黃彝仲的檔案分類思想研究

肖秋會 劉子辰

摘? 要：本文分析了黃彝仲于1941年撰寫的文華圖專畢業(yè)論文《編制檔案分類表之研究》，對其所提出的檔案分類原則、檔案分類表的體系結(jié)構(gòu)、類號與類名的編制等進(jìn)行了系統(tǒng)研究，總結(jié)了其檔案分類思想及方法。

關(guān)鍵詞：黃彝仲;檔案分類;文華圖專

Abstract： This paper analyzes Huang Yizhong's graduation thesis Research on Compilation of Archives Classification Table in Boone Library School in 1941. It systematically studies the principles of archives classification， the system structure of archives classification table， the compilation of class numbers and class names， and summarizes his ideas and methods of archives classification.

Keywords： Huang Yizhong， Classification of Archives， Boone Library School

19世紀(jì)末至20世紀(jì)30年代，中國社會經(jīng)歷了數(shù)次政治上的變革，從清末的維新變法到辛亥革命及中華民國成立直至1928年國民政府成立，社會制度和政治體制發(fā)生了急劇的變化，但是政府行政未能與之相適應(yīng)，行政制度因循守舊，奉行“人治”而疏于“法制”，行政效率低下。其中，作為行政管理核心要素之一的文檔管理帶有明顯的“卷閥”殘余，他們師徒相授、世代相襲，把持、操控文件的分類和保管，由于缺乏科學(xué)、統(tǒng)一的檔案分類體系，在一個機(jī)關(guān)內(nèi)除了他們，其他人對檔案分類茫然無知，無從查卷，致使文書處理和檔案管理無規(guī)可循、無法可依，嚴(yán)重影響了行政效率。黃彝仲與當(dāng)時不少有識之士都認(rèn)識到，要打擊“卷閥”，首要需要制定和推行科學(xué)、公開的檔案分類法，這也是黃彝仲選擇檔案分類作為其畢業(yè)論文選題的緣起。黃彝仲是私立武昌文華圖書館學(xué)?？茖W(xué)校（文華圖專）檔案管理科的第一屆畢業(yè)生，1941年他在毛坤先生指導(dǎo)下撰寫了畢業(yè)論文《編制檔案分類表之研究》，他系統(tǒng)分析了歐美檔案分類的方法和理論基礎(chǔ)，指出了民國政府機(jī)關(guān)所采用的各種檔案分類方法的利與弊，對檔案分類表的結(jié)構(gòu)及體例進(jìn)行了研究[1]。本文主要以黃彝仲在其畢業(yè)論文中所體現(xiàn)的檔案分類思想及方法為研究重點，從中也可一窺20世紀(jì)30-40年代民國檔案分類的基本狀況。

1 關(guān)于檔案分類及對已有檔案分類方法的剖析

黃彝仲對檔案分類定義如下：“將保管之文卷，依其性質(zhì)內(nèi)容，分門別類，編組成一定合理之系統(tǒng)，便于撿取，查調(diào)，及管理，借以達(dá)成檔案在行政上及歷史上之作用?！彼J(rèn)為，“分類在檔案處理中不可推翻之鐵律”，其主要作用有二，一是“為管理嚴(yán)密合理”，另一是“為調(diào)用之便利敏速”。檔案分類與檔案管理其他環(huán)節(jié)有密切關(guān)聯(lián)，檔案缺乏系統(tǒng)分類或分類不合理，后續(xù)的編目、收藏、裝訂等工作都會遭遇困難。當(dāng)時有人主張對檔案不分類而直接將標(biāo)題作為檔案排列檢查的工具，黃彝仲指出了這種做法的缺點：一是不能直接調(diào)卷，必須明確知曉所需檔案的名稱;二是編制檔案標(biāo)題目錄并非易事，在編制時如果出現(xiàn)錯誤或不足，將來使用時就面臨無法調(diào)用檔案問題。

