淺談當前教育人事檔案管理工作面臨的問題及應對

張帆

摘要：隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展和社會的不斷進步，相關的教育事業(yè)單位的人員也有很大的變動，若想保證人事檔案的完整，就要求相關的教育事業(yè)單位做好檔案的信息化管理工作。但是，目前我國在教育人事檔案管理中還存在著很多問題，導致人事檔案管理工作沒有辦法順利的進行，所以，本文針對于當前教育人事檔案管理工作中所存在的問題進行分析，并且對此制定出相應的解決措施，以此來使教育人事檔案管理的信息化建設可以順利的進行。

關鍵詞：教育人事 ? 檔案管理 ? 問題 ? 對策

教育人事檔案中包含著教育人才的個人履歷與個人獎懲情況，同時也完整地記錄了教育人才的各個方面信息。確保教育人事檔案管理的系統(tǒng)性和科學性，才能夠保證教育人才分配合理。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，推動了社會各行業(yè)各領域的進步和變革，由于時代的發(fā)展，工作方法的變化，傳統(tǒng)的教育人事檔案管理方法不能適應時代潮流，因此，對教育人事檔案管理工作提出了更高的要求，提高教育人事檔案管理效率。人事檔案管理沒有高的管理水平，會在一定程度上影響教育事業(yè)單位的工作效率。本文主要圍繞教育人事檔案管理工作展開討論，首先分析出在檔案管理中存在的問題，并根據(jù)這些問題提出有效的解決辦法，從而提升教育人事檔案管理的工作效率。

一、當前教育人事檔案管理中所存在的問題

（一）教育人事檔案的管理方式比較落后、信息化認知不足

人事檔案管理工作隨著時代的發(fā)展，開始進入管理信息化階段，然而，仍有部分教育事業(yè)單位還在使用傳統(tǒng)的管理方式和制度，致使檔案管理的工作不到位。隨著社會的發(fā)展和進步，在管理檔案的工作中出現(xiàn)了一些問題。電子檔案的應用，使人事檔案管理工作變得更加復雜，同時要求著檔案管理有更高的制度和技術。在當前，我國教育單位信息檔案的總體管理水平仍然遠低于一些發(fā)達國家，這主要是由于一些教育單位沒有注意檔案管理工作的重要性，對人事檔案管理信息化重要性的認知度不夠，同時缺乏支持檔案管理的工作系統(tǒng)，導致檔案管理工作變得更為復雜，致使管理工作的效率低下。

（二）教育人事檔案信息化、科技化建設緩慢

近幾年，我國教育事業(yè)單位的人事檔案管理信息化、科技化、數(shù)字化的建設腳步較慢，很多教育事業(yè)單位并沒有深刻認識到建設信息化人事檔案管理系統(tǒng)的重要性，在檔案管理上投入較少的資金，這樣的情況下，就會沒有配備齊全人事檔案管理相應，制約了檔案查詢以及檢索工作的準確性和效率。此外，只進行簡單的規(guī)劃，不完善的配套設施，會對人事檔案管理信息化的操作性、實用性和可靠性造成一定的影響。人事檔案管理工作已經(jīng)開始使用信息化技術，但大部分管理人員對教育人事檔案信息管理工作的重視程度不夠，且大部分人事檔案管理人員專業(yè)性不強，缺乏理論知識，此外，由于教育事業(yè)單位對人事檔案管理工作投入資金較少，導致人事檔案管理信息化建設受到影響，難以進行。

此外，科學技術作為教育人事檔案信息化建設的前提基礎，較發(fā)達國家相比仍處于比較落后的時期，工作效率較低因此，教育人事檔案信息化建設工作效率較低?？茖W技術水平落后，對教育人事檔案信息化建設起到直接影響。雖然大多數(shù)教育事業(yè)單位正在積極完善人事檔案信息系統(tǒng)的建設，但由于技術人員水平不過關，在實際數(shù)據(jù)維護和管理是仍會出現(xiàn)問題，阻礙了人事檔案管理信息化建設。

（三）教育人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)不足

隨著我國科技的迅速發(fā)展，先進的設備和技術越來越多地引入到教育事業(yè)單位的檔案管理中，但由于這些設備和技術沒有得到適當利用，教育事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化程度目前仍然存在較大問題。目前，檔案管理的目標和科學管理手段的選擇性和隨機性更大，同時缺乏考慮到現(xiàn)實情況的標準化檔案管理模式，導致檔案管理的目標和科學管理手段在很大程度上取決于檔案管理的質(zhì)量，致使檔案管理的工作水平較低。目前，許多檔案管理人員在業(yè)務和管理能力方面無法滿足檔案管理的基本需要，特別是一些市鎮(zhèn)教育事業(yè)單位的教育檔案管理人員，這些檔案管理人員專業(yè)水平相對較低，而且在檔案管理方面的專業(yè)能力較低。并且，由于多數(shù)教育事業(yè)單位并未認識到人事檔案管理工作的重要性，相應的人事檔案管理人員的檔案管理水平和專業(yè)素質(zhì)不高，人事檔案管理工作人員不重視檔案管理的重要性，檔案管理的工作人員能力有限，即使檔案管理人員對檔案管理的質(zhì)量要求相對較高，但檔案管理人員的能力相對較為薄弱，工作人員的管理培訓沒有得到有效實施，使工作人員的工作水平和技術能力大大降低，無法對檔案管理的總體質(zhì)量進行管理。

