā)，結(jié)合當(dāng)今時代特點，更新管理理念，創(chuàng)新工作模式，建立適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的信息化檔案管理平臺，使研究生檔案管理更加高效便捷，更好地服務(wù)于個人、學(xué)校和社會。

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