黃彝仲對機(jī)關(guān)內(nèi)部4種常見的檔案分類方式進(jìn)行了歸納，并剖析了其對于檔案整理及利用工作的利弊：（1）以一案為單位，把全案以及和它有相互關(guān)系的各個檔案卷不管時間遠(yuǎn)近統(tǒng)統(tǒng)收集歸至一起。黃彝仲認(rèn)為這種做法“尚有可取之處”，因為這一做法對于檢查閱覽檔案，以及檔案的使用較為方便，調(diào)用一卷檔案時，可以找到與之相關(guān)的全部檔案案卷。（2）以機(jī)關(guān)單位的行政長官任期作為分類標(biāo)準(zhǔn)。將各個長官任期內(nèi)經(jīng)辦的大小事宜所產(chǎn)生的案卷歸于一類，各自形成獨立的單位，便于長官工作的交接與匯報。雖然在機(jī)關(guān)檔案管理中，便于工作交接是其中需要做到的一環(huán)，但是工作交接并非實行檔案分類的主要原因，因此，黃彝仲評價此種做法為“無可取之處”。（3）將歸檔日期先后作為分類的依據(jù)。按照此種分類方法，在調(diào)取案卷時，必須事先知道歸檔日期或者是大致日期，才能查閱，否則就無法查獲。這種方法乍看起來仿佛很有條理，但在實際運用時，需要調(diào)卷的人很少能夠回憶起案卷的歸檔日期，而檔案內(nèi)容繁雜，數(shù)量眾多，更加難以一一記起。這一做法就對檔案的利用造成了困難，黃彝仲認(rèn)為這一方法“缺點最多，應(yīng)用最不便”。（4）以機(jī)關(guān)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)及其職能為分類標(biāo)準(zhǔn)。黃彝仲認(rèn)為這一做法在理論與應(yīng)用方面均較為合理，與尊重檔案原群的原則相符，但在以往的應(yīng)用中，重視形式上的劃分，疏于對檔案的性質(zhì)和內(nèi)容的區(qū)分，有時在應(yīng)用中太過于籠統(tǒng)，失去了分類本來的目的。

此外，黃彝仲還分析了機(jī)關(guān)檔案分類在操作及管理方面的種種不規(guī)范、不科學(xué)之處：承襲舊的方法，雜亂無章;往往只顧及檔案在某一方面的用途，而不重視檔案在其他方面所必需的應(yīng)用;采取不合適的符號來代表類目;管理人員大多喜歡使用編存簿，雖然按照類次登錄，但其所分的類別廣泛，沒有連貫的系統(tǒng)，全靠管理人員主觀記憶，名稱也不一致?；谏鲜鲈?，黃彝仲認(rèn)為，“要使檔案趨于合理的首要之務(wù)是確定分類的系統(tǒng)，編制校樣之分類表作為根據(jù)”。

2 關(guān)于檔案分類原則的精辟論述

黃彝仲分析了檔案分類所面臨的復(fù)雜問題：首先，分類標(biāo)準(zhǔn)很難統(tǒng)一，不同機(jī)關(guān)之間職能各異、彼此之間的檔案分類法無法通用;即使是同一性質(zhì)、同一級別的機(jī)關(guān)，也因為施政情形不同而檔案各異，分類也無法統(tǒng)一;其次，時局動蕩，機(jī)關(guān)改組頻繁、變化大，分類體系的穩(wěn)定性難以保障;最后，分類詳略如何衡定也是一個問題，太過詳細(xì)則增加工作量，給管理帶來不便，太過簡略又使分類失去了價值。為此，黃彝仲對檔案分類的原則進(jìn)行了精辟的論述，他將其分為一般原則和特殊原則，一般原則是與圖書等文獻(xiàn)資料的分類可以通用的原則，特殊原則是根據(jù)檔案本身的特性而區(qū)別于圖書等文獻(xiàn)資料分類的原則。