二、強化教育事業(yè)單位人事檔案管理的對策

（一）提高對人事檔案信息化建設的重視程度，強化檔案管理工作

教育人事檔案管理信息化建設不但是應時之策也符合我國城市教育人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢，所以，教育事業(yè)單位必須重視人事檔案信息化數(shù)字化建設工作，加大對信息化建設的資金和人力投入，為教育人事檔案管理的信息化建設提供技術支持，創(chuàng)造出一個適合教育人事檔案管理信息化建設的網(wǎng)絡環(huán)境，促進其更好地發(fā)展，此外，還應引進新型信息化技術，取長補短，提高技術水平，引進先進設備，把人事檔案管理信息化建設所需的軟硬件配備齊全，既要滿足工作所需，又要最大限度的節(jié)約成本，避免資金浪費，進一步完善人事檔案管理信息化建設。

（二）增強檔案數(shù)字化管理的安全意識

隨著計算機的廣泛應用，數(shù)字化信息技術為檔案管理提供了一種有效和迅速的管理方式。但在使用計算機的過程中也存在一定的缺點，例如計算機使用時會產(chǎn)生一定的安全風險等。目前，在教育事業(yè)單位檔案管理工作開展的過程中，這一些教育單位缺乏安全意識，在檔案數(shù)字化管理的過程中，各種檔案的資料丟失以及個人資料泄漏等會造成無法彌補的損失。此外，儲存電子檔案的最新版本不兼容以及不合法等會導致材料無人保管后被大量銷毀。檔案保管長期以來一直是檔案管理中的一個重要問題，但并未得到教育事業(yè)單位的注意，這往往導致檔案管理工作無法正常進行。根據(jù)對檔案保密程度的嚴格定義，對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)編碼，以確保正確處理檔案的保密性，同時拒絕接受用戶的請求，從而確保數(shù)據(jù)庫中的所有數(shù)據(jù)都能以保密的方式處理。

（三）建立健全的檔案管理制度

對人事檔案信息管理的重要作用進行充分發(fā)揮，首先要進行科學、全面管理制度的建立，這一制度的建立，不僅能約束和監(jiān)管管理人員責任意識和專業(yè)素質(zhì)，另還可以保障人事檔案信息維護的完整性以及保密性。在信息化、數(shù)字化的大時代背景下，還要對人事檔案管理的規(guī)范以及相關配套制度和標準進行補充制定。教育人事檔案的管理流程標準化，應該從教育事業(yè)單位人員入職就進行管理，實時跟進，同期計劃、檢查以及補充，最后按時上傳。對人事檔案資料時效性、完整性以及延續(xù)性做出保障。

目前，我國大多數(shù)教育事業(yè)單位沒有一個完善的檔案管理系統(tǒng)來提高檔案管理的質(zhì)量，這就需要建立一個完善的科學檔案管理系統(tǒng)，并制定嚴格的檔案管理工作流程標準。因此，各教育事業(yè)單位應根據(jù)自身的實際情況，建立一個科學的檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)包括收集、組織、運作、編目、定位等方面的信息。同時，應當配備多名工作人員對該系統(tǒng)進行操作并且負責管理檔案以促進人事檔案管理工作的順利進行，同時確保檔案的檢索方便和安全保管。隨著我國對于教育事業(yè)單位人事檔案管理工作的重視度提高，目前，我國對于檔案管理工作正在逐步的探索和改進，并采取有效措施確保規(guī)定的制定以及確保檔案管理的及時性，在提高檔案管理質(zhì)量的同時，保證檔案管理的數(shù)字化建設不斷發(fā)展。

（四）提高教育人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為了提升人事檔案管理工作的效率，教育事業(yè)單位對管理人員進行專業(yè)上培訓，將管理人員的專業(yè)能力提升，對建設教育人事檔案管理重要性以及必要性有更深刻的認識，從而順利有效的開展管理檔案工作。教育事業(yè)單位可以定期的對檔案管理人員的管理相關技能進行培訓，使員工學習到更多的管理知識，學習新的管理方法和手段，增強員工的檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)，不止要注重理論知識的教學，還要加強員工的實踐能力，對其業(yè)務知識進行普及，做好收集、存檔資料等各項管理工作，將工作中會出現(xiàn)的失誤減少，員工因此可以加強自身專業(yè)素養(yǎng)以及職業(yè)道德水平，根據(jù)工作的要求，將自身的不足之處加以改進，對相關規(guī)章制度嚴格遵守，在一定程度上將檔案管理工作水平提高。

三、結(jié)語

綜上所述，在新的時代背景下，我國經(jīng)濟和社會不斷發(fā)展的同時，教育事業(yè)單位的人事檔案管理工作也應與時俱進，根據(jù)教育行業(yè)具有的特殊性，教育事業(yè)單位要深刻認識到建設人事檔案信息化的重要性，推動建設人事檔案的管理信息化模式進行優(yōu)化完善，將檔案管理相關專業(yè)水平提升，在網(wǎng)絡信息化的時代下，進一步完善教育人事檔案管理信息化建設的發(fā)展。

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（作者單位：遼陽市教育發(fā)展服務中心）