事業(yè)單位檔案管理中信息化管理的應(yīng)用分析

田超

摘要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，各行各業(yè)都開始廣泛地作用計(jì)算機(jī)技術(shù)。而目前我國(guó)對(duì)事業(yè)單位檔案管理提出更加高效快捷管理方式的需求，這就需要現(xiàn)代化信息管理技術(shù)的積極作用。本文從檔案管理的工作特性和需求結(jié)合目前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的主要問題和信息化管理的優(yōu)點(diǎn)探討了信息化管理在我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理工作的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：檔案管理 ? 事業(yè)單位 ? 信息化

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)高速發(fā)展，現(xiàn)在已經(jīng)步入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息化技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中都得到了廣泛應(yīng)用，在事業(yè)單位的檔案管理工作中也是如此，用信息化方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)辦公形式，能夠有效地提高檔案管理工作的辦公效率。信息化管理在檔案管理工作中的作用，需要事業(yè)單位檔案管理部門將檔案管理和信息化技術(shù)科學(xué)地結(jié)合起來，同時(shí)在檔案管理信息化建設(shè)中投入資金和技術(shù)人才加大研發(fā)力度，探尋更加優(yōu)化的信息化管理方式方法，從而提高事業(yè)單位的檔案管理工作整體效率，節(jié)省時(shí)間和人力成本，更加高效地為廣大人民群眾服務(wù)。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的特性

事業(yè)單位檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性工作，與此同時(shí)也是一項(xiàng)政治性工作。事業(yè)單位檔案管理工作需要遵守國(guó)家的相關(guān)政策方針，其中檔案信息的收集和處理都需要遵守具體的政策進(jìn)行工作，檔案管理工作人員要遵守原則牢記使命認(rèn)真完成工作。除此之外，事業(yè)單位檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，因?yàn)楣ぷ骶邆渥陨淼墓芾矸椒ê统绦颉Ｊ聵I(yè)單位的檔案信息記載了文化、教育等多個(gè)領(lǐng)域社會(huì)活動(dòng)的重要信息，這些檔案信息具有相當(dāng)重要的作用，能夠?yàn)閲?guó)家的增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力提供信息上的支持。另外，事業(yè)單位檔案管理工作的機(jī)密性決定了這是一項(xiàng)保密性工作，檔案中的個(gè)人隱私和學(xué)術(shù)相關(guān)、政治相關(guān)的內(nèi)容都是需要保密的。在保密的同時(shí)檔案管理工作也是一項(xiàng)具有服務(wù)性質(zhì)的工作，工作基本的內(nèi)容就是服務(wù)大眾。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的需求

（一）維護(hù)檔案的真實(shí)完整

檔案管理工作是保障事業(yè)單位展開其他一系列工作的基礎(chǔ)，檔案的真實(shí)度和完整度對(duì)于檔案管理工作來說有著重要的價(jià)值，因此檔案管理工作人員需要主動(dòng)積極地工作，維護(hù)檔案信息的真實(shí)完整，為了事業(yè)單位各部門的正常運(yùn)轉(zhuǎn)做好基礎(chǔ)。

（二）具有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)

由于事業(yè)單位檔案管理工作的服務(wù)性質(zhì)，對(duì)工作人員在服務(wù)意識(shí)方面要求較高，要求檔案管理工作人員堅(jiān)持全心全意為人民服務(wù)的理念，積極主動(dòng)地為群眾提供高質(zhì)量的服務(wù)，為事業(yè)單位的服務(wù)水平也帶來一定程度的提高。

（三）嚴(yán)格遵守保密制度

由于事業(yè)單位檔案信息中包含個(gè)人隱私信息和機(jī)密信息，需要嚴(yán)格保密，因此要求事業(yè)單位檔案管理人員嚴(yán)格地遵守檔案相關(guān)的保密制度，保護(hù)檔案信息的安全。

三、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）信息化建設(shè)技術(shù)人員與資金存在不足

隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，信息流通的速度也越來越快，現(xiàn)在已經(jīng)步入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，建設(shè)事業(yè)單位檔案的信息化管理已經(jīng)成為了必然需求。 由于我國(guó)的檔案信息數(shù)量巨大，對(duì)設(shè)備和系統(tǒng)的要求較高，這也意味著對(duì)資金的要求是非常大的，同時(shí)目前事業(yè)單位的工作人員在數(shù)量和技術(shù)上不能滿足信息化建設(shè)需要的水平，也是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)道路上存在的問題。

（二）檔案管理人員素養(yǎng)存在提升空間

隨著檔案管理工作的深入開展，對(duì)事業(yè)單位工作人員的整體素養(yǎng)要求越來越高，目前存在著以下不足之處：第一，工作人員在專業(yè)知識(shí)上水平不高，計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平偏低;第二，部分事業(yè)單位檔案管理人員在工作態(tài)度消極，服務(wù)意識(shí)需要進(jìn)一步加強(qiáng);第三，當(dāng)前檔案管理工作缺乏創(chuàng)新優(yōu)化意識(shí)，當(dāng)前工作中信息化管理還未覆蓋全國(guó)且存在很大的優(yōu)化空間，還需要事業(yè)單位檔案管理人員做出很大的努力。

（三）信息化管理升級(jí)速度緩慢

目前，我國(guó)事業(yè)單位已經(jīng)建立了較為完整的檔案管理信息系統(tǒng)，但是在實(shí)際工作中利用深度不高，僅作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工具存在，未獲得工作人員的高度重視，因此事業(yè)單位中檔案管理信息化系統(tǒng)更新速度較為緩慢，對(duì)于事業(yè)單位的工作有一定的消極影響。

四、事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

（一）便于工作人員儲(chǔ)存

傳統(tǒng)檔案管理的保存通常以紙質(zhì)檔形式存儲(chǔ)，采取人工錄入的方式保管檔案，如果保存方式紙質(zhì)不當(dāng)或工作人員有疏忽，紙質(zhì)檔案很容易出現(xiàn)磨損、受潮、泛黃等現(xiàn)象造成信息丟失，這給檔案管理工作會(huì)帶來很大的阻礙。如果能夠采用信息化管理技術(shù)將檔案信息存儲(chǔ)在磁盤中，從根本上改變傳統(tǒng)錄入方式，一方面減輕了檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)，另一方面也降低了檔案受環(huán)境影響的幾率，容易實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久保存。

（二）提高檔案整理工作效率

事業(yè)單位檔案管理的文件數(shù)量龐大，使用傳統(tǒng)方法進(jìn)行管理的程序較為繁瑣，導(dǎo)致檔案的整理效率較低，而如果運(yùn)用信息化管理方法錄入檔案信息，就能節(jié)省檔案管理人員錄入檔案信息的時(shí)間，大幅度提高工作效率，也能推動(dòng)事業(yè)單位的工作高效率建設(shè)。

（三）便于使用和查詢信息

事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)用信息化管理的一個(gè)要點(diǎn)就是提高現(xiàn)有資源的利用率，簡(jiǎn)化當(dāng)前的檔案信息查詢和使用流程。傳統(tǒng)的檔案管理中，查詢和使用的效率很低，如果能夠在工作中正確應(yīng)用信息化管理，有效地展開檔案管理工作實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，事業(yè)單位檔案管理工作效率定會(huì)提升一個(gè)層次。

五、事業(yè)單位檔案管理的信息化管理策略

（一）加大在信息化技術(shù)研究開發(fā)的投資力度

信息化時(shí)代的各項(xiàng)工作都離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作信息化的技術(shù)處在不斷的發(fā)展之中，因此為了不斷提高管理工作的安全和效率，事業(yè)單位要加大在信息化技術(shù)研究開發(fā)方面的投資力度，積極引進(jìn)新技術(shù)和新人才，加強(qiáng)檔案管理工作的信息化程度。事業(yè)單位檔案信息實(shí)現(xiàn)信息化管理，具有高效、便捷、節(jié)省人力物力的優(yōu)點(diǎn)，為事業(yè)單位以及廣大人民群眾都提供了更加全面、便捷的信息服務(wù)，當(dāng)然也存在提升的空間，所以要不斷的提升檔案管理信息化建設(shè)，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上不斷進(jìn)步。