2.1 一般原則。即一般意義上的分類原則。分類是人類思維的一種本能和方法，黃彝仲分析了中外名家關(guān)于分類的觀點，探討其在檔案管理中的作用和規(guī)律。他認(rèn)為荀子所說的“同其所同，異其所異”是對分類最好的釋義。此外，他援引了英國近代思想家赫胥黎（Shelley， Henry C）在其著作《大英博物館：歷史和珍寶》（《The British Museum：its history and treasures》）中關(guān)于分類的觀點：（1）分類對象必須為某一連串（series）的事物在內(nèi)，并且它們必須存在一些共同點才可以談分類。（2）分類有實際分類和理想分類兩種，有實際的事物以供區(qū)分，并將這些實際事物安排到一定位置的，稱為實際分類;而并沒有實際事物存在，依據(jù)想象加以區(qū)分的稱為理想分類。（3）分類時必須將類似者置于一處，不同者置于他處。（4）分類的目的在于輔助記憶。所以類概念對于種概念應(yīng)該是包含關(guān)系，而同級概念彼此間必須是相互排斥的。（5）分類在表示彼此間的關(guān)系概念以及概念間的關(guān)系時，有其自然的秩序，分類必須依照各種次序而組成一個完整的系統(tǒng)表[2]。黃彝仲認(rèn)為，圖書與檔案在外形與內(nèi)容兩方面雖然都不相同，但是分類的基本原則實質(zhì)上是一致的，赫胥黎對于分類原則的論述，不僅適用于圖書、博物館，而且適用于檔案。

黃彝仲主張檔案分類可借鑒圖書分類方法。圖書館學(xué)在我國已經(jīng)有了悠久的歷史，在分類編目等各方面雖然觀點存在差異，但是已經(jīng)取得了相當(dāng)?shù)某煽?。而檔案學(xué)在當(dāng)時還屬于新興的學(xué)科，創(chuàng)建時間不久，因此，凡是圖書館學(xué)的實際與理論能夠通用的，應(yīng)該盡量采用，借鑒圖書館學(xué)的實用方法，可以達(dá)到事半功倍的效果。黃彝仲進(jìn)一步指出當(dāng)時圖書館界的“圖書分類三法則”是通用的，可作為檔案分類的一般原則，即：（1）類似的法則（The law of likeness）：同其所同，異其所異;（2）歷史的法則（The law of history）：接收過去，使無遺漏;（3）進(jìn)化的法則（The law of evolution）：開展未來，富余申編。

2.2 特殊原則。黃彝仲認(rèn)為“檔案分類中最重要，也是最能體現(xiàn)檔案這一事物本質(zhì)特征的分類原則是尊重檔案群（Archieve Group）原則”。他引用了英國檔案學(xué)家詹金遜（H.Jenkinson）關(guān)于“檔案群（Archive Group）”的定義，即“某一完整獨立，不受外力支配而能正式接收處理各方面事務(wù)的行政機(jī)構(gòu)與其政務(wù)進(jìn)行時所產(chǎn)生的一切群檔案” [3]。在“尊重檔案群”原則指導(dǎo)下，黃彝仲還吸收了約翰遜（Johnson， Charles）和斯蒂爾斯（C.C.Stiles）關(guān)于檔案分類的觀點，歸納了有關(guān)檔案分類的3個基本要點：（1）務(wù)須保存檔案之原群;（2）檔案之原群未檢驗，原來關(guān)系了悉以前，不能遽然確定分類系統(tǒng)[4]。（3）不違背原行政組織，而需要適合于行政的使用。

