新西蘭國(guó)家檔案館網(wǎng)站數(shù)字檔案信息提供利用研究及其啟示

邵英瑩

摘? 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與管理理念的不斷創(chuàng)新，檔案信息提供利用的方式也出現(xiàn)新的亮點(diǎn)。本文基于新西蘭國(guó)家檔案館網(wǎng)站中網(wǎng)上展覽和信息供給兩個(gè)方面的具體內(nèi)容，分析其在信息提供利用方面的特點(diǎn)，并據(jù)此提出對(duì)我國(guó)檔案網(wǎng)站數(shù)字檔案信息提供利用的啟示。

關(guān)鍵詞：新西蘭;數(shù)字檔案;提供利用

本文從新西蘭國(guó)家檔案館網(wǎng)站內(nèi)網(wǎng)上展覽和檔案供給服務(wù)出發(fā)，分析其特點(diǎn)及對(duì)我國(guó)數(shù)字檔案信息網(wǎng)上展覽與供給的啟示。

1 新西蘭國(guó)家檔案館網(wǎng)站檔案提供利用概述

1.1 新西蘭國(guó)家檔案館網(wǎng)站網(wǎng)上展覽概述。新西蘭“展覽與事件”（Exhibitions &Events）板塊內(nèi)包含多個(gè)專題的檔案網(wǎng)上展覽，內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化和社會(huì)等多個(gè)方面。以其中“婦女的選舉申訴”這一網(wǎng)上展覽為例，展覽大體分為展覽簡(jiǎn)介與在線觀看兩個(gè)部分。

“關(guān)于展覽”是對(duì)這一網(wǎng)上展覽的簡(jiǎn)單介紹，內(nèi)容卻包含豐富的信息。首先，簡(jiǎn)介中介紹新西蘭婦女擁有選舉權(quán)過(guò)程中具有重要?dú)v史意義的檔案只有兩份得以保存在新西蘭國(guó)家檔案館。其次介紹新西蘭國(guó)家檔案館網(wǎng)上永久展出鏈接，即He Tohu，這一鏈接內(nèi)含三份憲法文件展覽并且時(shí)間是永久性的，這一舉措有利于長(zhǎng)期方便游覽者游覽，也有利于長(zhǎng)期向世界展示新西蘭國(guó)家歷史，發(fā)揮檔案的社會(huì)價(jià)值。然后是介紹“女性選舉權(quán)申請(qǐng)數(shù)據(jù)庫(kù)”這一鏈接，這是在1893年，新西蘭國(guó)內(nèi)25519位民眾簽署了幸存的女性選舉請(qǐng)?jiān)笗?，因此建立這一數(shù)據(jù)庫(kù)向民眾收集這些簽名人的個(gè)人情況。在這部分，官方還附上了登記信息指南文件鏈接，方便利用者查看及利用。

“在線觀看”是對(duì)具體檔案信息的展出。其中重要的檔案信息就是1893年請(qǐng)?jiān)笗鴻n案圖片以及以視頻、圖片、文字等形式展出的關(guān)于請(qǐng)?jiān)概赃x舉權(quán)及最終呈現(xiàn)給議會(huì)的過(guò)程細(xì)節(jié)。

1.2 新西蘭國(guó)家檔案館網(wǎng)站信息供給概述。在新西蘭國(guó)家檔案館網(wǎng)站中，數(shù)字檔案信息呈現(xiàn)出數(shù)量大且內(nèi)容豐富的特征。在檔案信息供給方面，大量經(jīng)整理與開發(fā)的檔案信息提供給網(wǎng)站訪問(wèn)者。