（二）加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)

對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使工作人員的知識(shí)得到更新，計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)得到提高，同時(shí)也能調(diào)動(dòng)他們的積極性，在工作中能夠舉一反三。事業(yè)單位的管理模式在一定程度上使工作人員的思維方式有了局限性，缺乏對(duì)新事物的求知欲，使得檔案管理工作缺乏創(chuàng)新性，而對(duì)工作人員的培訓(xùn)能從根本上解決問題，因?yàn)閷I(yè)知識(shí)和技能是工作人員的基本工具，工具得到了升級(jí)，自然就能開發(fā)出新的工作方法。引入新技術(shù)人才，也是對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的一種優(yōu)化，能夠有效提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)，其他工作人員也能從中學(xué)到新技術(shù)，從而提高工作效率，

（三）建立健全的信息化管理機(jī)制

事業(yè)單位檔案管理部門要確保檔案管理工作人員對(duì)信息化管理有正確的認(rèn)知，關(guān)注新技術(shù)的發(fā)展并且運(yùn)用在實(shí)際工作中，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作的檢查和監(jiān)督。事業(yè)單位檔案管理工作的機(jī)密性較強(qiáng)，為了確保檔案管理工作的進(jìn)行，相關(guān)部門及人員要加強(qiáng)管理制度的建設(shè)，找出問題并完善現(xiàn)有的考核制度，同時(shí)要定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行工作上的評(píng)估和考核，規(guī)范相關(guān)的行為和流程，促進(jìn)檔案管理工作的程序化建設(shè)。

（四）增強(qiáng)工作人員的安全意識(shí)

信息化技術(shù)在為事業(yè)單位提供高效便利管理的同時(shí)，其實(shí)也存在風(fēng)險(xiǎn)，為防范不安全事件的發(fā)生，檔案管理工作人員必須要具備安全意識(shí)，做好良好的防護(hù)措施。防護(hù)的需要要求了事業(yè)單位檔案管理工作人員必須熟練掌握信息化管理網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作，以防造成檔案流失和泄露，一旦發(fā)生這種情況，將會(huì)造成不了挽回的損失。因此事業(yè)單位檔案管理部門一定要加強(qiáng)對(duì)工作人員安全意識(shí)的建設(shè)工作，在電子檔案信息操作過程中，牢記操作步驟和問題解決措施，嚴(yán)格做好信息化檔案管理工作。

六、結(jié)語

總而言之，在當(dāng)今的社會(huì)背景下，在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用信息化管理是必然的措施，檔案管理的信息化建設(shè)能夠提高檔案信息的儲(chǔ)存、整理和查詢效率，因此能夠使檔案管理工作更加高效而便捷，也能夠有效提高事業(yè)單位的服務(wù)工作。因此事業(yè)單位要加大信息化技術(shù)研究開發(fā)的投資力度，加大對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)和技術(shù)人才引進(jìn)力度，同時(shí)建立健全信息化管理機(jī)制，增強(qiáng)工作人員的安全意識(shí)，切實(shí)提高事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展和進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊鑫.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展的探討[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013，（03）：290-290.

[2]馬昌燕.信息倫理視角下的檔案信息化建設(shè)思考[J].人才資源開發(fā)，2016，（24）.

[3]孫航.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性及意義解讀[J].才智，2016，（07）.

[4]鹿曉玲.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2016，（22）.

[5]張桂麗.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題[J].活力，2012，（23）.

（作者單位：內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)附屬人民醫(yī)院）