黃彝仲認(rèn)為蘇聯(lián)政府在20世紀(jì)初關(guān)于“檔范”（fond，即全宗）的規(guī)定甚為詳盡周密，“可視為檔案分類特有原則之最好釋義”，并對蘇聯(lián)的全宗原則進(jìn)行了全面的分析。他清晰地闡述了“檔范”“檔源”這兩個具有密切聯(lián)系、與檔案實體整理有關(guān)的概念：“某一機(jī)關(guān)、某一企業(yè)、某一軍事單位，某一公共組織，組成某機(jī)構(gòu)的執(zhí)行部門在其活動過程中所產(chǎn)生的檔料的整體稱為‘檔范”，“所謂檔范者即不許分散之謂”;“自此等機(jī)關(guān)、企業(yè)、軍事單位、公共組織活動中產(chǎn)生并遺留保存下來的檔料對于其機(jī)關(guān)而言，機(jī)關(guān)即為‘檔源（fonds origination）（即全宗的來源機(jī)關(guān)或立檔單位），某機(jī)關(guān)附屬機(jī)關(guān)的檔案應(yīng)為該機(jī)關(guān)檔范的一部分”。成為獨立的“檔源”的條件是“有獨立機(jī)構(gòu)性或有獨立運行權(quán)的機(jī)關(guān)、企業(yè)、軍事單位、公共組織，其檔料各為一獨立的檔源”。此外，他還對蘇聯(lián)政府關(guān)于機(jī)構(gòu)改革中的新建、合并、分離等不同情形下全宗的劃分問題進(jìn)行了分析。

黃彝仲綜合了上述英、美、蘇等國有關(guān)“尊重檔案群”或“檔范”的理論思想，將檔案分類的特殊原則歸納為“檔案分類必須尊重檔案產(chǎn)生之歷史，不能紊亂其原來之系統(tǒng)”。檔案分類法的制作首先要研究形成機(jī)關(guān)的歷史及其職能，不能遠(yuǎn)離行政組織而只憑借個人想象脫離現(xiàn)實。一般原則與特殊原則相互抵觸時，要遵從特殊原則。

3 關(guān)于檔案分類表的設(shè)計

黃彝仲在其1941年文華圖專檔案管理科的畢業(yè)論文《編制檔案分類表之研究》中以教育部、黨政工作考核委員會、縣政府三種不同性質(zhì)和級別的機(jī)關(guān)為例，對檔案分類表的結(jié)構(gòu)和體例進(jìn)行了研究。

3.1 類目體系的設(shè)置。黃彝仲認(rèn)為，分類表的類級不宜過多，應(yīng)根據(jù)機(jī)關(guān)組織大小而定。如果機(jī)關(guān)組織較大，掌管事務(wù)繁雜，而類級過少，分類簡略，就不能包含全部的檔案內(nèi)容;相反，如果機(jī)關(guān)組織較小，掌管事務(wù)單純，一味追求類級多而詳細(xì)，又會導(dǎo)致小題大做，為管理和利用增添麻煩。一般情況下，類級劃分為三級即可。第一級以機(jī)關(guān)組織為標(biāo)準(zhǔn)，用機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的名稱命名。第二級以各機(jī)構(gòu)的職掌為標(biāo)準(zhǔn)，參照行政事務(wù)的分類原理制定。第三級則視檔案的性質(zhì)進(jìn)行細(xì)分。

各機(jī)關(guān)使用的各級類目名稱各不一致，黃彝仲主張將名稱統(tǒng)一為“類、綱、目、子目、細(xì)目”，他在文中列舉了幾個典型部門機(jī)關(guān)的檔案分類方法。以教育部檔案為例，根據(jù)其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)名稱及職能分工劃分為三級類目，第一級包括：總務(wù)司類、高等教育司類、普通教育司類、社會教育司類、蒙藏教育司類、參事司類、秘書處類共七大類;以第一級分類中的總務(wù)類為例，其下第二級劃分為總類、印類、令類、私類、中類、社類、機(jī)類等十七綱;第三級則根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，以第二級的總類為例，其下進(jìn)一步劃分為總卷、接收移交、?？槨⑹瞻l(fā)、人事等目。按照類似的以內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)及職能的分類方法，黃彝仲還列舉了黨政工作考核委員會和縣政府檔案分類體系。

值得一提的是，黃彝仲1947年撰寫出版的《檔案管理之理論與實際》這本書對檔案分類的研究主要以其畢業(yè)論文為基礎(chǔ)，分類思想一以貫之，與其畢業(yè)論文相比，除了對教育部檔案分類體系的劃分更為系統(tǒng)、類名設(shè)置有所不同之外，其分類思想仍然以機(jī)關(guān)內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)及其職能作為主要依據(jù)，結(jié)合檔案的內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行劃分[5]。