資源與學(xué)習(xí)是新西蘭國(guó)家檔案館內(nèi)提供訪問(wèn)指南、外部資源以及在線檢索檔案信息的板塊。板塊共有六個(gè)部分，有四個(gè)部分介紹了新西蘭國(guó)內(nèi)四個(gè)分館的館藏情況，不同地區(qū)檔案館根據(jù)本館情況對(duì)本館館藏做目錄梳理，以?shī)W克蘭分館為例，內(nèi)容包括破產(chǎn)記錄、公民身份記錄、遺囑文件、慈善援助等11類檔案信息，每一種類點(diǎn)開后都會(huì)有相應(yīng)的文檔，說(shuō)明奧克蘭館藏檔案的具體條目以及借閱指南等。其中一部分是外部資源鏈接，即除了新西蘭國(guó)家檔案館網(wǎng)站以外，其他可能存有利用者需要的信息，包含各類圖書館、新西蘭系譜學(xué)家協(xié)會(huì)網(wǎng)站、新西蘭國(guó)防軍人事檔案館、坎特伯雷博物館等，這是對(duì)外部資源數(shù)據(jù)的集中展示。最后一個(gè)部分是在線搜索板塊，即Archway，這是新西蘭國(guó)家檔案館檔案管理系統(tǒng)，作為基于網(wǎng)絡(luò)的輔助利用者獲取新西蘭國(guó)家檔案館館藏檔案。它包含超過(guò)150萬(wàn)份檔案，雖然系統(tǒng)提供的信息并不是檔案全文，但這樣的在線檢索系統(tǒng)能夠相對(duì)完整地提供關(guān)鍵信息，并指示檔案利用者正確的查詢地點(diǎn)和查詢方式。

“我們有什么”板塊展示了新西蘭國(guó)家檔案館內(nèi)部館藏和提供給國(guó)家的開放數(shù)據(jù)。在此板塊中可以看到，新西蘭國(guó)家檔案館館藏超過(guò)600萬(wàn)份檔案，涉及新西蘭生活的每個(gè)方面以及新西蘭人的個(gè)人生活，經(jīng)歷了漫長(zhǎng)的時(shí)間、形式多種多樣。另外一個(gè)重要的信息就是數(shù)據(jù)開放部分。2009年，新西蘭創(chuàng)建數(shù)據(jù)開放網(wǎng)站，公開提供非個(gè)人的政府?dāng)?shù)據(jù)集目錄，市政府與公眾之間的雙向溝通平臺(tái)。截至目前，新西蘭國(guó)家檔案館向其開放了四個(gè)數(shù)據(jù)集，在本網(wǎng)站內(nèi)，也可以直接查詢、利用。

2 新西蘭國(guó)家檔案館網(wǎng)站檔案提供利用特點(diǎn)分析

2.1 渠道多方整合。新西蘭國(guó)家檔案館網(wǎng)站的內(nèi)容數(shù)量相比較館藏總數(shù)來(lái)說(shuō)只有25%，具體內(nèi)容也不是涵蓋所有的檔案全文，但在訪問(wèn)中可以發(fā)現(xiàn)，這些檔案信息并不是惠靈頓總館的一館之藏，而是包含了奧克蘭、克賴斯特徹奇和達(dá)尼丁三個(gè)分館，共四個(gè)檔案館的部分館藏。并且這些檔案信息的提供利用，并不是簡(jiǎn)單的介紹檔案館情況和檔案館鏈接，而是將館藏內(nèi)容詳細(xì)清楚地列出目錄和檔案館聯(lián)系方式，將分布在不同地區(qū)的檔案信息在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上進(jìn)行目錄整合，以真正地方便檔案利用者。

在訪問(wèn)檔案館網(wǎng)站時(shí)可以看到，新西蘭國(guó)家檔案館網(wǎng)站內(nèi)除了館藏檔案提供利用外，還附有大量其他網(wǎng)站鏈接。在每一個(gè)網(wǎng)上展覽和檔案信息供給的內(nèi)容中，哪怕只是簡(jiǎn)單介紹，只要涉及除檔案館外的其他任何組織機(jī)構(gòu)，都會(huì)附上相應(yīng)鏈接。這看似隨手的舉動(dòng)，實(shí)際上是方便了檔案利用者，并且反復(fù)宣傳其他組織機(jī)構(gòu)的網(wǎng)站。這一方式無(wú)形中將新西蘭國(guó)內(nèi)能夠提供檔案記錄的網(wǎng)站整合在一起，這種網(wǎng)站的整合效果遠(yuǎn)遠(yuǎn)好于將檔案資源進(jìn)行簡(jiǎn)單整合。在這一情況下，每個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)的檔案信息具有專門性，數(shù)量相比較全部來(lái)說(shuō)更容易管理、開發(fā)和提供利用，但利用網(wǎng)站互相鏈接的方式，又將有關(guān)系的檔案信息連接在一起，使檔案利用者能夠快速鎖定需要的檔案信息。 [1]