3.2 類名的選擇和規(guī)范。各機(jī)關(guān)組織差異大，檔案內(nèi)容廣泛復(fù)雜、包羅萬象、無所不有、名目繁多，這對類名的選擇和擬定造成很大困難。黃彝仲建議搜集全國各機(jī)關(guān)團(tuán)體及公司的現(xiàn)行檔案分類法，將所有的類目加以選擇、精審、訂正、匯編成檔案類目名詞總冊，依照類別排列，這對檔案分類法的編制大有助益。關(guān)于類名的規(guī)范問題，黃彝仲認(rèn)為，類目名詞應(yīng)當(dāng)以“能充分反映檔案內(nèi)容”為原則，具體要求是：（1）名詞應(yīng)有一定的范疇，不可過于廣泛。同一等級的類名，范圍必須相當(dāng)。例如，“教育”和“學(xué)?！辈粦?yīng)該放在同一等級，因為“教育”的范圍很大，包含“學(xué)校”。（2）類名用二三字的短詞為佳，不宜太短或太長。太短如“水”“電”意義概念不夠明確，太長則不夠簡練。（3）一類目有數(shù)詞可采用時，應(yīng)該選擇其中最具體并且通用常見的詞作為名稱。

3.3 類號的編制。黃彝仲主張使用類目符號代替單一的漢字。符號具有組織單純、書寫方便、便于記憶、能夠體現(xiàn)排列次序、表明類目等級與類目之間關(guān)系等諸多優(yōu)點。檔案分類號編制應(yīng)簡單明了、書寫方便、容易增減，分類號的配置必須平均、輕重得當(dāng)，某類所占的分類符號不宜過多或過少，應(yīng)該與其重要程度相匹配。此外，他還具體分析了純用文字代表符號、字與數(shù)混合使用以及純用數(shù)字三種常見方式的利弊。他個人贊同使用數(shù)字，并在其前兩位配有英文字母作為類號，這種方式既有示意性也便于排列次序。

3.4 細(xì)分表（復(fù)分表）和類目索引。黃彝仲借鑒了圖書分類中的類目細(xì)分法編制檔案的類目細(xì)分表（復(fù)分表）。檔案依據(jù)機(jī)關(guān)組織進(jìn)行分類后，再以時間、地域、語文（語言文字）、體裁為分類標(biāo)準(zhǔn)加以細(xì)分。細(xì)分的目的在于使檔案的性質(zhì)內(nèi)容更加明確詳盡，更加有利于檔案的管理與應(yīng)用。細(xì)分的符號應(yīng)當(dāng)放置于分類號之后，依次排列。

類目索引是將整個分類法的類目名稱及其類號，用一定的方法排列成序，以便能由此索引，查悉某項目在原分類法中的位置。黃彝仲給出了索引編制的基本方法：編制索引表時，先將分類法中所有類目名稱，各用一張卡片抄上，再將意義相同，但分類法中只用其中一種，以及分類法中并未采用，但管理者和查閱者可能查考的名目加入。同時，抄入各種參考說明等，依據(jù)一定排檢法（普通多用四角號碼）排列成序，然后再酌量增減分合。總目下的各個細(xì)目，可以依據(jù)字順或者類次排列，然后抄正附于分類表。例如，“郵電”一詞，在分類法中號碼為158，對于意義相同的名稱，分類法中只用其中一種，其他都應(yīng)該盡量列入索引之中，所以電報也應(yīng)該列入索引中，號碼為158。

4 與民國其他學(xué)者檔案分類思想的比較

檔案分類是民國時期檔案工作者和檔案學(xué)者關(guān)注的焦點，程長源、何魯成等都借鑒了當(dāng)時的圖書分類思想和方法，提出了各具特色的檔案分類思想，黃彝仲關(guān)于檔案分類的原理、標(biāo)準(zhǔn)、體系、規(guī)則及方法等方面與他們各有所異同。

4.1 與程長源（程式）“十進(jìn)制分類法”的比較。二者最大的不同是類號編制的差異。程長源將美國學(xué)者杜威的十進(jìn)分類法應(yīng)用于檔案分類，采用了十進(jìn)制的編號體系。黃彝仲則認(rèn)為此種方法“過于機(jī)械，不能自由伸縮”，主張采用數(shù)字前兩位配有英文字母的編號體系。除此之外，二者都遵循了等級列舉式的分類原理，即采用概念的層層劃分與隸屬，對檔案進(jìn)行分門別類的劃分，類目體系以層累制方式次第展開，呈現(xiàn)族性特征。二者在分類標(biāo)準(zhǔn)方面都沒有采用圖書的學(xué)科知識分類標(biāo)準(zhǔn)，而是以內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)及其職能活動為主要分類依據(jù)，如程長源以縣政府的組織機(jī)構(gòu)作為基本列類依據(jù)，而后再以職能活動所涉及的問題列項、列目，逐層細(xì)分，類目名稱依次為“類、項、目、細(xì)目”。黃彝仲所編制的教育部檔案分類表則依次命名為“類、綱、目、子目、細(xì)目”。

4.2 與何魯成（何氏）全國統(tǒng)一分類法的比較。黃彝仲與何魯成都將“實用性”作為檔案分類表編制的出發(fā)點，兩人都強(qiáng)調(diào)分類標(biāo)準(zhǔn)必須簡明并前后一致，分類表可以隨時擴(kuò)充以及分類符號需要便于記憶、方便排列。

何魯成設(shè)計了一個理想的全國統(tǒng)一分類表（含有分面分類思想），其分類表由四部分組成，分別是“依據(jù)地理分類”“依據(jù)機(jī)關(guān)分類”“依據(jù)文件性質(zhì)分類”“依據(jù)檔案性質(zhì)分類”，各機(jī)關(guān)可以根據(jù)需要從中選擇、互相配用，而通常以檔案性質(zhì)為第一級為妥，地理區(qū)域及文件性質(zhì)作第二級[6]。黃彝仲則僅探討某一類政府機(jī)關(guān)的檔案分類體系及類表設(shè)置。另外，不同于黃彝仲主張純數(shù)字的類號形式，何魯成采用文字與數(shù)字混合式編號形式，第一級用文字，以下各級用數(shù)字，符號采用展開式，類項目符號之間以“-”相隔，以反映類項目之間的層級關(guān)系。

5 結(jié)語

綜上所述，黃彝仲的檔案分類思想具有如下特點：（1）視野廣闊，兼收并蓄。黃彝仲不僅吸收了英、美關(guān)于尊重檔案原群的思想，也借鑒了蘇聯(lián)的“檔范”（全宗）理論，掌握了檔案分類的基本規(guī)律，從來源角度認(rèn)識到形成機(jī)關(guān)的歷史、組織機(jī)構(gòu)和職能對于檔案分類的重要性。（2）注重檔案分類的實用性。他將分類法作為一項應(yīng)用技術(shù)，將實用性作為衡量這一技術(shù)合理性的最主要標(biāo)準(zhǔn)之一，貫穿于檔案分類表的體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置、類級，以及分類號的選擇等各個環(huán)節(jié)。（3）準(zhǔn)確地認(rèn)識圖書與檔案分類的共性和差異性。他不僅揭示了圖書和檔案管理的共性，將現(xiàn)代圖書分類的技術(shù)和方法應(yīng)用于檔案分類實踐，達(dá)到事半功倍的效果，也準(zhǔn)確區(qū)分了檔案與圖書在本質(zhì)上的差異性，提出了檔案分類的特殊原則。（4）從其檔案分類的指導(dǎo)原則、體例結(jié)構(gòu)、分類規(guī)則及編號方法來看，體現(xiàn)了科學(xué)性和實用性的結(jié)合、邏輯嚴(yán)密性和靈活性的結(jié)合，已經(jīng)具備了現(xiàn)代檔案分類的水準(zhǔn)。

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（作者單位：武漢大學(xué)信息管理學(xué)院檔案與政務(wù)信息學(xué)系? ?來稿日期：2019-07-10）