2.2 內(nèi)容重點(diǎn)突出。在新西蘭國(guó)家檔案館網(wǎng)站內(nèi)，網(wǎng)上展覽的專題很多，但在逐個(gè)查看時(shí)可以看到，有些展覽既出現(xiàn)在“展覽與活動(dòng)”中，又有時(shí)會(huì)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到“我們有什么”中。通常這樣的展覽在“展覽與活動(dòng)”中展示的只是簡(jiǎn)介，而主體內(nèi)容則在“我們有什么”中，也就是說(shuō)，展覽是為了吸引利用者觀看、查詢，在深入觀看過(guò)程中則可以發(fā)現(xiàn)更多的檔案信息。

除了檔案信息本身，新西蘭國(guó)家檔案館網(wǎng)站內(nèi)部多次提及He Tohu這一永久性的展覽網(wǎng)站，其展示新西蘭國(guó)內(nèi)三個(gè)最具標(biāo)志性的憲法文件檔案，在這里，可以體驗(yàn)最先進(jìn)的保護(hù)方式，享受與檔案的互動(dòng)，發(fā)現(xiàn)個(gè)人與國(guó)家的聯(lián)系。同時(shí)被反復(fù)提及的還有Archway這一在線檢索系統(tǒng)。包含大量信息的在線檢索系統(tǒng)成為網(wǎng)站內(nèi)另一特色。

2.3 效果一舉兩得。在大量的外部鏈接資源和反復(fù)突出重點(diǎn)的方式下，新西蘭國(guó)家檔案館網(wǎng)站及其政府獲得的效果也不僅僅在于發(fā)揮檔案價(jià)值。以網(wǎng)上展覽中“婦女的選舉權(quán)申訴”為例，在展覽介紹中，檔案館貼出了新西蘭另一歷史網(wǎng)站上的“女性選舉權(quán)申請(qǐng)數(shù)據(jù)庫(kù)”，該數(shù)據(jù)庫(kù)是1893年提交至議會(huì)的請(qǐng)?jiān)笗暾?qǐng)者的個(gè)人信息，包含著大約24000名21歲以上女性的名字和地址，而實(shí)際上，最初的信息僅僅是一紙文件，目前已發(fā)展成為一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)。展覽通過(guò)展示民眾關(guān)心的國(guó)家大事而激起民眾的參與熱情，積極提供自己知道的相關(guān)信息，同時(shí)配合官方進(jìn)行積極、高效的收集與整理，這不僅豐富了新西蘭國(guó)家檔案館館藏內(nèi)容，還協(xié)助政府完成了信息收集工作。

在檔案開放方面，在任何國(guó)家的任何檔案館都存在檔案開放不及時(shí)、不全面問(wèn)題，開放檔案范圍規(guī)定與責(zé)任承擔(dān)成為重點(diǎn)探討的問(wèn)題。新西蘭國(guó)家檔案館在新西蘭政府?dāng)?shù)據(jù)開放工作中開放了四個(gè)數(shù)據(jù)集，分別是檔案館機(jī)構(gòu)條目、檔案館歸檔登記表、新西蘭國(guó)防軍人事檔案清單以及1893年婦女選舉權(quán)請(qǐng)?jiān)笖?shù)據(jù)集。雖然新西蘭國(guó)家檔案館參與數(shù)據(jù)開放的數(shù)據(jù)集數(shù)量較少，但在頁(yè)面還有顯示，“如果您對(duì)尚未發(fā)布的特定數(shù)據(jù)集感興趣，請(qǐng)使用 data.govt.nz上的數(shù)據(jù)集請(qǐng)求頁(yè)面。一旦您的請(qǐng)求被開放數(shù)據(jù)小組收到，代理機(jī)構(gòu)將收到您的請(qǐng)求通知。如果數(shù)據(jù)集能夠被開放，您則會(huì)在data.govt.nz上將其添加到存儲(chǔ)庫(kù)時(shí)收到通知”?？梢钥闯?，檔案館在開放檔案信息集的同時(shí)注意收集民眾對(duì)檔案館和政府的數(shù)據(jù)開放需求，鼓勵(lì)民眾申請(qǐng)開放自身需要利用的檔案信息，檔案館和政府再根據(jù)需求判斷是否可以開放。

3 新西蘭國(guó)家檔案館網(wǎng)站數(shù)字檔案信息提供利用的啟示

3.1 改變資源整合對(duì)象。在檔案信息爆炸的今天，資源整合對(duì)象不再僅僅是資源本身，還可以選擇對(duì)資源所在的渠道進(jìn)行整合。在我國(guó)國(guó)家檔案局網(wǎng)站中可以看到，在首頁(yè)下方，有對(duì)國(guó)內(nèi)檔案網(wǎng)站、國(guó)際檔案網(wǎng)站等多個(gè)網(wǎng)站鏈接，涵蓋了國(guó)家檔案網(wǎng)站相關(guān)的各級(jí)各類網(wǎng)站，但點(diǎn)擊網(wǎng)站的鏈接也僅僅是首頁(yè)。換言之，如果利用者想直接進(jìn)入需要的界面，那就還需要逐個(gè)板塊尋找，這對(duì)利用者來(lái)說(shuō)就很不快捷方便了。對(duì)檔案信息的精確資源渠道的整合是檔案網(wǎng)站資源整合的新方式，是檔案部門提供人性化檔案利用服務(wù)的重要體現(xiàn)。

3.2 重點(diǎn)內(nèi)容重點(diǎn)突出。分析新西蘭國(guó)家檔案館網(wǎng)站不難發(fā)現(xiàn)，網(wǎng)站管理者會(huì)將重要的檔案信息與希望引起訪問(wèn)者注意的信息放在網(wǎng)站首頁(yè)，同時(shí)，還會(huì)在多方面反復(fù)提及和呈現(xiàn)，這樣主動(dòng)將重點(diǎn)內(nèi)容呈獻(xiàn)給檔案利用者的方式必然帶動(dòng)檔案的利用。新西蘭國(guó)家檔案館網(wǎng)站的重復(fù)與“啰嗦”，是反復(fù)地將具有價(jià)值的檔案信息傳達(dá)給網(wǎng)站訪問(wèn)者。對(duì)于我們而言，將珍貴內(nèi)容中的重點(diǎn)內(nèi)容重點(diǎn)凸顯，才能吸引參觀者的關(guān)注，從而閱覽更多有價(jià)值的檔案。

3.3 完善“檔案局”定位。新西蘭國(guó)家檔案館在實(shí)際工作中，不僅履行國(guó)家檔案管理工作，還在資源支持和政府工作中積極配合，協(xié)助國(guó)家收集民眾的檔案利用需求，為國(guó)家數(shù)據(jù)開放提供檔案資源利用，積極收集國(guó)家重要檔案信息等。目前在我國(guó)，綜合檔案館中傳統(tǒng)局（館）合一的局面出現(xiàn)變化，檔案局的行政管理職責(zé)逐漸從檔案館剝離。在這種情況下，即使“檔案局”的“招牌”逐漸消失，檔案行政管理職能仍舊是政府職能的重要組成部分。2016年，《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確指出：“建立開放檔案信息資源社會(huì)化共享服務(wù)平臺(tái)，制定檔案數(shù)據(jù)開放計(jì)劃，落實(shí)數(shù)據(jù)開放與維護(hù)的責(zé)任;優(yōu)先推動(dòng)與民生保障服務(wù)相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)開放?！盵2]因此，履行檔案行政管理職能的相關(guān)部門與人員，也應(yīng)完善自我定位，從國(guó)家出發(fā)，從民眾出發(fā)，從檔案利用者的角度出發(fā)，積極收集反饋信息，開發(fā)、提供利用相應(yīng)檔案信息，發(fā)揮檔案價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙麗.新西蘭國(guó)家數(shù)字檔案館策略及啟示[J].浙江檔案， 2013，（05）：18-20.

[2]全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要[J].中國(guó)檔案，2016，（05）：14-17.

（作者單位：河北大學(xué)管理學(xué)院? ?來(lái)稿日期：2019-07-24）